Trong môi trường công việc hiện đại, việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên là yếu tố then chốt để đảm bảo hiệu quả và tính chính xác trong quy trình vận hành. Bảng chấm công, một công cụ không thể thiếu, giúp theo dõi chi tiết thời gian làm việc, nghỉ phép và các hoạt động khác của nhân viên. Với sự hỗ trợ từ công nghệ, đặc biệt là AI, bảng chấm công ngày càng trở nên thông minh và dễ sử dụng hơn. Để hiểu rõ hơn về tầm quan trọng và cách thức hoạt động của bảng chấm công, chúng ta sẽ cùng Asiasoft đi sâu tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Bảng chấm công là gì? 

Bảng chấm công (Timesheets) là cơ bản để theo dõi thời gian của nhân viên và cần thiết cho bảng lương chính xác, thanh toán cho khách hàng và duy trì sự tuân thủ luật lao động và chính sách của công ty. Một kế toán viên đóng vai trò quan trọng trong việc giám sát tính chính xác và toàn vẹn của dữ liệu bảng chấm công trong một tổ chức.

Cho dù bạn là kế toán, quản lý hay chủ doanh nghiệp, timesheets sẽ cung cấp cho bạn những thông tin sau:

• Thông tin nhân viên: Timesheets thường bắt đầu bằng thông tin cơ bản của nhân viên như tên, mã số nhân viên, phòng ban và đôi khi là chức vụ hoặc chức danh công việc.
• Mục nhập thời gian: Bảng chấm công ghi lại thời gian làm việc của nhân viên. Điều này bao gồm ngày, thời gian bắt đầu và kết thúc cho từng khoảng thời gian làm việc và tổng số giờ làm việc trong ngày đó.
• Phân tích nhiệm vụ/dự án: Thông thường, Timesheets yêu cầu nhân viên phân bổ thời gian của họ cho các nhiệm vụ, dự án hoặc khách hàng cụ thể. Sự phân tích này rất cần thiết để các doanh nghiệp hiểu được thời gian được sử dụng cho các hoạt động khác nhau như thế nào.
• Tổng số giờ: Tính tổng số giờ đã làm việc trong khoảng thời gian được chỉ định. Điều này có thể bao gồm giờ làm việc bình thường, làm thêm giờ, thời gian nghỉ phép, nghỉ ốm hoặc các hình thức nghỉ phép khác.
• Phê duyệt và chữ ký: Sau khi nhân viên điền vào bảng chấm công, thường cần có sự chấp thuận của giám sát viên hoặc quản lý. Chữ ký hoặc xác nhận điện tử xác nhận tính chính xác của số giờ đã ghi trước khi chúng được xử lý cho mục đích tính lương hoặc thanh toán.
• Độ chính xác và tuân thủ: Báo cáo thời gian chính xác là rất quan trọng đối với việc xử lý bảng lương, thanh toán cho khách hàng và tuân thủ luật lao động. Kế toán viên thường đảm bảo Timesheets tuân thủ các chính sách của công ty, quy định của chính phủ và các tiêu chuẩn của ngành.
• Tích hợp với hệ thống tính lương hoặc thanh toán: Sau khi xác minh và phê duyệt, thông tin bảng chấm công sẽ tính toán tiền lương hoặc tiền công của nhân viên để xử lý bảng lương. Đối với công việc dựa trên khách hàng, dữ liệu Timesheetscũng có thể đưa vào hệ thống thanh toán để lập hóa đơn cho khách hàng một cách chính xác.
• Lưu trữ hồ sơ và tài liệu: Bảng chấm công là cần thiết cho mục đích kiểm toán, phân tích nội bộ và tuân thủ pháp luật. Chúng phải được lưu trữ an toàn và được giữ lại theo chính sách của công ty và các yêu cầu theo quy định.
• Giao tiếp: Hướng dẫn và nguyên tắc rõ ràng để điền vào bảng chấm công giúp đảm bảo tính chính xác và nhất quán trong toàn tổ chức. Kế toán viên có thể cung cấp đào tạo hoặc hướng dẫn cho nhân viên về các hoạt động chấm công phù hợp.
• Căn chỉnh mục tiêu: việc xem qua bảng chấm công hàng tuần hoặc hàng tháng sẽ giúp chủ dự án biết liệu thời gian đã được sử dụng hiệu quả cho các sáng kiến và nhiệm vụ để đạt được mục tiêu cụ thể đó hay chưa.

2. Vai trò của bảng chấm công

Bảng chấm công chủ yếu được sử dụng trong môi trường công việc cho các mục đích như bảng lương, quản lý nhân sự và kế toán. Nó hoạt động như một kho dữ liệu chứa tất cả các mục nhập thời gian cần thiết để trả lương công bằng cho người lao động. Chúng cũng giúp bạn minh chứng công việc của mình nếu bạn chưa có giải pháp tương tự khác.

Bảng chấm công cũng có thể được sử dụng trong quản lý dự án – nếu bạn là người quản lý dự án hoặc là một thành viên của bộ phận nhân sự.

Hiểu rõ nhóm của bạn dành bao nhiêu thời gian cho các nhiệm vụ có thể giúp bạn phát hiện các vấn đề về quản lý thời gian và cải thiện quy trình làm việc. Theo dõi thời gian là một trong những phương pháp tốt nhất để báo cáo thời gian chính xác, đặc biệt khi làm việc nhóm.

Khi kết hợp với các phương pháp và công cụ khác, Timesheets giúp nâng cao tính minh bạch. Mọi người sẽ biết bạn đã làm việc bao lâu, bạn đã nghỉ bao nhiêu lần và bạn đã nghỉ vào những ngày nào.

Đây cũng là một danh sách rõ ràng giúp nhân viên của bạn theo dõi thời gian làm việc như một bằng chứng công việc. Trong trường hợp của Timesheets ảo, như phần mềm quản lý dự án hoặc phần mềm theo dõi thời gian, người quản lý dự án có thể xem những gì người khác đã làm và trong bao lâu.

Bằng cách đếm chính xác số giờ làm việc, bạn cũng có thể tính toán chi phí dự án, tỷ lệ tham gia của nhân viên và các nguồn lực cần thiết.

3. Các trường hợp sử dụng Timesheets

Để tổng kết, chúng ta có hai hướng (nội bộ và bên ngoài) và bốn tình huống chính để sử dụng Timesheets:

1. Quản lý tiền lương: Bảng chấm công chủ yếu dùng để tính lương nhân viên dựa trên giờ làm việc. Nó cung cấp dữ liệu cần thiết để xử lý bảng lương chính xác, bao gồm giờ làm việc thông thường, làm thêm giờ và thời gian nghỉ phép.
2. Quản lý dự án: Trong ngành công nghiệp dựa trên dự án như xây dựng hoặc phát triển phần mềm, Timesheets giúp theo dõi thời gian dành cho các nhiệm vụ hoặc dự án cụ thể. Thông tin này rất quan trọng để tính giá thành dự án, lập ngân sách và xác định lợi nhuận của dự án.
3. Các ngành dựa trên dịch vụ thanh toán chính xác cho khách hàng: Trong luật, hòa giải, tư vấn, làm việc tự do hoặc các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ theo giờ, bảng chấm công là rất cần thiết. Nó cung cấp bảng phân tích chi tiết về thời gian dành cho các hoạt động khác nhau, cho phép lập hóa đơn chính xác dựa trên công việc thực tế.
4. Quản lý nguồn lực: Bảng chấm công giúp người quản lý hiểu rõ về cách nhân viên phân bổ thời gian cho các nhiệm vụ hoặc dự án khác nhau. Thông tin này hỗ trợ việc phân bổ nguồn lực, xác định các điểm nghẽn và tối ưu hóa quy trình công việc.

Bảng chấm công được lưu trữ nội bộ để phục vụ mục đích kiểm toán, tuân thủ và yêu cầu pháp lý, đánh giá hiệu suất, phân tích và cải tiến nội bộ, dự báo và lập kế hoạch.

4. Bảng chấm công kỹ thuật số và giấy

Có một khả năng thấp rằng bạn sẽ mất dữ liệu khi sử dụng các công cụ trực tuyến dựa trên đám mây so với bảng chấm công trên giấy. Bạn có cảm giác bị đầy bởi đống giấy tờ? Phần lớn các công cụ này an toàn lưu trữ dữ liệu của bạn trên máy chủ hoặc đám mây nhiều năm và thậm chí giúp bạn tìm kiếm dữ liệu một cách dễ dàng.

Khó tin nhưng có công ty vẫn duy trì việc sử dụng Timesheets giấy, giống như tệp PDF này. Họ giải thích rằng, bảng chấm công giấy giúp tiết kiệm chi phí và đơn giản hóa quy trình.

Tuy nhiên, nhược điểm là nhân viên có thể mất bảng chấm công, và do đó không có bằng chứng về công việc để trình bày cho cấp trên. Ngoài ra, việc tìm kiếm trong các Timesheets giấy lưu trữ khó khăn hơn so với phần mềm. Phần mềm sắp xếp tất cả các tài liệu theo yêu cầu của bạn, giúp bạn nhanh chóng tìm ra những gì bạn cần.

Kết hợp Timesheets điện tử với các công cụ quản lý dự án hoặc lập hóa đơn hiện đại có thể giúp công việc quản lý trở nên dễ dàng hơn. Những công cụ này giúp việc lưu trữ, báo cáo và thanh toán trở nên dễ dàng hơn thông qua các quy trình tự động.

Bảng chấm công trực tuyến giúp bạn xem giờ làm việc của nhân viên trong thời gian thực mà không cần phải chờ tài liệu giấy đi qua bộ phận nhân sự. Điều này giúp tiết kiệm thời gian khi dữ liệu chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác.

Lợi ích quan trọng nhất của Timesheets kỹ thuật số là chúng thường đi kèm với giải pháp theo dõi thời gian. Điều này cho phép nhân viên theo dõi số giờ họ dành cho các nhiệm vụ hoặc dự án cụ thể, giúp quá trình theo dõi thời gian trở nên dễ dàng hơn.

5. Bảng chấm công hoạt động như thế nào?

Các công ty yêu cầu nhân viên sử dụng bảng chấm công để theo dõi thời gian làm việc và thời gian nghỉ. Người quản lý lao động có thể phê duyệt Timesheets hoặc yêu cầu bằng chứng để xác định liệu thời gian thêm vào có được sử dụng một cách hiệu quả hay không.

Toàn bộ quy trình khá đơn giản. Nhân viên nhập thời gian làm việc, thời gian nghỉ hoặc ngày nghỉ chính xác theo từng ngày trong tuần. Dữ liệu sau đó được gửi đến người quản lý nhân sự hoặc nhập vào phần mềm chấm công. Cuối cùng, nó sẽ được lưu trữ hoặc nhận sự chấp thuận của người quản lý trước khi được lưu trữ.

Hầu hết các công ty sẽ hướng dẫn bạn cụ thể thời điểm và cách thức hoàn thành Timesheets, do có chính sách về bảng chấm công. Các hướng dẫn này chứa thông tin cần thiết, bao gồm công cụ nào bạn cần sử dụng, cách kiểm tra thời gian của bạn và thời điểm bạn cần gửi bảng chấm công.

Ví dụ, công ty có thể yêu cầu bạn hoàn thành bảng chấm công vào cuối mỗi ngày hoặc tuần làm việc.

Nhiệm vụ của bạn là nhập thời gian làm việc thường xuyên để tăng trách nhiệm công việc. Nhân viên chịu trách nhiệm nhập và theo dõi thời gian làm việc của mình. Điều này ngăn chặn việc lãng phí thời gian, vì bạn có thể yêu cầu họ xác nhận công việc mà họ khẳng định đã hoàn thành. Do đó, họ ít có khả năng lãng phí thời gian vào các hoạt động không hiệu quả.

6. AI đã thay đổi việc quản lý bảng chấm công như thế nào?

AI đã thay đổi đáng kể việc quản lý Timesheetsbằng cách giới thiệu các tính năng tự động hóa và thông minh. Nó hợp lý hóa quy trình theo dõi thời gian, cải thiện độ chính xác và cung cấp thông tin chi tiết có giá trị cho cả nhân viên và người sử dụng lao động. Sau đây là một số cách AI đã tác động đến việc quản lý bảng chấm công:

1. Bảng chấm công thông minh: Học máy đang được sử dụng để tạo Timesheets và trình theo dõi thời gian “thông minh”, đơn giản hóa và tự động hóa quy trình để cải thiện sự tuân thủ. Nó điền các bảng chấm công dựa trên mô hình công việc.
2. Theo dõi thời gian hỗ trợ AI: Công nghệ AI tự động ghi lại và phân loại các nhiệm vụ và hoạt động, đảm bảo độ chính xác và ngăn ngừa lỗi của con người. Nó cũng cung cấp báo cáo mạnh mẽ và thông tin chi tiết có thể hành động.
3. Theo dõi thời gian tự động: Phần mềm theo dõi thời gian được hỗ trợ bởi AI có thể tự động theo dõi thời gian dành cho các ứng dụng khác nhau và tạo ra các bản ghi chính xác hàng ngày, giảm nhu cầu nhập thủ công và tiết kiệm thời gian.
4. Chatbot bảng chấm công: Các chatbot được hỗ trợ bởi AI, chẳng hạn như các chatbot được hỗ trợ bởi GPT của OpenAI, có thể được sử dụng để mô tả các hoạt động công việc và tự động điền vào Timesheets, giúp quy trình hiệu quả hơn.

7. Lựa chọn Timesheets phù hợp cho doanh nghiệp

Nếu bạn không chắc chắn về tần suất sử dụng Timesheets, hãy xem xét nhu cầu của công ty bạn. Thông thường, các tổ chức sử dụng bảng chấm công để tính lương, nghĩa là họ thực sự chỉ cần bảng chấm công mỗi tháng một lần. Tuy nhiên, sau một thời gian dài, nhân viên sẽ không thể nhớ những gì họ đã làm mỗi ngày. Vì lý do này, bạn có thể chọn một trong năm loại bảng chấm công sau:

• Timesheets hàng ngày: Nhân viên ghi lại thời gian vào đầu và cuối mỗi ngày làm việc.
• Timesheets hàng tuần: Nhân viên ghi lại thời gian làm việc của cả tuần vào cuối mỗi tuần.
• Timesheets hai tuần một lần: Công nhân gửi giờ làm việc của họ hai tuần một lần vào một ngày cụ thể.
• Timesheets hàng tháng: Nhân viên gửi bảng chấm công hàng tháng vào ngày bạn chọn.
• Timesheets nửa tháng: Người lao động có thể gửi bảng chấm công của họ hai lần một tháng.

Các ứng dụng trực tuyến giúp việc thêm thời gian làm việc trở nên dễ dàng hơn nếu giao diện của chúng đơn giản và có hướng dẫn hoặc video hướng dẫn. Việc chuyển từ bảng chấm công giấy sang bảng chấm công ảo sẽ không khó nếu bạn kiểm tra tất cả các công cụ phù hợp với nhu cầu của mình.

Phần kết luận

Bảng chấm công là công cụ quan trọng trong việc theo dõi thời gian làm việc, tính lương và quản lý dự án. Nó giúp đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ quy định, từ đó tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng hiệu quả hoạt động.

Dù sử dụng Timesheets giấy hay kỹ thuật số, công nghệ hiện đại, đặc biệt là AI, đã mang đến những giải pháp tự động hóa và thông minh, giúp việc quản lý thời gian trở nên dễ dàng và chính xác hơn.

Việc chọn loại bảng chấm công phù hợp phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Dù là loại nào, việc duy trì sự chính xác và hiệu quả trong quản lý thời gian là yếu tố then chốt để doanh nghiệp phát triển bền vững.