Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, quản lý hóa đơn không chỉ đơn thuần là việc ghi nhận các giao dịch tài chính mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự minh bạch và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Hiểu rõ quy trình quản lý hóa đơn và áp dụng các công nghệ tiên tiến để tự động hóa quy trình này sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ giảm thiểu rủi ro mà còn tối ưu hóa dòng tiền. Để hiểu rõ hơn, chúng ta sẽ cùng Asiasoft khám phá các bước cụ thể trong quy trình quản lý hóa đơn và lợi ích của việc tự động hóa quy trình này.

1. Quản lý hóa đơn là gì?

Quản lý hóa đơn là một quy trình kế toán liên quan đến việc tiếp nhận, nhập và theo dõi hóa đơn của nhà cung cấp và thông tin mà chúng cung cấp. Hóa đơn là một tài liệu quan trọng truyền đạt thông tin chi tiết về các sản phẩm và dịch vụ được mua từ các doanh nghiệp khác.

Thông tin này được đưa vào hệ thống kế toán của doanh nghiệp và được sử dụng để giúp theo dõi các giao dịch mua, thanh toán và việc mua sản phẩm và dịch vụ. Cách quản lý hóa đơn là một phần không thể thiếu trong việc quản lý kế toán tổng thể của doanh nghiệp.

Quản lý hóa đơn cũng có thể được gọi là xử lý hóa đơn. Ở cấp độ cơ bản nhất, nó bao gồm việc tiếp nhận hóa đơn và nhập thông tin mà chúng cung cấp vào sổ kế toán của doanh nghiệp. Theo truyền thống, điều này được thực hiện thủ công. Trong thế giới kinh doanh hiện đại, khối lượng hóa đơn và thông tin được doanh nghiệp xử lý đã tăng lên gấp bội, tốc độ thực hiện việc này đã tăng lên và tự động hóa kế toán đang chuyển đổi quy trình bằng các ứng dụng kỹ thuật số.

2. Quy trình quản lý hóa đơn

Mỗi tổ chức sử dụng một phương pháp hơi khác nhau để quản lý hóa đơn. Tuy nhiên, quy trình làm việc chung thường trông giống như sau:

2.1. Bước 1: Nhận hóa đơn

Nhà cung cấp và người bán có thể gửi hóa đơn qua email, cổng thông tin trực tuyến hoặc thư. Công ty của bạn có thể có một điểm liên hệ cho tất cả các hóa đơn hoặc nhiều người nhận hóa đơn và chuyển chúng đến bộ phận phải trả.

2.2. Bước 2: Nhập dữ liệu hóa đơn vào hệ thống phải trả

Nhân viên quản lý khoản phải trả có thể nhập thủ công thông tin chi tiết về hóa đơn vào hệ thống kế toán hoặc sử dụng phần mềm để thu thập và nhập dữ liệu hóa đơn tự động.

2.3. Bước 3: Xem xét và phê duyệt hóa đơn

Nhân viên trong bộ phận phải trả của bạn sẽ đối chiếu hóa đơn với lệnh mua hàng và/hoặc biên lai giao hàng để đảm bảo hóa đơn hợp lệ. Sau đó, chúng được chuyển đến nhân viên phù hợp để phê duyệt.

2.4. Bước 4: Thanh toán hóa đơn

Sau khi được chấp thuận, bộ phận phải trả sẽ thanh toán hóa đơn. Họ có thể chuẩn bị séc giấy để ký hoặc sử dụng phương thức thanh toán điện tử để tăng hiệu quả và khả năng truy xuất.

2.5. Bước 5: Lưu giữ hồ sơ và báo cáo

Bạn phải lưu giữ hồ sơ của tất cả các hóa đơn và khoản thanh toán để dễ dàng truy xuất và kiểm toán. Tùy thuộc vào quy trình của công ty, các hồ sơ này có thể là giấy hoặc kỹ thuật số.

3. Những thách thức lớn nhất khi quản lý hóa đơn là gì?

Trong khi các doanh nghiệp nhỏ chỉ nhận được một vài hóa đơn mỗi tháng, các doanh nghiệp lớn nhận được hàng trăm hóa đơn mua hàng. Quản lý hóa đơn hàng loạt không phải là một lựa chọn, vì mỗi hóa đơn phải được xác thực và kiểm tra riêng lẻ.

Do đó, nảy sinh rất nhiều thách thức trong việc quản lý hóa đơn:

3.1. Việc xử lý hóa đơn mất nhiều thời gian

Xử lý hóa đơn thủ công là một quá trình dài và tốn thời gian. Mỗi hóa đơn phải được xem xét, xác thực và đối chiếu với các hóa đơn trước khi phê duyệt. Quá trình này có thể mất nhiều tuần để các doanh nghiệp lớn xử lý một hóa đơn duy nhất.

3.2. Thanh toán không thường xuyên có thể khiến bạn mất uy tín

Uy tín và thiện chí là hai yếu tố quan trọng trong mối quan hệ với nhà cung cấp. Nhiều lần trễ hạn và thói quen thanh toán không đều có thể khiến bạn mất uy tín với tư cách là khách hàng và dẫn đến danh tiếng kém. Điều này có thể dẫn đến mất các giao dịch tốt với các nhà cung cấp đã thành danh.

3.3. Quản lý dòng tiền bị gián đoạn

Quản lý nhiều hóa đơn từ nhiều nhà cung cấp khác nhau rất khó khăn. Ngay cả khi bạn đã cập nhật tất cả các khoản thanh toán, một số nhà cung cấp có thể gửi hóa đơn trễ. Một vấn đề khác có thể phát sinh là nhận được hóa đơn hai lần cho cùng một giao dịch mua. Bạn có thể phải trả gấp đôi cho một giao dịch mua. Điều này gây ra rắc rối khi phải thu hồi thêm tiền.

Những dòng tiền chảy ra chưa từng có này có thể gây gián đoạn dòng tiền của công ty . Ngoài ra, tổng quan không rõ ràng về các giao dịch mua và chi phí chính xác có thể gây ra vấn đề trong quy trình quản lý dòng tiền.

3.4. Sự phức tạp của việc trích xuất dữ liệu có thể dẫn đến ô nhiễm dữ liệu

Các công ty xử lý hàng trăm hóa đơn mỗi tháng. Nhiều điểm dữ liệu trong hóa đơn là các số lớn trên một phạm vi các điểm dữ liệu. Trích xuất dữ liệu thủ công có thể dẫn đến ô nhiễm dữ liệu. Một vài lỗi đơn giản có thể dẫn đến tình trạng tiếp tục nhầm lẫn, chi tiêu quá mức, thanh toán chậm trễ và bỏ lỡ,…

4. Tự động hóa giúp tránh được những sai lầm trong quản lý hóa đơn như thế nào?

Phần mềm quản lý hóa đơn mang lại nhiều lợi thế hơn so với quy trình quản lý hóa đơn truyền thống.

Hãy cùng xem xét một số lợi ích của việc tự động hóa quản lý hóa đơn và cách nó có thể giúp tổ chức của bạn vượt qua các thách thức về hiệu quả, độ chính xác và bảo mật.

4.1. Nhập dữ liệu và phê duyệt hợp lý

Phần mềm quản lý hóa đơn tự động có thể giúp khắc phục các vấn đề về hiệu quả. Bạn có thể nhanh chóng nhập hóa đơn vào phần mềm mà không cần nhập thủ công và đơn giản hóa quy trình phê duyệt.

Phần mềm quản lý hóa đơn phù hợp cũng có thể tích hợp với phần mềm kế toán của bạn để giảm bớt việc nhập liệu thủ công và tăng tốc độ đối chiếu tài khoản.

4.2. Quản lý hóa đơn giúp tiết kiệm chi phí

Tự động hóa quá trình xử lý hóa đơn cho phép nhóm của bạn dành ít thời gian hơn cho mỗi hóa đơn, giảm chi phí xử lý. Điều này lý tưởng cho các tổ chức muốn mở rộng quy mô.

Bạn có thể giảm chi phí xử lý hóa đơn của mình bao nhiêu bằng tự động hóa? Điều này phụ thuộc vào quy trình làm việc của bạn và số lượng hóa đơn bạn xử lý mỗi tháng.

Tuy nhiên, một nghiên cứu của APQC công bố trên tạp chí CFO cho thấy chi phí trung bình cho mỗi hóa đơn đã giảm từ 3,94 đô la xuống 2,80 đô la từ năm 2018 đến năm 2022, phần lớn là do tự động hóa hóa đơn.

Khi bạn nhân số tiền tiết kiệm đó với hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn hóa đơn mỗi tháng, thì đó là khoản tiết kiệm chi phí đáng kể.

Tự động lập lịch thanh toán cũng cho phép bạn tận dụng các khoản chiết khấu thanh toán sớm và tránh phí trả chậm.

4.3. Cải thiện độ chính xác của các khoản phải trả

Phần mềm quản lý hóa đơn tự động có thể khuyến khích nhà cung cấp gửi hóa đơn kỹ thuật số để xử lý và theo dõi dễ dàng hơn.

Nó cũng tạo điều kiện cho việc đối chiếu hai hoặc ba chiều, đối chiếu chéo hóa đơn nhà cung cấp với lệnh mua và biên lai giao hàng để giúp bạn tránh thanh toán trùng lặp và giảm chi phí sửa lỗi.

4.4. Quản lý hóa đơn giúp bảo vệ chống gian lận

Khi sử dụng hệ thống quản lý hóa đơn tự động, bạn có thể thiết lập một điểm duy nhất (email, cổng thông tin) để nhận tất cả hóa đơn.

Điều này hỗ trợ quản lý và lưu trữ an toàn các hóa đơn mật và các tài liệu công ty liên quan khác.

Bạn có thể triển khai các biện pháp kiểm soát truy cập và phân quyền người dùng chặt chẽ trong hệ thống quản lý hóa đơn của mình.

Điều này đảm bảo dữ liệu thanh toán của bạn chỉ được những người có quyền truy cập được chấp thuận nhìn thấy. Nó cũng làm giảm khả năng gian lận hoặc sửa đổi dữ liệu hóa đơn.

4.5. Tăng cường tuân thủ với quản lý hóa đơn 

Môi trường pháp lý thay đổi có thể tác động đến quy trình lập hóa đơn của bạn và các nhân viên quản lý khoản phải trả quá tải sẽ khó theo kịp các quy định mới và thích nghi với chúng.

Nhà cung cấp giải pháp quản lý hóa đơn phù hợp có thể đảm bảo nhóm AP của bạn có thông tin mới nhất về các yêu cầu tuân thủ đối với các khu vực pháp lý khác nhau và hỗ trợ thay đổi quy định một cách liền mạch.

5. Làm thế nào để bắt đầu tự động hóa việc quản lý hóa đơn

Cho dù bạn mới bắt đầu hành trình quản lý hóa đơn hay muốn kết hợp thêm nhiều lớp tự động hóa vào quy trình xử lý hóa đơn, sau đây là các bước bạn cần thực hiện để đạt được thành công.

5.1. Bước 1 trong quản lý hóa đơn: Xác định mục tiêu 

Trước khi bạn bắt đầu nghiên cứu các giải pháp tiềm năng hoặc lên lịch trình demo, việc xác định mục tiêu bạn muốn đạt được là rất quan trọng.

• Bạn có muốn quy trình phê duyệt nhanh hơn không?
• Bạn có được lợi khi lên lịch thanh toán để được hưởng chiết khấu hoặc tránh phí trả chậm không?
• Bạn có muốn loại bỏ các hoạt động thủ công như nhập thông tin hóa đơn vào hệ thống kế toán không?
• Bạn có muốn hiểu rõ hơn về các biện pháp kiểm soát nội bộ của mình không?

Xác định rõ mục tiêu sẽ định hình giai đoạn cho dự án cải thiện quản lý hóa đơn. Nó cũng giúp bạn ghi nhớ bức tranh toàn cảnh khi đánh giá các giải pháp tiềm năng thay vì bị cuốn theo những lời chào hàng hào nhoáng.

5.2. Bước 2: Lập bản đồ quy trình xử lý hóa đơn hiện tại của bạn

Đánh giá quy trình xử lý hóa đơn hiện tại và lập sơ đồ tất cả các bước liên quan.

Đảm bảo quy trình làm việc được ghi chép của bạn bao gồm:

• Điểm bắt đầu hoặc sự kiện kích hoạt cho quy trình xử lý hóa đơn của bạn
• Mọi bước trong quy trình, từ khâu tiếp nhận đến khâu lưu trữ
• Ai có liên quan
• Các hệ thống và ứng dụng bị ảnh hưởng bởi quy trình quản lý hóa đơn của bạn

Hãy lập bản đồ chính xác về cách thức tiến trình thực sự diễn ra hiện tại không chỉ những gì các quy trình được ghi chép lại của bạn cho là sẽ diễn ra.

Điều này giúp bạn phát hiện các vòng lặp, điểm nghẽn và các lĩnh vực khác mà tự động hóa có thể cải thiện.

5.3. Bước 3: Vạch ra quy trình làm việc mong muốn 

Bây giờ bạn đã có bức tranh toàn cảnh về quy trình làm việc hiện tại của mình, bạn muốn nó hoạt động như thế nào?

