Bạn có thực sự hiểu ý nghĩa của tầm quan trọng của quản lý thời gian tại nơi làm việc ngày nay là gì không? Và nó có thể ảnh hưởng đến cuộc sống của bạn như thế nào? 

Những người có thể thành thạo việc quản lý thời gian có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên đúng đắn, sắp xếp công việc và kiểm soát thời gian tốt hơn. Họ có xu hướng đáp ứng thời hạn trong khi duy trì sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống.

Vì vậy, nếu bạn muốn hiểu cách sắp xếp nhiều cam kết mà không làm mất thời gian hoặc tâm trí của bạn hãy cùng Asia Sotf tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây thôi nào!

1. Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là quá trình lập kế hoạch, tổ chức và phân chia thời gian của bạn cho các hoạt động khác nhau. 

Mỗi người quản lý dự án được giao nhiều việc như thiết lập mức độ ưu tiên, chia nhỏ nhiệm vụ thành các phần có thể quản lý và lập kế hoạch trước lịch trình—tất cả trong một khoảng thời gian giới hạn.

Bạn sẽ cần hiểu đúng về các công cụ và kỹ thuật quản lý thời gian để hoàn thành danh sách việc cần làm của mình. Nhưng trước khi xem xét cách quản lý thời gian có thể tăng năng suất và hiệu quả, hãy hiểu lợi ích của nó.

2. Lợi ích của quản lý thời gian tại nơi làm việc

2.1. Nâng cao năng suất và hiệu quả

Quản lý thời gian tại nơi làm việc đảm bảo xây dựng một lịch trình và thời hạn có cấu trúc giúp nhân viên có thể tuân thủ và làm theo. Điều này có nghĩa là nhân viên có thể làm việc thông minh hơn và làm việc hiệu quả hơn.

Hơn nữa, nó giúp các doanh nghiệp hoàn thành khối lượng công việc nhiều hơn với ít thời gian, công sức và nguồn lực hơn. Quản lý thời gian rất quan trọng đối với câu chuyện thành công của bất kỳ công ty nào, vì nó tạo ra một môi trường làm việc có tổ chức và có thể dự đoán được, mang lại lợi ích cho cả người sử dụng lao động và nhân viên. 

2.2. Quản lý thời gian giúp giảm căng thẳng 

Những nhân viên biết cách quản lý thời gian thôn thông minh có thể hoàn thành công việc hiệu quả hơn, giảm căng thẳng liên quan đến công việc. Theo nghiên cứu, có một mối tương quan nghịch giữa quản lý thời gian và sự lo lắng, điều này hoàn toàn hợp lý. Bởi vì có thể ưu tiên các nhiệm vụ, đặt thời hạn thực tế và hoàn thành chúng đúng hạn sẽ giảm bớt căng thẳng khi bị quá tải, khiến nhân viên cảm thấy có quyền kiểm soát hơn.

Hơn nữa, sự hài lòng trong công việc tăng lên khi nhân viên cảm thấy họ có thể quản lý đúng trách nhiệm của mình. Hãy nghĩ về quản lý thời gian như một cách để đảm bảo rằng nhân viên không làm việc quá sức, cuối cùng có thể dẫn đến kiệt sức, điều này không bao giờ là một dấu hiệu tốt. 

2.3. Cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn

Quản lý thời gian hiệu quả cũng giúp nhân viên tạo ra sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn bằng cách cho phép họ hoàn thành nhiệm vụ trong giờ làm việc một cách hiệu quả. Sự cân bằng này cho phép họ dành nhiều thời gian cho các trách nhiệm nghề nghiệp và các cam kết cá nhân, nuôi dưỡng cảm giác hài hòa và hạnh phúc.

2.4. Tăng cường tập trung bằng cách quản lý thời gian hiệu quả 

Bằng cách có một thói quen làm việc có cấu trúc, quản lý thời gian hỗ trợ nhân viên duy trì mức độ tập trung cao độ vào công việc của họ. 

Đương nhiên, điều này dẫn đến chất lượng công việc tốt hơn và hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn. Mục tiêu ở đây là cải thiện khả năng quản lý sự chú ý của bạn hoặc khả năng ưu tiên những công việc và dự án quan trọng. Điều này có nghĩa là bạn sẽ ít bị lạc hướng bởi các vấn đề khẩn cấp khác.

Nói chung, quản lý thời gian có thể giúp nhân viên đi đúng hướng, duy trì mục đích rõ ràng và đạt được trạng thái trôi chảy, cho phép họ tạo ra công việc chất lượng cao trong thời gian ngắn hơn.

2.5. Hoàn thành công việc đúng tiến độ

Vì nhân viên luôn luôn học cách trau dồi kỹ năng, sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ và đặt thời hạn thực tế, nên họ có thể hoàn thành công việc kịp thời. Điều này giúp xây dựng lòng tin từ các đối tác kinh doanh, khách hàng và cả nhân viên nội bộ. Khi mọi người tin tưởng vào khả năng của bạn để hoàn thành công việc theo kế hoạch, mối quan hệ kinh doanh sẽ được củng cố và phát triển một cách bền vững.

Bên cạnh đó việc đảm bảo hoàn thành công việc đúng tiến độ giúp tăng hiệu suất làm việc của cá nhân và tổ chức. Khi mọi người biết rằng công việc phải được hoàn thành theo thời hạn, họ sẽ tập trung và làm việc một cách hiệu quả hơn. Điều này góp phần nâng cao sản xuất, cung cấp dịch vụ và đạt được mục tiêu kinh doanh.

2.6. Cải thiện sự phát triển nghề nghiệp và cá nhân

Quản lý thời gian hiệu quả cũng dẫn đến sự phát triển cá nhân và nghề nghiệp. Những nhân viên có thể quản lý thời gian một cách chiến lược sẽ phát triển các kỹ năng sống như giải quyết vấn đề, sắp xếp thứ tự ưu tiên, tổ chức,…

Những khả năng này cũng hỗ trợ sự phát triển cá nhân và củng cố các kỹ năng ra quyết định tốt hơn, thiết lập mục tiêu và làm chủ quản lý thời gian.

3. 6 Kỹ thuật quản lý thời gian tốt hơn

3.1. Học cách ưu tiên và sắp xếp công việc

Kỹ thuật này liên quan đến việc quyết định nhiệm vụ nào là quan trọng nhất hoặc khẩn cấp nhất, sau đó sắp xếp thời gian và nỗ lực của bạn cho phù hợp. Dưới đây là một số mẹo bạn có thể làm theo:

• Bắt đầu bằng cách lập danh sách việc cần làm cho tất cả các nhiệm vụ của bạn. (Bạn có thể sử dụng ghi chú dán cổ điển hoặc sử dụng ứng dụng danh sách kiểm tra)
• Xác định các nhiệm vụ khẩn cấp và nhạy cảm về thời gian cần được chú ý ngay lập tức. Bạn có thể sử dụng các kỹ thuật trực quan hóa hoặc sơ đồ tư duy để có cái nhìn tổng quan rõ ràng về các nhiệm vụ của mình.
• Xem xét tầm quan trọng và tác động của từng nhiệm vụ đối với mục tiêu hoặc mục tiêu của bạn.
• Chia nhỏ các nhiệm vụ phức tạp thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, có thể quản lý được.
• Đặt thời hạn thực tế cho từng nhiệm vụ dựa trên mức độ ưu tiên và độ phức tạp của nó.
• Loại bỏ hoặc ủy thác các nhiệm vụ có giá trị thấp hoặc có thể được xử lý bởi những người khác.
• Sử dụng các công cụ hoặc ứng dụng năng suất để theo dõi và quản lý nhiệm vụ của bạn.
• Giải quyết nhiệm vụ khó khăn nhất trước tiên.
• Nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau để tối đa hóa hiệu quả và giảm thiểu chuyển ngữ cảnh.
• Cân nhắc mức năng lượng và trạng thái tinh thần của bạn khi giao nhiệm vụ vào những thời điểm cụ thể trong ngày.
• Học cách nói “không” với những nhiệm vụ hoặc cam kết không phù hợp với ưu tiên của bạn.
• Phân bổ thời gian đệm cho các nhiệm vụ đột xuất hoặc trường hợp khẩn cấp có thể phát sinh.

3.2. Đầu tư vào một phần mềm theo dõi thời gian

Phần mềm theo dõi thời gian cho phép bạn theo dõi và ghi lại thời gian bạn dành cho các hoạt động khác nhau. Nó giúp bạn:

• Nhận thông tin chi tiết về cách bạn phân bổ thời gian, xác định các nhiệm vụ tốn thời gian và phân tích năng suất của bạn
• Theo dõi thời gian của bạn, xác định các mẫu, loại bỏ các hoạt động lãng phí thời gian và thực hiện các điều chỉnh để tối ưu hóa lịch biểu của bạn

Sử dụng các mẹo sau để tận dụng tối đa phần mềm theo dõi thời gian của bạn:

• Sử dụng lời nhắc và thông báo trong phần mềm để đi đúng hướng và tránh bị phân tâm.
• Phân tích nhật ký thời gian của bạn thường xuyên để xác định các mẫu và tối ưu hóa năng suất của bạn.
• Thử nghiệm với các tích hợp và tính năng theo dõi thời gian khác nhau để tìm ra những gì phù hợp nhất với bạn.
• Sử dụng thẻ hoặc nhãn để phân loại các hoạt động của bạn và dễ dàng xem xét phân phối thời gian của bạn.
• Tùy chỉnh bảng điều khiển của phần mềm theo dõi thời gian để hiển thị thông tin phù hợp nhất cho quy trình làm việc của bạn.
• Đồng bộ hóa phần mềm theo dõi thời gian của bạn trên các thiết bị để theo dõi và quản lý thời gian của bạn mọi lúc mọi nơi một cách liền mạch.

3.3. Thử chặn thời gian 

Chặn thời gian liên quan đến việc dành ra các khoảng thời gian cụ thể cho một số nhiệm vụ hoặc hoạt động nhất định. Kỹ thuật này giúp bạn trở nên tập trung và hiệu quả hơn bằng cách loại bỏ những phiền nhiễu và gián đoạn trong khoảng thời gian đó.

Thực hiện theo những điều sau để tìm hiểu nghệ thuật chặn thời gian:

• Chia ngày của bạn thành các khối thời gian, phân bổ các nhiệm vụ hoặc hoạt động cụ thể cho từng khối.
• Đặt thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng cho mỗi khối để tạo cấu trúc và kỷ luật.
• Tránh đa nhiệm và tập trung vào một nhiệm vụ trong mỗi khoảng thời gian.
• Loại bỏ phiền nhiễu trong khoảng thời gian của bạn bằng cách tắt thông báo hoặc tìm một không gian làm việc yên tĩnh.
• Ưu tiên thời gian giải lao và nghỉ ngơi để duy trì năng suất và ngăn ngừa tình trạng kiệt sức.
• Sử dụng các công cụ như lịch, bộ hẹn giờ hoặc ứng dụng năng suất để giúp bạn luôn ngăn nắp và theo dõi tiến trình của mình.
• Rèn luyện tính kỷ luật, tuân thủ các khoảng thời gian của bạn càng nhiều càng tốt và linh hoạt khi cần thiết.

3.4. Xem xét và tổ chức lại lịch trình của bạn

Xem xét và tổ chức lại lịch trình có thể là một chiến lược hữu ích để cải thiện năng suất, quản lý thời gian hiệu quả hơn và đạt được mục tiêu của bạn. Đây là cách bạn có thể thay đổi kiểu lập lịch trình của mình để hiệu quả hơn:

• Hãy xem kỹ lịch trình hiện tại của bạn và đánh giá cách bạn hiện đang sử dụng thời gian của mình.
• Xác định bất kỳ hoạt động lãng phí thời gian nào có thể được loại bỏ hoặc ủy quyền cho người khác. Xem xét những hoạt động nào có thể được sắp xếp hợp lý hoặc kết hợp để tạo ra các khoảng thời gian hiệu quả hơn.
• Đặt ranh giới bằng cách nói không với các cam kết không cần thiết, hạn chế sử dụng mạng xã hội trong giờ làm việc và chỉ định các khoảng thời gian cụ thể để công việc không bị gián đoạn.
• Hãy nhớ rằng các sự kiện bất ngờ hoặc thay đổi ưu tiên có thể phát sinh. Cho phép một số linh hoạt trong lịch trình của bạn để thích ứng với các trường hợp không lường trước được và thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết.
• Lịch trình của bạn là linh hoạt. Định kỳ xem xét và đánh giá lịch trình mới của bạn đang hoạt động tốt như thế nào đối với bạn.
• Khám phá các công cụ và ứng dụng năng suất khác nhau có thể hỗ trợ bạn quản lý thời gian hiệu quả.

3.5. Giảm thiểu phiền nhiễu và trì hoãn

Giảm thiểu phiền nhiễu là chìa khóa để xây dựng một môi trường làm việc thuận lợi. Dưới đây là một số mẹo có thể giúp bạn không bị phân tâm và ít trì hoãn hơn:

• Tạo một không gian làm việc chuyên dụng không bị phân tâm.
• Tắt thông báo trên các thiết bị điện tử.
• Thực hành Kỹ thuật Pomodoro: làm việc trong 25 phút, sau đó nghỉ ngơi ngắn.
• Thực hành chánh niệm và tập trung vào công việc hiện tại.
• Sử dụng củng cố tích cực hoặc phần thưởng để hoàn thành nhiệm vụ.
• Tìm kiếm sự hỗ trợ hoặc một đối tác có trách nhiệm để luôn đi đúng hướng.
• Xác định và giải quyết các lý do cơ bản cho sự trì hoãn.
• Loại bỏ hoặc giảm thiểu những phiền nhiễu từ môi trường, chẳng hạn như sự lộn xộn hoặc tiếng ồn.
• Luôn cam kết với mục tiêu của bạn và nhắc nhở bản thân về lợi ích của việc hoàn thành nhiệm vụ.

3.6. Tránh đa nhiệm

Trái ngược với niềm tin phổ biến, đa nhiệm có thể phản tác dụng và làm giảm hiệu quả. Nó mở đường cho những sai sót, gia tăng căng thẳng và thiếu tập trung. Thay vì cố gắng thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc, hãy áp dụng các mẹo sau:

• Tránh kích hoạt đa nhiệm, chẳng hạn như mở đồng thời nhiều cửa sổ trình duyệt hoặc ứng dụng.
• Giao tiếp với đồng nghiệp và đặt kỳ vọng rõ ràng về tính khả dụng và thời gian phản hồi.
• Nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau để giảm thiểu chuyển ngữ cảnh.
• Học cách nói không với những nhiệm vụ không phù hợp với ưu tiên hoặc làm quá tải khối lượng công việc của bạn.
• Thực hành làm một việc duy nhất bằng cách tập trung hoàn toàn vào một nhiệm vụ cho đến khi hoàn thành.

4. Quản lý thời gian cho các nhóm và cộng tác

Quản lý thời gian hiệu quả đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm hoàn thành nhiệm vụ của họ trong lịch trình đã định và đảm bảo thành công của dự án. Dưới đây là một vài lý do tại sao quản lý thời gian là rất quan trọng trong cài đặt nhóm:

• Tối đa hóa hiệu quả:  Quản lý thời gian giúp các nhóm tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất và tránh sự trì hoãn. Khi mọi người đều nhận thức được vai trò của họ trong dự án và đáp ứng thời hạn, việc hoàn thành dự án đúng hạn sẽ trở nên dễ dàng hơn.
• Tăng năng suất:  Nó khuyến khích các thành viên trong nhóm làm việc cộng tác và giúp ưu tiên công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp. Điều này, đến lượt nó, giúp tăng năng suất và tinh thần đồng đội.
• Dự đoán thời gian tốt hơn:  Quản lý thời gian cũng đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm liên tục đồng bộ với lịch trình dự án. Điều này giúp họ dự đoán họ sẽ cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ, giúp lập kế hoạch và lập lịch trình dự án tốt hơn.
• Cung cấp một bức tranh rõ ràng về tiến độ:  Quản lý thời gian cung cấp một phương tiện để theo dõi tiến độ của nhóm. Do đó, việc đánh giá liệu nhóm có đang đi đúng hướng để hoàn thành dự án đúng hạn hay không hoặc liệu có cần thực hiện các điều chỉnh đối với kế hoạch dự án hay không sẽ trở nên dễ dàng hơn.
• Ít căng thẳng hơn và ít sai lầm hơn:  Quản lý thời gian hiệu quả trong cài đặt nhóm giúp loại bỏ tình trạng quá tải công việc và giảm mức độ căng thẳng. Nó cho phép các nhóm phân bổ đủ thời gian để hoàn thành nhiệm vụ mà không phải vội vàng hoặc giảm chất lượng, giúp ngăn ngừa sai sót và nhầm lẫn.

Quản lý thời gian là nền tảng cho sự thành công của bất kỳ nhóm nào. Bằng cách quản lý thời gian hiệu quả, các thành viên trong nhóm có thể làm việc cộng tác, tăng năng suất, tránh căng thẳng và tạo ra chất lượng công việc cao.

Trên đây là nội dung chia sẻ về cách quản lý thời gian hiệu quả mà Asia Soft muốn gửi đến bạn. Việc phân chia, sắp xếp công việc hợp lý sẽ giúp bạn tối ưu hóa thời gian làm việc. Bên cạnh đó, đừng quên sử dụng phần mềm hỗ trợ lên danh sách công việc và sắp xếp thời gian thông minh của Asia Soft nha!