Trong thời đại kinh tế phát triển, thu nhập người dân tăng cao thì nhu cầu sở hữu 1 chiếc Ô tô cho riêng mình đang ngày một lớn, nắm được xu thế đó, các doanh nghiệp kinh doanh Ô tô và dịch vụ sửa chữa được thành lập ngày càng nhiều và vì vậy, tính cạnh tranh cũng khốc liệt hơn. Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này, điều bạn quan tâm nhất là:

• Làm thế nào để bán được nhiều xe & phụ tùng nhất
• Làm thế nào để có dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt nhất
• Làm thế nào để cải tiến quy trình dịch vụ sửa chữa, bảo hành xe nhằm mang lại sự hài lòng cho khách hàng cũ cũng như thu hút thêm các khách hàng mới.
• Nắm bắt được nhu cầu đó, AsiaSoft đã xây dựng và hoàn thiện Giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp lĩnh vực kinh doanh Ô tô, nhằm đáp ứng các nhu cầu sau:
• Kiểm soát chặt chẽ hoạt động tài chính, kế toán và quản lý kinh doanh xe, phụ tùng.
• Nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng cũ, thu hút khách hàng mới
• Mang lại sự hài lòng cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ sửa chữa, bảo hành tại công ty
• …

1. PHẦN 1: QUẢN LÝ KINH DOANH

1.1. Kinh doanh – Xe mới

1.1.1. Qui trình thực hiện

1. Bước 1: Khách hàng có nhu cầu mua xe hoặc kinh doanh tìm được thông tin khách hàng có nhu cầu mua xe sẽ cập nhật thông tin vào danh mục khách hàng. 
2. Bước 2: Sau khi tư vấn, thống nhất với khách hàng về giá cá, quà tặng, linh kiện… tiến hành lập phiếu Đề nghị thực hiện hợp đồng.
3. Bước 3: Trưởng phòng hoặc giám đốc xem xét Duyệt phiếu Đề nghị thực hiện hợp đồng. Các phiếu Đề nghị đã duyệt thì nhân viên kinh doanh không được sửa nữa. Nếu muốn sửa, admin sẽ chuyển trạng thái về chưa duyệt để kinh doanh có thể sửa và admin duyệt lại.
4. Bước 4: Sau khi phiếu Đề nghị thực hiện hợp đồng đã duyệt, Sales admin tiến hành khai báo danh mục hợp đồng dựa vào phiếu Đề nghị. Mỗi phiếu Đề nghị thực hiện hợp đồng đã duyệt tương ứng với 1 hợp đồng. Nếu có mở cho sửa phiếu yêu cầu sau khi tạo hợp đồng, thì admin duyệt lại phiếu yêu cầu đồng thời cập nhật nội dung chỉnh sửa vào hợp đồng (nếu có liên quan)
5. Bước 5: Đặt mua xe theo hợp đồng 
6. Bước 6: Kế hoạch thanh toán: Các đợt thanh toán sẽ được bộ phận kế toán cập nhật vào theo từng mã hợp đồng.
7. Bước 7: Sau khi khách hàng đặt cọc, kế toán và sale admin theo dõi lịch ship xe về.
8. Bước 8: Kinh doanh theo dõi báo cáo thanh toán theo hợp đồng bán xe. Khi khách hàng đã thanh toán hết tiền (hoặc có thông báo cho vay và đã thanh toán hết tiền còn lại) thì tiến hành lập phiếu yêu cầu lắp đặt phụ kiện. Đồng thời, lập Phiếu kiểm tra PDI xe. Quản lý duyệt phiếu chuyển sang bộ phận dịch vụ thực hiện. 
9. Bước 9: Lập biên bản bàn giao xe/ xuất hóa đơn/ xuất bảo hiểm / thanh lý hợp đồng mua bán xe.
10. Bước 10: Khách hàng đến nhận xe, lập phiếu đề nghị giao xe, in phiếu đề nghị chuyển ký xác nhận. Sau đó in Giấy ra cổng, Biên bản bàn giao để khách hàng xác nhận. 

1.1.2. Báo cáo kinh doanh xe mới

• Báo cáo kế hoạch – thực hiện bán xe tháng theo từng nhóm
• Báo cáo kế hoạch – thực hiện bán xe quý / tháng  theo từng cá nhân, nhóm,…
• Báo cáo phiếu đề nghị thực hiện hợp đồng
• Báo cáo tình hình thực hiện hợp đồng
• Báo cáo tình hình thu tiền bán xe và tình trạng giao xe
• Báo cáo xe đã xuất hóa đơn
• Báo cáo xe đã giao – chưa giao
• Báo cáo tình hình chưa xuất hóa đơn bán xe
• Báo cáo tình trạng xe và hồ sơ
• Báo cáo đăng ký xe Fleet
• Báo cáo tình hình nhà máy ship xe
• Báo cáo tình hình sắp xếp xe cho khách hàng
• Báo cáo chi phí và tình hình vận chuyển giao xe
• Báo cáo chương trình bán xe hàng tháng của FVL

1.2. KINH DOANH – XE CÁC LOẠI

1.2.1. Quy trình thực hiện 

1. Bước 1: Khách hàng có nhu cầu mua xe cũ được cập nhật thông tin vào danh mục khách hàng. 
2. Bước 2: Sau khi tư vấn, thống nhất với khách hàng về giá cá … tiến hành lập phiếu Đề nghị thực hiện hợp đồng cho xe cũ.
3. Bước 3: Trưởng phòng xem xét Duyệt phiếu Đề nghị thực hiện hợp đồng xe cũ. 
4. Bước 4: Sau khi phiếu Đề nghị thực hiện hợp đồng đã duyệt sẽ được kế thừa dữ liệu làm 1 hợp đồng bán xe cũ và thỏa thuận sang tên tương ứng. 
5. Bước 5: Sau khi khách hàng đặt cọc, kế toán làm kế hoạch thanh toán.
6. Bước 6: Khi khách hàng đã thanh toán hết tiền (hoặc có thông báo cho vay và đã thanh toán hết tiền còn lại) thì tiến hành giao xe cho khách hàng.
7. Bước 7: Lập biên bản bàn giao xe/ xuất hóa đơn
8. Bước 8: Khách hàng đến nhận xe, lập phiếu đề nghị giao xe, in phiếu đề nghị chuyển ký xác nhận. Sau đó in Giấy ra cổng, Biên bản bàn giao để khách hàng xác nhận. 

1.2.2. Báo cáo quản lý kinh doanh xe các loại

• Báo cáo tình hình đăng kiểm bảo hiểm, thu mua, tân trang và bán  xe cũ
• Báo cáo tình hình rút hồ sơ
• Báo cáo tình hình thu tiền xe
• Báo cáo tình hình giao xe cho khách hàng
• Báo cáo tình hình nhập xuất tồn
• Báo cáo tình hình thu tiền công nợ bán xe
• Báo cáo kết quả kinh doanh bán xe
• Báo cáo số lượng mua bán xe cũ theo nhân viên theo từng tháng và lũy kế
• Báo cáo số lượng mua bán xe cũ theo nhóm theo từng tháng và lũy kế
• Báo cáo tình hình thực hiện chỉ tiêu bán ra so với kế hoạch theo nhân viên, nhóm và đơn vị 

1.3. CHO THUÊ XE

1.3.1. Quy trình thực hiện

• Bước 1: Báo giá cho thuê xe

• Bước 2: Hợp đồng cho thuê xe

Khai báo thông tin khách hàng, thông tin xe, giá cho thuê xe, có thể kế thừa thông tin từ phiếu báo giá.

• Bước 3: Đề nghị thanh toán cho thuê xe

Mẫu in đề nghị thanh toán

• Bước 4: Hạch toán doanh thu công nợ ở Hóa đơn dịch vụ
• Bước 5: Thu tiền công nợ theo hóa đơn ở phân hệ phải thu.

1.3.2. Báo cáo quản lý kinh doanh cho thuê xe

• Báo cáo báo giá cho thuê
• Báo cáo tình hình thực hiện báo giá cho thuê
• Báo cáo tình hình giao xe và thu cọc
• Báo cáo tình hình xe hoạt động
• Báo cáo tình hình bảo dưỡng xe cho thuê
• Báo cáo giá thuê xe đầu vào
• Báo cáo kết quả kinh doanh cho thuê xe
• Báo cáo tình hình thời hạn cho thuê xe
• Báo cáo bảng kê phải thu phí cho thuê xe
• Báo cáo bảng kê phải trả phí thuê xe
• Báo cáo nguyên giá và chi phí đăng ký xe cho thuê
• Báo cáo tình hình theo dõi đăng kiểm và bảo hiểm

1.4. KINH DOANH BẢO HIỂM

1.4.1. Quy trình nhập liệu

1. Bước 1: Danh mục bảo hiểm

Khai báo Bảo hiểm vào danh mục bảo hiểm gồm các thông tin: Mã bảo hiểm, tên bảo hiểm, phí bảo hiểm, tỷ lệ bảo hiểm.

1. Bước 2: Phiếu phát hành bảo hiểm

Ghi nhận thông tin khách hàng mua bảo hiểm, thông tin xe mua bảo hiểm lập Phiếu phát hành bảo hiểm.

1. Bước 3: Thu tiền bán bảo hiểm: Làm Phiếu thu ở phân hệ Tiền mặt ngân hàng thu tiền theo Phiếu phát hành bảo hiểm.

1.4.2. Báo cáo quản lý khai  thác bảo hiểm.

• Báo cáo tình hình thực hiện báo giá bán bảo hiểm
• Báo cáo kết quả khai thác bảo hiểm
• Báo cáo kết quả khai thác bảo hiểm theo các tính năng: Đơn vị bảo hiểm, phân loại khách hàng, theo mục đích phát hành, phân loại bảo hiểm,…
• Báo cáo khách hàng bảo hiểm đến hạn và sắp đến hạn tái tục
• Báo cáo tình hình khai thác bảo hiểm tái tục
• Báo cáo kết quả khai thác bảo hiểm theo ngày theo tháng
• Báo cáo tình hình thu tiền bảo hiểm đã thu – chưa thu
• Báo cáo tình hình thanh toán phí bảo hiểm đã thanh toán – chưa thanh toán
• Báo cáo tình hình chi hoa hồng bảo hiểm đã chi – chưa chi
• Báo cáo tình hình thu hoa hồng bảo hiểm đã thu – chưa thu
• Báo cáo so sánh doanh thu khai thác bảo hiểm và doanh thu sữa chữa bảo hiểm theo tháng
• Báo cáo so sánh doanh thu khai thác bảo hiểm và doanh thu sữa chữa bảo hiểm theo Quý
• Báo cáo doanh thu khai thác bảo hiểm hàng ngày dạng tổng quát
• Báo cáo doanh thu khai thác bảo hiểm theo phân loại khách hàng hàng ngày dạng tổng quát
• Báo cáo kế hoạch – thực hiện khai thác bảo hiểm tháng/quý theo từng cá nhân, nhóm

PHẦN 2: QUẢN LÝ DỊCH VỤ

2.1. Lưu đồ tổng quan

2.2. Giải pháp thực hiện

• Danh mục biển số xe

• Xe ra/vào cổng

• Phiếu báo giá

• Lệnh sửa chữa

• Đề nghị mua vật tư

• Đơn đặt hàng mua

• Phiếu xuất sửa chữa

• Kế hoạch sửa chữa chung

– Hẹn: danh sách khách hàng có hẹn nhưng chưa đến

– Chờ rửa xe: xe đã sửa chữa xong, chuyển trạng thái chờ rửa

– Chờ giao: xe đã hoàn tất sửa chữa.

– Chờ lập KH: khách hàng đã có lệnh sửa chưa, đang chờ lập kế hoạch. User double click vào xe cần lập để hiện thị lên form lập kế hoạch.

• Kế hoạch đồng sơn

• Xác nhận thời gian thực hiện

– Khi bắt đầu sửa chữa, kỹ thuật quét mã vạch kế hoạch sửa chữa để ghi nhận thời gian bắt đầu.

– Sửa chữa xong, kỹ thuật quét 1 lần nữa để ghi nhận thời gian kết thúc

• Giấy ra cổng dịch vụ

• Quản lý hồ sơ bảo hiểm

2.3. Hệ thống báo cáo

• Bảng chi tiết giờ công

• Bảng ghi nhận thời lượng của KTV

• Bảng tính HS&NS

•  Báo cáo FSA hàng ngày

• Báo cáo hàng ngày
• Báo cáo cơ hội bán hàng bị mất trong/ngoài xưởng
• Báo cáo hoạt động sửa chữa lặp lại
• Bảng kê RO
• Bảng kê báo giá xe sửa chữa

PHẦN 3: CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG

• Danh sách khách hàng mua xe
• Danh sách khách hàng sinh nhật
• Danh sách khách hàng hết hạn bảo hành (quá 3 năm hoặc 100.000 Km)
• Danh sách khách hàng quá hạn
• Lịch hẹn khách hàng
• CUSTOMER FOLLOW-UP SCHEDULE & REPORT
• Danh sách khách hàng xe sử dụng nhiều
• Danh sách khách hàng xe có báo giá
• DANH SÁCH KHÁCH HÀNG BẢO HÀNH (CVP SERVICE)
• Đánh giá 5s hàng tuần
• Kế hoạch cải thiện chỉ số CVP sale
• Kế hoạch cải thiện chỉ số CVP service
• BÁO CÁO MẪU PHỎNG VẤN CVP SALE – CVP SERVICE
• BÁO CÁO KHÁCH HÀNG PHẢN ÁNH

PHẦN 4: QUẢN LÝ ĐẦU TƯ TÀI SẢN – KHO VẬN

4.1. Quản lý xây dựng đầu tư.

• Hợp đồng đầu tư mua sắm

• Duyệt yêu cầu Hợp đồng đầu tư

• Báo cáo hợp đồng đầu tư mua sắm
• Báo cáo tình hình thực hiện đầu tư
• Báo cáo tiến độ thanh toán đầu tư
• Báo cáo thời hạn bảo hiểm
• Báo cáo quyết toán đầu tư

Nguồn dữ liệu được lấy từ Hợp đồng đầu tư mua săm, các dữ liệu khấu hao sẽ được lấy từ liên kết Sổ tài sản cố định.

4.2. Quản lý giao nhận xe.

• Báo cáo nhận xe
• Báo cáo tình hình sữa chữa xe phát sinh khi giao nhận
• Báo cáo tình hình nhà máy ship xe
• Báo cáo chi phí và tình hình vận chuyển giao xe
• Báo cáo xe đã xuất hóa đơn
• Báo cáo xe đã giao – chưa giao
• Báo cáo điều chuyển xe
• Báo cáo trao đổi xe ô tô
• Báo cáo nhận giữ hộ xe
• Báo cáo xe đã giao – chưa giao

4.3. Quản lý xe Demo và xe công tác.

• Danh mục xe công tác  

• Phiếu mượn xe công tác

• Duyệt yêu cầu phiếu mượn xe công tác

• Báo cáo xe công tác

• Danh mục xe demo

• Phiếu sử dụng xe demo

• Báo cáo tình hình sữ dụng xe demo

PHẦN 5: HÀNH CHÁNH – NHÂN SỰ

5.1. Quản lý nguồn nhân lực (lấy chuẩn)

5.2. Bảo hiểm xã hội

5.2.1. Trích nộp bảo hiểm

• Danh mục tỷ lệ đóng bảo hiểm

• Khai báo tỷ lệ đóng bảo hiểm xã hội

5.2.2. Trích nộp BHXH

– Chọn tháng cần tính trích nộp tiền bảo hiểm.

• Khi bấm Tính thì phần mềm tính ra số tiền phải đóng BHXH của người lao động.
• Số tiền đóng BHXH = tỷ lệ đóng bhxh * mức lương đóng bhxh.

Trong đó:

• Tỷ lệ đóng bhxh của người lao động khai báo trong Danh mục tỷ lệ đóng bảo hiểm
• Mức lương đóng BHXH: khai báo trong hồ sơ nhân sự – BHXH.

5.3. Báo cáo

• Báo cáo chi tiết tình hình tham gia bảo hiểm
• Báo cáo tổng hợp tình hình nộp tiền bảo hiểm
• Báo cáo chi tiết tình hình tham gia bảo hiểm tai nạn

5.4. Chấm công (lấy chuẩn)

5.5. Tính lương (lấy chuẩn)

5.6. Văn phòng phẩm, vật tư – chi phí

• Phiếu nhập mua văn phòng phẩm

Nhập các nghiệp vụ phát sinh khi mua vật dụng văn phòng phẩm: gồm Mã KH, Địa chỉ, Diễn giải, Ngày CT, số CT, Số Hóa đơn, Mã VPP, Số lượng, đơn giá. 

• Phiếu xuất sử dụng văn phòng phẩm

Nhập các nghiệp vụ phát sinh khi xuất cho các bộ phận sử dụng văn phòng phẩm: gồm Mã KH, Địa chỉ, Diễn giải, Ngày CT, số CT,, Mã VPP, Số lượng, đơn giá, Bộ phận sử dụng 

• Báo cáo tình hình sử dụng văn phòng phẩm
• Báo cáo nhập mua văn phòng phẩm.
• Báo cáo nhập xuất tồn văn phòng phẩm
• Phiếu xuất vật tư/chi phí

•  Báo cáo tình hình vật tư – chi phí
• Lưu văn thư

Khi thêm mới thì hiển thị form nhập liệu như sau:

5.7. Báo cáo chi tiêu kinh doanh

• Báo cáo các chỉ tiêu kinh doanh theo tuần
• Báo cáo các chỉ tiêu kinh doanh theo tháng
• Báo cáo các chỉ tiêu kinh doanh theo từng tháng
• Báo cáo các chỉ tiêu kinh doanh theo Quý
• Báo cáo các chỉ tiêu kinh doanh theo Quý có so sánh
• Báo cáo các chỉ tiêu kinh doanh theo năm và kế hoạch năm sau
• Báo cáo chỉ tiêu kế hoạch

PHẦN 6: TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN

6.1. Phân hệ tổng hợp: (Theo chuẩn phần mềm Asia)

6.2. Tiền mặt ngân hàng (Theo chuẩn phần mềm Asia)

6.2.1. Báo cáo tiền mặt

• Mẫu báo cáo thu – chi tiền từ hoạt động kinh doanh (chọn theo thời gian, tài khoản, từng hoạt động kinh doanh hoặc tất cả)
• Báo cáo tình trạng phiếu thu – chi của Thủ Quỹ : Phiếu thu đã thu tiền, Phiếu thu chưa thu tiền, Phiếu đã chi, Phiếu chưa chi, tất cả
• Báo cáo thu tiền theo hình thức mua xe và nơi thu tiền : Tiền mặt, Vay ngân hàng, Nơi thu tiền , Tất cả
• Báo cáo chi tiền theo hình thức chi trả : Mất cọc 50%, Không vay được, không có xe giao, xe về không kịp, lý do khác, nơi trả, tất cả
• Báo cáo thu – chi theo mã nhân viên, khách hàng

6.2.2. Báo cáo tiền gửi ngân hàng

• Mẫu báo cáo khế ước vay và thời hạn thanh toán
• Báo cáo nhật ký thu chi qua ngân hàng hằng ngày
• Báo cáo kế hoạch thanh toán hằng ngày
• Báo cáo kế hoạch thu tiền tại HCM và các đơn vị trực thuộc hàng ngày
• Mẫu báo cáo thu – chi tiền từ hoạt động kinh doanh (chọn theo thời gian, tài khoản, từng hoạt động kinh doanh hoặc tất cả)
• Báo cáo tình trạng phiếu thu – chi của Thủ Quỹ: Phiếu thu đã thu tiền, Phiếu thu chưa thu tiền, Phiếu đã chi, Phiếu chưa chi, tất cả
• Báo cáo thu tiền theo hình thức mua xe và nơi thu tiền: Tiền mặt, Vay ngân hàng, Nơi thu tiền , Tất cả
• Báo cáo chi tiền theo hình thức chi trả : Mất cọc 50%, Không vay được, không có xe giao, xe về không kịp, lý do khác, nơi trả, tất cả
• Báo cáo thu – chi theo mã nhân viên

6.3. Quản lý bán hàng, công nợ phải thu

6.3.1. Hóa đơn bán xe

Xuất hóa đơn bán xe, ghi nhận công nợ, doanh thu. 

6.3.2. Hóa đơn sữa chữa chi tiết

Dùng xuất hóa đơn cho dịch vụ sửa chữa. Hỗ trợ lọc các phiếu quyết toán sửa chữa chưa xuất hóa đơn để người dùng chọn. 

• Hoá đơn sữa chữa chi tiết có thể xuất cho nhiều RO.

6.2.3. Hóa đơn dịch vụ

Dùng ghi nhận doanh thu cho các loại dịch vụ khác như cho thuê xe, cho thuê tài sản…

6.2.4. Báo cáo bán hàng, công nợ phải thu

1. Sổ nhật ký bán hàng
2. Báo cáo kết quả kinh doanh xe (Đã ghi nhận báo cáo ở Kinh Doanh Bán Xe)

• Báo cáo kết quả kinh doanh xe mới
• Báo cáo kết quả kinh doanh xe mới theo FVL
• Báo cáo kết quả kinh doanh xe cũ
• Báo cáo kết quả kinh doanh xe theo nhân viên
• Báo cáo kết quả kinh doanh xe theo nhóm
• Báo cáo kết quả kinh doanh xe theo chỉ tiêu
• Báo lãi gộp bán xe (xe mới + xe cũ)
• Báo cáo chi phí quà tặng bán xe
• Báo cáo xe tính chỉ tiêu theo từng tháng
• Báo cáo tình trạng hoa hồng bán xe đã chi – chưa chi
• Báo cáo đã tặng bảo hiểm
• Báo cáo tinh trạng chi phí giao xe đã chi – chưa chi
• Báo cáo tình trạng giao hồ sơ xe
• Báo cáo tình trạng thu tiền xe
• Báo cáo tình trạng giao xe

3. Báo cáo kết quả kinh doanh dịch vụ

• Báo cáo lãi gộp tổng hợp
• Báo cáo lãi gộp theo từng mãng dịch vụ
• Báo cáo kết quả theo hoạt động kinh doanh
• Báo cáo kết quả theo nhân viên kinh doanh
• Báo cáo kết quả theo chỉ tiêu kinh doanh

4. Báo cáo công nợ phải thu

• Báo cáo công nợ phải thu tổng hợp (tất cả công nợ phát sinh theo tài khoản chi tiết hoặc Tài khoản mẹ)
• Báo cáo công nợ phải thu tồn động từng thời gian 
• Báo cáo công nợ phải thu tồn động từng nhân viên 
• Báo cáo công nợ phải trả (tất cả công nợ phát sinh theo tài khoản chi tiết hoặc Tài khoản mẹ)
• Báo cáo chi tiết công nợ của một khách hàng
• Báo cáo tổng hợp công nợ
• Báo cáo kế hoạch thu tiền: Báo cáo kế hoạch thu tiền tại HCM và các đơn vị trực thuộc hàng ngày
• Báo cáo kế hoạch thanh toán

6.2.5. Quản lý mua hàng, công nợ phải trả

1. Mua xe
2. Mua phụ tùng

• Đơn hàng mua: Căn cứ vào nhu cầu, đề nghị mua hàng của bộ phận dịch vụ để lên đơn hàng mua.

• Hoá đơn mua hàng trong nước: Khi hàng vể đến kho tiến hành nhập kho, ghi nhận công nợ phải trả. Có hỗ trợ chọn từ đơn hàng mua. Người dùng điều chỉnh lại số liệu hàng nhập kho chính xác. 

3. Hệ thống báo cáo mua hàng

• Báo cáo nhập mua xe mới
• Báo cáo nhập mua xe cũ
• Báo cáo tổng hợp nhập mua phụ tùng
• Báo cáo tình trạng đơn đặt hàng đang đệ trình
• Báo cáo tình hình thực hiện đơn hàng
• Báo cáo tổng hợp nhập mua hàng option
• Báo cáo nhập mua công cụ dụng cụ và trang thiết bị
• Báo cáo nhập từ kết quả kiểm kê
• Báo cáo nhập mượn phụ tùng
• Báo cáo nhập điều chỉnh mã phụ tùng
• Báo cáo trao đổi xe ô tô
• Báo cáo tổng hợp nhập xe

6.4. Tài sản cố định – công cụ dụng cụ: (Theo chuẩn phần mềm Asia)

6.5. Báo cáo tài chính doanh nghiệp(Theo chuẩn phần mềm Asia)