1. MỤC TIÊU & ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG

Giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp lĩnh vực Đầu tư – Xây lắp & Kinh doanh bất động sản được Asiasoft xây dựng nhằm đáp ứng các mục tiêu sau:
- Quản lý chặt chẽ quy trình làm việc của các phòng ban
- Lưu được toàn bộ các thông tin liên quan đến họat động của các phòng ban để có được những thông tin tra cứu chính xác.
- Kiểm soát được tiến độ các công việc trong từng bộ phận. Có đủ cơ sở dữ liệu cho các báo cáo thống kê phân tích phục vụ các báo cáo nhanh hàng ngày, tuần, tháng, quý và năm.
- Liên kết và thống nhất dữ liệu trong toàn công ty, kế thừa thông tin, dữ liệu từ các bộ phận có liên quan, giảm thiểu thao tác nhập liệu cũng như hạn chế thấp nhất các sai sót.
Đơn vị tham khảo và sử dụng giải pháp là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Đầu tư – xây lắp & Kinh doanh bất động sản hoặc lĩnh vực Môi giới bất động sản

2. CÁC PHÂN HỆ NGHIỆP VỤ

Hệ thống giải pháp bao gồm nhiều phân hệ, các phân hệ có thể hoạt động độc lập hoặc chúng có thể kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhằm tạo nên một hệ thống quản lý tập trung và kế thừa.

Quản trị hệ thống
Các tính năng đặc thù
- Quản lý dự án (chủ đầu tư)
- Quản lý nghiệp vụ chủ thầu xây lắp/xây dựng công trình
- Quản lý hoạt động kinh doanh bất động sản
Các phân hệ khác
- Quản lý tài chính – kế toán
  - Tiền mặt & ngân hàng
  - Mua hàng/dịch vụ và công nợ phải trả
  - Bán hàng/dịch vụ và công nợ phải thu
  - Quản lý chi phí & giá thành
  - Hàng tồn kho
  - TSCĐ&CCDC
  - Tổng hợp & BCTC, BC thuế
- Quản lý nhân sự – tính lương

3. MÔ HÌNH CÀI ĐẶT HỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP LĨNH VỰC XÂY DỰNG

4. GIẢI PHÁP LIÊN KẾT DỮ LIỆU GIỮA CÁC BỘ PHẬN, ĐỐI TƯỢNG QUẢN LÝ

5. MÔ HÌNH TỔ CHỨC LƯU TRỮ VÀ TRUYỀN NHẬN DỮ LIỆU

Mô hình tổ chức dữ liệu hệ thống:

Cơ sở dữ liệu (database) của tất cả các công ty (đơn vị) được tổ chức quản lý tập trung trên một SERVER – DATACENTER.
Tùy theo nhu cầu và công việc của từng đơn vị (công ty) mà Asiasoft sẽ tổ chức cài đặt một số phần hành chức năng của hệ thống (thu – chi, xuất hóa đơn – bán hàng,…) trực tiếp tại văn phòng làm việc của từng đơn vị để đáp ứng nhu cầu sử dụng khi có sự cố về hệ thống máy chủ Trung Tâm và đường truyền theo mô hình bên dưới:

Cơ chế truyền nhận dữ liệu của toàn hệ thống

6. CHI TIẾT CHỨC NĂNG VÀ TIỆN ÍCH PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP LĨNH VỰC XÂY DỰNG

6.1. QUẢN LÝ DỰ ÁN (CHỦ ĐẦU TƯ)

Khai báo danh mục thông tin dự án và các danh mục thông tin liên quan đến dự án:

Danh mục thông tin dự án đầu tư:
- Thông tin tổng quan dự án: Mã DA, Tên Dự Án, Địa điểm
- Thông tin chi tiết cơ bản dự án: Chủ đầu tư, Địa chỉ/ Điện Thoại, Người đại diện/ Chức vụ, Diện tích, Tổng mức đầu tư/ Vốn chủ sỡ hữu, Thời gian hoàn thành dự kiến.
- Thông tin pháp lý dự án/ pháp lý liên quan.
Danh mục thông tin liên quan: danh mục hạng mục, danh mục giai đoạn, danh mục hợp đồng, danh mục nhân sự, danh mục công việc,…

Chức năng và nghiệp vụ quản lý đầu tư dự án:

Lập và quản lý các kế hoạch liên quan đến dự án: Kế hoạch vật tư; 2. Kế hoạch thi công; 3. Kế hoạch giải ngân; 4. Kế hoạch thanh toán;…
Theo dõi tiến độ thực hiện dự án/ Theo dõi thời hạn thực hiện dự án.
Đánh giá năng lực thực hiện dự án: Con người, thiết bị, chi phí
Cập nhật thông tin và quản lý thông tin các giai đoạn cần quản lý của dự án: 1. Chuẩn bị đầu tư; 2. Quyết định đầu tư & thi công; 3. Quản lý đầu tư.
Xây dựng các tiêu chí đánh giá dự án => đánh giá hiệu quản thực hiện của dự án.
Quản lý mời thầu:
- Cập nhật nội dung làm việc của cấp dưới với chủ đầu tư.
- Cập nhật và theo dõi thông tin nhà thầu.
- Cập nhật và theo dõi bảng giá nhà thầu (giá trị mời thầu).
Quản lý phân công nhân sự theo dự án: chi tiết theo từng Ban quản lý
Mối liên hệ với Phòng kế toán: Kế hoạch cấp vốn
Dựa vào kế hoạch chi thanh toán cả Phòng dự án => Phụ trách dự án lập Đề nghị tạm ứng => Kế toán chuyển tiền theo giấy Đề nghị tạm ứng.
- Theo dõi Đề nghị thanh toán theo kế hoạch
- Cập nhật thanh toán từ kế toán
- Theo dõi chênh lệch số tiền đề xuất so với thanh toán
- Lập báo cáo so sánh chênh lệch giữa Chi phí dự trù và Chi phí thực tế của từng dự án

6.2. QUẢN LÝ NGHIỆP VỤ CHỦ THẦU XÂY LẮP/ XÂY DỰNG SẢN PHẨM CÔNG TRÌNH

Quản lý lập dự toán cho sản phẩm công trình xây lắp:

Qui trình và mô hình dòng dữ liệu của hệ thống:

Để vận hành hệ thống cần khai báo thiết lập một số danh mục thông tin đối tượng như sau:

Danh mục dự án – công trình/hạng mục công trình/ giai đoạn công trình.
Danh mục thầu phụ, vụ việc/ nhóm vụ việc.
Danh mục công việc/ Danh mục máy thi công/ Danh mục công nhân
Danh mục giá: vật tư, máy thi công, công nhân,..
Khai báo định mức công việc
Lập dự toán tổng hợp: vật tư, nhân công, máy thi công cho từng hạng mục/công trình.
Lập các dự toán phát sinh: vật tư, nhân công, máy thi công.
Cung cấp chức năng cập nhật giá dự toán để hỗ trợ lên báo cáo giá trị dự toán.

Chức năng và nghiệp vụ quản lý dự toán và quyết toán sản phẩm công trình:

Bước 1: Bộ phận dự án khai báo thông tin về dự án/ công trình/ hợp đồng cần xây lắp.
Bước 2: Lập các dự toán/kế hoạch cho từng giai đoạn/ hạng mục/ công trình/ dự án: kế hoạch công việc, kế hoạch vật tư, kế hoạch máy móc thiết bị, kế hoạch thanh toán,..
Bước 3: Chạy cân đối nhu cầu vật tư với tồn kho -> Lập ra bảng tổng hợp chi tiết yêu cầu vật tư cho từng hạn mục/ công trình/ dự án. Lập báo cáo cân đối nhu cầu nhân công/ máy móc thiết bị.
Bước 4: Lập đề nghị mua vật tư -> Xét duyệt -> Đơn hàng mua.
Bước 5: Mua vật tư nhập kho -> Xuất kho theo đề nghị xuất kho.
Bước 6: Tập hợp chi phí vật tư, nhân công, máy móc thiết bị -> Quyết toán công trình.

Một số báo cáo mẫu cơ bản về quản lý dự toán của hệ thống:

Thiết lập bảng dự toán nguyên vật tư và chi phí nhân công cho từng hạng mục công trình/công trình:
Dự toán về số lượng và giá trị nguyên vật tư theo từng hạng mục công trình
Dự toán về số lượng ngày công và giá trị tiền công cho từng hạng mục công trình: Phần mềm sẽ tổng hợp dự toán các hạng mục để lên dự toán chung cho toàn công trình

Chức năng và nghiệp vụ quản lý của chủ thầu xây lắp dự án, công trình:

Qui trình, mô hình thông tin của phân hệ tập hợp chi phí tính giá thành xây lắp:

Diễn giải qui trình:

