Nhân viên quản lý đơn hàng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng sản phẩm và tối ưu hóa quy trình sản xuất của doanh nghiệp. Để đảm nhận vị trí này, bạn cần trang bị kiến thức chuyên môn cùng các kỹ năng chăm sóc khách hàng để đảm bảo hàng nghìn đơn hàng mỗi ngày được xử lý một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.

Vậy cụ thể nhân viên quản lý đơn hàng là gì? Công việc này có những nhiệm vụ gì? Nếu bạn đang quan tâm đến vị trí này, hãy cùng Asiasoft khám phá ngay trong bài viết dưới đây nhé!

1. Nhân viên quản lý đơn hàng là ai?

Nhân viên quản lý đơn hàng đóng vai trò như một cầu nối quan trọng giữa khách hàng, bộ phận kinh doanh và bộ phận sản xuất. Họ là người trực tiếp giám sát và điều phối toàn bộ vòng đời của đơn hàng – từ khi tiếp nhận yêu cầu đặt hàng, theo dõi quá trình sản xuất, kiểm soát chất lượng sản phẩm, cho đến khi hàng hóa được đóng gói và chuyển đến tay người tiêu dùng một cách hoàn hảo nhất.

2. Nhiệm vụ cụ thể của nhân viên quản lý đơn hàng

Nhân viên quản lý đơn hàng đóng vai trò then chót trong việc đảm bảo mỗi đơn hàng được xử lý suôn sẻ từ khâu tiếp nhận đến khi giao tận tay khách hàng. Để hiểu rõ hơn về phạm vi công việc của vị trí này, hãy cùng tìm hiểu chi tiết các nhiệm vụ chính mà một Merchandiser chuyên nghiệp cần thực hiện:

2.1. Tiếp nhận và xử lý đơn hàng

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình quản lý đơn hàng. Nhân viên cần đảm bảo mọi thông tin được ghi nhận chính xác để tránh sai sót trong các khâu tiếp theo:

• Thu thập thông tin đầy đủ: Tiếp nhận chi tiết đơn hàng từ bộ phận Kinh doanh/Bán hàng, bao gồm thông tin khách hàng (tên, số điện thoại, email), mã sản phẩm, số lượng, quy cách đóng gói và các yêu cầu đặc biệt.
• Kiểm tra tồn kho: Phối hợp với bộ phận sản xuất hoặc kho để xác nhận khả năng đáp ứng đơn hàng. Trong trường hợp hàng tồn kho không đủ, nhân viên cần chủ động đề xuất phương án thay thế hoặc thời gian giao hàng khả thi với khách hàng.
• Xác minh thông tin giao hàng: Kiểm tra kỹ lưỡng địa chỉ giao hàng, phương thức thanh toán (COD, chuyển khoản, ví điện tử) và các lưu ý đặc biệt của khách hàng trước khi nhập liệu vào hệ thống quản lý.
• Lên lịch giao nhận: Cập nhật thời gian dự kiến lấy hàng, đóng gói và giao hàng dựa trên yêu cầu của khách hàng và khả năng của doanh nghiệp.
• Xử lý hóa đơn: Xuất hóa đơn tài chính (VAT nếu có) theo đúng quy định pháp luật và gửi bản sao điện tử hoặc bản cứng cho khách hàng kèm theo đơn hàng.

2.2. Giám sát quy trình sản xuất và vận chuyển

Sau khi đơn hàng được xác nhận, nhân viên quản lý đơn hàng cần theo dõi sát sao từng giai đoạn để đảm bảo tiến độ và chất lượng:

• Theo dõi tiến độ sản xuất: Cập nhật liên tục trạng thái sản xuất hoặc nhập kho của từng đơn hàng lên hệ thống quản lý, giúp các bộ phận liên quan và khách hàng nắm bắt thông tin kịp thời.
• Kiểm soát chất lượng sản phẩm: Phối hợp chặt chẽ với bộ phận sản xuất và kỹ thuật để đảm bảo sản phẩm đạt đúng tiêu chuẩn chất lượng, màu sắc, kích thước và quy cách theo yêu cầu của khách hàng.
• Điều phối nguồn nguyên liệu: Làm việc với bộ phận mua hàng và quản lý vật tư để đảm bảo nguồn cung ứng nguyên liệu không bị gián đoạn, tránh ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất.
• Giám sát vận đơn: Theo dõi chi tiết vị trí, trạng thái giao hàng, thời gian dự kiến giao đến tay khách hàng thông qua hệ thống tracking hoặc đơn vị vận chuyển.
• Xác nhận thanh toán: Kiểm tra và cập nhật trạng thái thanh toán của khách hàng (đã thanh toán, chưa thanh toán, thanh toán một phần) để phối hợp với bộ phận kế toán xử lý kịp thời.

2.3. Quản lý kho vận và xuất nhập hàng

Nhân viên quản lý đơn hàng cần đảm bảo quy trình kho vận diễn ra chính xác và hiệu quả:

• Kiểm tra hàng nhập kho: Thực hiện các thủ tục nhập hàng, đối chiếu số lượng, chủng loại và chất lượng sản phẩm với phiếu đặt hàng và hợp đồng ban đầu.
• Đóng gói chuyên nghiệp: Giám sát quá trình đóng gói để đảm bảo hàng hóa được bảo quản an toàn, đúng số lượng, đầy đủ phụ kiện và có tem nhãn rõ ràng.
• Xử lý xuất kho: Thực hiện các thủ tục xuất hàng ra khỏi kho theo đúng quy định của công ty, bao gồm kiểm tra phiếu xuất kho, biên bản bàn giao và ký xác nhận.
• Phối hợp với đơn vị liên quan: Làm việc trực tiếp với các đơn vị vận chuyển (GHN, Giao Hàng Nhanh, J&T Express…), nhà cung cấp và các bộ phận nội bộ để đảm bảo hàng hóa được luân chuyển suôn sẻ.
• Giải quyết đơn hàng hoàn trả: Xử lý các trường hợp đơn hàng bị trả lại, giao không thành công hoặc khách hàng từ chối nhận hàng, đồng thời cập nhật trạng thái lên hệ thống và báo cáo cho cấp trên.

2.4. Chăm sóc và hỗ trợ khách hàng

Vai trò chăm sóc khách hàng của nhân viên quản lý đơn hàng không chỉ dừng lại ở việc xử lý đơn hàng mà còn xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng:

• Thu thập phản hồi: Chủ động liên hệ với khách hàng sau khi giao hàng thành công để thu thập ý kiến về chất lượng sản phẩm, dịch vụ giao hàng và mức độ hài lòng tổng thể.
• Giải đáp thắc mắc: Cung cấp thông tin rõ ràng, kịp thời về tình trạng đơn hàng, tiến độ đóng gói, thời gian giao hàng dự kiến và các vấn đề phát sinh (nếu có).
• Xử lý khiếu nại: Tiếp nhận và giải quyết nhanh chóng các khiếu nại, phàn nàn của khách hàng liên quan đến sản phẩm bị lỗi, giao hàng chậm trễ hoặc sai sót trong đơn hàng. Đề xuất giải pháp bồi thường hoặc đổi trả hợp lý để duy trì uy tín doanh nghiệp.

2.5. Quản lý hồ sơ và báo cáo

Công việc hành chính và báo cáo cũng là một phần quan trọng trong nhiệm vụ của nhân viên quản lý đơn hàng:

• Lưu trữ chứng từ: Xử lý, phân loại và lưu trữ các chứng từ liên quan như hóa đơn mua bán, phiếu xuất nhập kho, chứng từ vận chuyển, biên bản bàn giao theo quy định của công ty và pháp luật.
• Báo cáo định kỳ: Lập báo cáo tình hình đơn hàng theo tuần/tháng/quý, bao gồm số lượng đơn hàng đã xử lý, tỷ lệ giao hàng thành công, các vấn đề phát sinh và đề xuất cải tiến quy trình.
• Xử lý tình huống đột xuất: Linh hoạt giải quyết các vấn đề phát sinh bất ngờ như đơn hàng khẩn cấp, thay đổi địa chỉ giao hàng, hủy đơn hoặc sửa đổi thông tin đơn hàng.
• Hỗ trợ đa nhiệm: Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của quản lý trực tiếp như hỗ trợ kiểm kê kho, tham gia các dự án cải tiến quy trình hoặc đào tạo nhân viên mới.

3. Các chỉ số KPI quan trọng đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên quản lý đơn hàng

KPI (Key Performance Indicator) không chỉ là công cụ đo lường năng suất làm việc mà còn là cơ sở để doanh nghiệp đánh giá, xếp hạng và thưởng phạt nhân viên một cách công bằng. Đối với vị trí Nhân viên quản lý đơn hàng, việc hiểu rõ các chỉ số KPI chính sẽ giúp bạn định hướng công việc hiệu quả hơn và tối ưu hóa thu nhập cá nhân.

Dưới đây là bảng tổng hợp các chỉ số KPI cốt lõi mà Nhân viên quản lý đơn hàng cần nắm vững:

Lưu ý quan trọng: Các chỉ số KPI có thể khác nhau tùy vào từng công ty, ngành nghề và mô hình kinh doanh cụ thể. Một số doanh nghiệp có thể bổ sung thêm các chỉ số như tỷ lệ phản hồi khiếu nại trong 24h, điểm đánh giá trung bình từ khách hàng (CSAT), hoặc tỷ lệ hủy đơn hàng. Vì vậy, khi tham gia phỏng vấn hoặc nhận việc, bạn nên chủ động trao đổi với nhà tuyển dụng về:

4. Nền tảng quản lý đơn hàng hiệu quả nhất hiện nay

Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, việc lựa chọn một nền tảng quản lý đơn hàng phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững. Một hệ thống quản lý đơn hàng tốt cần đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về tự động hóa, tích hợp đa nền tảng, báo cáo thông minh và khả năng mở rộng linh hoạt theo quy mô doanh nghiệp.

4.1. Tại sao doanh nghiệp cần đầu tư vào hệ thống quản lý đơn hàng chuyên nghiệp?

Nhiều doanh nghiệp vẫn đang quản lý đơn hàng bằng Excel hoặc các công cụ đơn giản, dẫn đến nhiều hạn chế nghiêm trọng:

• Dễ xảy ra sai sót: Nhập liệu thủ công làm tăng nguy cơ nhầm lẫn về số lượng, giá cả, địa chỉ giao hàng
• Mất thời gian xử lý: Phải cập nhật thông tin trên nhiều file khác nhau, gây chậm trễ trong phối hợp giữa các bộ phận
• Khó kiểm soát tồn kho: Không đồng bộ dữ liệu giữa kho và bán hàng, dẫn đến tình trạng hết hàng hoặc dư thừa
• Thiếu báo cáo phân tích: Không có dữ liệu trực quan để đánh giá hiệu quả kinh doanh và đưa ra quyết định chiến lược
• Rủi ro mất dữ liệu: File Excel dễ bị hỏng, mất hoặc ghi đè nhầm, gây thiệt hại nghiêm trọng cho doanh nghiệp

Đó là lý do tại sao việc chuyển đổi sang một nền tảng quản lý đơn hàng tự động, tập trung và thông minh là xu hướng tất yếu để doanh nghiệp có thể phát triển bền vững.

4.2. Asia Enterprise – Giải pháp quản lý đơn hàng toàn diện cho doanh nghiệp Việt

Asia Enterprise được thiết kế đặc biệt để giải quyết triệt để các bài toán quản lý đơn hàng mà doanh nghiệp Việt Nam đang gặp phải. Đây không chỉ là một phần mềm đơn thuần mà là một hệ sinh thái quản lý bán hàng toàn diện, giúp doanh nghiệp kiểm soát mọi khía cạnh từ tiếp thị, chăm sóc khách hàng đến xử lý đơn hàng và báo cáo phân tích.

4.2.1. Quản lý đơn hàng tập trung trên một nền tảng duy nhất

Asia Enterprise cho phép doanh nghiệp tập trung toàn bộ thông tin đơn hàng trên một hệ thống duy nhất, thay vì phải quản lý trên nhiều file Excel hoặc phần mềm riêng lẻ. Điều này mang lại những lợi ích thiết thực:

• Tra cứu thông tin nhanh chóng: Nhân viên kinh doanh có thể tìm kiếm bất kỳ đơn hàng nào chỉ trong vài giây dựa trên mã đơn, tên khách hàng, ngày tạo hoặc trạng thái xử lý
• Cập nhật trạng thái theo thời gian thực: Mọi thay đổi về đơn hàng (đã xác nhận, đang đóng gói, đang giao, hoàn thành, hủy) đều được cập nhật tức thì và đồng bộ đến tất cả bộ phận liên quan
• Lưu trữ đầy đủ thông tin: Từ báo giá ban đầu, hợp đồng, thông tin sản phẩm, số lượng, giá trị, địa chỉ giao hàng, điều khoản thanh toán đến lịch sử tương tác với khách hàng
• Phân quyền truy cập linh hoạt: Quản lý có thể phân quyền xem và chỉnh sửa cho từng nhân viên, đảm bảo bảo mật thông tin và quy trình phê duyệt chặt chẽ

Nhờ đó, các bộ phận kinh doanh, kho vận, kế toán và quản lý đều có thể truy xuất thông tin đơn hàng một cách nhất quán, tránh tình trạng thông tin không khớp giữa các phòng ban.

4.2.2. Liên thông dữ liệu với bộ phận Kế toán

Asia Enterprise là giải pháp duy nhất tại Việt Nam có khả năng liên thông hoàn toàn với phần mềm kế toán Asia Enterprise, tạo nên một hệ sinh thái quản lý doanh nghiệp tích hợp từ đầu đến cuối:

• Tự động chuyển đơn hàng sang Kế toán: Khi nhân viên kinh doanh tạo đơn hàng hoặc ký hợp đồng, thông tin tự động chuyển sang bộ phận Kế toán để lập hóa đơn và theo dõi công nợ
• Đồng bộ ngược tình trạng xử lý: Kế toán cập nhật tình trạng xuất kho, giao hàng, thanh toán, thông tin này tự động hiển thị trên hệ thống CRM để nhân viên bán hàng theo dõi
• Loại bỏ nhập liệu trùng lặp: Không còn tình trạng phải nhập cùng một thông tin đơn hàng nhiều lần trên các phần mềm khác nhau
• Giảm thiểu xung đột dữ liệu: Mọi thông tin đều được đồng bộ từ một nguồn duy nhất, đảm bảo tính chính xác và nhất quán

Tính năng liên thông này giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 70% thời gian xử lý hành chính và loại bỏ hoàn toàn các lỗi phát sinh từ việc nhập liệu không đồng bộ.

4.2.3. Quản lý tồn kho thông minh

Tồn kho là yếu tố then chốt quyết định khả năng hoàn thành đơn hàng đúng hạn. Asia Enterprise tích hợp chặt chẽ với hệ thống quản lý kho, mang lại những giá trị:

• Kiểm tra tồn kho ngay khi tạo đơn: Nhân viên bán hàng có thể xem tồn kho theo thời gian thực trước khi cam kết với khách hàng
• Cảnh báo hết hàng tự động: Hệ thống tự động thông báo khi sản phẩm sắp hết hoặc dưới mức tồn kho an toàn
• Phân bổ kho thông minh: Với doanh nghiệp có nhiều kho, hệ thống gợi ý kho phù hợp nhất để xuất hàng dựa trên địa lý và số lượng tồn
• Theo dõi lịch sử xuất nhập: Ghi lại đầy đủ lịch sử xuất nhập kho liên quan đến từng đơn hàng, phục vụ kiểm tra và đối soát

Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể chủ động trong việc lập kế hoạch mua hàng, tránh tình trạng hết hàng gây mất khách hoặc tồn kho dư thừa làm ứ đọng vốn.

4.2.4. Hệ thống báo cáo đa chiều

Asia Enterprise cung cấp hơn 50 loại báo cáo chuyên sâu, giúp nhà quản lý có cái nhìn toàn diện về hoạt động kinh doanh:

• Báo cáo doanh số: Theo thời gian, theo sản phẩm, theo khu vực, theo nhân viên, theo kênh bán hàng
• Báo cáo đơn hàng: Tổng số đơn, giá trị trung bình, tỷ lệ chuyển đổi, tỷ lệ hủy đơn, thời gian xử lý trung bình
• Báo cáo hiệu suất nhân viên: Số đơn xử lý, doanh số đạt được, tỷ lệ hoàn thành KPI, điểm đánh giá khách hàng
• Báo cáo khách hàng: Phân tích hành vi mua hàng, giá trị đời của khách hàng (CLV), tần suất mua lại
• Báo cáo sản phẩm: Sản phẩm bán chạy, sản phẩm ế, biên lợi nhuận theo sản phẩm

Tất cả các báo cáo đều được trực quan hóa bằng biểu đồ, bảng số liệu dễ hiểu và có thể xuất ra Excel hoặc PDF để chia sẻ trong các cuộc họp quản lý.

4.2.5. Quản lý và chăm sóc khách hàng toàn diện

Ngoài quản lý đơn hàng, Asia Enterprise còn là công cụ mạnh mẽ để xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng:

• Lưu trữ hồ sơ khách hàng chi tiết: Từ thông tin cơ bản, lịch sử mua hàng, sở thích, đến mọi cuộc gọi, email, tin nhắn trao đổi
• Tự động hóa quy trình chăm sóc: Gửi email/SMS chúc mừng sinh nhật, chương trình khuyến mãi, nhắc nhở đơn hàng tự động
• Phân loại khách hàng thông minh: Chia nhóm khách hàng theo giá trị, tần suất mua, khu vực để triển khai chiến dịch marketing phù hợp
• Quản lý cơ hội bán hàng: Theo dõi từng giai đoạn của quy trình bán hàng (từ tiếp cận, tư vấn, báo giá đến chốt đơn)

Tính năng này giúp doanh nghiệp không chỉ bán hàng một lần mà xây dựng được lòng trung thành của khách hàng, tăng tỷ lệ mua lại và giá trị đơn hàng trung bình.

4.2.6. Quản lý đội ngũ bán hàng hiệu quả

Đối với nhà quản lý, Asia Enterprise cung cấp các công cụ để điều hành đội ngũ sales một cách khoa học:

• Theo dõi lộ trình đi tuyến: Nhân viên check-in/check-out tại từng điểm đến, quản lý xem được lộ trình di chuyển trên bản đồ
• Giao việc và theo dõi tiến độ: Phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên, theo dõi trạng thái hoàn thành và đánh giá chất lượng
• Đánh giá KPI tự động: Hệ thống tự động tính toán các chỉ số KPI của từng nhân viên theo thời gian thực
• Phát hiện cơ hội cải thiện: Phân tích lý do thất bại trong chốt đơn, thời gian phản hồi chậm để đưa ra giải pháp đào tạo kịp thời

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa năng suất làm việc của đội ngũ bán hàng, giảm tỷ lệ nghỉ việc và nâng cao tinh thần làm việc

Đừng để doanh nghiệp của bạn bị bỏ lại phía sau trong cuộc đua chuyển đổi số. Hãy đăng ký tư vấn ngay hôm nay để được chuyên gia Asiasoft phân tích và tư vấn giải pháp quản lý đơn hàng phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn:

👉 ĐĂNG KÝ NHẬN TÀI KHOẢN TRẢI NGHIỆM NGAY: https://asiasoft.com.vn/lien-he/

📞 Hoặc liên hệ hotline: 0909605913 để được tư vấn trực tiếp từ chuyên gia Asia Enterprise

Hãy để Asiasoft trở thành đối tác tin cậy, đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn trên hành trình phát triển bền vững và chinh phục đỉnh cao thành công!