Hãy xem xét các nhiệm vụ có thể được tự động hóa để cải thiện hiệu quả, độ chính xác và bảo mật, chẳng hạn như:

• Tập trung hóa việc nhận tất cả các hóa đơn vào một cổng thông tin hoặc địa chỉ email duy nhất
• Đối chiếu hóa đơn đã gửi với đơn đặt hàng và biên lai giao hàng
• Nộp hóa đơn để phê duyệt
• Xác định thời hạn để đảm bảo thanh toán được thực hiện đúng hạn
• Ghi lại hóa đơn và thanh toán vào sổ cái
• Phát hành báo cáo công nợ phải trả hàng tháng và theo dõi KPI
• Tập trung lưu trữ hồ sơ AP

5.4. Bước 4: Chọn phần mềm quản lý hóa đơn phù hợp

Bây giờ bạn đã xác định được mục tiêu của mình, bạn có thể chọn hệ thống quản lý phù hợp với nhu cầu kinh doanh của mình.

Một số tính năng và chức năng cần xem xét bao gồm:

• Tính linh hoạt trong cách thức đưa hóa đơn của bạn vào phần mềm quản lý hóa đơn
• Khả năng điều chỉnh quy trình phê duyệt của bạn để phù hợp với các quy tắc kinh doanh của bạn
• Các tùy chọn thanh toán phù hợp với doanh nghiệp của bạn, chẳng hạn như ACH, thẻ tín dụng, séc và chuyển khoản quốc tế
• Tích hợp hai chiều với công nghệ tài chính hiện tại của bạn

Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, việc quản lý hóa đơn hiệu quả là rất quan trọng để duy trì hoạt động trơn tru và sức khỏe tài chính. Phần mềm ASIA ENTERPRISE xuất hiện như một giải pháp toàn diện được thiết kế để đơn giản hóa và tự động hóa các phức tạp của quản lý hóa đơn. Bài luận này khám phá các tính năng, lợi ích và tầm quan trọng của việc sử dụng phần mềm ASIA ENTERPRISE để quản lý hóa đơn.

Phần mềm ASIA ENTERPRISE được trang bị với nhiều tính năng phục vụ các khía cạnh khác nhau của quản lý hóa đơn. Bao gồm:

1. Nhập dữ liệu tự động: Phần mềm có thể tự động thu thập và nhập dữ liệu hóa đơn, giảm thiểu nhu cầu nhập liệu thủ công và giảm thiểu lỗi.
2. Theo dõi thời gian thực: Người dùng có thể theo dõi trạng thái của hóa đơn trong thời gian thực, đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong suốt quá trình.
3. Khả năng tích hợp: ASIA ENTERPRISE tích hợp liền mạch với các hệ thống kế toán và ERP hiện có, tạo điều kiện cho luồng dữ liệu và đồng bộ hóa mượt mà.
4. Quy trình phê duyệt: Phần mềm hỗ trợ quy trình phê duyệt tùy chỉnh, đảm bảo rằng hóa đơn được xem xét và phê duyệt kịp thời bởi các nhân viên liên quan.
5. Kiểm toán và tuân thủ: Nó cung cấp các tính năng theo dõi kiểm toán và tuân thủ mạnh mẽ, giúp các tổ chức tuân thủ các yêu cầu pháp lý và chính sách nội bộ.

5.5. Bước 5: Triển khai và đào tạo

Đào tạo nhóm của bạn về hệ thống mới và lập kế hoạch chuyển đổi từng giai đoạn từ quy trình thủ công. Nhà cung cấp giải pháp có thể hỗ trợ triển khai phần mềm và đào tạo đội ngũ của bạn.

Việc có các nguồn tài nguyên trực tuyến, chẳng hạn như hội thảo trên web, hướng dẫn và cơ sở kiến thức để giải đáp các câu hỏi phát sinh sau này hoặc đào tạo các thành viên mới trong nhóm cũng rất hữu ích.

Kết luận

Quản lý hóa đơn là một phần không thể thiếu trong hoạt động kế toán của bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt khi doanh nghiệp phát triển và lượng hóa đơn tăng lên đáng kể. Việc áp dụng tự động hóa trong quản lý hóa đơn không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu sai sót mà còn đảm bảo tính chính xác và bảo mật cao hơn. Đầu tư vào phần mềm phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng cường khả năng cạnh tranh trong môi trường kinh doanh hiện đại.