Bạn có biết rằng, theo nghiên cứu từ Hiệp hội Quản lý Chuỗi Cung ứng Mỹ (CSCMP), chi phí mua hàng chiếm tới 65% tổng chi phí hoạt động của một doanh nghiệp sản xuất? Con số này không chỉ là một thống kê khô khan, mà nó phản ánh một thực tế: nếu bạn không tối ưu hóa quy trình mua hàng, doanh nghiệp của bạn đang để “tiền chảy máu” mà không hề hay biết.

Vậy làm thế nào để xây dựng một quy trình mua hàng hiệu quả? Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng Asiasoft đi sâu vào từng bước của quy trình, phân tích những bất cập phổ biến mà nhiều doanh nghiệp đang mắc phải, và đưa ra những giải pháp cụ thể để tối ưu hóa hoạt động mua hàng trong sản xuất.

1. Quy trình mua hàng trong sản xuất là gì?

Nhiều người nghĩ rằng mua hàng chỉ đơn giản là: cần gì, mua nấy, rồi thanh toán. Nhưng thực tế, trong môi trường sản xuất, quy trình mua hàng phức tạp hơn nhiều và đóng vai trò như “huyết mạch” của toàn bộ hoạt động sản xuất.

Quy trình mua hàng trong sản xuất là một chuỗi các hoạt động có tổ chức, bao gồm:

• Xác định nhu cầu mua hàng – Dựa trên kế hoạch sản xuất, dự báo nhu cầu nguyên vật liệu
• Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp – So sánh giá cả, chất lượng, uy tín và khả năng cung ứng
• Đàm phán hợp đồng – Thỏa thuận về giá, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán
• Đặt hàng và theo dõi – Đảm bảo hàng về đúng hạn, đúng quy cách
• Nhận hàng và kiểm tra chất lượng – Đối chiếu với đơn hàng, phát hiện sai sót (nếu có)
• Thanh toán và đánh giá nhà cung cấp – Hoàn tất nghĩa vụ tài chính và rút kinh nghiệm cho lần mua sau

Một quy trình mua hàng được thiết kế khoa học không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững. Đó là lý do tại sao các doanh nghiệp hàng đầu luôn đầu tư vào việc xây dựng và tối ưu hóa quy trình này.

2. Lợi ích của việc xây dựng quy trình mua hàng chuẩn

Khi quy trình mua hàng được thiết lập một cách bài bản, doanh nghiệp sẽ gặt hái được nhiều lợi ích thiết thực:

Tăng cường hiệu suất và giảm thiểu lãng phí

• Quy trình rõ ràng giúp nhân viên biết chính xác phải làm gì, tránh tình trạng “làm đi làm lại” hoặc sai sót không đáng có
• Tiết kiệm thời gian trong việc so sánh báo giá, đàm phán và ra quyết định mua hàng
• Giảm chi phí vận hành nhờ tối ưu hóa nguồn lực và loại bỏ các bước thừa

Giảm thiểu rủi ro trong mua sắm

• Tránh chọn nhầm nhà cung cấp không uy tín, dẫn đến hàng hóa kém chất lượng hoặc giao hàng chậm trễ
• Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và chính sách nội bộ của doanh nghiệp
• Minh bạch hóa quy trình, hạn chế tình trạng lạm dụng chức quyền hoặc gian lận trong mua sắm

Nâng cao chất lượng sản phẩm cuối cùng

• Chọn được nhà cung cấp tốt nghĩa là nguyên liệu đầu vào đạt chuẩn, từ đó sản phẩm cuối cùng có chất lượng tốt hơn
• Tăng uy tín thương hiệu và sự hài lòng của khách hàng
• Giảm tỷ lệ lỗi sản phẩm, tiết kiệm chi phí bảo hành và xử lý khiếu nại

Tối ưu chi phí một cách thông minh

• Đàm phán giá tốt hơn nhờ có thông tin đầy đủ và khả năng so sánh nhiều nhà cung cấp
• Tận dụng các chương trình chiết khấu, thanh toán sớm để giảm chi phí
• Tránh mua thừa hoặc thiếu hàng, giảm chi phí tồn kho và nguy cơ thiếu nguyên liệu gây gián đoạn sản xuất

3. Những rủi ro thường gặp trong quy trình mua hàng sản xuất?

3.1. Chọn nhà cung cấp theo “quan hệ” thay vì tiêu chí chuyên nghiệp

Đây có lẽ là vấn đề phổ biến nhất trong môi trường doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam. Bạn có bao giờ tự hỏi: “Tại sao nhà cung cấp này lại được chọn, trong khi có đơn vị khác rẻ hơn và tốt hơn?” Câu trả lời thường nằm ở mối quan hệ cá nhân, hoa hồng ngầm, hoặc sự ưu ái không chính đáng.

