CMS là một công cụ quản lý nội dung phổ biến trong lĩnh vực phát triển website. Mặc dù được sử dụng rộng rãi, việc nắm vững các tính năng và cập nhật phiên bản mới nhất vẫn là thách thức đối với nhiều người dùng. Để hiểu rõ hơn về hệ thống CMS và ứng dụng của nó, hãy cùng Asiasoft tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

1. Hệ thống CMS là gì?

CMS (Content Management System) là hệ thống phần mềm chuyên nghiệp được thiết kế để quản lý và tổ chức nội dung số một cách hiệu quả. Nội dung số bao gồm các định dạng như văn bản, hình ảnh, âm thanh, video và các tài liệu đa phương tiện khác.

Với vai trò là công cụ quản lý nội dung toàn diện, CMS được ứng dụng rộng rãi trong việc điều hành thông tin doanh nghiệp và quản trị website. Điểm nổi bật của hệ thống CMS là khả năng cho phép người dùng xây dựng và vận hành website một cách độc lập mà không cần nhiều hỗ trợ từ đội ngũ IT.

2. Chức năng cơ bản của CMS

Để xác định các tính năng CMS phù hợp với doanh nghiệp của bạn, trước tiên cần hiểu rõ những chức năng cốt lõi của một hệ thống quản lý nội dung. Việc so sánh các giải pháp và sản phẩm quản lý nội dung sẽ hỗ trợ quá trình đưa ra quyết định của bạn một cách hiệu quả. Vậy những tính năng thiết yếu của một giải pháp CMS là gì?

2.1. Vai trò người dùng và quản lý nội dung dựa trên vai trò

Mỗi hệ thống quản lý nội dung đều có nhiều vai trò người dùng khác nhau. Việc nắm rõ cách thức phân quyền và tương tác giữa các vai trò là yếu tố then chốt để cấp quyền truy cập phù hợp cho người dùng thực hiện nhiệm vụ và tương tác với nội dung số. Các vai trò bao gồm từ vai trò tổ chức cơ bản đến vai trò quản lý ứng dụng, với các quyền hạn khác nhau về việc xem và chỉnh sửa nội dung như tài liệu, trang web hoặc mẫu.

2.2. Quản lý tài sản kỹ thuật số

Các hệ thống quản lý nội dung hiện đại như Oracle cung cấp công cụ mạnh mẽ để quản lý tài sản kỹ thuật số trên nhiều kênh tiếp thị, từ trang web, tài liệu marketing đến chiến dịch email, cửa hàng trực tuyến và blog. Hệ thống tạo một trung tâm nội dung tập trung, cho phép bạn tổ chức tài sản thành các kho lưu trữ có cấu trúc, đồng thời thiết lập quy tắc và quy trình làm việc để tối ưu việc sử dụng nội dung.

Việc phân loại và định nghĩa các thuộc tính của tài sản số là yếu tố quan trọng trong mọi CMS. Các thuộc tính này sẽ xác định các thông tin cần thiết cho việc quản lý tệp, hình ảnh và video của bạn.

2.3. Quản lý nội dung trên đám mây

Trong xu hướng hiện đại, việc chuyển đổi sang quản lý nội dung trên đám mây là bước đi cần thiết, giúp tập trung hóa nội dung và đảm bảo khả năng truy cập từ mọi nơi.

Bạn có thể tổ chức tệp theo cấu trúc thư mục để thực hiện các tác vụ quản lý thường ngày như sao chép, di chuyển, xóa – tương tự như làm việc trên hệ thống cục bộ. Với nội dung được lưu trữ trên đám mây, người dùng có thể truy cập từ mọi thiết bị, kể cả thiết bị di động.

2.4. Hợp tác nội dung

Khi nội dung được lưu trữ trên đám mây, việc chia sẻ và cộng tác trở nên thuận tiện hơn, cho phép làm việc với các đối tác trong và ngoài tổ chức. Người dùng luôn có quyền truy cập vào phiên bản mới nhất của nội dung, bất kể thời gian và địa điểm. Hệ thống theo dõi hoạt động chia sẻ giúp kiểm soát việc truy cập từng mục nội dung một cách hiệu quả.

2.5. Xây dựng trang web

Các giải pháp CMS cho phép bạn nhanh chóng phát triển và triển khai các trang web marketing, hỗ trợ và cộng đồng với trải nghiệm người dùng hấp dẫn. Quy trình xây dựng được tích hợp xuyên suốt từ nội dung, cộng tác đến thiết kế trong một môi trường thống nhất.

Với các giải pháp đám mây, việc khởi tạo trang web trở nên đơn giản thông qua việc sử dụng mẫu có sẵn, công cụ kéo thả trực quan, và các chủ đề trang web. Ngoài ra, đội ngũ phát triển có thể tạo các thiết kế tùy chỉnh để mang lại trải nghiệm trực tuyến độc đáo cho người dùng.

3. Nguyên lý hoạt động của CMS

Website hiện đại được cấu thành từ hai thành phần chính: FrontEnd (giao diện người dùng) và BackEnd (hệ thống quản lý). Trong phát triển web truyền thống, việc xây dựng website đòi hỏi kiến thức lập trình cho cả hai phần. FrontEnd sử dụng các ngôn ngữ như HTML, CSS, JavaScript, trong khi BackEnd được phát triển bằng PHP, Python, JavaScript,…

CMS hiện đại đã loại bỏ sự phức tạp này bằng cách cung cấp một giao diện quản lý trực quan trên trình duyệt. Thông qua giao diện này, người dùng có thể dễ dàng tạo lập, điều chỉnh và phát hành nội dung cùng với các cấu trúc trang web cơ bản. Quy trình xuất bản được tối ưu hóa chỉ còn là việc xem lại nội dung và kích hoạt nút “xuất bản”. Toàn bộ quá trình xử lý kỹ thuật và tương tác với máy chủ được CMS tự động hóa hoàn toàn.

4. Lợi ích của việc sử dụng CMS

Các tổ chức hiện đại đã nhận thấy giá trị đáng kể của hệ thống quản lý nội dung trong việc tối ưu hóa quy trình sáng tạo và phân phối nội dung. Khi triển khai CMS, các đội ngũ tiếp thị và bán hàng có thể khai thác bốn lợi thế cạnh tranh chính để nâng cao hiệu quả truyền thông và trải nghiệm khách hàng.

4.1. Hợp tác hiệu quả và quản lý có hệ thống

CMS tạo điều kiện cho việc cộng tác đa chiều trong đội ngũ tiếp thị nội dung. Thông qua các tính năng quản lý quy trình, lưu trữ tập trung và lập kế hoạch, hệ thống đảm bảo tính nhất quán trong quản lý nội dung. Khả năng truy cập từ xa cho phép các thành viên làm việc đồng bộ trên cùng một nền tảng, với phiên bản mới nhất của nội dung, loại bỏ sự phức tạp trong việc quản lý nhiều phiên bản và chia sẻ tập tin.

4.2. Giao diện trực quan, dễ sử dụng

CMS được thiết kế với giao diện người dùng thân thiện, không đòi hỏi kiến thức chuyên sâu về HTML hay CSS. Điều này cho phép mọi thành viên trong tổ chức, bất kể trình độ kỹ thuật, đều có thể tham gia vào quá trình sáng tạo và xuất bản nội dung một cách thuận tiện.

4.3. Tối ưu hóa SEO thông minh

CMS cung cấp các công cụ và tiện ích mở rộng chuyên biệt để nâng cao hiệu quả SEO và gia tăng lưu lượng truy cập. Người dùng có thể dễ dàng tùy chỉnh các yếu tố quan trọng như tiêu đề trang, mô tả meta và thẻ alt thông qua giao diện trực quan.

4.4. Tập trung vào chất lượng nội dung

Với nền tảng CMS hiệu quả, tích hợp các công cụ SEO và quy trình làm việc tối ưu, đội ngũ sáng tạo có thể tập trung nguồn lực vào việc phát triển nội dung chất lượng cao. Khả năng chia sẻ và cộng tác linh hoạt giúp các thành viên dễ dàng phối hợp, dù ở bất kỳ đâu, để tinh chỉnh nội dung, phát triển tài liệu đa phương tiện và thực hiện thử nghiệm A/B cho các yếu tố truyền thông khác nhau.

5. Phân loại hệ thống CMS

5.1. CMS mã nguồn mở (Open Source – OSS)

Hệ thống CMS mã nguồn mở đang dẫn đầu thị trường nhờ được cung cấp miễn phí từ các tập đoàn công nghệ hàng đầu. Điểm mạnh chính của CMS Open Source là khả năng triển khai nhanh chóng và chi phí tối ưu. Ngay sau khi cài đặt, hệ thống đã tích hợp sẵn các tính năng thiết yếu như quản lý trang, biên tập nội dung, và tùy chỉnh giao diện một cách chuyên nghiệp.

Đối với các nhu cầu chuyên biệt, người dùng có thể mở rộng chức năng thông qua các module bổ sung từ nhà phát triển chính thức hoặc cộng đồng. Tuy nhiên, các tính năng cốt lõi đã đủ để xây dựng một website hoàn chỉnh đáp ứng đa dạng mục tiêu kinh doanh. Các nền tảng CMS mã nguồn mở hàng đầu hiện nay bao gồm WordPress, Magento, Opencart, và Prestashop.

5.2. CMS tự code hay xây dựng, Framework

Đây là giải pháp CMS được phát triển tùy chỉnh từ nền tảng, bao gồm việc lập trình toàn diện cho cả phần giao diện người dùng (FrontEnd) và hệ thống quản lý (BackEnd). Phương pháp này cho phép tổ chức xây dựng một nền tảng web độc đáo, được thiết kế đặc biệt để đáp ứng chính xác các yêu cầu cụ thể của đối tượng mục tiêu.

Tuy nhiên, việc triển khai một CMS tùy chỉnh đòi hỏi đầu tư đáng kể về thời gian, nguồn lực và ngân sách để thu hút và duy trì đội ngũ lập trình viên chuyên nghiệp.

5.3. CMS được build sẵn và mất phí

Các nhà cung cấp chuyên nghiệp phát triển và cung cấp các hệ thống CMS được xây dựng sẵn cho khách hàng. Ưu điểm chính của giải pháp này là giao diện trực quan, tính năng toàn diện được tích hợp sẵn, và độ ổn định cao với tỷ lệ lỗi (bug) thấp. Khi phát sinh vấn đề kỹ thuật, đội ngũ hỗ trợ của nhà cung cấp sẽ đảm bảo xử lý nhanh chóng và hiệu quả.

Về mặt chi phí, các giải pháp CMS thương mại thường yêu cầu đầu tư ban đầu và phí duy trì định kỳ, đặc biệt đối với các nền tảng có uy tín trên thị trường.

6. Tiêu chí lựa chọn hệ thống CMS phù hợp

• Tính năng quản trị: Ưu tiên lựa chọn hệ thống CMS có giao diện quản trị trực quan và quy trình vận hành hiệu quả, giúp tối ưu thời gian triển khai và đào tạo nhân sự.
• Phù hợp mục tiêu: Đánh giá kỹ mục đích sử dụng website, từ blog cá nhân đến cổng thông tin doanh nghiệp, để chọn nền tảng CMS phù hợp với yêu cầu cụ thể.
• Hiệu quả đầu tư: Cân nhắc tổng chi phí sở hữu, bao gồm phí bản quyền, hosting và bảo trì, để đảm bảo giải pháp phù hợp với ngân sách.
• Khả năng tùy biến: Xem xét tính linh hoạt trong việc điều chỉnh giao diện và bố cục để tối ưu trải nghiệm người dùng.
• Tính năng thiết yếu: Đảm bảo hệ thống cung cấp đầy đủ các chức năng cốt lõi như quản lý nội dung, phân quyền và theo dõi hoạt động.
• Tích hợp dữ liệu: Đánh giá khả năng tương thích và đồng bộ hóa với các nền tảng văn phòng phổ biến để đảm bảo quy trình làm việc liền mạch.
• Khả năng mở rộng: Xem xét hệ sinh thái tiện ích và khả năng tích hợp các tính năng nâng cao để đáp ứng nhu cầu phát triển.
• Hỗ trợ kỹ thuật: Ưu tiên các nền tảng có cộng đồng người dùng lớn và dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp để đảm bảo vận hành ổn định.

7. 10 hệ thống CMS thông dụng hiện nay

Dưới đây là 10 hệ thống CMS phổ biến nhất hiện nay được nhiều doanh nghiệp và cá nhân lựa chọn:

7.1. Hệ thống CMS: WordPress

WordPress là hệ thống CMS phổ biến nhất thế giới, chiếm khoảng 43% thị phần website toàn cầu, tương đương với hàng triệu trang web đang hoạt động. Nền tảng này nổi tiếng với tính linh hoạt cao, cho phép người dùng dễ dàng tùy chỉnh mọi khía cạnh của website từ giao diện đến chức năng. Với giao diện quản trị thân thiện, trực quan và kho plugin phong phú gồm hàng chục nghìn tiện ích mở rộng, WordPress giúp người dùng có thể xây dựng từ những blog cá nhân đơn giản đến các website doanh nghiệp phức tạp mà không cần nhiều kiến thức kỹ thuật.

7.2. Hệ thống CMS: Joomla

Joomla là một trong những CMS mã nguồn mở được đánh giá cao nhất trong ngành phát triển web, đặc biệt nổi bật với khả năng xây dựng các trang web phức tạp và đa chức năng. Nền tảng này thể hiện sự vượt trội trong việc phát triển các cổng thông tin điện tử quy mô lớn và các website thương mại điện tử chuyên nghiệp, nhờ vào hệ thống quản lý nội dung linh hoạt và khả năng tùy biến cao.

7.3. Hệ thống CMS: Drupal

Drupal được biết đến là CMS mạnh mẽ và linh hoạt, đặc biệt phù hợp với các dự án website quy mô lớn có yêu cầu bảo mật cao và xử lý dữ liệu phức tạp. Nền tảng này được ưa chuộng bởi các tổ chức chính phủ, cơ quan giáo dục và doanh nghiệp lớn nhờ khả năng quản lý nội dung đa dạng, hệ thống phân quyền chi tiết và khả năng mở rộng linh hoạt để đáp ứng các nhu cầu đặc thù.

7.4. Hệ thống CMS: Magento

Magento là nền tảng chuyên biệt cho thương mại điện tử, được thiết kế đặc biệt để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp bán lẻ trực tuyến. Hệ thống này cung cấp đa dạng tính năng quản lý bán hàng chuyên nghiệp, từ việc tổ chức danh mục sản phẩm, quản lý kho hàng, xử lý đơn hàng đến theo dõi hoạt động kinh doanh. Với khả năng tùy biến cao và khả năng mở rộng linh hoạt, Magento phù hợp cho cả doanh nghiệp nhỏ lẫn các tập đoàn bán lẻ lớn.

7.5. Hệ thống CMS: Shopify

Shopify là giải pháp CMS thương mại điện tử trả phí được nhiều doanh nghiệp tin dùng, nổi tiếng với giao diện thân thiện và khả năng thiết lập cửa hàng trực tuyến nhanh chóng. Nền tảng này cung cấp các công cụ quản lý bán hàng toàn diện, cho phép người dùng dễ dàng tạo lập và vận hành cửa hàng trực tuyến mà không cần nhiều kiến thức kỹ thuật chuyên sâu.

7.6. Hệ thống CMS: WooCommerce

WooCommerce là plugin thương mại điện tử phổ biến nhất cho nền tảng WordPress, được hàng triệu người dùng tin tưởng và lựa chọn. Plugin này nổi bật với khả năng tích hợp liền mạch vào hệ thống WordPress sẵn có, đồng thời cung cấp khả năng mở rộng linh hoạt thông qua kho tiện ích phong phú. Với giao diện quản trị thân thiện và các tính năng bán hàng toàn diện, WooCommerce là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp muốn xây dựng cửa hàng trực tuyến trên nền tảng WordPress.

7.7. Hệ thống CMS: PrestaShop

PrestaShop là CMS chuyên về thương mại điện tử, được ưa chuộng và sử dụng rộng rãi tại thị trường châu Âu. Nền tảng này nổi bật với giao diện quản trị trực quan, đa dạng tính năng quản lý bán hàng chuyên nghiệp và khả năng tùy biến cao để đáp ứng nhu cầu kinh doanh trực tuyến. PrestaShop còn được đánh giá cao về tính bảo mật và hiệu suất hoạt động, cùng với cộng đồng người dùng lớn mạnh hỗ trợ phát triển liên tục.

7.8. Hệ thống CMS: OpenCart

OpenCart là giải pháp mã nguồn mở linh hoạt và tiết kiệm chi phí, được thiết kế đặc biệt cho các cửa hàng trực tuyến nhỏ và vừa. Nền tảng này nổi bật với giao diện quản trị dễ sử dụng, chi phí triển khai thấp và khả năng tùy chỉnh phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp. OpenCart cũng cung cấp nhiều tính năng cơ bản cần thiết cho việc vận hành cửa hàng trực tuyến, từ quản lý sản phẩm đến xử lý đơn hàng.

7.9. Hệ thống CMS: Wix

Wix là nền tảng tạo website hiện đại và linh hoạt, nổi bật với giao diện trực quan thông qua công cụ kéo thả đơn giản. Với hàng trăm mẫu thiết kế chuyên nghiệp và khả năng tùy chỉnh dễ dàng, nền tảng này đặc biệt phù hợp cho người dùng không có kiến thức lập trình hay kỹ thuật chuyên sâu. Wix cung cấp đầy đủ công cụ và tính năng để xây dựng website chuyên nghiệp mà không cần viết một dòng code nào.

7.10. Hệ thống CMS: Squarespace

Squarespace là nền tảng cung cấp giải pháp tạo website tất cả trong một với các mẫu thiết kế hiện đại và chuyên nghiệp. Nền tảng này đặc biệt phù hợp cho các portfolio cá nhân, website sáng tạo và các doanh nghiệp trong lĩnh vực thiết kế, nghệ thuật. Với giao diện trực quan và công cụ chỉnh sửa mạnh mẽ, Squarespace cho phép người dùng tạo ra những website đẹp mắt và độc đáo mà không cần kiến thức lập trình.