Trường hợp 1: Doanh nghiệp là Thầu Chính.
- Bước 1: Khai báo thông tin dự án/ công trình và hợp đồng thầu
- Bước 2: Khai báo nhà thầu phụ và hợp đầu thầu phụ cho các hạng mục của dự án/ công trình (nếu có cho thầu phụ)
- Bước 3: Quản lý xuất vật tư, chi phí cho quá trình xây lắp chi tiết cho từng hạng mục/ công trình.
- Bước 4: Quản lý thanh toán, quyết toán với thầu phụ theo hợp đồng/ hạng mục.
- Bước 5: Quản lý tập hợp chi phí tính giá thành cho từng hạng mục và công trình.
Trường hợp 2: Doanh nghiệp được xem như Thầu Phụ (mượn đơn vị khác đứng tên thầu chính)
- Bước 1: Khai báo thông tin dự án/ công trình và hợp đồng thầu (Ghi chú: Trong danh mục dự án công trình -> Ghi nhận đơn vị thầu, chi phí phải trả)
- Bước 2: Quản lý xuất vật tư, chi phí cho quá trình xây lắp chi tiết cho từng hạng mục/ công trình.
- Bước 3: Quản lý thanh toán, quyết toán với thầu phụ theo hợp đồng/ hạng mục – giai đoạn với khách hàng.
- Bước 4: Quản lý tập hợp chi phí tính giá thành cho từng hạng mục và công trình.

Một số đặc điểm đặc thù của kế toán tài chính trong lĩnh vực đầu tư xây lắp:

Kế toán công nợ – hóa đơn:
- Quản lý công nợ: công nợ chi tiết theo nhiều đối tượng: hóa đơn/ hợp đồng/ công trình/ khách hàng.
- Bổ sung chức năng hạch toán quản lý và thiết kế báo cáo truy vấn công nợ tổng hợp, chi tiết của một công trình hoặc tất cả các công trình tất cả nhà cung cấp theo thời gian.
- Bổ sung chức năng hạch toán quản lý và thiết kế báo cáo truy vấn công nợ tổng hợp, chi tiết nhà cung cấp/ từng công trình hoặc tất cả công trình theo thời gian.
- Bổ sung chức năng xử lý công nợ trong trường hợp giá trị công nợ theo hóa đơn mang về khác so với giá trị công nợ thực tế phát sinh cho từng công trình.
Kế toán tập hợp chi phí tính giá thành – quyết toán công trình:
Tập hợp chi phí và tính giá thành theo từng hạng mục công trình/công trình/ dự án
- Chi phí nguyên vậ tiệu tập hợp đích danh theo từng hạng mục công trình
- Chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung phân bổ theo tỷ lệ giá trị nguyên vật liệu sử dụng cho từng hạng mục công trình/công trình
Thiết kế bổ sung màn hình phiếu nhập mua xuất thẳng theo đối tượng công trình, theo dõi việc cấp vật tư và khấu trừ vật tư cho từng đợt nghiệm thu/công trình.
Quản lý tập hợp chi phí chi tiết phát sinh theo hạn mục công trình/ dự án để kết chuyển vào giá vốn cho từng công trình lên báo cáo quản lý doanh thu/ chi phí/ lãi lỗ theo công trình.
Quản lý tập hợp chí phí và tính giá thành công trình theo từng đợt nghiệm thu/công trình. Xác định lãi lỗ theo từng đợt nghiệm thu/công trình
Kế toán giá thành đối với đơn vị XÂY DỰNG CĂN HỘ để Kinh doanh:
Quản lý tập hợp chi phí chi tiết phát sinh theo hạn mục công trình/ dự án để kết chuyển vào giá vốn cho từng công trình lên báo cáo quản lý doanh thu/ chi phí/ lãi lỗ theo công trình/ căn hộ kinh doanh.
- Tính giá thành căn hộ: tính theo 02 bước!
  - Bước 1: Tập hợp chi phí và tính giá thành theo nhóm sản phẩm từ dự án -> Một dự án hoàn thành chia làm nhiều nhóm SPCT như: sản phẩm căn hộ, căn hộ thương mại, sãnh.
  - Bước 2: lấy giá thành nhóm SPCT phẩn bổ cho số sản phẩm của từng nhóm theo m²
Thiết kế các bút toán phân bổ chi phí SXC cho sản phẩm theo 03 tiêu chí: diện tích sản phẩm hoặc hệ số, hoặc tỷ lệ doanh thu của từng sản phẩm để tùy vào khoản mục phí phát sinh mà chọn bút toán phân bổ hợp lý.