• Biểu hiện: Quyết định chọn nhà cung cấp dựa trên mối quan hệ thân thiết, không qua đánh giá khách quan
• Hậu quả: Chất lượng hàng hóa không đảm bảo, giá cả cao hơn thị trường, doanh nghiệp bị thiệt về lợi nhuận
• Ví dụ thực tế: Một công ty sản xuất đồ gỗ tại Bình Dương đã mất 18% chi phí nguyên liệu chỉ vì người phụ trách mua hàng ưu tiên nhà cung cấp quen biết – dù báo giá cao hơn 15% so với đối thủ

Giải pháp? Xây dựng quy trình đánh giá nhà cung cấp minh bạch, có tiêu chí rõ ràng: giá cả, chất lượng, uy tín, khả năng cung ứng. Sử dụng phần mềm quản lý mua hàng để tự động hóa việc so sánh và lưu trữ dữ liệu – đây chính là cách các doanh nghiệp hiện đại đang làm.

3.2. Mua hàng “thấy thiếu là mua” – Không kiểm tra tồn kho thực tế

Nghe có vẻ phi lý, nhưng tình trạng này xảy ra hàng ngày trong nhiều nhà máy. Nguyên nhân? Thiếu hệ thống quản lý tồn kho tập trung, hoặc nhân viên không có thói quen kiểm tra trước khi lập đề nghị mua hàng.

• Biểu hiện: Đề nghị mua hàng được phê duyệt dù kho vẫn còn đủ nguyên liệu, hoặc mua trùng lặp do thiếu thông tin
• Hậu quả: Tồn kho tăng cao, vốn bị “đóng băng”, nguyên liệu ứ đọng dẫn đến hư hỏng hoặc lỗi thời
• Con số thống kê: Theo khảo sát của Viện Quản lý Chuỗi Cung ứng, 23% doanh nghiệp sản xuất tại Đông Nam Á bị lãng phí 10-15% chi phí do mua hàng không cần thiết

Để khắc phục, doanh nghiệp cần triển khai phần mềm quản lý tồn kho tích hợp với quy trình mua hàng. Mỗi khi có đề nghị mua, hệ thống tự động kiểm tra số lượng thực tế trong kho và đưa ra cảnh báo nếu còn đủ hàng. Đơn giản nhưng hiệu quả đáng kể!

3.3. Lạm dụng quỹ công ty cho mục đích cá nhân

Đây là một trong những rủi ro tiềm ẩn lớn nhất, nhưng lại khó phát hiện nếu không có quy trình giám sát chặt chẽ. Một số cá nhân lợi dụng quyền hạn để mua sắm cho nhu cầu riêng, sau đó hạch toán vào chi phí công ty.

• Biểu hiện: Đề nghị mua hàng có nội dung mơ hồ, không rõ mục đích sử dụng, hoặc hàng hóa không liên quan đến hoạt động sản xuất
• Hậu quả: Doanh nghiệp mất tiền, vi phạm quy định tài chính nội bộ, tạo tiền lệ xấu ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp
• Giải pháp: Thiết lập quy trình phê duyệt nhiều cấp, yêu cầu mô tả rõ ràng mục đích sử dụng và bộ phận chịu trách nhiệm. Sử dụng công nghệ để lưu vết mọi giao dịch – minh bạch là chìa khóa

Theo kinh nghiệm của tôi khi tư vấn cho các doanh nghiệp, những công ty áp dụng hệ thống quản lý mua hàng số hóa đã giảm được 30-40% các trường hợp lạm dụng chỉ sau 6 tháng triển khai.

3.4. Rủi ro trong thanh toá

Bạn có tin không, nhiều doanh nghiệp đang tự “làm khó” mình trong khâu thanh toán? Từ việc lập chứng từ khống, thanh toán sai số tiền, đến ghi nhận thông tin nhà cung cấp không chính xác – tất cả đều là những lỗ hổng nghiêm trọng.

• Lập chứng từ khống để nhận thanh toán: Một số cá nhân tạo hóa đơn giả hoặc thổi phồng giá trị hàng hóa để chiếm đoạt tiền công ty
• Thanh toán số tiền lớn hơn giá trị thực: Do thiếu kiểm tra đối chiếu giữa đơn hàng, phiếu nhập kho và hóa đơn, doanh nghiệp trả nhiều hơn so với hàng đã nhận
• Ghi nhận sai thông tin nhà cung cấp: Tên sai, thời hạn thanh toán không chính xác dẫn đến mất quyền hưởng chiết khấu hoặc thanh toán muộn bị phạt
• Ghi chép thủ công – nguồn gốc của mọi sai sót: Nhập liệu bằng tay dễ dẫn đến sai niên độ, ghi trùng, ghi sót hóa đơn, làm rối loạn sổ sách kế toán

Một nghiên cứu của PwC cho thấy, 27% doanh nghiệp sản xuất gặp vấn đề về thanh toán sai số tiền do quy trình thủ công và thiếu kiểm soát. Đây không chỉ là vấn đề tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín với nhà cung cấp.

3.5. Thanh toán trước phê duyệt hoặc trả tiền muộn 

Có hai tình huống phổ biến khiến doanh nghiệp thiệt thòi trong thanh toán:

• Thanh toán trước khi được phê duyệt: Vi phạm quy trình kiểm soát nội bộ, tạo ra rủi ro gian lận và mất kiểm soát dòng tiền
• Trả tiền muộn hẹn: Mất quyền hưởng chiết khấu thanh toán sớm (thường từ 2-5%), và còn có thể bị phạt trễ hạn

Ví dụ: Một công ty dệt may tại Nam Định đã mất hơn 150 triệu đồng chiết khấu mỗi năm chỉ vì không thanh toán đúng thời hạn cho nhà cung cấp. Nguyên nhân? Quy trình phê duyệt thanh toán quá chậm và thiếu tự động hóa.

Giải pháp tối ưu là triển khai phần mềm quản lý mua hàng có tính năng nhắc nhở tự động về thời hạn thanh toán, tích hợp quy trình phê duyệt điện tử để rút ngắn thời gian xử lý từ 5-7 ngày xuống còn 1-2 ngày.

4. 8 bước xây dựng quy trình mua hàng hiệu quả

Dưới đây là quy trình chuẩn mà các doanh nghiệp hàng đầu đang áp dụng. Mỗi bước đều có ý nghĩa riêng và liên kết chặt chẽ với nhau.

4.1. Bước 1: Xác định nhu cầu – Không “đoán mò” mà phải dựa trên dữ liệu

Mọi thứ bắt đầu từ việc xác định chính xác “cần gì, bao nhiêu, khi nào”. Nghe đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp lại mắc sai lầm ở ngay bước này.

• Dựa vào kế hoạch sản xuất: Phân tích nhu cầu nguyên vật liệu theo từng giai đoạn, tránh tình trạng “thiếu đột ngột” hoặc “mua dự trữ quá nhiều”
• Kiểm tra tồn kho trước khi lập đề nghị: Sử dụng phần mềm quản lý để biết chính xác còn bao nhiêu trong kho, tránh mua trùng
• Ghi rõ thông tin sản phẩm: Tên hàng, mã số, quy cách, màu sắc, số lượng, thời hạn cần giao – càng chi tiết càng tốt

Nếu bước này làm tốt, bạn đã đi đúng hướng 50% rồi đấy.

4.2. Bước 2: Tìm kiếm và yêu cầu báo giá

Sau khi biết cần gì, bước tiếp theo là tìm nhà cung cấp phù hợp. Đây là lúc nhiều doanh nghiệp “sa ngã” vì chọn theo quan hệ thay vì tiêu chí khách quan.

• Lập danh sách ít nhất 3-5 nhà cung cấp: Đa dạng nguồn giúp bạn có nhiều lựa chọn và giá tốt hơn
• Yêu cầu báo giá chi tiết: Bao gồm giá sản phẩm, phí vận chuyển, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, chính sách bảo hành
• Đánh giá uy tín và năng lực: Xem lịch sử hợp tác, đọc review, kiểm tra giấy tờ pháp lý, thăm nhà máy nếu cần

Một nghiên cứu từ Harvard Business Review cho thấy, doanh nghiệp có quy trình đánh giá nhà cung cấp rõ ràng giảm được 18% chi phí mua hàng mỗi năm.

4.3. Bước 3: So sánh và lựa chọn

Khi đã có báo giá từ nhiều nhà cung cấp, đây là lúc phải so sánh một cách khoa học, không phải “thấy quen thì chọn”.

• Xây dựng bảng đánh giá: Chấm điểm theo các tiêu chí: giá cả (30%), chất lượng (30%), thời gian giao hàng (20%), dịch vụ hậu mãi (20%)
• Sử dụng phần mềm quản lý mua hàng: Tự động so sánh, lưu trữ lịch sử báo giá, phát hiện bất thường (ví dụ: giá tăng đột ngột 20% so với lần trước)
• Tham khảo ý kiến bộ phận sản xuất: Họ là người sử dụng trực tiếp, biết rõ chất lượng thực tế ra sao

Lựa chọn đúng nhà cung cấp không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo chất lượng đầu vào – yếu tố sống còn của sản phẩm cuối.

4.4. Bước 4: Phê duyệt và ký hợp đồng

Sau khi chọn được nhà cung cấp phù hợp, bước tiếp theo là phê duyệt quyết định và ký hợp đồng chính thức.

• Quy trình phê duyệt nhiều cấp: Nhân viên mua hàng đề xuất → Trưởng phòng xem xét → Giám đốc phê duyệt (tùy giá trị đơn hàng)
• Soạn hợp đồng chi tiết: Ghi rõ tên sản phẩm, số lượng, giá, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán, xử lý sai sót
• Lưu trữ điện tử và giấy: Đảm bảo có bằng chứng pháp lý khi cần thiết

Một hợp đồng rõ ràng chính là “lá chắn” bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp khi có tranh chấp phát sinh.

4.5. Bước 5: Đặt hàng và theo dõi 

Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng ký hợp đồng xong là xong việc. Sai rồi! Theo dõi tiến độ giao hàng mới là then chốt.

• Gửi đơn đặt hàng chính thức: Qua email hoặc hệ thống quản lý, có xác nhận từ nhà cung cấp
• Theo dõi tiến độ sản xuất và vận chuyển: Liên hệ định kỳ, yêu cầu cập nhật, sẵn sàng điều chỉnh nếu có vấn đề
• Cảnh báo tự động khi gần đến hạn: Sử dụng phần mềm để nhắc nhở, tránh trường hợp “quên mất” và thiếu hàng

Một công ty dệt may ở Đồng Nai đã giảm 40% tình trạng giao hàng trễ chỉ nhờ áp dụng hệ thống theo dõi tự động.

4.6. Bước 6: Nhận và kiểm tra hàng 

Hàng về là một chuyện, hàng đúng quy cách hay không lại là chuyện khác. Đây là bước quyết định chất lượng đầu vào.

• Đối chiếu với đơn đặt hàng: Kiểm tra số lượng, mã hàng, quy cách có khớp với hợp đồng không
• Kiểm tra chất lượng thực tế: Màu sắc, kích thước, độ bền, hạn sử dụng – tùy từng loại sản phẩm
• Lập biên bản giao nhận: Nếu có sai sót, lập biên bản ngay, chụp ảnh làm bằng chứng, thông báo nhà cung cấp xử lý

Việc kiểm tra kỹ càng ở bước này giúp bạn tránh được hàng loạt rắc rối về sau, đặc biệt là khi sản phẩm đã vào dây chuyền sản xuất.

4.7. Bước 7: Nhập kho và cập nhật hệ thống

Sau khi kiểm tra đạt yêu cầu, hàng hóa được nhập kho và cập nhật vào hệ thống quản lý.

• Nhập thông tin chi tiết: Mã hàng, tên, số lượng, ngày nhập, vị trí lưu trữ, hạn sử dụng
• Cập nhật tồn kho thời gian thực: Giúp các bộ phận khác biết chính xác còn bao nhiêu hàng, tránh mua trùng
• Sắp xếp khoa học: Hàng mới về sau, hàng cũ xuất trước (FIFO), dễ kiểm tra và quản lý

Theo thống kê, 30% doanh nghiệp sản xuất bị thất thoát vì quản lý kho kém – đừng để công ty bạn nằm trong con số đó.

4.8. Bước 8: Thanh toán và đánh giá

Bước cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng – thanh toán đúng hạn và đánh giá nhà cung cấp.

• Xác nhận hóa đơn và chứng từ: Đối chiếu giữa đơn hàng, phiếu nhập kho và hóa đơn, đảm bảo khớp 100%
• Thanh toán đúng hạn: Tận dụng chiết khấu thanh toán sớm (thường 2-5%), tránh bị phạt trễ hẹn
• Đánh giá nhà cung cấp: Chấm điểm về chất lượng hàng, thời gian giao, thái độ phục vụ – lưu vào hồ sơ để tham khảo lần sau

Một nghiên cứu của Deloitte chỉ ra rằng, doanh nghiệp xây dựng được mối quan hệ tốt với nhà cung cấp có thể giảm đến 20% chi phí mua hàng và tăng khả năng đàm phán.

5. Những lưu ý quan trọng giúp tối ưu quy trình mua hàng

Ngoài 8 bước chuẩn và tránh các lỗi phổ biến, dưới đây là một số “mẹo” giúp doanh nghiệp vận hành quy trình mua hàng hiệu quả hơn.

5.1. Luôn cập nhật thông tin từ nhà cung cấp

• Thời gian giao hàng có thay đổi không? Một số nhà cung cấp trong mùa cao điểm có thể kéo dài thời gian giao từ 7 ngày lên 15 ngày
• Giá cả có biến động không? Nguyên liệu nhập khẩu thường chịu ảnh hưởng tỷ giá, cần theo dõi sát để điều chỉnh kế hoạch
• Chính sách mới nào cần lưu ý? Chiết khấu, khuyến mãi, điều kiện thanh toán – cập nhật thường xuyên để tận dụng tối đa

5.2. Xác định điểm đặt hàng lại (ROP) hợp lý

• ROP là gì? Là mức tồn kho tối thiểu mà khi chạm đến, bạn cần đặt hàng ngay để tránh thiếu hụt
• Công thức cơ bản: ROP = (Lượng tiêu thụ trung bình mỗi ngày × Thời gian giao hàng) + Tồn kho an toàn
• Lợi ích: Tránh tình trạng sản xuất bị gián đoạn vì thiếu nguyên liệu, đồng thời không tồn quá nhiều

5.3. Quản lý tồn kho an toàn để “ngủ ngon”

• Không mua quá ít: Dễ bị thiếu hàng khi có đơn đặt hàng đột ngột hoặc nhà cung cấp giao trễ
• Không mua quá nhiều: Vốn bị “đóng băng”, kho chật chội, nguy cơ hư hỏng hoặc lỗi thời cao
• Cân bằng là chìa khóa: Phân tích dữ liệu lịch sử, dự báo nhu cầu, điều chỉnh linh hoạt theo từng giai đoạn

6. Asia Enterprise được giải pháp dành riêng cho doanh nghiệp sản xuất Việt Nam

Bạn có thấy quen với tình huống này không: Xưởng hết nguyên liệu, gọi điện cho nhà cung cấp thì phải chờ 2 tuần mới giao được. Kế toán đòi đối chiếu công nợ nhưng không tìm thấy đơn đặt hàng. Giám đốc hỏi “Tháng này mua nguyên liệu hết bao nhiêu tiền?” – bạn phải mất cả buổi sáng cộng trừ trên Excel.

Vấn đề không phải là doanh nghiệp bạn thiếu quy trình mua hàng – mà là thiếu công cụ giúp quy trình đó vận hành tự động, minh bạch và hiệu quả. Đó chính là lúc Asia Enterprise phát huy sức mạnh.

6.1. Tại sao quy trình mua hàng “thủ công” luôn gặp vấn đề?

Hãy thử tưởng tượng: Bạn có một quy trình mua hàng “chuẩn chỉnh” ghi trên giấy – từ yêu cầu mua hàng, phê duyệt, đặt hàng, đến nhận hàng và thanh toán. Nhưng thực tế:

• Yêu cầu mua hàng nằm rải rác: Email này, tin nhắn Zalo kia, có khi còn ghi tay trên sổ. Khi cần tra lại, không ai nhớ.
• Phê duyệt chậm và thiếu minh bạch: Giám đốc đi công tác, đơn hàng nằm chờ một tuần. Nhân viên mua hàng không biết có được duyệt hay chưa.
• Không kiểm soát được giá cả: Tháng trước mua 100.000đ/kg, tháng này 120.000đ/kg – nhưng không ai phát hiện được sự chênh lệch.
• Đối chiếu công nợ như “cơn ác mộng”: Cuối tháng, kế toán phải ngồi đối chiếu từng đơn hàng với hóa đơn, phiếu nhập kho – mất hàng ngày.
• Thiếu dự báo nhu cầu: Mua nhiều quá thì vốn bị đóng băng, mua ít thì sản xuất bị gián đoạn.

Bạn có thấy quen không? Đó chính là lý do hơn 85% doanh nghiệp sản xuất Việt Nam gặp khó khăn trong việc kiểm soát chi phí mua hàng. Họ cần một “trung tâm điều hành” để quản lý toàn bộ quy trình – và Asia Enterprise sinh ra để làm điều đó.

6.2. Asia Enterprise giải quyết vấn đề mua hàng như thế nào?

Khác với các phần mềm kế toán đơn thuần, Asia Enterprise được thiết kế dành riêng cho doanh nghiệp sản xuất Việt Nam – nơi mua hàng không chỉ là đặt đơn và thanh toán, mà còn phải liên kết chặt chẽ với sản xuất, kho bãi và tài chính.

Quản lý yêu cầu mua hàng tập trung:

Mọi yêu cầu mua hàng từ các bộ phận (sản xuất, kho, R&D…) đều được ghi nhận ngay trên hệ thống:

• Tạo yêu cầu mua hàng dễ dàng: Chỉ cần vài cú click, nhân viên tạo phiếu yêu cầu với đầy đủ thông tin: nguyên liệu gì, số lượng bao nhiêu, cần khi nào.
• Lưu trữ lịch sử đầy đủ: Ai yêu cầu, khi nào, lý do gì – tất cả đều có ghi chép. Không còn tình trạng “quên mất ai đã xin mua”.
• Thông báo tự động: Khi có yêu cầu mới, người phê duyệt nhận thông báo ngay – không cần nhắn tin hay gọi điện.

Kết quả? 100% yêu cầu mua hàng được ghi nhận và theo dõi chặt chẽ – không bỏ sót, không quên.

Quy trình phê duyệt tự động và minh bạch:

Một trong những điểm nghẽn lớn nhất của quy trình mua hàng là phê duyệt chậm. Với Asia Enterprise:

• Thiết lập quy trình phê duyệt linh hoạt: Đơn hàng dưới 10 triệu, trưởng phòng duyệt. Đơn hàng trên 50 triệu, giám đốc duyệt. Bạn tự quyết định.
• Phê duyệt mọi lúc, mọi nơi: Giám đốc đang đi công tác? Vẫn có thể mở điện thoại, duyệt đơn hàng trong vài giây.
• Theo dõi tiến độ realtime: Nhân viên mua hàng biết ngay đơn hàng đã được duyệt chưa, đang chờ ai – không phải hỏi đi hỏi lại.

Một công ty sản xuất nhựa ở Đồng Nai chia sẻ: “Trước đây, phê duyệt đơn hàng mất 3-5 ngày. Giờ dùng Asia Enterprise, chỉ trong vài giờ là xong”.

So sánh giá từ nhiều nhà cung cấp – Tiết kiệm tối đa

Bạn có biết rằng việc so sánh giá từ 3 nhà cung cấp trở lên có thể giúp tiết kiệm 15-20% chi phí mua hàng không? Nhưng thực tế, nhiều doanh nghiệp không làm điều này vì… quá mất thời gian.

Asia Enterprise giúp bạn:

• Gửi yêu cầu báo giá hàng loạt: Chỉ cần một cú click, hệ thống gửi email yêu cầu báo giá đến tất cả nhà cung cấp.
• So sánh giá trực quan: Bảng so sánh hiển thị rõ ràng: nhà cung cấp nào rẻ nhất, giao hàng nhanh nhất, uy tín nhất.
• Lưu lại lịch sử giá: Tháng trước mua giá bao nhiêu? Nhà cung cấp này có tăng giá bất thường không? Hệ thống cảnh báo ngay.

Kết quả? Giảm 15-20% chi phí nguyên liệu chỉ nhờ việc chọn đúng nhà cung cấp và thời điểm mua hàng.

Tự động tạo đơn đặt hàng và theo dõi giao nhận: Sau khi phê duyệt, Asia Enterprise tự động:

• Tạo đơn đặt hàng (PO): Không cần soạn thủ công, hệ thống tự động tạo đơn đặt hàng với đầy đủ thông tin.
• Gửi đơn đến nhà cung cấp: Email tự động gửi đi – bạn không cần nhớ.
• Theo dõi tiến độ giao hàng: Đơn hàng nào đã giao, đơn nào đang trên đường, đơn nào trễ hạn – một nơi nắm hết.
• Nhắc nhở tự động: Nếu nhà cung cấp giao hàng trễ, hệ thống tự động gửi email nhắc nhở.

Một doanh nghiệp may mặc ở Bình Dương chia sẻ: “Trước đây, nhân viên mua hàng phải gọi điện hỏi nhà cung cấp từng ngày. Giờ dùng Asia Enterprise, chỉ cần mở màn hình là biết ngay đơn hàng nào đang ở đâu”.

Kết nối liền mạch giữa Mua hàng – Kho – Kế toán – Sản xuất:

Đây là điểm mạnh nhất của Asia Enterprise so với các phần mềm quản lý mua hàng thông thường.

Bạn biết không, nhiều công ty sản xuất gặp vấn đề không phải vì mua hàng không tốt – mà vì thông tin không đồng bộ giữa các bộ phận. Mua hàng về nhưng kho không biết, kế toán không đối chiếu được, xưởng sản xuất không biết nguyên liệu đã về chưa.

Asia Enterprise kết nối toàn bộ:

• Nhập kho tự động: Khi hàng về, nhân viên kho chỉ cần quét mã – hệ thống tự động ghi nhận, cập nhật tồn kho.
• Đối chiếu hóa đơn tự động: Hệ thống tự động so sánh đơn đặt hàng, phiếu nhập kho và hóa đơn – phát hiện ngay sai lệch.
• Cập nhật công nợ realtime: Kế toán biết ngay đơn hàng nào đã thanh toán, đơn nào chưa – không cần đối chiếu thủ công.
• Thông báo đến sản xuất: Khi nguyên liệu về kho, hệ thống tự động thông báo cho bộ phận sản xuất – họ có thể bắt đầu sản xuất ngay.

Kết quả? Giảm 70% sai lệch thông tin, tiết kiệm 50% thời gian đối chiếu công nợ – tất cả nhờ sự liên thông tự động.

Báo cáo chi phí mua hàng chi tiết và trực quan:

Bạn có biết tháng này doanh nghiệp mua nguyên liệu hết bao nhiêu tiền không? Nhà cung cấp nào chiếm tỷ trọng chi phí lớn nhất? Mặt hàng nào tăng giá bất thường?

Nếu bạn vẫn dùng Excel để báo cáo, câu trả lời sẽ là: “Chờ tý, để em tổng hợp”. Nhưng với Asia Enterprise:

• Dashboard realtime: Mở màn hình là thấy ngay tổng chi phí mua hàng trong ngày, tuần, tháng.
• Phân tích theo nhà cung cấp: Nhà cung cấp nào bạn mua nhiều nhất? Ai có giá cạnh tranh nhất?
• Phân tích theo mặt hàng: Mặt hàng nào tăng giá đột biến? Cần tìm nhà cung cấp thay thế không?
• So sánh kỳ trước – kỳ sau: Chi phí tháng này tăng hay giảm so với tháng trước? Tại sao?

Điều này không chỉ giúp nhân viên mua hàng mới làm việc hiệu quả hơn – mà còn giúp nhân viên giỏi trở nên xuất sắc hơn.

Quy trình mua hàng không phải là “giấy tờ đẹp để treo tường” – mà phải là công cụ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, tăng hiệu quả, giảm rủi ro. Asia Enterprise là giải pháp sinh ra để biến điều đó thành hiện thực.

Nếu bạn đang tìm một giải pháp quản lý mua hàng toàn diện, tự động hóa, phù hợp với doanh nghiệp sản xuất Việt Nam – đây chính là lúc thử nghiệm.

Đăng ký tư vấn miễn phí hoặc dùng thử Asia Enterprise ngay hôm nay – để xem sự khác biệt mà một hệ thống đúng đắn có thể mang lại cho quy trình mua hàng của bạn.