Quản lý vật tư là một khía cạnh quan trọng của quá trình quản lý chuỗi cung ứng, đóng vai trò rất lớn trong việc tổ chức, sắp xếp và xử lý hiệu quả các hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, hoạt động này chưa bao giờ là dễ dàng. Vậy quản lý vật tư là gì, 7 phương pháp giúp tăng cường quản lý vật tư hiện nay? Tất cả câu trả lời và kiến thức liên quan sẽ được Asia Soft chia sẻ trong bài viết dưới đây. 

1. Tổng quan về quản lý vật tư

Khái niệm quản lý vật tư có thể được chia thành các nghĩa rộng và hẹp. Khái niệm rộng về quản lý vật tư đề cập đến quá trình quản lý toàn bộ chu trình từ việc quản lý tài nguyên ban đầu, biến chúng thành vật liệu và sản phẩm, đến việc giảm thiểu sự lãng phí và tái sử dụng các vật liệu còn lại. Quản lý vật tư theo nghĩa hẹp là việc quản lý vật tư từ khi vào kho đến khi ra khỏi kho.

Quản lý vật tư là một phần quan trọng trong quản lý doanh nghiệp. Việc quản lý vật tư có khoa học và hợp lý hay không sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc kiểm soát chi phí của doanh nghiệp và liên quan đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Trong điều kiện của nền kinh tế thị trường, mô hình quản lý vật tư doanh nghiệp truyền thống tập trung vào “khẩu phần theo kế hoạch” của nước ta đã dần mất đi sức sống và không còn thích ứng được với yêu cầu phát triển của kinh tế thị trường. Vì lý do này, đổi mới quản lý vật tư doanh nghiệp đã trở thành một chủ đề quan trọng trong cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam.

2. Các khía cạnh hoạt động của quản lý vật tư

2.1. Quản lý kế hoạch vật liệu

Việc chuẩn bị kế hoạch nguyên vật liệu là mắt xích chính trong quản lý vật tư của doanh nghiệp. Kế hoạch nguyên vật liệu là căn cứ để doanh nghiệp đặt mua và tổ chức công tác cung ứng nguyên vật liệu nội bộ của doanh nghiệp. Hiện nay, mô hình quản lý kế hoạch nguyên vật liệu tích hợp thông tin từ nhiều bộ phận khác nhau như nguyên vật liệu, sản xuất, tài chính để lập kế hoạch nguyên vật liệu và bộ phận nguyên vật liệu giám sát việc thực hiện kế hoạch ngày càng được nhiều doanh nghiệp áp dụng.

Trong thời kỳ kinh tế kế hoạch, việc lập kế hoạch vật tư chủ yếu dựa vào sản lượng do nhà nước ban hành, việc thu mua, sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu đều dựa trên việc đáp ứng sản lượng. Ngày nay, thị trường luôn thay đổi đã đặt ra những yêu cầu cao hơn cho việc lập kế hoạch nguyên vật liệu của doanh nghiệp, việc biên soạn kế hoạch nguyên vật liệu bằng cách tích hợp thông tin từ các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp có thể giúp kế hoạch trở nên chính xác, khoa học và khả thi hơn. 

2.2. Quản lý mua sắm vật liệu

Mua sắm vật chất là cửa ngõ cho chi tiêu vốn của doanh nghiệp và liệu nó có thể được quản lý hợp lý hay không là chìa khóa để kiểm soát chi phí của doanh nghiệp. Vì lý do này, việc triển khai quản lý mua sắm nguyên vật liệu với hệ thống so sánh giá, giới hạn giá và định giá làm cốt lõi đã trở thành phương thức chủ đạo trong hoạt động mua sắm nguyên vật liệu của doanh nghiệp hiện nay.

Mua sắm so sánh giá đề cập đến một hệ thống quản lý mua sắm nguyên vật liệu sử dụng so sánh toàn diện làm phương tiện chính trong quá trình mua nguyên liệu. Trong số đó, chất lượng cung cấp, giá nguyên liệu, chi phí trung gian của việc mua sắm, dịch vụ hậu mãi và danh tiếng của nhà cung cấp,… là yếu tố để so sánh việc mua hàng. Bản chất là đạt được “chất lượng tốt và giá thấp” thông qua so sánh toàn diện các yếu tố khác nhau. Việc các doanh nghiệp thực hiện mua so sánh giá không chỉ có thể làm cho sự cạnh tranh trên thị trường nguyên liệu trở nên sôi động hơn và không ngừng nâng cao hiệu quả chi phí của nguyên liệu mà còn mở rộng vô hình các kênh nguồn nguyên liệu của công ty. 

