Quản lý thủ công vs DMS là bài toán mà hầu hết các nhà phân phối đều gặp phải khi quy mô bán hàng ngày càng mở rộng.
Trong giai đoạn đầu, nhiều doanh nghiệp vẫn quản lý bằng sổ sách hoặc Excel. Tuy nhiên, khi số lượng sale tăng, tuyến bán hàng nhiều hơn, cách quản lý thủ công dần bộc lộ nhiều hạn chế về kiểm soát đơn hàng, kho và công nợ.

1. Quản lý thủ công là gì?

Quản lý thủ công là hình thức:

• Sale ghi đơn bằng giấy hoặc file Excel
• Kế toán nhập lại đơn hàng vào hệ thống
• Kho, công nợ, giao hàng theo dõi rời rạc
• Dữ liệu phụ thuộc nhiều vào con người

Hình thức này thường phù hợp với nhà phân phối nhỏ, ít sale, ít đơn hàng mỗi ngày.

2. Phần mềm DMS là gì?

Theo định nghĩa chung về DMS (Distribution Management System), đây là hệ thống giúp doanh nghiệp phân phối kiểm soát hoạt động bán hàng ngoài thị trường thông qua thiết bị di động.

Với DMS:

• Nhân viên bán hàng lên đơn trực tiếp tại điểm bán
• Đơn hàng chuyển về hệ thống theo thời gian thực
• Dữ liệu bán hàng được kế thừa sang kho, giao hàng, công nợ, kế toán

3. So sánh quản lý thủ công vs DMS cho nhà phân phối

3.1. Quản lý nhân viên bán hàng

Quản lý thủ công

• Không kiểm soát được sale có ghé đúng khách hay không
• Khó theo dõi tuyến bán hàng thực tế
• Phụ thuộc vào báo cáo cuối ngày của sale

Quản lý bằng DMS

• Định vị khách hàng, quản lý ghé thăm theo bán kính
• Theo dõi sale theo từng tuyến bán hàng
• Đơn hàng được ghi nhận trực tiếp tại điểm bán

3.2. Quản lý đơn hàng

Quản lý thủ công

• Sale ghi đơn tay → nhập lại vào máy
• Dễ sai sót số lượng, giá bán
• Tổng hợp đơn lẻ – đơn tổng mất nhiều thời gian

Quản lý bằng DMS

• Sale lên đơn trực tiếp trên thiết bị di động
• Đơn hàng duyệt xong không sửa, không xóa
• Tự động tổng hợp đơn, xuất đơn tổng kèm bảng kê

3.3. Quản lý kho hàng

Quản lý thủ công

• Theo dõi kho bằng Excel
• Dễ lệch tồn kho, đặc biệt khi quản lý nhiều đơn vị tính (thùng – lẻ)
• Khó kiểm soát hàng khuyến mãi, hàng trả trước – trả sau

Quản lý bằng DMS & phần mềm quản lý nhà phân phối

• Tự động cập nhật nhập – xuất – tồn
• Quản lý kho theo nhiều đơn vị tính
• Quản lý hàng bán và hàng khuyến mãi độc lập theo chương trình

3.4. Quản lý công nợ

Quản lý thủ công

• Công nợ theo dõi rời rạc giữa sale, giao hàng và kế toán
• Đối soát mất nhiều thời gian
• Dễ xảy ra chênh lệch số liệu

Quản lý bằng DMS

• Quản lý công nợ theo nhiều chiều: sale – xe giao hàng – khách hàng
• Theo dõi công nợ theo từng đơn, từng thời gian
• Kiểm soát hạn mức và thời gian nợ

3.5. Thời gian nhập liệu & báo cáo

Quản lý thủ công

• Kế toán phải nhập lại toàn bộ đơn bán hàng
• Mất nhiều giờ mỗi ngày cho nhập liệu
• Báo cáo chậm, khó tổng hợp

Quản lý bằng DMS

• Kế thừa dữ liệu bán hàng từ DMS
• Tự động lên chứng từ, thẻ kho, báo cáo
• Giảm đến 70% thời gian nhập liệu

4. Khi nào nhà phân phối nên chuyển sang phần mềm DMS?

Nhà phân phối nên cân nhắc triển khai DMS khi:

• Số lượng sale ngày càng tăng
• Tuyến bán hàng mở rộng
• Mỗi ngày phát sinh nhiều đơn bán lẻ
• Kế toán mất quá nhiều thời gian nhập liệu
• Công nợ, kho hàng thường xuyên lệch số

Khi quy mô càng lớn, quản lý thủ công sẽ càng rối, còn DMS giúp vận hành gọn gàng và kiểm soát tốt hơn.

5. Asia Enterprise – Phần mềm quản lý nhà phân phối tích hợp DMS

Asia Enterprise là phần mềm quản lý nhà phân phối tích hợp DMS, được thiết kế đúng nghiệp vụ cho nhà phân phối FMCG:

• Bán hàng trên thiết bị di động
• Quản lý tuyến bán hàng, ghé thăm khách hàng
• Kết nối bán hàng – kho – giao hàng – công nợ – kế toán
• Kế thừa dữ liệu, giảm nhập liệu thủ công
• Tích hợp hóa đơn điện tử và kế toán thuế

Kết luận

Khi so sánh quản lý thủ công vs DMS, có thể thấy DMS phù hợp hơn cho các nhà phân phối đang mở rộng quy mô và cần kiểm soát dữ liệu tập trung.

Quản lý thủ công có thể phù hợp ở giai đoạn đầu,
nhưng khi nhà phân phối mở rộng quy mô, phần mềm DMS là nền tảng cần thiết để kiểm soát bán hàng và vận hành hiệu quả.

Liên hệ AsiaSoft để được tư vấn và demo phần mềm quản lý nhà phân phối phù hợp với mô hình của bạn.