Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đã phát triển vượt bậc từ những ứng dụng lập kế hoạch vật tư sản xuất đơn thuần. Ngày nay, mọi tổ chức từ doanh nghiệp vừa và nhỏ đến tập đoàn đa quốc gia đều xem ERP là “bộ não số” vận hành toàn bộ hoạt động kinh doanh. Từ tài chính kế toán đến quản lý kho bãi, từ tự động hóa dịch vụ đến phân tích kinh doanh – ERP kết nối liền mạch các chức năng cốt lõi, loại bỏ công việc trùng lặp và tạo ra nguồn dữ liệu thống nhất, đảm bảo toàn bộ doanh nghiệp vận hành nhịp nhàng trên cùng một nền tảng.

Cho dù bạn đang tìm kiếm giải pháp nâng cấp hệ thống hiện có hay bắt đầu hành trình số hóa với ERP lần đầu tiên, 9 chiến lược trong bài viết này của Asiasoft sẽ giúp bạn đơn giản hóa quy trình lựa chọn và tăng đáng kể khả năng triển khai thành công.

1. Tổng quan về ERP và thách thức của doanh nghiệp thương mại hiện đại

ERP không đơn thuần là phần mềm quản lý – mà là hệ sinh thái số toàn diện, kết nối và tự động hóa mọi quy trình kinh doanh thiết yếu. Tưởng tượng ERP như “trung tâm chỉ huy” của doanh nghiệp, nơi dữ liệu từ mọi nguồn (tài chính, bán hàng, mua hàng, kho vận, nhân sự) được hợp nhất và luân chuyển liền mạch trên một nền tảng duy nhất.

Với doanh nghiệp thương mại, ERP tạo ra bốn lợi thế cạnh tranh quyết định:

• Thống nhất thông tin toàn diện: Xóa bỏ các “đảo dữ liệu”, ERP tạo ra nguồn thông tin đáng tin cậy duy nhất, giúp lãnh đạo nhìn thấu toàn cảnh doanh nghiệp trong thời gian thực.
• Tự động hóa quy trình thông minh: Từ báo giá đến giao hàng, từ mua vào đến thanh toán: ERP tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, giải phóng nhân viên khỏi công việc sự vụ để tập trung vào sáng tạo và phục vụ khách hàng.
• Tối ưu tồn kho theo thời gian thực: Cung cấp bức tranh tồn kho chi tiết đến từng kho, từng vị trí, giúp doanh nghiệp cân bằng hoàn hảo giữa nhu cầu thị trường và nguồn lực, tránh tình trạng “thừa vốn, thiếu hàng” hoặc ngược lại.
• Chăm sóc khách hàng cá nhân hóa: Tích hợp toàn bộ hành trình của khách hàng, từ marketing đến bán hàng và hậu mãi, ERP trao quyền cho nhân viên hiểu rõ khách hàng như người thân, đáp ứng nhu cầu trước cả khi họ nói ra.

2. Các tiêu chí lựa chọn phần mềm ERP

Dưới đây là bảng so sánh chi tiết 7 tiêu chí quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá và lựa chọn giải pháp ERP phù hợp nhất:

3. Quy trình đánh giá và lựa chọn hiệu quả

Để không bị choáng ngợp khi lựa chọn giải pháp ERP, doanh nghiệp nên áp dụng quy trình đánh giá có phương pháp và khoa học như sau:

• Bước 1: Khảo sát nội bộ: Thu thập yêu cầu từ tất cả các phòng ban, xác định các “điểm đau” cần giải quyết và quy trình cần tối ưu.
• Bước 2: Lập danh sách tiêu chí đánh giá: Từ kết quả khảo sát, thiết lập bảng điểm với trọng số cho từng tiêu chí phù hợp với ưu tiên của doanh nghiệp.
• Bước 3: Nghiên cứu thị trường: Rà soát các giải pháp ERP phù hợp với ngành nghề, quy mô và ngân sách.
• Bước 4: Lọc danh sách ngắn: Chọn 3-5 nhà cung cấp tiềm năng nhất dựa trên nghiên cứu ban đầu.
• Bước 5: Demo sản phẩm: Yêu cầu nhà cung cấp demo các tính năng dựa trên kịch bản thực tế của doanh nghiệp, không chỉ demo chung chung.
• Bước 6: Tham khảo khách hàng hiện tại: Nói chuyện với ít nhất 2-3 doanh nghiệp tương tự đang sử dụng giải pháp của nhà cung cấp đó.
• Bước 7: Đánh giá tổng thể: Chấm điểm các nhà cung cấp theo bảng tiêu chí đã thiết lập, cân nhắc cả yếu tố định lượng và định tính.