Một kế hoạch thu mua nguyên vật liệu khoa học và hợp lý cùng với việc kiểm soát quy trình thu mua nguyên liệu nghiêm ngặt có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí một cách hiệu quả và tạo nền tảng vững chắc để giành được nhiều lợi nhuận hào phóng hơn. Với các phương thức mua hàng như mua so sánh giá, mua giới hạn giá, mua theo giá và mua theo độ phổ biến. Các doanh nghiệp sẽ ngày càng thành thạo hơn trong việc ứng dụng nó, có thể giải quyết cơ bản các vấn đề như mua sắm mù quáng, mua sắm ngoài kế hoạch và mua sắm đa nguồn, đồng thời có thể tối đa hóa tình trạng chi phí và chi tiêu của doanh nghiệp. 

2.3. Quản lý sử dụng vật liệu

Sử dụng vật liệu chủ yếu đề cập đến việc phân phối và tiêu thụ vật liệu. Quản lý sử dụng nguyên liệu của doanh nghiệp hiện đại tập trung vào tính linh hoạt và đa dạng của các phương pháp phân phối cũng như kiểm soát mức tiêu thụ nguyên liệu. 

Phương thức phân phối mua thống nhất, lưu trữ tập trung và phân phối nguyên liệu tại điểm cố định trước đây đã được hầu hết các công ty thừa nhận. Do thiếu tính linh hoạt, mô hình quản lý này đã gây lãng phí rất nhiều trong việc xử lý nguyên liệu và chờ lấy nguyên liệu. Ngày nay, việc phân phối nguyên liệu của doanh nghiệp ngày càng trở nên linh hoạt hơn, các phương pháp và khái niệm mới như ” giao hàng ngay”, “giao hàng đúng hẹn” và “thay đổi nguyên liệu từ khâu lấy hàng sang giao hàng” dần được các doanh nghiệp chấp nhận. 

Tiêu hao nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất là yếu tố quyết định việc kiểm soát chi phí sản xuất của doanh nghiệp, hiện nay các doanh nghiệp coi việc kiểm soát tiêu hao nguyên vật liệu là trọng tâm của công tác quản lý. Nhìn chung, trong hoạch định nguyên vật liệu, doanh nghiệp sẽ xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu tương đối khoa học và hợp lý, tuy nhiên trong quá trình thực hiện quy hoạch nguyên vật liệu, không hiếm trường hợp nguyên vật liệu có thể được tích trữ hoặc sử dụng không đúng cách, dẫn đến lãng phí và chi phí không cần thiết. Tại sao lại xảy ra tình trạng này, cần phải nói một trong những nguyên nhân chính là việc công ty không giám sát chặt chẽ việc tiêu hao nguyên vật liệu là một trong những nguyên nhân chính. 

Các doanh nghiệp hiện đại nên thiết lập một hệ thống giám sát hiệu quả việc tiêu thụ nguyên liệu. Ví dụ: hệ thống máy tính có thể được sử dụng để ghi lại, phân tích và so sánh chi tiết mức tiêu thụ nguyên liệu trong quá trình sản xuất và thông qua giám sát, các tình huống dư thừa có thể được phản hồi cho ban quản lý trong kịp thời, xác định nguyên nhân dư thừa càng sớm càng tốt và giảm thiểu khả năng lãng phí trong tiêu hao nguyên vật liệu.

2.4. Quản lý dự trữ vật liệu

Trước đây, đối với nhiều công ty, dự trữ nguyên vật liệu là phương tiện cần thiết để đảm bảo hoạt động sản xuất bình thường. Hiện nay, cách tiếp cận này đang thay đổi, quản lý dự trữ nguyên vật liệu hiện đại đòi hỏi doanh nghiệp phải giảm thiểu hàng tồn kho và chiếm dụng vốn càng nhiều càng tốt, đồng thời đáp ứng nhu cầu sản xuất thực tế và mở rộng nhu cầu tái sản xuất. Trong thời đại kinh tế kế hoạch, khái niệm “dự trữ càng nhiều thì càng tốt” từng chiếm vị trí chủ đạo trong quản lý dự trữ nguyên vật liệu, và nhiều công ty chỉ đơn giản đánh đồng “năng lực sản xuất” và “năng lực kho bãi ”. Trong thời kỳ kinh tế kế hoạch khi vật liệu tương đối khan hiếm, dự trữ vật chất đầy đủ sẽ cung cấp năng lượng và đảm bảo cho việc mở rộng tái sản xuất.

