Trong môi trường kinh doanh hiện đại, Operation Manager đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao hiệu quả và tối đa hóa lợi nhuận. Họ không chỉ quản lý các hoạt động hàng ngày mà còn đảm bảo sự phối hợp giữa các bộ phận, tối ưu hóa quy trình sản xuất và cung ứng. Để hiểu rõ hơn, chúng ta sẽ xem xét vai trò của Operation Manager, cách thức hoạt động, mối liên hệ với chuỗi cung ứng, các kỹ năng cần thiết và những thành phần cốt lõi của bộ phận vận hành.

Trước hết, chúng ta sẽ cùng Asiasoft tìm hiểu Operation Manager là gì và tại sao vai trò này lại quan trọng trong việc quản lý và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của một tổ chức.

1. Operation Manager là gì?

Operation Manager (OM) là việc quản lý các hoạt động kinh doanh nhằm tạo ra mức hiệu quả cao nhất có thể trong một tổ chức. Nó liên quan đến việc chuyển đổi vật liệu và lao động thành hàng hóa và dịch vụ một cách hiệu quả nhất có thể để tối đa hóa lợi nhuận của một tổ chức.

Đội ngũ Operation Manager cố gắng cân bằng chi phí với doanh thu để đạt được lợi nhuận hoạt động ròng cao nhất có thể.

2. Operation Manager hoạt động như thế nào?

Operation Manager liên quan đến việc sử dụng các nguồn lực từ nhân viên, vật liệu, thiết bị và công nghệ. Các nhà Operation Manager thu thập, phát triển và giao hàng cho khách hàng dựa trên nhu cầu của khách hàng và khả năng của công ty.

Operation Manager xử lý các vấn đề chiến lược khác nhau, bao gồm xác định quy mô của nhà máy sản xuất và phương pháp quản lý dự án cũng như triển khai cấu trúc mạng công nghệ thông tin. Các vấn đề vận hành khác bao gồm quản lý mức tồn kho, bao gồm mức sản phẩm trong quá trình và thu mua nguyên liệu thô, kiểm soát chất lượng, xử lý nguyên liệu và chính sách bảo trì.

Operation Manager đòi hỏi phải nghiên cứu việc sử dụng nguyên liệu thô và đảm bảo rằng chất thải ở mức tối thiểu. Các nhà Operation Manager sử dụng nhiều công thức, chẳng hạn như công thức số lượng đặt hàng kinh tế, để xác định thời điểm và mức độ xử lý một đơn hàng tồn kho cũng như lượng hàng tồn kho cần giữ trong tay.

Sự kết hợp giữa sự hiểu biết và điều phối công việc của một công ty là trọng tâm để trở thành một nhà Operation Manager thành công.

3. Operation Manager và chuỗi cung ứng (OSCM)

Một chức năng quan trọng của Operation Manager liên quan đến việc quản lý hàng tồn kho thông qua chuỗi cung ứng. Quá trình này được gọi là quản lý hoạt động và chuỗi cung ứng (OSCM).

Để trở thành một chuyên gia Operation Manager hiệu quả, người ta phải có khả năng hiểu các quy trình cần thiết đối với những gì công ty thực hiện và khiến chúng trôi chảy và hoạt động cùng nhau một cách liền mạch. Sự phối hợp liên quan đến việc thiết lập các quy trình kinh doanh một cách hiệu quả đòi hỏi sự hiểu biết vững chắc về hậu cần.

Một chuyên gia quản lý vận hành hiểu rõ xu hướng địa phương và toàn cầu, nhu cầu của khách hàng và các nguồn lực sẵn có cho sản xuất. Quản lý vận hành tiếp cận việc mua nguyên vật liệu và sử dụng lao động một cách kịp thời, tiết kiệm chi phí để đáp ứng mong đợi của khách hàng. Mức tồn kho được theo dõi để đảm bảo có sẵn số lượng vượt mức. Quản lý vận hành có trách nhiệm tìm kiếm nhà cung cấp cung cấp hàng hóa phù hợp với giá cả hợp lý và có khả năng giao sản phẩm khi cần.

Một khía cạnh lớn khác của Operation Manager liên quan đến việc giao hàng cho khách hàng. Điều này bao gồm việc đảm bảo rằng các sản phẩm được giao trong thời gian cam kết đã thỏa thuận. Quản lý vận hành cũng thường theo dõi khách hàng để đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng nhu cầu về chất lượng và chức năng. Cuối cùng, quản lý vận hành lấy phản hồi nhận được và phân phối thông tin liên quan đến từng bộ phận để sử dụng trong cải tiến quy trình.

4. Kỹ năng cần thiết của một Người quản lý vận hành

Các nhà Operation Manager tham gia vào việc điều phối và phát triển các quy trình mới đồng thời đánh giá lại các cấu trúc hiện tại. Tổ chức và năng suất là hai động lực chính để trở thành người quản lý vận hành và công việc thường đòi hỏi tính linh hoạt và đổi mới. Là một phần trách nhiệm hàng ngày của mình, người quản lý vận hành phải sở hữu nhiều bộ kỹ năng khác nhau, bao gồm:

• Chuyên môn kỹ thuật trong các lĩnh vực như tự động hóa sản xuất, nhập dữ liệu, theo dõi ngân sách và thiết kế.
• Khả năng tổ chức và chú ý đến từng chi tiết, bao gồm theo dõi hồ sơ dự án, báo cáo của nhân viên, ngân sách, lịch trình và các chi tiết khác liên quan đến quy trình của công ty.
• Năng lực tạo động lực dưới dạng kỹ năng lãnh đạo mạnh mẽ, cung cấp chuyên môn để thúc đẩy người khác, truyền cảm hứng cho các ý tưởng và thúc đẩy một nhóm hỗ trợ và đa dạng.
• Năng khiếu phân tích, bao gồm kỹ năng phân tích và giảm thiểu rủi ro khi bắt đầu các dự án mới. Người Operation Manager cũng phải phân tích các quy trình để xác định thách thức và đưa ra giải pháp nếu tình huống tiêu cực phát triển.
• Khả năng ra quyết định thành thạo, đặc biệt là khi bị căng thẳng, khi có rất ít thời gian để đánh giá tất cả các yếu tố.
• Khả năng duy trì các tiêu chuẩn chất lượng, bao gồm cả những tiêu chuẩn liên quan đến nguyên liệu thô, máy móc, quy trình sản xuất, đóng gói, quy trình giao hàng và thành phẩm.

Bằng thạc sĩ quản trị kinh doanh (MBA) về Operation Manager có thể cung cấp quan điểm toàn cầu về xu hướng của ngành và nhận thức về các quy định tài chính cũng như những bất ổn chính trị có thể ảnh hưởng đến một tổ chức. Nó cũng cung cấp sự hiểu biết vững chắc về sự phức tạp vốn có và các công cụ cần thiết để đáp ứng tốt với sự thay đổi.

5. Các thành phần cốt lõi của Operation Manager

5.1. Lãnh đạo và Chiến lược

Đứng đầu trong cơ cấu bộ phận Operation là Giám đốc điều hành (COO) hoặc Giám đốc điều hành. Vai trò này liên quan đến việc giám sát toàn bộ bộ phận vận hành, đặt ra các mục tiêu chiến lược và đảm bảo sự phù hợp với các mục tiêu chung của công ty. COO chịu trách nhiệm đưa ra quyết định ở cấp cao nhất, chuyển tầm nhìn thành chiến lược hoạt động và thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục.

5.2. Sản xuất và chế tạo

Đối với các công ty tham gia sản xuất, bộ phận sản xuất là rất quan trọng. Dưới sự lãnh đạo của một Quản lý sản xuất, nhóm này giám sát việc tạo ra sản phẩm thực tế, từ quản lý nguyên liệu thô và giám sát quy trình sản xuất đến kiểm soát chất lượng và bảo trì. Mục tiêu là đảm bảo sản xuất hiệu quả các sản phẩm chất lượng cao trong khi giảm thiểu chi phí và đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn.

5.3. Quản lý chuỗi cung ứng

Nhóm Quản lý chuỗi cung ứng (SCM) đóng vai trò quan trọng trong việc điều phối và tối ưu hóa dòng hàng hóa và nguyên liệu từ nhà cung cấp đến khách hàng. Được lãnh đạo bởi Giám đốc chuỗi cung ứng, nhóm này tập trung vào mua sắm, hậu cần, quản lý hàng tồn kho và phân phối. SCM hiệu quả là điều cần thiết để giảm chi phí, cải thiện tốc độ và hiệu quả cũng như nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

5.4. Đảm bảo chất lượng

Đảm bảo chất lượng (QA) được dành riêng để duy trì các tiêu chuẩn và thông số kỹ thuật của sản phẩm và dịch vụ. Nhóm QA, dưới sự hướng dẫn của Người quản lý chất lượng, thực hiện các chính sách chất lượng, tiến hành kiểm tra và giám sát các quy trình thử nghiệm để đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn quy định và mong đợi của khách hàng. Chức năng này rất quan trọng để duy trì danh tiếng thương hiệu và lòng trung thành của khách hàng.

5.5. Cải tiến quy trình

Khía cạnh quan trọng của bộ phận vận hành là nhóm Cải tiến Quy trình, thường do Người quản lý Cải tiến Quy trình hoặc Người quản lý Lean Six Sigma lãnh đạo. Nhóm này tập trung vào việc xác định những điểm thiếu hiệu quả, hợp lý hóa quy trình công việc và triển khai các phương pháp như Lean và Six Sigma để nâng cao hiệu quả hoạt động. Công việc của họ là công cụ giúp giảm lãng phí, nâng cao năng suất và thúc đẩy văn hóa xuất sắc và đổi mới.

5.6. Hoạt động dịch vụ khách hàng

Nhóm Điều hành Dịch vụ Khách hàng đảm bảo rằng người dùng cuối, khách hàng, vẫn hài lòng với các sản phẩm và dịch vụ của công ty. Nhóm này quản lý các yêu cầu, khiếu nại và phản hồi của khách hàng, nhằm cung cấp dịch vụ đặc biệt giúp nâng cao lòng trung thành và giữ chân khách hàng. Được lãnh đạo bởi Người quản lý dịch vụ khách hàng, chức năng này rất quan trọng để xây dựng mối quan hệ bền chặt với khách hàng và hiểu nhu cầu cũng như sở thích của họ.

5.7. Quản lý dự án

Quản lý dự án là trung tâm để thực hiện các sáng kiến chiến lược trong bộ phận vận hành. Người quản lý dự án giám sát các dự án cụ thể, điều phối giữa các nhóm khác nhau, quản lý tiến độ và đảm bảo rằng các dự án được hoàn thành đúng thời hạn, trong ngân sách và theo thông số kỹ thuật. Vai trò này đòi hỏi kỹ năng tổ chức và giao tiếp xuất sắc để quản lý nguồn lực hiệu quả và đạt được mục tiêu của dự án.

5.8. Công nghệ thông tin và hệ thống

Trong thời đại số ngày nay, đội ngũ Công nghệ thông tin (IT) và Hệ thống không thể thiếu trong việc hỗ trợ và tối ưu hóa các quy trình vận hành. Nhóm này, do Giám đốc CNTT hoặc Nhà phân tích hệ thống lãnh đạo, quản lý cơ sở hạ tầng công nghệ, triển khai các giải pháp phần mềm và đảm bảo tuân thủ và bảo mật dữ liệu. Công việc của họ cho phép các nhóm vận hành khác thực hiện hiệu quả hơn thông qua việc sử dụng các công nghệ tiên tiến.

6. Một số hệ thống Operation Manager 

Operation Manager hiện đại xoay quanh bốn lý thuyết:

• Thiết kế lại quy trình kinh doanh (BPR), tập trung vào việc phân tích và thiết kế quy trình làm việc và quy trình kinh doanh trong một công ty. Mục tiêu của BPR là giúp các công ty tái cơ cấu tổ chức một cách đáng kể bằng cách thiết kế quy trình kinh doanh ngay từ đầu.
• Hệ thống sản xuất có thể cấu hình lại, được thiết kế để kết hợp sự thay đổi nhanh chóng về cấu trúc, phần cứng và các thành phần phần mềm. Điều này cho phép các hệ thống điều chỉnh nhanh chóng theo công suất mà chúng có thể tiếp tục sản xuất và mức độ hoạt động hiệu quả của chúng để đáp ứng với những thay đổi của thị trường hoặc hệ thống nội tại.
• Six Sigma, một phương pháp tập trung vào chất lượng. Từ “sáu” đề cập đến các giới hạn kiểm soát, được đặt ở sáu độ lệch chuẩn so với giá trị trung bình của phân phối chuẩn. Các công cụ được sử dụng trong quy trình Six Sigma bao gồm biểu đồ xu hướng, tính toán khiếm khuyết tiềm ẩn và các tỷ lệ khác.
• Sản xuất tinh gọn là việc loại bỏ chất thải một cách có hệ thống trong quá trình sản xuất. Lý thuyết này coi việc sử dụng tài nguyên vì bất kỳ lý do nào khác ngoài việc tạo ra giá trị cho khách hàng đều là lãng phí và tìm cách loại bỏ các khoản chi tiêu lãng phí tài nguyên càng nhiều càng tốt.

Kết luận

Operation Manager đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và cải thiện hiệu quả hoạt động của một tổ chức. Từ việc quản lý nguồn lực, xử lý các vấn đề chiến lược, đến đảm bảo chất lượng và dịch vụ khách hàng, vai trò này đòi hỏi sự hiểu biết sâu rộng về các quy trình kinh doanh và khả năng lãnh đạo mạnh mẽ. Khả năng điều phối và phát triển quy trình mới, kết hợp với việc phân tích và tối ưu hóa quy trình hiện tại, giúp các nhà Operation Manager đạt được mục tiêu kinh doanh một cách hiệu quả. Với sự phát triển không ngừng của công nghệ và yêu cầu thị trường, Operation Manager cần liên tục học hỏi và áp dụng những phương pháp quản lý hiện đại để duy trì tính cạnh tranh và đảm bảo sự phát triển bền vững của tổ chức.