6.3. QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH BẤT ĐỘNG SẢN

Quản lý nghiệp vụ – chức năng bán hàng, theo dõi công nợ và thanh toán:

Thiết lập và khai báo các danh mục dùng chung phục vụ cho việc kinh doanh BĐS:
- Danh mục chủ đầu tư: Mã, tên đơn vị đầu tư dự án.
- Danh mục dự án/ công trình: Mã Ct, Tên Ct, địa điểm, số lượng căn/ lô, ghi chú,…
- Danh mục Sản phẩm:
- Danh mục nhóm sản phẩm:
- Danh mục block:
- Danh mục khoản mục phí: phí với chủ đầu tư ( phí môi giới), phí phải trả cho NVKD, cộng tác viên cho từng sản phẩm dự án chủ đầu tư.
- Danh mục bộ phận bán hàng nhân viên bán hàng cộng tác viên.
- Danh mục khách hàng.
Chức năng, nghiệp vụ quản lý mua bán BĐS (Lô, nền, căn hộ):
- Khai báo danh mục hợp đồng: mua bán, đặt cọc, giữ chỗ.
- Chuyển đổi trạng thái hợp đồng: giữ chỗ -> Đặt cọc -> Mua bán
- Khai báo thông tin giao dịch trên hợp đồng như:
  - Mã HĐ, tên HĐ, Ngày HĐ, ngày bàn giao, Người giao dịch, Gía trị, VAT;
  - Thông tin khách hàng, nhân viên môi giới, nhân viên hỗ trợ
  - Thông tin sản phẩm giao dịch: Mã sản phẩm dự án chủ đầu tư sàn,…người bán;
  - Thông tin các loại phí theo sản phẩm hợp đồng khi giao dịch mua bán.
- Cập nhật trạng thái giao dịch theo hợp đồng, thu tiền khách và tính phí cho các bên liên quan.
Hệ thống báo cáo:
- Tổng hợp tình trạng căn hộ: thể hiện trạng thái giao dịch.
- Báo cáo kết quả bán hàng theo hợp đồng sàn chủ đầu tư dự án căn hộ.
- Báo cáo tình hình thu tiền theo hợp đồng sản phẩm.
- Báo cáo tổng hợp phí theo hợp đồng sản phẩm chủ đầu tư nhân viên và cộng tác viên.

Quản lý giao dịch mua bán – môi giới Bất Động Sản qua sàn giao dịch:

Sự liên kết giữa kinh doanh Sàn và Tài chính Kế Toán:

Quản lý Hoạt Động Kinh Doanh Môi Giới Bất Động Sản:

Thiết lập danh mục đối tượng quản lý – kinh doanh:
- Danh mục chủ đầu tư
- Danh mục dự án, Block, Nhóm SP Sản phẩm ( căn hộ).
- Danh mục khoản mục phí: phí với chủ đầu tư ( phí môi giới), phí phải trả cho NVKD, cộng tác viên cho từng sản phẩm dự án chủ đầu tư.
- Danh mục bộ phận bán hàng nhân viên bán hàng cộng tác viên.
- Danh mục khách hàng.
Qui trình nghiệp vụ:
- Tạo công cụ (tool) để import dữ liệu các giao dịch kinh doanh môi giới từ phần mềm quản lý BOOK CĂN xuất ra vào phần mềm để kế thừa thông tin giao dịch môi giới theo hợp đồng và lập các bút toán kế toán nhưng Thu – Chi, Xuất Hóa Đơn,…
- Khai báo danh mục hợp đồng và danh mục thông tin giao dịch liên quan để kế thừa dữ liệu từ bảng kê hợp đồng từ phần mềm Book Căn -> chuyển đổi trạng thái hợp đồng: giữ chỗ -> Đặt cọc -> Mua bán như Mã HĐ, tên HĐ, Ngày HĐ, ngày bàn giao, Người giao dịch, Gía trị, VAT; khách hàng, nhân viên môi giới, nhân viên hỗ trợ, Mã sản phẩm dự án chủ đầu tư sàn,…người bán; các loại phí theo sản phẩm hợp đồng: phí môi giới với chủ đầu tư, phí trả NVKD, Khách hàng, Cộng tác viên nếu có.
- Cập nhật trạng thái giao dịch theo hợp đồng, thu tiền khách và tính phí cho các bên liên quan.

Hệ thống báo cáo:
- Báo cáo theo dõi giao dịch sàn từ ngày…. Đến ngày….
- Tổng hợp tình trạng căn hộ: thể hiện trạng thái giao dịch.
- Báo cáo kết quả bán hàng – môi giới theo hợp đồng sàn chủ đầu tư dự án căn hộ.
- Báo cáo tình hình thu tiền, doanh thu phát sinh theo hợp đồng sản phẩm.
- Báo cáo tổng hợp phí theo hợp đồng sản phẩm chủ đầu tư nhân viên và khách hàng

Quý khách vui lòng liên lạc với bộ phận kinh doanh của công ty để được tư vấn: