Khám phá sức mạnh của chỉ số KPI trong việc đo lường và nâng cao hiệu suất doanh nghiệp! Bài viết Asiasoft sẽ giúp bạn hiểu rõ về các chỉ số hiệu suất chính, các loại KPI phổ biến và cách áp dụng chúng để đạt được mục tiêu kinh doanh. Đừng bỏ lỡ cơ hội tối ưu hóa chiến lược của bạn với những thông tin quý giá về KPI!

1. Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) là gì?

Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) là những phép đo định lượng được sử dụng để đánh giá hiệu suất tổng thể dài hạn của một công ty. KPI đặc biệt giúp xác định thành tích chiến lược, tài chính và hoạt động của một công ty, đặc biệt khi so sánh với các doanh nghiệp khác trong cùng lĩnh vực. Chúng cũng có thể được sử dụng để đánh giá tiến độ hoặc thành tích so với một bộ tiêu chuẩn hoặc hiệu suất trong quá khứ.

2. 3 cấp độ của chỉ số hiệu suất (KPI)

Các chỉ số hiệu suất chính được sử dụng trong kinh doanh để đánh giá hiệu suất và tiến độ hướng tới các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được. Chúng có thể được so sánh với:

• Một tiêu chuẩn đã được xác định trước
• Các đối thủ cạnh tranh khác trong ngành
• Hiệu suất của doanh nghiệp theo thời gian

Các công ty có thể sử dụng KPI trên ba cấp độ rộng.

2.1. Công ty

KPI toàn công ty tập trung vào sức khỏe và hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp. Những loại KPI này hữu ích trong việc thông báo cho ban quản lý về tình hình hoạt động của toàn công ty. Tuy nhiên, chúng thường không đủ chi tiết để đưa ra quyết định. KPI toàn công ty thường khởi đầu các cuộc thảo luận về lý do tại sao một số bộ phận hoạt động tốt hoặc kém.

2.2. Bộ phận

KPI cấp bộ phận cụ thể hơn so với KPI toàn công ty và thường cung cấp thông tin về lý do tại sao các kết quả cụ thể xảy ra. Các công ty thường đi sâu vào KPI cấp bộ phận để hiểu rõ hơn về kết quả của KPI toàn công ty. Ví dụ, nếu doanh thu tổng thể giảm, công ty có thể muốn xem xét tỷ lệ chuyển đổi khách hàng hoặc mức độ hài lòng của khách hàng trong các bộ phận cụ thể.

2.3. Dự án hoặc Phân bộ phận

Nếu một công ty chọn đi sâu hơn nữa, họ có thể sử dụng KPI cấp dự án hoặc cấp phân bộ phận. Những KPI này thường phải được yêu cầu bởi ban quản lý vì chúng có thể đòi hỏi các bộ dữ liệu rất cụ thể mà có thể không sẵn có ngay lập tức. Ví dụ, ban quản lý có thể muốn hỏi một nhóm kiểm soát về việc ra mắt sản phẩm tiềm năng.

3. Các chỉ số KPI thường được sử dụng trong doanh nghiệp

3.1. Chỉ số tài chính

Các chỉ số hiệu suất chính liên quan đến tài chính thường tập trung vào doanh thu và tỷ suất lợi nhuận. Lợi nhuận ròng, phương pháp đo lường lợi nhuận đáng tin cậy nhất, thể hiện số tiền doanh thu còn lại, dưới dạng lợi nhuận cho một kỳ nhất định, sau khi đã tính toán tất cả các chi phí, thuế và lãi vay của công ty trong cùng kỳ đó.

• Tỷ số thanh khoản: KPI đo lường khả năng quản lý các khoản nợ ngắn hạn của một công ty dựa trên tài sản ngắn hạn mà họ có sẵn. Còn được gọi là tỷ số hiện hành, tính bằng cách chia tài sản ngắn hạn cho nợ ngắn hạn.
• Tỷ số lợi nhuận: KPI đo lường hiệu quả hoạt động của một công ty trong việc tạo ra doanh thu trong khi giữ chi phí ở mức thấp.
• Tỷ số khả năng thanh toán: KPI đo lường sức khỏe tài chính dài hạn của một công ty bằng cách đánh giá khả năng thanh toán nợ dài hạn của công ty. 
• Tỷ số luân chuyển: KPI đo lường tốc độ một công ty có thể thực hiện một nhiệm vụ nhất định. 

>>> Với phần mềm quản lý doanh nghiệp Asia Enterprise của Asiasoft, bạn có thể dễ dàng theo dõi và phân tích các KPI quan trọng, giúp nâng cao hiệu suất kinh doanh. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và trải nghiệm giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp của bạn!

3.2. Chỉ số trải nghiệm khách hàng

KPI tập trung vào khách hàng thường xoay quanh hiệu quả trên mỗi khách hàng, sự hài lòng của khách hàng và khả năng giữ chân khách hàng. Các chỉ số này được sử dụng bởi các đội ngũ dịch vụ khách hàng để hiểu rõ hơn về dịch vụ mà khách hàng đang nhận được.

• Số lượng yêu cầu hỗ trợ mới: Đếm số lượng yêu cầu dịch vụ khách hàng và đo lường số lượng vấn đề mới và đang mở mà khách hàng đang gặp phải.
• Số lượng yêu cầu đã giải quyết: Đếm số lượng yêu cầu đã được giải quyết thành công. Bằng cách so sánh số lượng yêu cầu với số lượng giải quyết, một công ty có thể đánh giá tỷ lệ thành công trong việc giải quyết các yêu cầu của khách hàng.
• Thời gian giải quyết trung bình: Thời gian trung bình cần thiết để giúp khách hàng giải quyết một vấn đề. Các công ty có thể chọn phân chia thời gian giải quyết trung bình theo các loại yêu cầu khác nhau.
• Thời gian phản hồi trung bình: Thời gian trung bình cần thiết để một nhân viên dịch vụ khách hàng lần đầu tiên kết nối với khách hàng sau khi khách hàng đã gửi yêu cầu. Mặc dù nhân viên ban đầu có thể không có kiến thức hoặc chuyên môn để cung cấp giải pháp, một công ty có thể coi trọng việc giảm thời gian mà khách hàng đang chờ đợi bất kỳ sự trợ giúp nào.
• Đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng: Nhiều công ty có thể thực hiện các cuộc khảo sát hoặc bảng câu hỏi sau tương tác để thu thập thêm thông tin về trải nghiệm của khách hàng, mặc dù đây là một phép đo mơ hồ và không chính xác.

3.3. Các chỉ số hiệu suất quy trình sản xuất

Các chỉ số quy trình nhằm đo lường và giám sát hiệu suất hoạt động trong toàn tổ chức. Những KPI này phân tích cách thức thực hiện các nhiệm vụ và liệu có vấn đề hoặc cải tiến nào cần được thực hiện về quy trình, chất lượng hoặc hiệu suất hay không.

• Hiệu suất sản xuất: Thường được đo bằng thời gian sản xuất cho mỗi giai đoạn chia cho tổng thời gian xử lý. 
• Tổng thời gian chu kỳ: Tổng thời gian cần thiết để hoàn thành một quy trình từ đầu đến cuối. Điều này có thể được chuyển đổi thành thời gian chu kỳ trung bình nếu ban quản lý muốn phân tích một quy trình trong một khoảng thời gian dài.
• Thông lượng: Số lượng đơn vị được sản xuất chia cho thời gian sản xuất mỗi đơn vị, đo lường tốc độ của quy trình sản xuất.
• Tỷ lệ lỗi: Tổng số lỗi chia cho tổng số đơn vị được sản xuất. Một công ty cố gắng giảm lãng phí có thể sử dụng chỉ số này để hiểu số lượng sản phẩm không đạt kiểm tra kiểm soát chất lượng.
• Tỷ lệ chất lượng: Đo lường các sản phẩm được sản xuất đạt tiêu chuẩn kiểm tra chất lượng. Bằng cách chia số lượng đơn vị hoàn thành thành công cho tổng số đơn vị được sản xuất, tỷ lệ phần trăm này cho ban quản lý biết tỷ lệ thành công trong việc đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng.

