Bạn có bao giờ đau đầu vì không biết công trình đang thiếu bao nhiêu bao xi măng? Hay phát hiện ra cuối tháng vật liệu “bay hơi” mà không rõ đi đâu? Nếu câu trả lời là “có”, thì bạn không đơn độc đâu.

Vật liệu xây dựng (VLXD) không chỉ là “cát, gạch, xi măng” đơn thuần. Nó chiếm tới 60-70% chi phí trong một công trình, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ, chất lượng và cả lợi nhuận của doanh nghiệp. Quản lý tốt vật liệu = quản lý tốt dòng tiền. Quản lý kém = thất thoát, trễ deadline, mất uy tín.

Vậy làm sao để “cầm” chắc được từng viên gạch, từng cây thép? Cùng Asiasoft đi sâu vào đặc điểm và cách tổ chức quản lý VLXD một cách thông minh nhé.

1. Vật liệu xây dựng là gì?

1.1. Vật liệu xây dựng là gì?

Theo Nghị định 09/2021/NĐ-CP, vật liệu xây dựng là “sản phẩm, hàng hóa được sử dụng để tạo nên công trình xây dựng, trừ các trang thiết bị điện và thiết bị công nghệ”.

Nghe có vẻ khô khan? Hiểu đơn giản thế này:

• Nếu nó “tan biến” vào công trình (như cát trộn vữa, gạch xây tường) → đó là VLXD.
• Nếu nó chỉ là thiết bị gắn vào (như máy lạnh, máy bơm) → không phải VLXD.

Ví dụ thực tế:

• Đất đá từ việc san ủi mặt bằng: nếu dùng để san lấp → là VLXD; nếu đổ đi → là chất thải rắn.
• Gỗ thông: nếu làm ván khuôn đổ bê tông → VLXD; nếu làm bàn ghế trang trí → nội thất (không phải VLXD).

1.2. Nguồn gốc vật liệu xây dựng

→ Kết luận: VLXD không phải “đống đồ vô tri vô giác”, mà là tài sản lưu động có giá trị. Quản lý kém = tiền “chảy máu”.

2. Đặc điểm của vật liệu xây dựng

2.1. Đặc điểm chung 

Trước khi đi vào chi tiết, hãy cùng điểm qua những đặc điểm cơ bản mà VLXD có chung với nguyên vật liệu ở các ngành nghề khác. Hiểu rõ những điểm này sẽ giúp bạn nắm vững bản chất của vật liệu xây dựng trước khi đi sâu vào những đặc thù riêng biệt.

• Chỉ tham gia một chu kỳ sản xuất: Cát dùng trộn vữa xây → “biến mất” vào tường, không tái sử dụng được. Khác với máy móc (dùng nhiều lần).
• Thay đổi hình thái khi sử dụng: Cát + đá + xi măng + nước = bê tông. Bê tông đổ thành sàn, cột, dầm… Hình thái ban đầu đã “không còn”.
• Thuộc tài sản lưu động: Có thể chuyển hóa thành tiền nhanh (bán lại hoặc dùng vào công trình → thu tiền từ chủ đầu tư).
• Quản lý cả số lượng lẫn giá trị: Không chỉ đếm “bao nhiêu bao xi măng”, mà còn phải biếtgiá trịcủa từng bao để tính giá thành công trình.

2.2. Đặc điểm riêng

Nếu như những đặc điểm chung giúp ta hiểu được bản chất của VLXD như một loại tài sản lưu động, thì các đặc điểm riêng dưới đây mới thực sự làm nên “sự khác biệt” của ngành xây dựng – những điểm khiến việc quản lý vật liệu trở nên phức tạp hơn, nhưng cũng quan trọng hơn rất nhiều.

Gắn liền với từng loại công trình

• Gạch nung: dùng cho nhà dân dụng, nhà xưởng.
• Nhựa đường: dùng cho công trình giao thông.
• Thép cường độ cao: dùng cho cầu, nhà cao tầng.

Nhiều chủng loại, quy cách phức tạp

• Cùng là xi măng nhưng có PC30, PC40, PC50… Hợp đồng ghi “xi măng PC40 Hải Phòng” thì không được thay bằng PC30 hay xi măng Holcim (dù rẻ hơn). Sai là vi phạm hợp đồng!

Phải khớp với dự toán công trình

• Mỗi công trình có dự toán riêng. Kế toán phải “bóc tách” từng loại vật liệu, đảm bảo:
• Đúng chủng loại (không lẫn lộn giữa công trình A và B).
• Đúng số lượng (không vượt định mức → lãng phí, không thiếu → ảnh hưởng chất lượng).

→ Insight: Nhiều doanh nghiệp xây dựng “cháy” vì không kiểm soát được VLXD. Công trình A lại dùng vật liệu của công trình B, cuối cùng cả hai đều thiếu hụt. Dự toán sai → báo giá sai → thua lỗ.

3. Yêu cầu về quản lý vật liệu xây dựng

Muốn quản lý VLXD hiệu quả, bạn cần một hệ thống rõ ràng. Dưới đây là 5 tính năng cốt lõi mà mọi doanh nghiệp xây dựng nên có:

3.1. Phân nhóm vật liệu

Bạn có bao giờ vào kho vật liệu rồi “ngơ ngác” không biết tìm gì đâu chưa? 100+ loại vật liệu nằm lộn xộn, lúc cần gạch lại nhầm với tấm xi măng. Đó chính là hậu quả của việc không phân nhóm.

Tại sao phải phân nhóm?

• Mỗi nhóm vật liệu có đặc tính riêng → cách bảo quản khác nhau. Xi măng sợ ẩm, thép sợ gỉ, gạch sợ va đập.
• Dễ kiểm kê, nhập xuất nhanh → giảm thời gian “lục tung” kho.
• Kế toán theo dõi chính xác → tránh nhầm lẫn khi hạch toán vào công trình.

Cách phân nhóm thông minh:

• Theo công dụng: Vật liệu kết cấu (thép, bê tông), hoàn thiện (sơn, gạch ốp lát), phụ trợ (đinh, ốc).
• Theo giai đoạn thi công: Móng (cát, đá, xi măng) → thô (gạch, thép) → hoàn thiện (kính, sơn).
• Theo nguồn gốc: Nhập khẩu, nội địa, tái chế.

Mẹo nhỏ: Dùng mã hóa cho từng loại. Ví dụ: VL-KC-01 (Vật Liệu Kết Cấu – Xi măng PC40), VL-HT-12 (Vật Liệu Hoàn Thiện – Sơn nước ngoại thất). Nhìn vào là biết ngay!

3.2. Phân loại kho

Nhiều doanh nghiệp chỉ có một kho chung cho tất cả công trình. Kết quả? Công trình A thiếu xi măng, lấy tạm của công trình B. Cuối tháng đối chiếu với dự toán → cả hai đều sai số liệu. Chủ đầu tư phát hiện → mất uy tín, thậm chí bị phạt.

Giải pháp: Tạo “kho ảo” cho từng công trình

Ngoài kho công ty (kho trung tâm), hãy lập thêm kho riêng cho từng công trình: Kho CT A, Kho CT B, Kho CT C…

Lợi ích cụ thể:

• Theo dõi chính xác vật liệu từng công trình → không lẫn lộn.
• Đối chiếu với dự toán dễ dàng → phát hiện ngay nếu vượt định mức.
• Chuyển kho nội bộ (từ kho công ty → kho công trình) chỉ thay đổi vị trí, không ảnh hưởng tổng giá trị.

Ví dụ thực tế: Công ty XYZ quản lý 5 công trình cùng lúc. Họ tạo 5 kho riêng trên phần mềm quản lý mua hàng. Mỗi lần xuất vật liệu, nhân viên quét mã QR → hệ thống tự động ghi nhận vào đúng kho. Cuối tháng, chỉ cần xuất báo cáo là xong, không phải đối chiếu thủ công.

3.3. Thống nhất đơn vị tính

Xi măng mua về tính bằng tấn, nhưng công trình dùng tính bằng kg. Thép mua theo cây, dự toán lại ghi kg. Rối chưa?

Quy tắc đơn giản: Một loại vật liệu = một đơn vị tính duy nhất

Kế toán phải quy đổi ngay từ khi nhập kho. Ví dụ:

• Xi măng: Chọn kg làm đơn vị chuẩn (vì dự toán thường ghi kg).
• Thép D10, D12: Chọn kg, không dùng “cây” (vì dự toán tính kg).
• Cát, đá: Chọn m³.

Lưu ý: Khi mua thép theo cây, hãy quy đổi ngay dựa trên bảng định mức của nhà sản xuất. Ví dụ: 1 cây thép D10 dài 11,7m = 6,8 kg.

3.4. Quản lý theo định mức

Định mức là gì? Đơn giản, đó là lượng vật liệu chuẩn cần dùng cho 1 đơn vị công việc. Ví dụ: 1m³ bê tông cần 350kg xi măng, 0,8m³ đá, 0,4m³ cát.

Tại sao phải quản lý theo định mức?

• Phát hiện lãng phí: Nếu công trình dùng 400kg xi măng cho 1m³ bê tông → dư 50kg → ai đó “ăn bớt” hoặc thi công sai.
• Kiểm soát chi phí: So sánh thực tế với định mức → biết ngay công trình lãi hay lỗ.
• Đảm bảo chất lượng: Thiếu vật liệu → kết cấu yếu → nguy hiểm.

Cách áp dụng trong thực tế:

• Lập dự toán chi tiết: Mỗi công trình phải có bảng định mức rõ ràng.
• Theo dõi sát sao: Mỗi lần xuất vật liệu, so ngay với định mức. Vượt quá 5% → cảnh báo.
• Dùng phần mềm: Các công cụ như ERP hoặc phần mềm quản lý mua hàng sẽ tự động so sánh, báo cáo chênh lệch.

Case study: Một công ty xây dựng ở TP.HCM từng bị lỗ 200 triệu vì không quản lý định mức. Họ phát hiện công nhân “rút ruột” xi măng bán ra ngoài. Sau khi áp dụng hệ thống quản lý theo định mức, tình trạng này giảm 90%.

4. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu xây dựng

Kế toán VLXD không chỉ “ghi sổ” đơn thuần. Họ là người canh gác từng đồng vốn bỏ vào vật liệu. Công việc cụ thể:

• Kiểm tra kế hoạch mua hàng: Đúng số lượng, đúng chủng loại, đúng thời hạn chưa? Tránh mua thiếu → công trình đình trệ, hoặc mua thừa → ứ đọng vốn.
• Giám sát bảo quản, dự trữ: Xi măng để lâu bị ẩm → hư hỏng. Thép để ngoài trời → gỉ sét. Phải có biện pháp xử lý kịp thời.
• Hướng dẫn lập chứng từ: Đội xây dựng phải biết cách viết phiếu xuất kho đúng chuẩn, không thiếu sót thông tin.
• Ghi chép, phản ánh số liệu: Mua bao nhiêu, xuất bao nhiêu, tồn kho bao nhiêu → phải rõ ràng, minh bạch.
• Tính giá thành thực tế: Vật liệu mua về giá X, nhưng cộng thêm vận chuyển, bốc dỡ → giá thành Y. Phải tính chính xác để báo cáo đúng.
• Xác định vật liệu đưa vào công trình: Đảm bảo khớp với dự toán, không lẫn lộn giữa các công trình.

→ Kế toán giỏi = doanh nghiệp “minh bạch, không rò rỉ”. Kế toán yếu = tiền “chảy máu” mà không ai biết.

5. Kết luận: Quản lý vật liệu xây dựng = Quản lý “mạch máu” của doanh nghiệp

VLXD không phải chi tiết nhỏ nhặt mà bạn có thể bỏ qua. Nó chiếm phần lớn chi phí, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và uy tín. Quản lý tốt = tiết kiệm chi phí, đúng tiến độ, chất lượng đảm bảo. Quản lý kém = lãng phí, chậm trễ, thậm chí phá sản.

Nếu bạn đang “loay hoay” với Excel, sổ sách thủ công, đã đến lúc cân nhắc số hóa quản lý. Đầu tư vào phần mềm quản lý mua hàng hoặc ERP xây dựng không phải “tốn tiền vô ích”, mà là bảo vệ tài sản, tăng hiệu quả, giảm rủi ro.

Bạn đã áp dụng phương pháp nào để quản lý VLXD? Chia sẻ kinh nghiệm của bạn ở phần bình luận nhé! Hoặc nếu cần tư vấn về phần mềm quản lý, hãy liên hệ với chúng tôi – chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ!