KPI quản lý dự án là một chỉ số giúp nhà quản trị có thể theo dõi tiến độ, xác định rủi ro và đưa ra quyết định sáng suốt. Vì vậy, hãy cùng AsiaSoft khám phá cách KPI là gì? Và cách nhà quản trị có thể sử dụng KPI để quản lý dự án hiệu quả!

1. So sánh sự khác biệt giữa số liệu và KPI

1.1. Số liệu 

Số liệu là phép đo cung cấp dữ liệu định lượng về một khía cạnh cụ thể của dự án hoặc quy trình kinh doanh. Chúng có thể được sử dụng để theo dõi hiệu suất, xác định xu hướng và đưa ra quyết định sáng suốt. Số liệu có thể là định lượng hoặc định tính và có thể được biểu thị dưới dạng tỷ lệ, tỷ lệ phần trăm hoặc giá trị tuyệt đối.

Ví dụ về số liệu bao gồm số lượng khách hàng được phục vụ mỗi ngày và thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ hoặc dự án so với số lỗi trong sản phẩm.

1.2. KPI

Mặt khác, KPI là một loại số liệu cụ thể gắn trực tiếp với các mục tiêu chiến lược và các yếu tố thành công quan trọng. KPI được sử dụng để đo lường tiến độ đạt được các mục tiêu và mục tiêu cụ thể và chúng thường được biểu thị dưới dạng tỷ lệ hoặc tỷ lệ phần trăm.

KPI là các chỉ số cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, có liên quan và có thời hạn (SMART) giúp các tổ chức tập trung vào những gì thực sự quan trọng.

Ví dụ về KPI bao gồm sự hài lòng của khách hàng, doanh thu bán hàng hoặc thời gian đưa sản phẩm mới ra thị trường.

Mặc dù các chỉ số được sử dụng để đo lường hiệu suất và tiến độ nói chung, nhưng KPI là một tập hợp con chiến lược và tập trung hơn của các chỉ số được sử dụng để đo lường tiến độ hướng tới các mục tiêu và mục tiêu cụ thể.

2. Các loại KPI quản lý dự án

Có thể sử dụng nhiều loại KPI khác nhau để đo lường hiệu suất và tiến độ của dự án đối với các mục tiêu. Dưới đây là một số loại KPI quản lý dự án phổ biến:

1. KPI theo lịch trình: Các KPI này đo lường hiệu suất theo lịch trình của dự án, chẳng hạn như ngày bắt đầu và ngày kết thúc theo kế hoạch cho các hoạt động và cột mốc của dự án cũng như mức độ đáp ứng của chúng. Ví dụ về KPI lịch trình bao gồm thời lượng dự án, phương sai lịch trình,…
2. KPI chi phí: Các KPI này đo lường hiệu suất ngân sách dự án, chẳng hạn như ngân sách theo kế hoạch và chi tiêu thực tế cho các hoạt động và tài nguyên của dự án. Ví dụ về KPI chi phí bao gồm chênh lệch ngân sách, chi phí trên mỗi sản phẩm có thể phân phối và phân tích giá trị thu được.
3. KPI chất lượng: Các KPI này đo lường hiệu suất chất lượng của dự án, chẳng hạn như mức độ mà các sản phẩm bàn giao của dự án đáp ứng các yêu cầu và tiêu chuẩn chất lượng. Ví dụ về KPI chất lượng bao gồm mật độ lỗi, sự hài lòng của khách hàng và giao hàng đúng hạn.
4. KPI phạm vi: Các KPI này đo lường hiệu suất phạm vi dự án , chẳng hạn như mức độ mà các sản phẩm bàn giao của dự án đáp ứng các yêu cầu và mục tiêu của dự án. Ví dụ về KPI phạm vi bao gồm leo thang phạm vi, tần suất yêu cầu thay đổi và mức độ phù hợp của yêu cầu.
5. KPI tài nguyên: Các KPI này đo lường hiệu suất tài nguyên dự án, chẳng hạn như việc sử dụng và năng suất của tài nguyên dự án, chẳng hạn như thành viên nhóm, thiết bị và vật liệu. Ví dụ về KPI tài nguyên bao gồm sử dụng tài nguyên, năng suất và tính khả dụng.