Tuy nhiên, trong điều kiện của nền kinh tế thị trường, nhiều công ty nhận thấy rằng nguyên liệu sản xuất tồn đọng đã khiến họ phải chịu chi phí lưu kho rất lớn và việc mua nguyên liệu không giới hạn khiến các công ty ngày càng gặp khó khăn trong việc xoay vòng vốn. đã đặt gánh nặng lên vai nhiều công ty “hành lý”. Mô hình quản lý dự trữ nguyên vật liệu của các doanh nghiệp hiện đại là một cách tốt để giải quyết những vấn đề này, vì nó dựa trên việc điều chỉnh cơ cấu hàng tồn kho của doanh nghiệp, phục hồi nguyên liệu tồn kho (tồn đọng), đẩy nhanh vòng quay vốn và giảm việc sử dụng quỹ dự trữ như sau :

• Một là, thực hiện quản lý phân loại đối với nguyên liệu dài hạn, nguyên liệu cân đối sản xuất, bán hàng và nguyên liệu thiếu hụt
• Thứ hai, thực hiện giám sát dự trữ nguyên vật liệu theo thời gian thực và báo cáo kịp thời tình hình dự trữ cho ban quản lý để ngăn chặn tình trạng dự trữ quá mức; 
• Thứ ba, nếu có tình trạng dự trữ quá mức hoặc tồn đọng nguyên liệu, các nguyên liệu có thể được thay thế trong doanh nghiệp sẽ được thay thế, những nguyên liệu không thể thay thế sẽ được thay thế, nguyên liệu có thể được thương lượng trả lại, hoặc có thể trao đổi nguyên liệu với các công ty khác để đạt được tình thế “đôi bên cùng có lợi”. 

Ở đây cần phải nhắc đến khái niệm “không tồn kho”. Không tồn kho có nghĩa là nguyên vật liệu bao gồm nguyên liệu thô, bán thành phẩm, thành phẩm,… không tồn tại dưới dạng lưu kho tại một hoặc nhiều liên kết kinh doanh như thu mua, sản xuất, bán hàng và phân phối mà ở dạng tồn kho. một trạng thái luân chuyển. Điều đó không có nghĩa là số lượng lưu trữ của một số hoặc một số mặt hàng dưới dạng lưu trữ trong kho thực sự bằng 0, mà là lượng hàng tồn kho được giảm thiểu bằng cách thực hiện các chiến lược kiểm soát hàng tồn kho cụ thể. 

Nói tóm lại, quản lý vật tư là một bộ phận quan trọng trong quản lý doanh nghiệp và việc không ngừng đổi mới mô hình quản lý là yêu cầu tất yếu đối với sự phát triển của nền kinh tế thị trường xã hội chủ nghĩa, một xu hướng phát triển lịch sử và hướng đi tương lai cho những nỗ lực của doanh nghiệp chúng ta. Người ta tin rằng trong thực tiễn sản xuất trong tương lai, các doanh nghiệp Việt Nam sẽ tích lũy thêm kinh nghiệm quý báu trong lĩnh vực quản lý vật tư, đổi mới mô hình quản lý các liên kết quan trọng như lập kế hoạch, mua sắm, sử dụng và dự trữ, đồng thời đạt được những bước đột phá và tiến bộ mới.

3. 7 phương pháp giúp tăng cường quản lý vật tư

Quản lý vật tư là một nhiệm vụ quan trọng trong quản lý kinh doanh. Nó bao gồm quản lý lập kế hoạch nguyên vật liệu, quản lý mua sắm, quản lý sử dụng, quản lý vật tư tồn kho, quản lý tài khoản, quản lý thông tin và xây dựng hệ thống. Chỉ bằng cách tăng cường quản lý vật tư, chúng ta mới có thể đảm bảo tính kinh tế và hiệu quả. vật liệu cải thiện lợi ích kinh tế của doanh nghiệp.

Để tăng cường quản lý vật tư, chúng ta có thể bắt đầu từ các khía cạnh sau:

3.1. Tăng cường công tác quản lý vật tư theo kế hoạch. 

Đó là tăng cường công tác lập kế hoạch mua nguyên vật liệu, lập kế hoạch nguyên vật liệu hàng tháng kịp thời dựa trên kế hoạch nguyên vật liệu do từng đơn vị sản xuất báo cáo, kiểm soát chặt chẽ số lượng kế hoạch bổ sung được báo cáo và đánh giá kỹ lưỡng tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cuối kỳ. tháng để đảm bảo tính chính xác của kế hoạch vật tư hàng tháng, kiên quyết chấm dứt tình trạng mua hàng mù quáng, mua hàng ngoài kế hoạch, mua theo nhu cầu, tránh lãng phí nguyên vật liệu do tồn kho quá nhiều, tồn đọng nguyên vật liệu.

3.2. Tăng cường quản lý mua sắm vật tư

Chuẩn hóa thẩm quyền phê duyệt mua sắm nguyên liệu, kiểm soát chặt chẽ việc mua sắm nguyên liệu, thúc đẩy mua sắm ánh nắng mặt trời trong mua sắm nguyên liệu, tích cực thực hiện đấu thầu và so sánh giá mua sắm nguyên vật liệu, mở rộng phạm vi đấu thầu và so sánh giá mua sắm nguyên liệu, kiểm soát chặt chẽ việc mua sắm thương lượng và tăng cường minh bạch trong việc mua sắm vật chất. Người lập quy hoạch phải thường xuyên tự kiểm tra, báo cáo tình hình thu mua và thực hiện nguyên liệu cho người quản lý và thực hiện quản lý tập trung toàn bộ các loại khoáng sản. Đồng thời, chúng tôi nhấn mạnh việc đồng bộ hóa khảo sát mạng thông tin điện tử với khảo sát thị trường để giảm chi phí mua sắm vật tư của công ty.

3.3. Tăng cường quản lý sử dụng vật tư

1. Xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu và hạn mức kinh phí hợp lý. Đối với vật liệu chính, vật liệu phải được thu gom theo đúng định mức, đối với vật liệu phụ, vật liệu phải được thu gom theo đúng hạn mức kinh phí. 
2. Tổ chức cấp phát nguyên liệu, làm tốt công tác kiểm tra nguyên liệu, sau khi nguyên liệu đến phải tích cực liên hệ với các đơn vị sử dụng để đôn đốc nguyên liệu ra khỏi kho kịp thời, duy trì cân đối giữa việc nhận và xuất; tiêu thụ nguyên liệu đầu vào và tránh tạo ra tình trạng tồn đọng nguyên liệu mới. 
3. Giảm thất thoát, lãng phí, hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị sử dụng nguyên liệu sử dụng hợp lý, quản lý nguyên liệu khoa học, thường xuyên đến các đơn vị cơ sở nắm rõ tiến độ sản xuất và tiêu hao nguyên liệu, cân đối, điều chỉnh nguyên liệu nhàn rỗi ở từng đơn vị, chủ động tổ chức. Tái chế và tái sử dụng vật liệu phế thải, sửa chữa vật liệu cũ và tái sử dụng chúng, phát huy hiệu quả của vật liệu phế thải và tận dụng chúng một cách tốt nhất. 
4. Theo dõi và quản lý nguyên liệu sản xuất, mở rộng dịch vụ, đăng ký tất cả nguyên liệu được sử dụng bởi các đơn vị cơ sở và thực hiện quản lý theo dõi toàn diện. Đi sâu vào dây chuyền sản xuất ngầm để hiểu việc sử dụng nguyên liệu và chất lượng của chúng. Nếu phát hiện vấn đề về chất lượng, hãy phân tích kỹ lý do và trách nhiệm, liên hệ kịp thời với nhà cung cấp để xử lý đúng cách, cung cấp dịch vụ toàn diện cho tuyến đầu sản xuất, đảm bảo sản xuất an toàn tại các mỏ than.

3.4. Tăng cường quản lý tồn kho nguyên vật liệu

1. Đối với nguyên vật liệu trong kho, người lập kế hoạch và người giám sát phải phối hợp chặt chẽ với nhau, cộng tác với nhau và liên lạc thường xuyên. Người lập kế hoạch nên lắng nghe ý kiến ​​của người giám sát về việc xử lý vật liệu tồn kho với tinh thần cởi mở và người giám sát nên báo cáo cho người lập kế hoạch về diễn biến của hàng tồn kho quản lý tốt nguyên vật liệu tồn kho. 
2. Kết hợp với tình hình sản xuất của các doanh nghiệp khai thác than, xây dựng hệ thống kiểm soát tồn kho và các phương thức khen thưởng, xử phạt hợp lý, đặt ra hạn ngạch dự trữ tồn kho theo chủng loại, phân công trách nhiệm cho người lập kế hoạch và người giám sát tương ứng để giảm thiểu tồn kho nguyên vật liệu, giảm chi phí quản lý dự trữ, và giảm vốn lưu động của doanh nghiệp bị chiếm dụng, tránh tình trạng dư thừa và tồn đọng, nâng cao lợi ích kinh tế của doanh nghiệp. 
3. Làm tốt công việc thu dọn, kiểm kê kho, đối với nguyên liệu trong kho phải tiến hành kiểm kê kịp thời, nắm bắt đầy đủ lượng hàng tồn kho hiện có, tận dụng triệt để nguyên liệu tồn kho, giải quyết tình trạng tồn kho, tồn đọng, liên hệ chặt chẽ với đơn vị cơ sở, sử dụng một số vật tư nếu có thể sử dụng. Thay thế nếu có thể, cơ cấu lại hoặc thuê ngoài gia công những sản phẩm không sử dụng được. Tăng cường liên lạc sâu rộng với các nhà máy, mỏ anh em để trao đổi thừa thiếu. Nếu cần thiết giảm giá cho phù hợp đến điều kiện chất lượng, giảm chiếm dụng nguyên liệu tồn kho, cải thiện việc sử dụng nguyên liệu và đạt được cơ cấu tồn kho hợp lý. 
4. Làm tốt công việc bảo quản, bảo quản nguyên vật liệu tồn kho, tích cực tổ chức kiểm kê và nghiệm thu nguyên vật liệu tồn kho, duy trì sự an toàn và hoàn thiện của vật liệu tồn kho, đảm bảo cung cấp vật liệu cần thiết cho xây dựng mỏ than về chất lượng, số lượng và kịp thời Phải thực hiện một cách khoa học, có nguyên tắc bảo quản khách quan.Tổ chức bảo quản, bảo quản vật tư trong kho.

3.5. Tăng cường công tác quản lý kế toán và quản lý vật tư bằng máy tính

Đối với việc quản lý kế toán vật tư, quá trình xử lý kế toán của người giám sát phải được hoàn thành hàng ngày, hàng tháng và các tài khoản, thẻ, vật tư, quỹ phải được căn chỉnh để đảm bảo đầy đủ số lượng tài sản quốc gia. Triển khai quản lý vật tư bằng máy vi tính, sử dụng các phương tiện hiện đại để triển khai mạng lưới vật liệu toàn cầu, theo dõi tình hình tồn kho vật liệu toàn cầu và thực hiện phân tích khoa học và có hệ thống về nhu cầu vật liệu của mỏ từ đặt hàng, nhập kho, xuất kho, thanh toán và các hoạt động kinh tế khác nhau. 

3.6. Tăng cường quản lý thông tin vật tư

Tận dụng mạng lưới thông tin hiện đại, nắm bắt thông tin động của nguyên liệu bất cứ lúc nào, tìm kiếm nguồn lực, thông suốt kịp thời mọi kênh nguyên liệu và tận dụng các nguồn lực xã hội bất cứ lúc nào để đáp ứng cho việc sản xuất bình thường của các mỏ than nhằm đạt được mục tiêu mục đích không có hàng tồn kho, từ đó giảm chiếm dụng vốn và cải thiện lợi ích kinh tế của doanh nghiệp.

3.7. Tăng cường hệ thống xây dựng vật liệu

Hệ thống quản lý vận hành và vận hành được tiêu chuẩn hóa là nền tảng. Chỉ bằng cách cải tiến hệ thống quản lý và tăng khả năng vận hành của nó thì mức độ quản lý vật tư mới được cải thiện.

Quản lý vật tư được coi là một phần quan trọng trong hoạt động quản lý chuỗi cung ứng, đóng vai trò là xương sống của quá trình sản xuất, góp phần vào sự hài lòng của khách hàng và thành công của doanh nghiệp trong tương lai. Nhớ theo dõi thêm các bài viết của Asia Soft để biết thêm nhiều thông tin hữu ích nha!