Đánh giá hiệu suất là một quy trình quan trọng trong quản lý nhân sự, giúp xác định mức độ đóng góp của nhân viên và cải thiện hiệu suất làm việc. Quy trình này không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp nhận diện các nhà lãnh đạo tiềm năng và xác định các nhu cầu đào tạo mà còn tạo ra môi trường làm việc tích cực và hợp tác hơn. Để hiểu rõ hơn về đánh giá hiệu suất, chúng ta hãy cùng Asiasoft khám phá quy trình chi tiết và những lợi ích mà nó mang lại cho cả doanh nghiệp và nhân viên.

1. Đánh giá hiệu suất là gì?

Đánh giá hiệu suất là đánh giá bằng văn bản về những đóng góp của một cá nhân trong công việc. Những đánh giá này yêu cầu người quản lý xem xét năng suất làm việc, các kỹ năng và năng lực thiết yếu, khả năng đáp ứng thời hạn, khả năng làm việc nhóm và lịch sử tham dự của nhân viên.

Nhiều công ty có mẫu riêng cho các đánh giá này, nhưng hầu hết đều tuân theo một cấu trúc tương tự. Đánh giá nhân viên thường yêu cầu người quản lý đưa ra nhận xét hoặc sử dụng hệ thống xếp hạng để đánh giá khả năng của các thành viên trong nhóm trong việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể và thành thạo một số kỹ năng nhất định. Các đánh giá này cũng mời người quản lý kể lại những đóng góp của nhân viên và các lĩnh vực mà họ cần cải thiện.

Các công ty ở mọi quy mô thường tiến hành đánh giá nhân viên hàng năm như một phần của quy trình đánh giá cuối năm. Trong một số trường hợp, người quản lý sẽ cung cấp đánh giá sau ngày kỷ niệm làm việc của nhân viên. Đánh giá thường xác định liệu một thành viên trong nhóm có được thăng chức hay tăng lương hay không.

2. 6 bước đánh giá hiệu suất của nhân viên

Các công ty cần có một khuôn khổ đánh giá chuẩn để đánh giá hiệu suất của nhân viên một cách hiệu quả và đánh giá từng nhân viên theo các số liệu hiệu suất chuẩn đó. Sau đây là hướng dẫn từng bước để đánh giá nhân viên một cách hiệu quả:

2.1. Đặt ra tiêu chuẩn hiệu suất

Điều quan trọng là phải thiết lập các tiêu chuẩn hiệu suất rõ ràng nêu rõ những gì một nhân viên trong một vai trò cụ thể được kỳ vọng sẽ hoàn thành và cách thức thực hiện công việc. Các tiêu chuẩn tương tự phải được áp dụng cho hiệu suất của một nhân viên đối với mọi nhân viên trong cùng một vị trí. Tất cả các tiêu chuẩnphải có thể đạt được và liên quan trực tiếp đến mô tả công việc của người đó.

2.2. Đặt ra các mục tiêu cụ thể

Bạn cũng nên đặt ra các mục tiêu cụ thể cho từng nhân viên, không giống như các tiêu chuẩn hiệu suất có thể áp dụng cho nhiều nhân viên. Các mục tiêu cụ thể cho điểm mạnh và điểm yếu của từng nhân viên và có thể giúp họ cải thiện kỹ năng hoặc học thêm kỹ năng mới.

Làm việc để đạt được mục tiêu nghề nghiệp và vượt qua thách thức sẽ giúp người lao động cảm thấy gắn bó hơn với công việc của mình đồng thời mang lại sự hài lòng cao hơn trong công việc và năng suất tốt hơn. Làm việc với từng nhân viên để đặt ra các mục tiêu hợp lý và phù hợp với vị trí của họ để thiết lập cho họ thành công.

2.3. Ghi chép trong suốt năm

Theo dõi hiệu suất của nhân viên và tạo hồ sơ hiệu suất cho từng nhân viên. Lưu giữ hồ sơ về những thành tích hoặc sự cố đáng chú ý, dù là tích cực hay tiêu cực. Hãy nhớ rằng bạn cũng có thể phản hồi ngay cho nhân viên khi có điều gì đó nổi bật, bạn không cần phải đợi đến quá trình đánh giá hiệu suất cuối năm để khen ngợi hoặc phê bình mang tính xây dựng.

2.4. Chuẩn bị đánh giá hiệu suất nhân viên

Khi đến lúc đánh giá nhân viên, tốt nhất là bạn nên chuẩn bị trước cho cuộc họp. Xem lại tài liệu của bạn dành cho nhân viên trước cuộc họp và ghi chú những gì bạn muốn thảo luận với nhân viên.

Đánh giá hiệu suất nên chủ yếu là về các yếu tố tích cực trong hiệu suất của nhân viên, với lời khuyên hữu ích về cải thiện trong tương lai. Xét cho cùng, nếu đánh giá hiệu suất gần đây nhất của nhân viên chủ yếu là tiêu cực, có lẽ họ sẽ không còn làm việc cho bạn nữa.

2.5. Đưa ra lời khuyên xây dựng trong đánh giá

Khi bạn cần đưa ra lời phê bình trong quá trình đánh giá, hãy trung thực và thẳng thắn khi đưa ra phản hồi. Đừng cố tô hồng hay hạ thấp tình hình, điều này có thể khiến nhân viên bối rối. Hãy đưa ra ví dụ rõ ràng và sau đó đưa ra lời khuyên hữu ích, cụ thể về cách nhân viên có thể phát triển và cải thiện hiệu suất làm việc trong tương lai.

2.6. Đừng so sánh nhân viên

Mục đích của đánh giá nhân viên là xem xét hiệu suất của từng nhân viên so với một bộ số liệu đánh giá hiệu suất chuẩn. Việc so sánh hiệu suất của một nhân viên với hiệu suất của một nhân viên khác là không hữu ích và việc làm như vậy có thể dẫn đến sự cạnh tranh không lành mạnh và oán giận. Luôn quay lại khuôn khổ đánh giá của bạn để đánh giá hiệu suất của một nhân viên, chứ không phải hiệu suất của những người lao động khác.

Việc sử dụng các mẫu đánh giá và đánh giá hiệu suất nhân viên có thể giúp mọi thứ được cân bằng, vì bạn sẽ đặt những câu hỏi giống nhau và phân tích cùng một số liệu giữa cả hai nhân viên.

2.7. Đánh giá hiệu suất, không phải tính cách

Đánh giá của bạn nên tập trung vào việc nhân viên thực hiện công việc của họ tốt như thế nào thay vì đặc điểm tính cách của họ. Khi bạn đánh giá tính cách của nhân viên, họ có thể cảm thấy bị tấn công và cuộc trò chuyện có thể trở nên thù địch.

Ví dụ, thay vì đưa ra phản hồi về việc nhân viên thiếu chín chắn hoặc cảm xúc, sẽ hiệu quả hơn nếu đưa ra ví dụ cụ thể về hành động của nhân viên tại nơi làm việc thể hiện những đặc điểm đó. Đừng coi lời chỉ trích là nhắm vào cá nhân; hãy luôn liên hệ nó với công việc.

2.8. Nghệ thuật đối thoại trong đánh giá nhân viên

Đánh giá nhân viên không nên là một con đường một chiều, nơi người quản lý đưa ra phản hồi mang tính xây dựng và nhân viên lắng nghe mà không phản hồi. Thay vào đó, đánh giá nhân viên hiệu quả nên là cuộc trò chuyện giữa hai bên. Hãy lắng nghe mối quan tâm của nhân viên và cách họ muốn sự nghiệp của mình phát triển. Tìm hiểu cách bạn và nhóm lớn hơn có thể giúp nhân viên đạt được mục tiêu nghề nghiệp của họ.

Bạn cũng có thể yêu cầu nhân viên tự đánh giá cách họ nghĩ rằng họ đã thực hiện công việc của mình trong năm. Đánh giá hiệu suất nên cho phép nhân viên xem xét nơi làm việc, quản lý của họ và bản thân họ và suy ngẫm về sự phát triển nghề nghiệp của họ.

2.9. Đặt câu hỏi cụ thể

Để thúc đẩy các cuộc trò chuyện hiệu quả với nhân viên trong thời gian đánh giá, bạn có thể vào phòng với những câu hỏi cụ thể mà bạn muốn thảo luận với nhân viên. Sau đây là một số câu hỏi bạn có thể hỏi nhân viên để khơi dậy cuộc trò chuyện và nhận được thông tin có giá trị:

• Bạn hy vọng đạt được điều gì trong công ty năm nay?
• Bạn cần nguồn lực hoặc sự hỗ trợ nào từ bộ phận này để đạt được mục tiêu của mình?
• Thách thức lớn nhất của bạn trong việc đạt được mục tiêu kinh doanh trong năm nay là gì?
• Bạn muốn nhận phản hồi thường xuyên như thế nào?
• Làm sao tôi có thể trở thành người quản lý tốt hơn đối với bạn?
• Bạn thích điều gì ở công việc của mình?
• Bạn đã đạt được mục tiêu cá nhân hoặc công việc nào gần đây?
• Có trải nghiệm hoặc hành động nào khiến bạn tự hào nhất kể từ lần đánh giá trước không?
• Mục tiêu nghề nghiệp dài hạn của bạn là gì và tổ chức có thể giúp bạn đạt được mục tiêu đó như thế nào?
• Bạn muốn phát triển những kỹ năng mới nào trong năm nay? Chúng tôi có thể cung cấp khóa đào tạo nào để giúp phát triển những kỹ năng đó không?
• Điều gì mang lại cho bạn niềm vui trong công việc bạn làm?
• Bạn muốn thực hiện dự án hoặc mục tiêu nào trong tương lai?

Việc đặt câu hỏi sẽ cho phép nhân viên của bạn bày tỏ cảm xúc, mối quan tâm và ý kiến của mình mà không sợ hãi và khiến họ cảm thấy được lắng nghe.

2.10. Quy trình đánh giá liên tục

Lý tưởng nhất là đánh giá nhân viên là một quá trình liên tục, không phải là một nhiệm vụ một lần. Thường xuyên đưa ra phản hồi mang tính xây dựng và liên lạc với nhân viên để xem họ đang làm việc như thế nào hướng tới mục tiêu hàng năm của mình để giúp cải thiện tinh thần của nhân viên và giữ cho nhân viên đi đúng hướng trong khi cải thiện chất lượng công việc. Mở rộng giao tiếp giữa bạn và nhóm của bạn sẽ cải thiện văn hóa công ty và khiến nhân viên sẵn sàng đến gặp bạn hơn nếu có bất kỳ vấn đề nào phát sinh trước khi chúng trở thành vấn đề lớn.

3. Lợi ích của việc theo dõi hiệu suất của nhân viên

Giám sát hiệu suất nhân viên là một khía cạnh quan trọng của quản lý hiệu quả và thành công của tổ chức. Khi được thực hiện đúng cách, nó mang lại nhiều lợi ích góp phần vào sự phát triển cá nhân và tập thể trong công ty. Dưới đây là một số lợi ích của việc theo dõi hiệu suất của nhân viên:

• Luôn cập nhật thông tin và thống nhất quan điểm với các thành viên trong nhóm của bạn.
• Bạn có cơ hội xác định những nhà lãnh đạo tương lai và khen thưởng những người làm việc tốt.
• Bạn sẽ có được thông tin quan trọng cho phép bạn đặt ra mục tiêu hợp lý, có thể cải thiện tinh thần và giảm tỷ lệ nghỉ việc.
• Bạn sẽ tìm hiểu về những quy trình có thể cản trở năng suất kinh doanh của bạn.
• Bạn có thể tìm thấy cơ hội cung cấp thêm đào tạo và hỗ trợ cho các thành viên trong nhóm.
• Biết rằng mình được theo dõi có thể giúp nhân viên tập trung hơn, nâng cao hiệu quả công việc.
• Đánh giá của nhân viên cho phép bạn nói chuyện riêng với từng thành viên trong nhóm để nhận phản hồi về vai trò và kỳ vọng của họ.
• Đánh giá cho phép bạn đảm bảo mỗi nhân viên đều hiểu được kỳ vọng của bạn đối với họ.
• Đánh giá hiệu quả có thể thúc đẩy môi trường làm việc hợp tác.

4. Mục đích của việc đánh giá nhân viên là gì?

Khi bạn đánh giá hiệu suất của nhân viên, bạn sẽ có được cái nhìn sâu sắc có giá trị về văn hóa công ty đồng thời giúp nhân viên hiểu rõ hơn những gì được mong đợi ở họ. Nó có thể cung cấp lời khuyên hữu ích và lời phê bình mang tính xây dựng cho các thành viên trong nhóm, cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ để cải thiện hiệu suất của họ trong tương lai.

Nó cũng sẽ giúp bạn đánh giá điểm mạnh và động lực của từng nhân viên trong khi giúp bạn lập kế hoạch cho tương lai của họ tại công ty của bạn. Sử dụng các số liệu chuẩn rất hữu ích cho tính khách quan trong quá trình đánh giá hiệu suất, đặc biệt là khi đánh giá khả năng được thăng chức, tăng lương và thưởng của họ.

5. Phần kết luận

Đánh giá hiệu suất là một quy trình quan trọng trong quản lý nhân sự, giúp xác định mức độ đóng góp của nhân viên và cải thiện hiệu suất làm việc. Quy trình này bao gồm việc đặt ra các tiêu chuẩn hiệu suất rõ ràng, mục tiêu cụ thể, theo dõi và ghi chép hiệu suất, chuẩn bị cho các buổi đánh giá, và cung cấp phản hồi liên tục

Lợi ích của đánh giá hiệu suất bao gồm việc nhận diện các nhà lãnh đạo tiềm năng, xác định các nhu cầu đào tạo, cải thiện quy trình làm việc, và tạo ra môi trường làm việc tích cực và hợp tác hơn. Điều này không chỉ giúp nhân viên cảm thấy được đánh giá công bằng và có cơ hội phát triển, mà còn góp phần vào sự thành công bền vững của doanh nghiệp.

Tóm lại, đánh giá hiệu suất giúp doanh nghiệp nắm bắt hiệu quả công việc của nhân viên, tạo ra môi trường làm việc năng động và thúc đẩy sự phát triển chung của tổ chức.