Hiện nay, hệ thống ERP được coi là “trợ thủ đắc lực” của các nhà lãnh đạo giúp điều hành doanh nghiệp một cách tổng thể và tự động hóa. Vậy hệ thống ERP là gì? ERP giúp ích như thế nào cho doanh nghiệp? Câu trả lời sẽ được Asia Soft bật mí ngay sau đây.

1. Hệ thống ERP là gì? 

ERP là gì? ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning và đề cập đến phần mềm và hệ thống được sử dụng để lập kế hoạch và quản lý tất cả chuỗi cung ứng cốt lõi, sản xuất, dịch vụ, tài chính và các quy trình khác của một tổ chức. Phần mềm lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp có thể được sử dụng để tự động hóa và hợp lý hóa toàn bộ doanh nghiệp hoặc các hoạt động cá nhân như: Quản lý công việc, kế toán và mua sắm, quản lý dự án, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý rủi ro, tuân thủ và vận hành chuỗi cung ứng.

Một ứng dụng ERP đơn lẻ có thể cung cấp phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS), trong khi một bộ ứng dụng ERP hoàn chỉnh có thể tạo thành một hệ thống ERP để liên lạc hiệu quả và tích hợp các quy trình kinh doanh để cho phép luồng dữ liệu giữa các ứng dụng, thường thông qua tại chỗ / tại chỗ hoặc cơ sở dữ liệu công khai trên đám mây.

ERP kết nối tất cả các khía cạnh của một doanh nghiệp. Việc sử dụng hệ thống phần mềm ERP cho phép quản lý dự án và hiệu suất tốt hơn, giúp lập kế hoạch, lập ngân sách, dự báo và báo cáo chính xác về tình trạng và quy trình tài chính của một tổ chức.

2. Mục đích của quản lý kinh doanh ERP 

Mục đích của quản lý kinh doanh là làm cho một doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn. Để đo lường hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, bốn công cụ đánh giá được các nhà quản lý sử dụng phổ biến nhất là:

• Các thông tin cơ bản như thông tin về nguồn vốn: dòng tiền, tỷ suất tài chính…
• Thông tin sản xuất, chẳng hạn như thông tin chi phí: Tỷ lệ sử dụng tài nguyên và lợi nhuận chung,…
• Thông tin về năng lực, chẳng hạn như điểm mạnh và điểm yếu của công ty so với đối thủ cạnh tranh
• Thông tin phân bổ nguồn lực, bao gồm nguồn lực và nhân lực,…

Trước khi ERP ra đời, hầu hết việc trao đổi thông tin trong doanh nghiệp đều thông qua truyền giấy. Mặc dù một số doanh nghiệp đã có hệ thống mạng loại này hay loại khác, nhưng mọi người vẫn quen với việc truyền tải thông tin thông qua các tài liệu hữu hình. Điều này là do các hệ thống khác nhau trong doanh nghiệp độc lập và không kết nối với nhau. ERP ra đời chỉ để thay đổi tình trạng này. Nó tích hợp một cách hữu cơ các mô-đun chức năng khác nhau trong tổ chức để giúp các nhóm làm việc hiệu quả  cùng nhau.

3. Sáu thành phần lõi của hệ thống ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống phần mềm tích hợp được sử dụng trong doanh nghiệp để quản lý và tổ chức các hoạt động kinh doanh khác nhau. 

Các thành phần cốt lõi của ERP bao gồm:

• Quản lý tài chính (Financial Management): 

Quản lý tài chính bao gồm việc theo dõi tài khoản, hạch toán, tạo báo cáo tài chính, quản lý ngân sách và dự báo tài chính. Thông qua thành phần này, doanh nghiệp có thể duyệt xem, phân tích và kiểm soát tình hình tài chính của mình.

• Quản lý nguồn nhân lực (Human Resources Management): 

Thành phần này giúp doanh nghiệp quản lý thông tin về nhân viên, bao gồm quản lý tiền lương, tuyển dụng, đào tạo, chấm công và các vấn đề liên quan đến nhân sự.

• Quản lý vật tư và nguồn cung ứng (Supply Chain Management): 

Quản lý chuỗi cung ứng giúp doanh nghiệp theo dõi quá trình mua hàng, lập kế hoạch sản xuất, quản lý hàng tồn kho và các đối tác cung ứng.

• Quản lý sản xuất (Manufacturing Management): 

Thành phần này cho phép doanh nghiệp quản lý quy trình sản xuất, lập kế hoạch sản xuất, điều phối nguồn lực và theo dõi hiệu suất sản xuất.

• Quản lý bán hàng và dịch vụ (Sales and Service Management): 

Quản lý bán hàng và dịch vụ liên quan đến việc quản lý quy trình bán hàng, dịch vụ khách hàng, quản lý hợp đồng và theo dõi tình trạng dự án.

• Quản lý dữ liệu và phân tích (Data Analytics and Management): 

Thành phần này giúp doanh nghiệp thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu từ các hoạt động sản xuất và kinh doanh khác nhau. Nó cung cấp khả năng phân tích dữ liệu để hỗ trợ quyết định kinh doanh thông qua việc tạo ra các báo cáo và thông tin thống kê.

Các thành phần này tương tác với nhau để tạo ra một hệ thống ERP hoàn chỉnh, giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất hoạt động và quản lý toàn diện các khía cạnh kinh doanh.

4. Những lợi ích mà hệ thống ERP có thể mang lại cho doanh nghiệp

4.1. Hệ thống ERP giúp giảm chi phí vận hành

Tích hợp giải pháp ERP mạnh mẽ giúp giảm nhân công và chi phí vận hành cho doanh nghiệp. Với nó, các doanh nghiệp có thể quản lý thời gian và nguồn lực kinh doanh tốt hơn, tiết kiệm tiền và tối đa hóa lợi tức đầu tư. Nó cũng cho phép hợp nhất báo cáo tài chính và các chi phí khác.

4.2. Góc nhìn 360 độ về hoạt động kinh doanh

Khách hàng có thể cần thay đổi đơn đặt hàng và bạn phải ứng biến để thực hiện những thay đổi cần thiết và chốt ngày giao hàng ban đầu. Với hệ thống ERP, những thay đổi từ khách hàng không còn nặng nề vì góc nhìn 360 độ về kinh doanh, bán hàng, dịch vụ khách hàng, lập kế hoạch, kế toán, sản xuất, phân phối, nhân sự, v.v., tất cả đều được tích hợp và dữ liệu có thể được chia sẻ tại mọi cấp độ. Khi lập kế hoạch hoặc thay đổi sản phẩm, tất cả các bộ phận liên quan đều được thông báo.

4.3. Cung cấp thông tin và dữ liệu thời gian thực

Tác động tức thời của việc triển khai giải pháp ERP là sự thống nhất luồng dữ liệu và thông tin kinh doanh giữa tất cả các bộ phận. Với thông tin theo thời gian thực, bạn có thể đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn và yên tâm rằng mọi thông tin đều hiện hành và chính xác. Với quyền truy cập đầy đủ vào dữ liệu được tiêu chuẩn hóa và đáng tin cậy, nhiều tổ chức đã tiến một bước trong phân tích thời gian thực.

4.4. Cải thiện sự hợp tác

Thiếu hợp tác và giao tiếp kém thường là do nhân viên thiếu thông tin cần thiết. Phần mềm ERP tăng cường sự hợp tác bằng cách cho phép truy cập dữ liệu từ các bộ phận khác, cải thiện sự hợp tác và giúp giao tiếp giữa các nhân viên mượt mà hơn.

4.5. Hệ thống ERP giúp ước tính và báo giá đơn giản

Phần mềm ERP giúp báo cáo và trích dẫn dễ dàng hơn và có thể tùy chỉnh. Với khả năng báo cáo được cải thiện, công ty của bạn có thể dễ dàng đáp ứng các yêu cầu dữ liệu phức tạp hơn và người dùng có thể tự chạy các báo cáo mà không cần nhờ đến sự trợ giúp của IT. Điều này giúp tiết kiệm thời gian để người dùng tập trung vào các dự án quan trọng hơn.

4.6. Cung cấp tích hợp liền mạch

Một giải pháp ERP hiệu quả sử dụng cơ sở dữ liệu tập trung, tích hợp để hỗ trợ tất cả các quy trình cốt lõi của doanh nghiệp. Điều này giúp dễ dàng tích hợp tất cả các bộ phận và quy trình. Tích hợp liền mạch trong tổ chức cho phép chia sẻ ý tưởng nhiều hơn, đưa ra quyết định nhất quán và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Nó cũng giúp đưa ra quyết định sáng suốt hơn.

4.7. Có thể tăng năng suất

Bằng cách đầu tư vào các giải pháp ERP, nhiều doanh nghiệp đã nhận thấy những cải thiện đáng kể về hiệu quả và năng suất. Chúng có thể giúp loại bỏ các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và tẻ nhạt trong quy trình kinh doanh, cải thiện khối lượng công việc sau khi triển khai phần mềm ERP, nhờ đó tiết kiệm thời gian cho nhân viên. Điều này cho phép họ tập trung tốt hơn vào các hoạt động kinh doanh hoặc các lĩnh vực cần cải thiện.

4.8. Hệ thống ERP giúp cải thiện dịch vụ khách hàng

Các hệ thống ERP thường có xu hướng đi kèm với một số loại ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng (CRM), cùng với bán hàng, tài chính và các chức năng khác của văn phòng. Chức năng CRM của ERP cực kỳ quan trọng vì cách chính để doanh nghiệp duy trì tính cạnh tranh và “trong cuộc chơi” là thu hút khách hàng lặp lại, điều này sẽ thúc đẩy lợi nhuận. Ví dụ: nhân viên trong bộ phận bán hàng và dịch vụ khách hàng có thể giao tiếp tốt hơn và cải thiện mối quan hệ với khách hàng thông qua truy cập nhanh hơn và chính xác hơn vào thông tin và lịch sử khách hàng do hệ thống ERP cung cấp.

5. Một số chú ý khi triển khai hệ thống ERP

ERP là một ý tưởng quản lý tiên tiến hơn, liên quan đến nhiều lĩnh vực, đòi hỏi đầu tư lớn, chu kỳ triển khai dài, khó khăn và có rủi ro nhất định, đòi hỏi phải có phương pháp khoa học để đảm bảo sự thành công của dự án. Nhìn chung, trong quá trình thực hiện cần chú ý một số vấn đề sau:

• Sự tham gia của những người ra quyết định hàng đầu và tất cả nhân viên. 

Việc triển khai ERP liên quan đến việc điều chỉnh phương thức quản lý nội bộ của doanh nghiệp, thay đổi quy trình nghiệp vụ và thay đổi một lượng lớn nhân sự, nếu không có sự tham gia của lãnh đạo doanh nghiệp sẽ khó đưa vào thực tế. Nhưng đồng thời, ERP là tích hợp thông tin cấp doanh nghiệp và không thể thành công nếu không có sự tham gia của tất cả nhân viên.

• Cập nhật kiến ​​thức. 

ERP là sự kết hợp giữa công nghệ thông tin và công nghệ quản lý tiên tiến, dù là người ra quyết định, nhà quản lý hay nhân viên bình thường đều phải nắm vững công nghệ máy tính và công nghệ truyền thông, vận dụng chúng vào công tác quản lý doanh nghiệp hiện đại.

• Dữ liệu chuẩn hóa. 

Hệ thống ERP hiện thực hóa việc chia sẻ dữ liệu doanh nghiệp trên toàn cầu.Là một hệ thống thông tin quản lý, đối tượng mà nó xử lý là dữ liệu. Chuẩn hóa dữ liệu là tiền đề để thực hiện tích hợp thông tin, trên cơ sở đó mới có thể nói đến tính chính xác, đầy đủ, kịp thời của thông tin. Do đó, việc triển khai ERP phải nỗ lực rất nhiều để chuẩn bị dữ liệu cơ bản. 

Ví dụ: Thông tin dữ liệu sản phẩm, thông tin khách hàng, thông tin nhà cung cấp, v.v.

• Tái cấu trúc quy trình kinh doanh và tái cấu trúc tổ chức. 

ERP được định hướng theo quy trình công việc, giảm thiểu sự dư thừa và tối đa hóa việc chia sẻ thông tin. Theo truyền thống, các nhiệm vụ yêu cầu nhiều bước hoặc nhiều phòng ban thường chỉ có thể hoàn thành sau khi triển khai hệ thống ERP. Vì vậy, để phát huy vai trò của ERP, doanh nghiệp cần cấu trúc lại quy trình và tổ chức để đáp ứng yêu cầu triển khai.

ERP nhấn mạnh khả năng kiểm soát của quản lý và coi các hoạt động như thiết kế, sản xuất, bán hàng, vận chuyển, kho bãi, nhân lực, môi trường làm việc và hỗ trợ ra quyết định như một tổng thể hữu cơ và có thể kiểm soát. Hệ thống ERP tích hợp các liên kết này, quản lý các nguồn lực hiện có, phân bổ hợp lý và sử dụng chính xác, cung cấp thông tin thời gian thực về các vấn đề như chất lượng sản phẩm, thay đổi thị trường và hỗ trợ ra quyết định.

ERP là một mô hình quản lý doanh nghiệp tiên tiến, nhắm đến việc phân bổ hợp lý mọi nguồn lực của doanh nghiệp như nhân lực, tài chính, vật tư, khách hàng, sản xuất, cung ứng, bán hàng,… để doanh nghiệp có thể phát huy tối đa năng lực trong cạnh tranh và thu được lợi ích kinh tế tốt nhất. Hệ thống ERP mở rộng phạm vi quản lý từ MRP II, đề xuất cấu trúc quản lý mới và kết hợp các nguồn lực nội bộ và bên ngoài của doanh nghiệp, thực hiện ý tưởng quản lý chuỗi cung ứng, từ nhu cầu của người dùng đến sản xuất nội bộ và nguồn lực của nhà cung cấp bên ngoài, theo nhu cầu của khách hàng.

ERP phản ánh các lý thuyết và phương pháp quản lý hiện đại, nhấn mạnh nguyên tắc điều chỉnh phù hợp với điều kiện địa phương. Tuy nhiên, phần mềm ERP hiện tại chưa hoàn thiện và không đáp ứng được tất cả yêu cầu của khách hàng hay những lời hứa của nhà cung cấp. Người dùng cần lập kế hoạch chuỗi cung ứng cẩn thận hơn và triển khai linh hoạt hơn. Họ mong muốn ERP không chỉ phù hợp với quy trình hiện tại mà còn có thể thích ứng nhanh chóng với các mô hình mới trong tương lai. Điểm yếu chính của hệ thống ERP hiện nay là ở chức năng lập kế hoạch, tức là phân hệ huy động sản xuất chính và phân hệ hoạch định nguồn lực sản xuất (MRP) không thể đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng với nguồn lực hiện có, gây khó khăn cho hỗ trợ chuỗi cung ứng thực tế.

Triển khai ERP hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng các quy trình, hệ thống, định mức và tiêu chuẩn để đảm bảo kiểm soát và TQC: Giao hàng, chất lượng, chi phí,… từ đó nâng cao trình độ quản lý và năng lực cạnh tranh, tối đa hóa lợi nhuận. Nếu triển khai ERP mà không có các quy trình, hệ thống và tiêu chuẩn hỗ trợ, nguy cơ thất bại sẽ rất lớn.

Ngược lại, triển khai ERP sẽ giúp doanh nghiệp thiết lập các quy trình, định mức, tiêu chuẩn và hệ thống hợp lý, đồng thời liên tục củng cố và tối ưu hóa chúng, nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh và đạt mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận.