Phần mềm giúp quản lý các hoạt động của doanh nghiêp theo một quy trình thống nhất và có tính kế thừa: Bộ phận kinh doanh tiếp nhận thông tin, báo giá và lập đơn hàng… bộ phận chứng từ lập bill, kiểm tra đối chiếu thông tin…bộ phận kế toán lập hóa đơn, thu, chi… 

1. CÁC PHÂN HỆ NGHIỆP VỤ

Hệ thống giải pháp bao gồm nhiều phân hệ, các phân hệ có thể hoạt động độc lập hoặc chúng có thể kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhằm tạo nên một hệ thống quản lý tập trung và kế thừa.

• Quản trị hệ thống
• Quản lý vận tải & dịch vụ giao nhận
  • Quản lý dịch vụ vận tải
  • Quản lý dịch vụ giao nhận
• Quản lý tài chính – kế toán
  • Tiền mặt & ngân hàng
  • Mua hàng/dịch vụ và công nợ phải trả
  • Bán dịch vụ và công nợ phải thu
  • Quản lý chi phí & giá thành
  • Hàng tồn kho
  • TSCĐ&CCDC
  • Tổng hợp & BCTC, BC thuế
• Quản lý nhân sự – tính lương

Với Phần mềm Asia for Logistics, chúng tôi cam kết mang đến cho doanh nghiệp của quý vị những lợi ích to lớn: tối ưu hóa hoạt động logistics, giảm chi phí vận chuyển và kho bãi, nâng cao khả năng cạnh tranh, và tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.

2. PHÂN HỆ VẬN TẢI

2.1. Quản lý tài chính kế toán

• Quản lý vốn bằng tiền (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng)
• Quản lý bán hàng và công nợ phải thu
• Quản lý mua hàng và công nợ phải trả
• Quản lý hàng tồn kho
• Quản lý công cụ dụng cụ, tài sản cố định
• Kế toán tổng hợp

2.2. Quản lý vận tải

• Quản lý giá bán vận tải: giá bán theo từng đối tượng khách hàng, loại cont, hình thức vận tải, điểm nâng, điểm hạ. Giá bán bao gồm giá nội tệ và ngoại tệ.
• Quản lý giá bán dịch vụ nâng hạ cont: chi tiết theo từng loại cont, cảng, cont rỗng, cont hàng.
• Quản lý chi phí theo các khoản mục phí: phí nâng hạ, phí vận chuyển, cước phí dời cont, phí hạ rỗng, phí lưu rỗng, phí nâng rỗng, phí công an, tiền cơm, làm hàng…
• Quản lý xe vận tải theo nhóm xe: xe công ty, xe dịch vụ, xe thuê ngoài
• Quản lý thông tin xe vận tải: mã xe, tên xe, nhóm xe, tài xế, phụ xe…
• Quản lý danh mục: khu vực, loại vận chuyển, nhóm cảng, cảng, hãng tàu, tàu, cont, trạm làm việc, định mức dầu, km…
• Quản lý và tính lương cho tài xế, phụ xe: lương theo chuyến, hoa hồng, phụ cấp…
• Quản lý điều hành xe vận tải

2.3. Hệ thống báo cáo

• Báo cáo kết quả kinh doanh theo loại xe: xe công ty, xe dịch, xe thuê ngoài, chi tiết theo từng xe
• Báo cáo tình hình kinh doanh theo khách hàng
• Báo cáo tổng hợp, chi tiết theo các khoản mục phí theo xe.
• Báo cáo chi phí theo lái xe
• Bảng lương cho lái xe
• Báo cáo thống kê: số km xe vận chuyển, số chuyến vận chuyển chi tiết theo từng xe, khách hàng.
• Báo cáo hoa hồng cho khách hàng
• Hệ thống báo cáo công nợ phải thu, phải trả theo hạn thanh toán
• …

2.4. Dịch vụ triển khai, bảo hành, bảo trì

Triển khai:

• Asia sẽ hướng dẫn, hỗ trợ người dùng của Quý công ty khai thác và vận hành chương trình liên tục kể từ khi cài đặt cho đến khi lên được các báo cáo theo yêu cầu tại văn phòng của quý công ty.
• Sau thời gian hướng dẫn sử dụng và hỗ trợ lên tất cả các báo cáo của một kỳ kế toán (thông thường là 01 tháng), nếu chương trình chạy ổn định, hai bên sẽ tiến hành nghiệm thu và bàn giao chương trình để chuyển sang chế độ bảo hành. Kết quả bàn giao gồm: Tài liệu HDSD, Đĩa CD chứa chương trình, Biên bản bàn giao.

Bảo hành, bảo trì:

• Bảo hành các lỗi của chương trình, hỏng hóc chương trình do các tác nhân khác như: bị virus, hư ổ cứng, mất điện.
• Cập nhật tất cả các thông tư, quyết định theo qui định của Bộ Tài Chính trong thời gian sử dụng.

Phương thức bảo hành:

• Hướng dẫn người sử dụng sửa lỗi chương trình thông qua điện thoại, Fax, hoặc E-mail chậm nhất trong vòng bốn (04) giờ kể từ khi nhận được thông báo.
• Cử nhân viên bảo hành, bảo trì trực tiếp sửa lỗi tại khách hàng chậm nhất trong vòng một (01) ngày làm việc kể từ khi nhận được thông báo.
• Gửi phần sửa chương trình trên đĩa mềm hoặc đĩa CD đến cho khách hàng trong vòng hai (02) ngày theo dấu bưu điện kể từ khi nhận được thông báo.

3. PHẦN MỀM NGÀNH GIAO NHẬN

3.1. Quản lý tài chính kế toán

• Quản lý vốn bằng tiền (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng)
• Quản lý bán hàng và công nợ phải thu
• Quản lý mua hàng và công nợ phải trả
• Quản lý hàng tồn kho
• Quản lý công cụ dụng cụ, tài sản cố định
• Kế toán tổng hợp (hệ thống sổ sách, báo cáo thuế, báo cáo tài chính…)

3.2. Quản lý dịch vụ giao nhận vận tải forwarder

Quy trình tổng quát

• Trên là quy trình tổng quát, thực tế triển khai thì phần mềm sẽ chỉnh sửa lại để phụ hợp với quy trình thực tế của quý doanh nghiệp.

Lập Internal Shipping Intruction (SI), gồm các thông tin sau:

• SI no
• SI type
• Booking no
• Booking request no

• Shipper, address
• Consignee, address
• Notify Party, address
• Pickup address, Pickup instruction
• Commodities
• CBM, 20’, 40’, 40’HC, Meas
• Packing Type, Packing Rate
• Shipping Marks
• Pickup Intruction
• Documents Required: Invoice/Packing list, Cencorship, Fumigation, Sanitary Certificate, C/O form, Other documents.
• Freight, Charge and other service note.
• Category: sea nhập, sea xuất, air nhập, air xuất…
• Service type: FCL/FCL, FCL/LCL, LCL/FCL, LCL/LCL, CY/CY, CY/CFS, CFS/CY, CFS/CFS)
• Relaese: Original, Surrendered, Express, Seawaybill
• Port of loading, Port of transit, Port of Discharge, Place of Delivery
• Freight charge out: ID, currency, VND rate, USD rate, quantity, price, tax, total amount, payer type, payer ID, payer name, Com (Com shipperm, com carrier, Com agent)…
• Freight charge in: ID, currency, VND rate, USD rate, quantity, price, tax, total amount, payee type, payee ID, payee name, Com (Com shipperm, com carrier, Com agent)…
• …

Lập booking request.

Từ SI cho phép lập booking request, dữ liệu trên booking request được kế thừa từ SI, gồm các thông tin:

• Booking request no
• Booking note no
• SI no
• House bill no
• Carrier
• Origin Office/Agent, address
• Destination office/Agent, address
• Notify office/agent, address
• Term of Payment (Prepaid, Collect)
• Carier service: FCL/FCL, FCL/LCL, LCL/FCL, LCL/LCL, CY/CY, CY/CFS, CFS/CY, CFS/CFS
• Release: Original, Surrendered, Express, seawaybill
• Feeder, Connecting Vessel, Stuffing Place, Vogage, ETA, ETD
• Special Requirements
• Stuffing date, Closing date, Closing time
• Port of loading, Port of transit, Port of Discharge, Place of Delivery
• …

Lập Bill of Lading (Bill Sea, Bill Air)

Dữ liệu trên Bill of Lading được kế thừa từ SI, Booking request, gồm các thông tin:

• House bill no
• Master bill no
• Shipping Instrustion no
• Booking no

• Shipper, address
• Consignee, address
• Notify Party, address
• Pickup address, Pickup instruction
• Commodities
• CBM, 20’, 40’, 40’HC, Meas
• Packing Type, Packing Rate
• Shipping Marks
• Vessel, Voy
• Port of loading, Port of transit, Port of Discharge, Place of Delivery
• Category: sea nhập, sea xuất, air nhập, air xuất
• Container: ID, Cont type, cont no, seal no, cont quantity, package quantity, package type, Gross weight, volume.
• Terminal, shipping line.
• Freight charge out: ID, currency, VND rate, USD rate, quantity, price, tax, total amount, payer type, payer ID, payer name, com…
• Freight charge in: ID, currency, VND rate, USD rate, quantity, price, tax, total amount, payee type, payee ID, payee name, com…
• Service type: FCL/FCL, FCL/LCL, LCL/FCL, LCL/LCL, CY/CY, CY/CFS, CFS/CY, CFS/CFS)
• Freight type: Collect, Prepaid.
• Bill type: Original, Surrendered, Express, Seaway bill
• Good Description: Marks and Numbers, No of PKGs, Description of Goods, Gross Weight, Measurement…
• Note
• …

Lập Debit note, Credit note

• Cus ID, Cus name
• House bill no
• Master bill no
• Ref no
• Debit/credit no
• Code (ID)
• Freight/Charge name, Currency, R.O.E, unit, quantity, unit price, Amount, VAT, total amount VND, total amount USD
• Freight charge Agent
• …

Mẫu in

Từ phần mềm cho phép người dùng in các mẫu in:

• House bill (Sea, Air)
• Pre- Alert Statement
• Cargo Manifest
• Delivery Order
• Arrival Notice
• Giấy Ủy Quyền
• Debit note
• Credit note
• …

Báo cáo quản trị

Hệ thống báo cáo cho phép lọc theo nhiều tiêu chí: Lọc theo thời gian (tháng, quý, năm, theo mốc thời gian từ…đến…), lọc theo shipper, Conignee, Agent, theo nhân viên…

• Thông tin về lô hàng
• Output freight
• Input freight
• Commission
• Báo cáo lãi lỗ theo lô hàng.
• Báo cáo doanh số, lãi lỗ theo sales
• Báo cáo thống kê doanh thu, chi phí, lãi lỗ theo từng lĩnh vực hoạt động.
• Và các mẫu báo cáo quản trị theo nhu cầu của khách hàng.

3.3. Dịch vụ triển khai, bảo hành, bảo trì

Triển khai:

• Asia sẽ hướng dẫn, hỗ trợ trực tiếp người dùng của Quý công ty khai thác và vận hành chương trình liên tục kể từ khi cài đặt cho đến khi lên được các báo cáo theo yêu cầu tại văn phòng của quý công ty.
• Sau thời gian hướng dẫn sử dụng và hỗ trợ lên tất cả các báo cáo của một kỳ kế toán (thông thường là 01 tháng), nếu chương trình chạy ổn định, hai bên sẽ tiến hành nghiệm thu và bàn giao chương trình để chuyển sang chế độ bảo hành. Kết quả bàn giao gồm: Tài liệu HDSD, Đĩa CD chứa chương trình, Biên bản bàn giao.

Bảo hành, bảo trì:

• Bảo hành các lỗi của chương trình, hỏng hóc chương trình do các tác nhân khác như: bị virus, hư ổ cứng, mất điện.
• Cập nhật tất cả các thông tư, quyết định theo qui định của Bộ Tài Chính trong thời gian sử dụng.

Phương thức bảo hành:

• Hướng dẫn người sử dụng sửa lỗi chương trình thông qua điện thoại, Fax, hoặc E-mail chậm nhất trong vòng bốn (04) giờ kể từ khi nhận được thông báo.
• Cử nhân viên bảo hành, bảo trì trực tiếp sửa lỗi tại khách hàng chậm nhất trong vòng một (01) ngày làm việc kể từ khi nhận được thông báo.
• Gửi phần sửa chương trình trên đĩa mềm hoặc đĩa CD đến cho khách hàng trong vòng hai (02) ngày theo dấu bưu điện kể từ khi nhận được thông báo.

Kính chúc Quý doanh nghiệp luôn phát triển vững mạnh!