3.4. Chỉ số KPI Marketing

Các KPI marketing cố gắng hiểu rõ hơn về hiệu quả của các chiến dịch marketing và quảng cáo. Những chỉ số này thường đo lường tỷ lệ chuyển đổi, hoặc tần suất khách hàng tiềm năng thực hiện các hành động nhất định để đáp lại một phương tiện marketing cụ thể. Ví dụ về các KPI marketing bao gồm:

• Lưu lượng truy cập website: Số lượng người truy cập một số trang nhất định trên website của công ty. Ban quản lý có thể sử dụng KPI này để hiểu rõ hơn liệu lưu lượng truy cập trực tuyến có được đẩy xuống các kênh bán hàng tiềm năng hay không và liệu khách hàng có được dẫn dắt một cách phù hợp hay không.
• Lưu lượng mạng xã hội: Theo dõi lượt xem, theo dõi, thích, retweet, chia sẻ, tương tác và các tương tác đo lường được khác giữa khách hàng và các hồ sơ mạng xã hội của công ty.
• Tỷ lệ chuyển đổi trên nội dung kêu gọi hành động: Đo lường hiệu quả của các chương trình quảng cáo trong việc chuyển đổi khách hàng thực hiện các hành động nhất định.
• Số bài viết được xuất bản: Số lượng bài đăng blog hoặc bài báo in mà một công ty xuất bản trong một khoảng thời gian nhất định, chẳng hạn như một tháng hoặc một quý.
• Tỷ lệ nhấp chuột: Số lượng nhấp chuột cụ thể được thực hiện trên các email gửi đi. Các chương trình có thể theo dõi có bao nhiêu khách hàng đã mở email, bao nhiêu người đã mở email và nhấp vào liên kết, và bao nhiêu người đã nhấp vào liên kết và tiếp tục mua hàng.

3.5. Các chỉ số KPI bán hàng

Mục tiêu cuối cùng của một công ty là tạo ra doanh thu thông qua bán hàng. Mặc dù doanh thu thường được đo lường thông qua các KPI tài chính, nhưng các KPI bán hàng tiếp cận chi tiết hơn bằng cách tận dụng dữ liệu phi tài chính để hiểu rõ hơn về quy trình bán hàng. Ví dụ về các KPI bán hàng bao gồm:

• Giá trị vòng đời khách hàng (CLV): Tổng số tiền mà một khách hàng dự kiến sẽ chi tiêu cho sản phẩm của bạn trong toàn bộ mối quan hệ kinh doanh.
• Chi phí thu hút khách hàng (CAC): Tổng chi phí bán hàng và tiếp thị cần thiết để có được một khách hàng mới. Bằng cách so sánh CAC với CLV, doanh nghiệp có thể đo lường hiệu quả của nỗ lực thu hút khách hàng của họ.
• Giá trị trung bình cho các hợp đồng mới: Quy mô trung bình của các thỏa thuận mới. Một công ty có thể có ngưỡng mong muốn để thu hút khách hàng lớn hơn hoặc nhỏ hơn.
• Thời gian chuyển đổi trung bình: Khoảng thời gian từ lúc liên hệ lần đầu với khách hàng tiềm năng đến khi ký được hợp đồng thực hiện kinh doanh.
• Số lượng khách hàng tiềm năng đã tương tác: Có bao nhiêu khách hàng tiềm năng đã được liên hệ. Chỉ số này có thể được chia nhỏ hơn thành các phương tiện như lượt truy cập, email, cuộc gọi điện thoại, cuộc họp, hoặc các hình thức liên hệ khác với khách hàng.

3.6. Các chỉ số KPI cho nhân sự và nhân viên

Các công ty cũng có thể thấy có lợi khi phân tích các KPI cụ thể liên quan đến nhân viên của họ. Từ tỷ lệ nghỉ việc đến tỷ lệ giữ chân nhân viên và mức độ hài lòng, một công ty thường có rất nhiều thông tin về nhân viên của mình. Ví dụ về các KPI nhân sự hoặc nhân viên bao gồm:

• Tỷ lệ vắng mặt: Số ngày trong một năm hoặc một khoảng thời gian cụ thể mà nhân viên báo nghỉ hoặc bỏ ca làm việc. KPI này có thể là chỉ báo sớm cho thấy nhân viên không gắn kết hoặc không hài lòng. Nó cũng có thể giúp các nhà quản lý lên kế hoạch cho sự biến động nhân sự theo mùa, chẳng hạn như những thời điểm trong năm khi nhân viên có nhiều khả năng bị ốm hơn.
• Số giờ làm thêm: Số giờ làm thêm để đánh giá xem nhân viên có khả năng bị kiệt sức hay không hoặc liệu mức độ nhân sự có phù hợp hay không.
• Sự hài lòng của nhân viên: Đánh giá cảm nhận của nhân viên về các khía cạnh khác nhau của công ty, thường được thực hiện thông qua khảo sát. Để có được giá trị tốt nhất từ KPI này, các công ty nên xem xét sử dụng cùng một bộ câu hỏi khảo sát hàng năm để theo dõi những thay đổi từ năm này sang năm khác.
• Tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên: Tần suất và tốc độ nhân viên rời bỏ vị trí của họ. Các công ty có thể phân tích chi tiết hơn KPI này theo từng phòng ban hoặc nhóm để xác định lý do tại sao một số vị trí có tỷ lệ nghỉ việc nhanh hơn so với các vị trí khác.
• Số lượng ứng viên: Có bao nhiêu đơn ứng tuyển được nộp cho các vị trí đang tuyển dụng. KPI này giúp đánh giá liệu các thông báo tuyển dụng có đang tiếp cận được đủ rộng rãi để thu hút sự quan tâm và lôi kéo các ứng viên mạnh hay không.

4. Các bước tạo báo cáo hiệu suất trong doanh nghiệp

Có thể khó khăn để sắp xếp qua lượng thông tin khổng lồ được thu thập bởi một công ty và xác định KPI nào hữu ích và có tác động nhất cho việc ra quyết định. Khi bắt đầu quá trình tổng hợp các bảng điều khiển hoặc báo cáo KPI, hãy xem xét các bước sau:

1. Thiết lập mục tiêu và ý định. KPI chỉ hữu ích khi người dùng tận dụng chúng. Trước khi tổng hợp bất kỳ báo cáo KPI nào, hãy thiết lập các mục tiêu cụ thể, sau đó chọn các KPI sẽ giúp đạt được những mục tiêu đó.
2. Soạn thảo yêu cầu KPI SMART. Các KPI mơ hồ, khó xác định và không thực tế có rất ít hoặc không có giá trị. Thay vào đó, hãy tập trung vào những thông tin bạn có sẵn và SMART (cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, thực tế và có thời hạn).
3. Linh hoạt thích ứng. Khi bạn tổng hợp các báo cáo KPI, hãy chuẩn bị cho việc xuất hiện các vấn đề kinh doanh mới và việc cần chú ý hơn đến các lĩnh vực khác. Khi nhu cầu kinh doanh và khách hàng thay đổi, KPI cũng nên thích ứng, với các con số, chỉ số và mục tiêu thay đổi phù hợp với sự phát triển hoạt động.
4. Tránh làm quá tải người dùng. Có thể bạn sẽ muốn đưa càng nhiều KPI càng tốt vào một báo cáo. Tại một thời điểm nào đó, KPI bắt đầu trở nên khó hiểu, và có thể khó xác định chỉ số nào là quan trọng cần tập trung. Tạo các báo cáo riêng biệt nếu cần thiết, mỗi báo cáo tập trung vào một vấn đề hoặc mục tiêu cụ thể.

Khi chuẩn bị báo cáo KPI, hãy bắt đầu bằng cách hiển thị mức độ dữ liệu cao nhất (ví dụ: doanh thu toàn công ty). Tiếp theo, hãy chuẩn bị để hiển thị các mức độ dữ liệu thấp hơn (ví dụ: doanh thu theo bộ phận, sau đó là doanh thu theo bộ phận và sản phẩm).

5. Kết luận

Asia Enterprise là giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện, giúp các công ty dễ dàng theo dõi và đánh giá các KPI quan trọng. Với các tính năng như bảng điều khiển trực quan, báo cáo tự động và phân tích dữ liệu thời gian thực, Asia Enterprise cho phép doanh nghiệp:

• Thiết lập và theo dõi các KPI quan trọng một cách hiệu quả
• Tạo báo cáo KPI tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp
• Phân tích xu hướng hiệu suất theo thời gian thực để đưa ra quyết định kịp thời
• Tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn để có cái nhìn toàn diện về hiệu suất doanh nghiệp

Bằng cách sử dụng Asia Enterprise, các doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình đo lường và đánh giá KPI, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và đạt được các mục tiêu kinh doanh quan trọng.