KPI quản lý dự án có thể được phân loại dựa trên khía cạnh hiệu suất dự án mà chúng đo lường, bao gồm tiến độ, chi phí, chất lượng, phạm vi và quản lý tài nguyên.

Bằng cách sử dụng các KPI này, người quản lý dự án có thể xác định các khu vực của dự án cần chú ý và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu để đảm bảo thành công của dự án.

3. Các loại KPI theo mức độ thông tin

KPI có thể được phân loại thành các loại khác nhau dựa trên mức độ thông tin mà chúng cung cấp. Dưới đây là ba loại KPI dựa trên mức độ thông tin của chúng:

1. KPI chiến lược: Các KPI này là các số liệu cấp cao cung cấp thông tin chi tiết về hiệu suất tổng thể của một tổ chức. Chúng thường được quản lý cấp cao sử dụng để đo lường tiến độ hướng tới các mục tiêu và mục tiêu chiến lược dài hạn. Ví dụ về KPI chiến lược bao gồm tăng trưởng doanh thu, thị phần và sự hài lòng của khách hàng.
2. KPI chiến thuật: Các KPI này tập trung hơn KPI chiến lược và cung cấp thông tin chi tiết về các lĩnh vực cụ thể của tổ chức. Chúng thường được quản lý cấp trung sử dụng để đo lường tiến độ hướng tới các mục tiêu và mục tiêu hoạt động. Ví dụ về KPI chiến thuật bao gồm giữ chân khách hàng, luân chuyển hàng tồn kho và năng suất của nhân viên.
3. KPI hoạt động: Các KPI này là các số liệu cụ thể cao cung cấp thông tin chi tiết về hiệu suất của các quy trình hoặc nhiệm vụ riêng lẻ. Nhân viên tuyến đầu và người giám sát thường sử dụng chúng để giám sát các hoạt động hàng ngày và điều chỉnh khi cần thiết. Ví dụ về KPI hoạt động bao gồm thời gian phản hồi các yêu cầu của khách hàng, tỷ lệ lỗi trong sản xuất và thời gian thực hiện đơn hàng.

4. Cách thức KPI đo lường hiệu quả trong khi thực hiện dự án 

4.1. Chi phí trên mỗi sản phẩm bàn giao

Người quản lý dự án cần theo dõi chi phí liên quan đến từng sản phẩm có thể phân phối để so sánh ước tính của họ với chi phí thực tế. Điều này giúp họ tính toán chênh lệch chi phí giữa các khoản chi tiêu ước tính và đưa ra quyết định tốt hơn khi lập ngân sách cho một dự án.

Bằng cách giám sát chặt chẽ các chi phí và cộng tác với các nhà cung cấp dịch vụ CNTT đáng tin cậy như AsiaSoft, người quản lý dự án có thể tối ưu hóa phân bổ ngân sách của họ và đảm bảo hoàn thành kịp thời và hiệu quả từng sản phẩm, cuối cùng dẫn đến kết quả thành công của dự án.

4.2. Sử dụng năng lực tài nguyên

Sử dụng tài nguyên là một số liệu hữu ích cho người quản lý dự án, vì nó giúp họ hiểu nhóm của họ sử dụng tài nguyên hiệu quả như thế nào. Theo dõi số liệu này đảm bảo rằng các nhà quản lý dự án đang tận dụng tối đa các nhóm của họ và họ đang xác định bất kỳ sự kém hiệu quả nào càng sớm càng tốt.

4.3. Thời gian chu kỳ dự án

Thời gian chu kỳ dự án đo lường khoảng thời gian từ khi bắt đầu dự án đến khi hoàn thành và đóng vai trò quan trọng trong việc xác định dự án có thành công hay không. Bằng cách theo dõi số liệu đơn giản này, các nhà quản lý dự án có thể đảm bảo rằng các dự án được hoàn thành đúng thời hạn và các dự án đã hoàn thành nằm trong ngân sách.

4.4. Điểm quảng cáo ròng

Net Promo oter Score là một chỉ số quan trọng về sự hài lòng của khách hàng, vì nó cung cấp cho các công ty cái nhìn sâu sắc về cách người dùng cảm nhận về sản phẩm hoặc dịch vụ của họ.

Theo dõi số liệu này giúp người quản lý dự án hiểu liệu dự án của họ có đáp ứng mong đợi của khách hàng hay không và liệu có bất kỳ lĩnh vực nào cần cải thiện hay không.

4.5. Tỷ lệ hoàn thành công việc đúng hạn

Số liệu này liên quan đến việc đo lường có bao nhiêu nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn so với bao nhiêu nhiệm vụ không hoàn thành, giúp đo lường hiệu quả của quy trình làm việc của nhóm. Theo dõi số liệu này cho phép người quản lý dự án xác định bất kỳ tắc nghẽn nào trong quy trình làm việc và khắc phục chúng nhanh nhất có thể.

4.6. Chỉ số hiệu suất lịch trình

Chỉ số Hiệu suất Lịch trình (SPI) cho biết dự án có đang hoàn thành các nhiệm vụ nhanh hơn dự kiến ​​hay chậm hơn dự kiến ​​hay không. Nó được tính bằng cách chia giá trị kiếm được cho giá trị kế hoạch, giúp người quản lý biết liệu một dự án cụ thể có nằm trong giới hạn về thời gian và ngân sách hay không.

4.7. Ngày FTE 

Ngày FTE đo lượng thời gian dành cho việc giao nhiệm vụ cho nhân viên trong nhiều ngày thay vì chỉ trong một ngày, trong khi ngày theo lịch theo dõi công việc trong tất cả các ngày theo lịch bất kể số giờ làm việc thực tế mỗi ngày.

Việc theo dõi các số liệu này giúp người quản lý xác định các chiến lược phân bổ nguồn lực không hiệu quả hoặc vượt lịch trình do thiếu tập trung vào tốc độ hoàn thành nhiệm vụ so với tổng số giờ làm việc mỗi ngày/tuần/tháng.

4.8. Số giờ dự kiến ​​so với thời gian sử dụng

Số liệu này theo dõi số giờ đã được lên kế hoạch cho mỗi nhiệm vụ so với số giờ thực sự đã dành để hoàn thành các nhiệm vụ đó để người quản lý dự án có thể lập kế hoạch hiệu quả hơn cho các dự án trong tương lai mà không lãng phí tài nguyên cho các hoạt động không cần thiết như lập kế hoạch cuộc họp hoặc viết báo cáo mà lẽ ra có thể được thực hiện hiệu quả hơn trực tuyến với các công cụ khác.

4.9. Lỗi dự án

Lỗi dự án theo dõi các vấn đề đảm bảo chất lượng phát sinh trong chu kỳ phát triển, chẳng hạn như lỗi mã hóa, lỗi thiết kế hoặc lỗi giao diện người dùng có thể ảnh hưởng tiêu cực đến trải nghiệm người dùng tổng thể nếu không được kiểm tra sớm trong quy trình.

Theo dõi KPI này cho phép thực hiện các biện pháp khắc phục nhanh chóng trước khi khởi chạy quá muộn sau khi trang web đã hoạt động, do đó tiết kiệm thời gian và tiền bạc, đặc biệt là thiệt hại về danh tiếng!

4.10. Hiệu quả về thời gian

Hiệu quả thời gian đo lường mức độ năng suất giữa các nhân viên; giám sát điều này giúp các nhà quản lý biết ai đang hoạt động tốt và ai cần trợ giúp để đạt được kết quả tốt hơn một cách nhất quán giữa tất cả nhân viên tham gia vào các dự án nhất định, tạo cơ hội bình đẳng cho tất cả nhân viên.

4.11. Giờ dự kiến ​​với số giờ làm việc thực tế

Số giờ làm việc theo kế hoạch so với số giờ làm việc thực tế theo dõi sự khác biệt giữa thời gian ước tính cần thiết cho một số nhiệm vụ nhất định so với thời gian thực tế đã sử dụng – do đó cung cấp tầm nhìn rõ ràng hơn về xếp hạng hiệu quả cho mỗi mức độ tham gia của từng nhân viên – đảm bảo mọi người đều chú ý đến công việc khó khăn của mình.

4.12. Lịch sử gửi nhiệm vụ

Lịch sử gửi nhiệm vụ theo dõi số lần gửi trước đây được thực hiện chính xác theo yêu cầu đã đặt, theo dõi hiệu suất ở đây cho phép người quản lý dễ dàng xác định chính xác nhân viên có sáng kiến ​​và nỗ lực nhất quán để mang lại kết quả tuyệt vời xứng đáng được công nhận – bất kể loại công việc nào!

5. Rủi ro khi quản lý dự án không có KPI

Quản lý một dự án mà không có KPI giống như lái xe mà bị bịt mắt. Và tại sao lại như vậy?

5.1. Thiếu rõ ràng

Nếu không có tầm nhìn rõ ràng về hiệu suất của dự án, người quản lý dự án có thể bỏ lỡ các tín hiệu và xu hướng quan trọng, dẫn đến kết quả dưới mức tối ưu. Người quản lý dự án cần có tầm nhìn rõ ràng về hiệu suất dự án để đưa ra quyết định sáng suốt và điều chỉnh tiến trình khi cần thiết.

Đó là lúc KPI phát huy tác dụng. Và nếu không có chúng, người quản lý dự án có thể không hiểu rõ tiến độ và hiệu suất của nhóm dự án, dẫn đến nhầm lẫn và không chắc chắn.

5.2. Ra quyết định không hiệu quả

Người quản lý dự án chịu trách nhiệm đưa ra các quyết định quan trọng có thể ảnh hưởng đến sự thành công của dự án. Tuy nhiên, việc đưa ra quyết định sáng suốt là không thể nếu không có quyền truy cập vào dữ liệu chính xác và kịp thời.

Khi các nhà quản lý dự án thiếu thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu mà KPI cung cấp, họ có thể phải dựa vào các giả định hoặc thông tin không đầy đủ. Và đó là một công thức cho thảm họa.

5.3. Bỏ lỡ thời hạn

Với việc không theo dõi tiến độ so với các mốc thời gian đã đặt, người quản lý dự án có thể bỏ lỡ thời hạn, dẫn đến sự chậm trễ của dự án và có khả năng gây ra tình trạng vượt ngân sách. Nếu họ thất bại trong một thời hạn duy nhất, nó có thể tạo ra hiệu ứng domino , dẫn đến sự chậm trễ hơn nữa, dự án bị hủy bỏ và cơ hội bị bỏ lỡ.

5.4. Quản lý tài nguyên kém

Nếu người quản lý dự án không thể theo dõi việc sử dụng tài nguyên thông qua các KPI đã thiết lập, kết quả có thể dẫn đến việc quản lý sai tài nguyên và tạo ra chi phí có thể ngăn ngừa được. Điều này có thể mang lại sự kém hiệu quả mà lẽ ra phải tránh được bằng một kế hoạch hành động hiệu quả.

5.5. Quản lý rủi ro không đầy đủ

Điều cuối cùng bạn muốn trong dự án của bạn là một bất ngờ. Với tầm nhìn hạn chế, bạn có thể bị các rủi ro che mắt và không thể thực hiện các thay đổi cần thiết kịp thời để ngăn chúng trở thành vấn đề nghiêm trọng. Mặc dù có thể không thoải mái khi lường trước rủi ro, nhưng việc có sẵn các KPI có thể giúp bạn vượt lên dẫn đầu.

5.6. Sự tham gia của các bên liên quan hạn chế

Có một sự thật là nếu không có KPI để theo dõi sự tham gia và hài lòng của các bên liên quan, người quản lý dự án có thể không hiểu rõ nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan. Không cần phải nói rằng nó có thể dẫn đến mối quan hệ giữa các bên liên quan kém và khả năng thất bại của dự án.

Kết luận 

Quản lý dự án giống như một môn khoa học và bạn cần chọn những công cụ phù hợp cho nó. Các KPI mà chúng ta đã thảo luận có thể cung cấp cho bạn thông tin chi tiết sâu hơn về tiến độ của nhóm và giúp bạn theo dõi các mục tiêu của dự án. Sử dụng những chỉ số nnày một cách khôn ngoan và chúng sẽ mang lại lợi ích to lớn cho bạn và toàn bộ nhóm của bạn!