4. 9 Tip Để lựa chọn ERP phù hợp cho doanh nghiệp của bạn

Việc lựa chọn hệ thống ERP phù hợp với mục đích sử dụng có thể tốn nhiều thời gian, vì vậy nên có một kế hoạch cụ thể. Mặc dù không phải là hướng dẫn toàn diện để chọn hệ thống ERP phù hợp cho doanh nghiệp của bạn, 9 Tip sau đây sẽ giúp bạn đi đúng hướng ngay từ đầu. Bằng cách tuân theo những Tip này và đầu tư thời gian cùng sự thẩm định cần thiết, hầu hết các tổ chức sẽ có thể lựa chọn được hệ thống ERP phục vụ tốt nhất cho nhu cầu của họ.

4.1. Xác định các tính năng và chức năng mà doanh nghiệp của bạn cần

Nền tảng của hệ thống ERP thành công chính là việc hiểu rõ nhu cầu doanh nghiệp. Để xây dựng nền móng vững chắc này, bạn cần:

• Thực hiện đánh giá toàn diện: Phân tích cả quy trình hiện tại và tương lai để xác định đâu là phần cần được ERP quản lý, đâu là phần hoạt động độc lập.
• Xác định mục tiêu cụ thể: Làm rõ vấn đề cần giải quyết, mục tiêu cần đạt và cách đo lường thành công.
• Cân nhắc hỗ trợ chuyên môn: Tận dụng kiến thức từ các chuyên gia tư vấn và đối tác giá trị gia tăng để đánh giá chính xác nhu cầu.
• Lựa chọn module phù hợp: Từ tài chính kế toán (bắt buộc) đến các module chuyên biệt như quản lý chuỗi cung ứng, quản lý quan hệ khách hàng hay thương mại điện tử.

Khi nhu cầu kinh doanh phát triển, hệ thống ERP lý tưởng sẽ phát triển cùng bạn, cho phép bổ sung các module mới phù hợp với hướng đi của doanh nghiệp trong tương lai.

4.2. Đảm bảo sự ủng hộ mạnh mẽ từ lãnh đạo và đội ngũ nội bộ

Sự thành công của dự án ERP phụ thuộc rất lớn vào sự ủng hộ từ cấp lãnh đạo cao nhất. Hãy triển khai chiến lược thu hút sự ủng hộ hiệu quả thông qua:

• Xây dựng trường hợp kinh doanh thuyết phục: Trình bày rõ ràng về ROI, giá trị chiến lược và tác động tích cực đến hiệu suất doanh nghiệp
• Chọn “nhà tài trợ điều hành” có tầm ảnh hưởng: CEO, COO hoặc CFO là những lựa chọn lý tưởng để dẫn dắt dự án từ cấp cao
• Trao quyền cho người ủng hộ dự án: Giúp họ trở thành “người truyền giáo” truyền cảm hứng về lợi ích của ERP đến toàn tổ chức
• Xây dựng cơ chế ra quyết định hiệu quả: Cho phép nhà tài trợ điều hành tháo gỡ nút thắt, cân bằng ưu tiên và đẩy nhanh tiến độ
• Quản lý sự thay đổi từ sớm: Xem việc triển khai ERP không chỉ là dự án công nghệ mà còn là quá trình chuyển đổi tổ chức

Khi có được sự ủng hộ mạnh mẽ từ ban lãnh đạo, dự án ERP sẽ vượt qua được những thách thức không thể tránh khỏi và tăng đáng kể khả năng thành công trong toàn bộ quá trình triển khai.

4.3. Tạo tài liệu RFP chuyên nghiệp để tối ưu quá trình lựa chọn

Tài liệu yêu cầu đề xuất (RFP) đóng vai trò nền tảng cho sự thành công của dự án ERP. Một RFP hiệu quả sẽ:

• Làm rõ mục tiêu và kỳ vọng: Xác định chính xác những gì doanh nghiệp cần từ hệ thống ERP mới
• Thiết lập tiêu chí đánh giá nhất quán: Tạo cơ sở so sánh công bằng giữa các nhà cung cấp
• Chỉ rõ phạm vi và giới hạn: Ngăn chặn hiểu lầm về khả năng và chức năng cần thiết
• Nêu chi tiết các yêu cầu tích hợp: Đảm bảo hệ thống mới hoạt động liền mạch với cơ sở hạ tầng hiện có
• Thu hút các đề xuất có giá trị: Nhận được phản hồi phù hợp từ các nhà cung cấp có năng lực thực sự

Một RFP được chuẩn bị kỹ lưỡng không chỉ giúp doanh nghiệp xác định rõ nhu cầu mà còn tiết kiệm thời gian và nguồn lực trong giai đoạn triển khai sau này.

4.4. Đảm bảo khả năng tích hợp liền mạch với hệ sinh thái phần mềm hiện tại

Một hệ thống ERP mạnh mẽ phải đóng vai trò “trung tâm kết nối” cho toàn bộ môi trường công nghệ trong doanh nghiệp của bạn. Khi đánh giá các giải pháp, hãy tập trung vào:

• Tích hợp đã được chứng nhận: Ưu tiên các giải pháp có sẵn kết nối với các ứng dụng phổ biến: thương mại điện tử, POS, marketplace, quản lý nhà cung cấp và hệ thống đối tác
• Hỗ trợ API chuẩn ngành: Tìm kiếm hệ thống hỗ trợ REST và SOAP API để đảm bảo khả năng kết nối linh hoạt và bảo mật cao
• Khả năng xử lý dữ liệu đa dạng: Ưu tiên hệ thống hỗ trợ nhập/xuất file CSV cùng với API SQL (ODBC và JDBC) để giao tiếp hiệu quả với cơ sở dữ liệu hiện có
• Tự động hóa đồng bộ dữ liệu: Giảm thiểu nhu cầu nhập liệu thủ công qua khả năng đồng bộ thông tin tự động giữa các hệ thống

Việc đầu tư vào hệ thống ERP có khả năng tích hợp mạnh mẽ không chỉ bảo vệ các khoản đầu tư công nghệ hiện tại mà còn tạo nền tảng vững chắc cho việc mở rộng hệ sinh thái số của doanh nghiệp trong tương lai.

4.5. Xác định sự phù hợp chức năng: Chìa khóa thành công của dự án ERP

Để đảm bảo giải pháp ERP thực sự đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp của bạn, việc đánh giá sự phù hợp chức năng là bước không thể bỏ qua. Xem xét các yếu tố quan trọng sau:

• Phù hợp với quy trình hiện tại: Đánh giá cách hệ thống ERP tương tác với các quy trình kinh doanh đang vận hành trong doanh nghiệp
• Tầm nhìn tương lai: Mô phỏng kịch bản mở rộng kinh doanh để đảm bảo hệ thống đáp ứng được nhu cầu dài hạn
• Mức độ linh hoạt: Cân nhắc giữa hệ thống cứng nhắc (quy trình định sẵn) và hệ thống linh hoạt (thích ứng theo doanh nghiệp)
• Thu thập ý kiến đa chiều: Tham vấn tất cả bên liên quan để có cái nhìn toàn diện về nhu cầu thực tế
• Phân tích đối thủ: Nghiên cứu giải pháp ERP phổ biến trong ngành để rút ngắn danh sách lựa chọn

Đặt ra những câu hỏi then chốt sau để xác định rõ sự phù hợp chức năng:

• Điểm yếu của hệ thống hiện tại là gì?
• Những điểm mạnh cần được duy trì?
• Quy trình thủ công nào có thể được tự động hóa?
• Cần cải thiện báo cáo và phân tích ở đâu?
• Yêu cầu tích hợp với hệ thống nào khác?

Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp bạn xây dựng bản yêu cầu chi tiết làm nền tảng đánh giá và lựa chọn giải pháp ERP phù hợp nhất với doanh nghiệp.

4.6. Đánh giá uy tín của các nhà cung cấp ERP tiềm năng

Đối tác ERP lý tưởng không chỉ cung cấp sản phẩm xuất sắc mà còn hỗ trợ bền vững trong suốt hành trình số hóa của doanh nghiệp. Để xác định uy tín thực sự của nhà cung cấp ERP, hãy thực hiện nghiên cứu đa chiều qua các kênh sau:

• Kinh nghiệm chuyên ngành: Đánh giá mức độ am hiểu của nhà cung cấp về ngành của bạn thông qua đội ngũ chuyên gia và đối tác triển khai
• Báo cáo phân tích chuyên nghiệp: Tham khảo bảng xếp hạng từ Gartner, Forrester để hiểu điểm mạnh, điểm yếu của từng nhà cung cấp
• Hiệu suất tài chính: Kiểm tra báo cáo tài chính và triển vọng dài hạn nếu đó là công ty đại chúng
• Đánh giá từ người dùng thực tế: Nghiên cứu phản hồi trên Facebook, Sitemap, Linkedin,… và các diễn đàn chuyên ngành
• Nhóm người dùng và cộng đồng: Tận dụng nhóm LinkedIn và các sự kiện người dùng để thu thập thông tin khách quan
• Chất lượng hỗ trợ: Tìm hiểu về đội ngũ hỗ trợ, thời gian phản hồi và mức độ chuyên môn của nhân viên
• Tài nguyên và nội dung: Đánh giá chất lượng trang web, nghiên cứu điển hình và tài liệu hướng dẫn
• Khách hàng tham khảo: Liên hệ với khách hàng hiện tại để có góc nhìn trung thực về trải nghiệm sử dụng

Ngoài ra, đừng quên “Google” về nhà cung cấp để tìm kiếm thông tin về uy tín, khiếu nại hoặc vấn đề tiềm ẩn. Việc đầu tư thời gian nghiên cứu kỹ lưỡng sẽ giúp doanh nghiệp tránh những rủi ro đáng tiếc và xây dựng mối quan hệ đối tác ERP bền vững, hiệu quả.

4.7. Hiểu rõ cấu trúc chi phí triển khai ERP

Chi phí triển khai ERP không chỉ là “giá mua ban đầu” mà bao gồm nhiều khoản đầu tư dài hạn quyết định giá trị thực của hệ thống. Hãy xem xét kỹ các yếu tố chi phí sau:

• Mô hình triển khai: Chi phí khác biệt đáng kể giữa giải pháp đám mây (chi phí thuê bao thường xuyên) và cài đặt tại chỗ (đầu tư lớn ban đầu)
• Cấp phép người dùng: Áp dụng chiến lược “quyền truy cập theo nhu cầu” để tối ưu chi phí, với giá cấp phép thấp hơn cho người dùng chỉ cần chức năng cơ bản
• Chi phí triển khai: Dự toán cho chuyển đổi dữ liệu, tùy biến hệ thống, đào tạo nhân viên và hỗ trợ kỹ thuật trong giai đoạn chuyển tiếp
• Chi phí vận hành dài hạn: Bao gồm bảo trì hệ thống, cập nhật phiên bản, hỗ trợ kỹ thuật và mở rộng quy mô theo thời gian
• Đánh giá chi phí-lợi ích: Phân tích kỹ lưỡng giữa tính năng thực sự cần thiết và để tránh đầu tư vào chức năng dư thừa

Hệ thống ERP hiệu quả thường mang lại ROI tích cực trong khoảng 5-7 năm, nhưng điều này chỉ đạt được khi doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phù hợp với quy mô và nhu cầu thực tế, không đầu tư quá mức vào tính năng không thiết yếu.

4.8. Làm sạch dữ liệu: Nền tảng vững chắc cho ERP thành công

Dữ liệu sạch là trụ cột của mọi triển khai ERP thành công. Thay vì di chuyển toàn bộ “kho báu dữ liệu” lịch sử, doanh nghiệp cần chiến lược làm sạch thông minh với các nguyên tắc sau:

• Áp dụng nguyên tắc “less is more”: Chỉ di chuyển dữ liệu thực sự cần thiết, thiết lập ngày giới hạn để loại bỏ dữ liệu lịch sử cũ
• Xử lý dữ liệu trùng lặp: Nhận diện và hợp nhất các phiên bản trùng lặp của cùng dữ liệu khách hàng từ nhiều phòng ban
• Chuẩn hóa định dạng: Thống nhất cách biểu diễn thông tin như số đơn hàng, ngày tháng, địa chỉ trên toàn hệ thống
• Loại bỏ dữ liệu lỗi thời: Cập nhật hoặc xóa thông tin khách hàng không còn chính xác
• Thành lập đội chuyên trách: Tập hợp nhân sự từ các bộ phận khác nhau hiểu rõ cách dữ liệu được sử dụng trong từng đơn vị
• Đảm bảo tuân thủ quy định: Bổ nhiệm người chịu trách nhiệm về bảo mật và tuân thủ pháp lý trong quá trình xử lý dữ liệu

Đầu tư thời gian làm sạch dữ liệu có thể kéo dài quy trình ban đầu, nhưng sẽ tiết kiệm vô số thời gian, chi phí và giảm thiểu rủi ro trong tương lai. Dữ liệu sạch là nền tảng vững chắc để xây dựng hệ thống ERP đáng tin cậy và hiệu quả.

4.9. Xây dựng lộ trình triển khai ERP thông minh

Triển khai ERP là cuộc hành trình chiến lược đòi hỏi kế hoạch cụ thể và tầm nhìn rõ ràng. Một lộ trình triển khai hiệu quả sẽ quyết định thành công của toàn bộ dự án, giúp doanh nghiệp tránh khỏi các “cạm bẫy” phổ biến và tối ưu hóa giá trị đầu tư.

Để xây dựng lộ trình triển khai ERP thành công, doanh nghiệp cần tập trung vào:

• Đánh giá mức độ tùy biến: Xác định rõ hệ thống sẽ điều chỉnh theo quy trình hiện có hay doanh nghiệp sẽ thay đổi để phù hợp với giải pháp mới
• Xác định nhân sự chủ chốt: Chỉ định đội ngũ dẫn dắt dự án, bao gồm lãnh đạo từ mọi phòng ban liên quan
• Kế hoạch quản lý thay đổi: Phát triển chiến lược truyền thông và đào tạo để giảm thiểu kháng cự từ nhân viên
• Thiết lập tiến độ thực tế: Dự án có thể kéo dài từ vài tháng đến hơn một năm tùy thuộc vào quy mô triển khai

Quy trình triển khai ERP hiệu quả thường bao gồm các giai oạn chính:

• Giai đoạn thiết kế: Phân tích luồng công việc, xác định nhu cầu tùy biến và lập kế hoạch chuyển đổi dữ liệu
• Giai đoạn cấu hình: Thiết lập hệ thống, chuẩn bị tài liệu hướng dẫn và khởi tạo dữ liệu
• Giai đoạn kiểm thử: Đánh giá hiệu suất và điều chỉnh hệ thống trước khi ra mắt chính thức
• Giai đoạn go-live: Chuyển đổi sang hệ thống mới một cách có kiểm soát
• Giai đoạn hỗ trợ sau triển khai: Đảm bảo người dùng được hỗ trợ liên tục và hệ thống vận hành ổn định

Việc quản lý kỳ vọng một cách thực tế là yếu tố then chốt trong thành công của dự án. Đồng thời, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng giữa giải pháp đám mây và giải pháp tại chỗ: với xu hướng hiện nay nghiêng về lợi thế chi phí và tính linh hoạt của các giải pháp đám mây.

5. Những cạm bẫy cần tránh khi lựa chọn ERP

Kinh nghiệm từ nhiều doanh nghiệp cho thấy có những sai lầm phổ biến cần tránh trong quá trình lựa chọn ERP:

• Chạy theo tính năng hào nhoáng: Nhiều doanh nghiệp bị cuốn hút bởi các tính năng tiên tiến nhưng thực tế không thực sự cần thiết, dẫn đến lãng phí tài nguyên và sự phức tạp không cần thiết.
• Đánh giá thấp yếu tố con người: Sự kháng cự từ nhân viên là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến thất bại của dự án ERP. Cần đặc biệt chú ý đến tính dễ sử dụng và kế hoạch đào tạo, thay đổi văn hóa.
• Thiếu chiến lược dữ liệu: Nhiều doanh nghiệp không có kế hoạch rõ ràng cho việc làm sạch, chuyển đổi và tích hợp dữ liệu, gây ra những vấn đề nghiêm trọng sau khi triển khai.
• Lựa chọn nhà cung cấp không phù hợp: Đôi khi doanh nghiệp quá tập trung vào phần mềm mà bỏ qua việc đánh giá chất lượng và độ phù hợp của nhà cung cấp dịch vụ triển khai.
• Tìm kiếm giải pháp hoàn hảo: Không có giải pháp ERP nào đáp ứng 100% nhu cầu của doanh nghiệp. Việc cố gắng tùy biến quá mức có thể dẫn đến chi phí tăng, thời gian triển khai kéo dài và khó khăn khi nâng cấp.

Việc lựa chọn và triển khai ERP là một quyết định chiến lược quan trọng có thể định hình tương lai của doanh nghiệp. Với 9 chiến lược vàng đã trình bày, doanh nghiệp sẽ có lộ trình rõ ràng để đánh giá, lựa chọn và triển khai hệ thống ERP phù hợp nhất với nhu cầu và mục tiêu của mình.

Nhớ rằng, ERP không chỉ là giải pháp công nghệ mà còn là công cụ thúc đẩy chuyển đổi toàn diện. Thành công của dự án ERP phụ thuộc vào sự kết hợp hài hòa giữa công nghệ phù hợp, quy trình hiệu quả và con người được trao quyền. Bằng cách tập trung vào cả ba yếu tố này, doanh nghiệp sẽ không chỉ tối ưu hóa hoạt động hiện tại mà còn xây dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai.