KPI là một chỉ số rất đỗi quen thuộc trong kinh doanh hoặc marketing. Tuy nhiên đối với những ai mới đi làm hoặc mới tìm hiểu về các chỉ số trong công việc, khái niệm KPI là gì chắc hẳn vẫn còn khá mơ hồ. 

Để hiểu rõ hơn về KPI và cụ thể các chỉ số KPIs, hãy theo dõi ngay bài viết dưới đây của Asia Soft nhé. 

1. KPI là gì?

KPI là gì? KPI là viết tắt của “Key Performance Indicator,” trong tiếng Việt thường được dịch là “Chỉ số hiệu suất chính.” KPI là các số liệu hoặc thước đo được sử dụng để đánh giá mức độ hoàn thành của một mục tiêu hoặc nhiệm vụ quan trọng trong tổ chức hoặc doanh nghiệp.

KPI được sử dụng để đo lường và theo dõi sự thành công của một tổ chức, dự án, hoặc một quá trình kinh doanh. Chúng giúp người quản lý và nhân viên biết được liệu họ đang tiến gần hơn hay xa hơn so với các mục tiêu đã đặt ra và giúp họ điều chỉnh chiến lược và hành động của mình để đạt được kết quả mong muốn.

2. Thuộc tính của thông tin

Thông tin là một nguồn lực vô hình nhưng hiện diện trong mọi khía cạnh của xã hội hiện đại. Từ đời sống hàng ngày đến các hoạt động kinh tế phức tạp, thông tin luôn đóng vai trò then chốt. Nhưng bản chất của thông tin chỉ thực sự phát huy khi nó được chia sẻ, lan truyền và áp dụng vào thực tiễn.

2.1. Bản chất giao lưu của thông tin

Giá trị cốt lõi của thông tin không nằm ở trạng thái tĩnh mà ở khả năng kết nối. Thông tin chỉ thực sự có ý nghĩa khi được truyền đi, được tiếp nhận và ứng dụng. Đây chính là thuộc tính giao lưu – đặc tính nền tảng của mọi thông tin.

2.2. Hình thức và nội dung

Trong quá trình truyền thông, cần phân biệt rõ hai thành phần:

• Hình thức biểu diễn (ký hiệu, hình ảnh, âm thanh) – có tính hữu hạn
• Nội dung thông tin (ý tưởng, khái niệm, sự kiện) – có tính vô hạn

Chính sự kết hợp giữa hình thức hữu hạn và nội dung vô tận đã tạo nên sức mạnh của thông tin. Trong đời sống, ngôn ngữ với cú pháp và ngữ nghĩa đa dạng đóng vai trò là phương tiện biểu đạt thông tin phổ biến nhất.

2.3. Lý thuyết thông tin và vật mang tin

Theo lý thuyết thông tin, lượng tín hiệu tỷ lệ thuận với lượng thông tin được truyền đi. Thông tin được mô tả bằng thống kê và tổ hợp các tín hiệu.

Quá trình truyền thông luôn cần một phương tiện vật chất trung gian – vật mang tin:

• Có thể là giấy, sóng điện tử, băng từ, đĩa quang hay các công nghệ kỹ thuật số
• Mỗi vật mang tin có giới hạn về dung lượng thông tin trên đơn vị không gian hoặc thời gian
• Độ chính xác trong việc truyền tải tín hiệu không đồng nghĩa với chất lượng của nội dung thông tin

2.4. Thông tin – tài nguyên kinh tế mới

Từ cuối thế kỷ XX, thông tin đã vươn lên trở thành tài nguyên kinh tế quan trọng, sánh ngang với các nguồn lực truyền thống như vật chất, lao động và vốn. Điều khiến thông tin trở nên đặc biệt là khả năng phát triển không ngừng, chỉ bị giới hạn bởi thời gian và khả năng nhận thức của con người.

2.5. Đặc tính độc đáo của thông tin

• Khả năng lan truyền tự nhiên: Thông tin có xu hướng di chuyển và phổ biến mà không cần tác động quá nhiều.
• Không cạn kiệt khi sử dụng: Khác với tài nguyên vật chất, thông tin không bị tiêu hao khi được sử dụng, ngược lại còn được làm phong phú thêm.
• Chia sẻ không mất mát: Khi thông tin được chia sẻ, người chia sẻ không mất đi thông tin của mình.
• Tính lũy tích: Thông tin có khả năng tích lũy và kết hợp tạo ra giá trị mới lớn hơn tổng các phần riêng lẻ.
• Tính thời hiệu: Giá trị của thông tin thường biến đổi theo thời gian, có thể tăng lên hoặc suy giảm tùy vào bối cảnh.

Những đặc tính này khiến thông tin trở thành một loại tài nguyên đặc biệt, đóng vai trò then chốt trong nền kinh tế tri thức hiện đại.

3. Đặc điểm của KPI

3.1. KPI bắt nguồn từ việc phân tách hoặc chia nhỏ các mục tiêu chiến lược của công ty

• KPI là thước đo hiệu suất công việc cho từng vị trí: KPIs là các chỉ số hoặc tiêu chí được sử dụng để đo lường hiệu suất của từng vị trí làm việc trong công ty. KPIs giúp đánh giá cụ thể và định rõ mức độ hoàn thành của nhiệm vụ và mục tiêu của từng vị trí.
• Nội dung đo lường phản ánh các mục tiêu chiến lược của công ty: KPIs không tồn tại độc lập; chúng phản ánh mục tiêu chiến lược của công ty. Mục tiêu chiến lược là những mục tiêu dài hạn và quyết định hướng đi chung của công ty. KPIs thể hiện mức độ đóng góp của từng vị trí vào việc đạt được các phần liên quan của mục tiêu chiến lược.
• KPI hỗ trợ hiệu quả cho mục tiêu chiến lược của công ty: Khi KPI được thiết lập một cách thông minh, chúng trở thành công cụ hỗ trợ việc đạt được mục tiêu chiến lược của công ty. Các vị trí trong tổ chức coi việc đạt được các phần liên quan trong mục tiêu chiến lược của công ty là trách nhiệm chính của họ.
• KPI có thể thay đổi và điều chỉnh: KPIs không cố định và có thể phải điều chỉnh khi mục tiêu chiến lược của công ty thay đổi. Khi trọng tâm chiến lược thay đổi, KPIs cũng cần thay đổi để phản ánh những ưu tiên mới.

Tóm lại, KPIs không chỉ đo lường hiệu suất mà còn giúp các vị trí trong tổ chức hiểu rõ nhiệm vụ của họ và đóng góp vào mục tiêu chiến lược của công ty. Điều này giúp đảm bảo sự phù hợp và hiệu quả của công việc trong tổ chức theo hướng của chiến lược tổng thể.

3.2. Các chỉ số KPI là thước đo các thành phần có thể kiểm soát được của hiệu suất

Hiệu quả của hoạt động điều hành doanh nghiệp là kết quả của sự tác động tổng hợp các yếu tố bên trong và bên ngoài. Điều này có nghĩa rằng tổ chức không thể kiểm soát hoàn toàn môi trường và các yếu tố bên ngoài.

Khi thiết lập các KPIs, cần loại trừ những yếu tố không thể kiểm soát được, như các biến số bên ngoài. Điều này đảm bảo rằng KPIs phản ánh mức độ đóng góp thực sự của nhân viên và bộ phận vào hiệu suất công việc.

Ví dụ, khối lượng bán hàng và thị phần đều là tiêu chuẩn để đo lường khả năng phát triển thị trường của bộ phận bán hàng, trong khi khối lượng bán hàng là kết quả của việc nhân tổng quy mô thị trường và thị phần, trong đó tổng quy mô thị trường là một biến không thể kiểm soát được. Trong trường hợp này, so với cả hai, thị phần phản ánh nội dung cốt lõi của hiệu suất công việc và phù hợp hơn như một chỉ số hiệu suất chính.

3.3. KPI là thước đo các hoạt động kinh doanh chủ chốt

Nội dung công việc của từng vị trí liên quan đến các khía cạnh khác nhau, nhiệm vụ công việc của quản lý cấp cao phức tạp hơn, nhưng KPI chỉ đo lường công việc có tác động lớn hơn đến mục tiêu chiến lược chung của công ty và đóng vai trò không thể thiếu trong việc đạt được mục tiêu chiến lược.

3.4. KPI được toàn bộ tổ chức công nhận

KPI không do cấp trên bắt buộc xác định và ban hành, cũng không phải do chính vị trí đó xây dựng, quá trình xây dựng nó được hoàn thành với sự tham gia của cấp trên và nhân viên, thể hiện sự đồng thuận mà hai bên đã đạt được. Nó không phải là một công cụ để ngăn chặn những điều trên mà là sự hiểu biết chung về yêu cầu thực hiện công việc của các nhân sự có liên quan trong tổ chức.

Các đặc điểm của KPI xác định tầm quan trọng của nó trong tổ chức.

• Trước hết, KPIs là sự phân chia các mục tiêu chiến lược của công ty, việc xây dựng KPI thúc đẩy hiệu quả việc thực hiện chiến lược của công ty ở từng đơn vị, bộ phận
• Thứ hai, KPI mang lại cho cấp trên và cấp dưới sự thống nhất rõ ràng về trách nhiệm công việc và các yêu cầu thực hiện chủ yếu, đảm bảo sự nhất quán trong nỗ lực của các loại nhân sự ở mọi cấp độ
• Thứ ba, KPI cung cấp cơ sở minh bạch, khách quan và có thể đo lường được cho việc quản lý hiệu quả hoạt động 
• Thứ tư, với vai trò phản ánh hiệu quả hoạt động kinh doanh trọng điểm, KPI giúp nhân viên ở từng vị trí tập trung vào những khía cạnh có động lực lớn nhất cho chiến lược của công ty
• Thứ năm, bằng cách thường xuyên tính toán và xem xét kết quả thực hiện KPI, người quản lý có thể hiểu rõ các thông số hiệu suất chính trong lĩnh vực kinh doanh, chẩn đoán kịp thời các vấn đề tồn tại và đưa ra hành động để cải thiện chúng

4. Vai trò của KPI

Cụ thể việc sử dụng KPI để đo lường hiệu suất làm việc sẽ giúp:

• Xác định các chỉ số hiệu suất của bộ phận/cá nhân dựa trên kế hoạch / kế hoạch mục tiêu phát triển của tổ chức
• Giám sát các quy trình hoạt động liên quan đến mục tiêu hiệu suất
• Kịp thời phát hiện các vấn đề tiềm ẩn, phát hiện những lĩnh vực cần cải thiện và phản hồi cho các bộ phận/cá nhân tương ứng.
• Kết quả KPI đầu ra là cơ sở, căn cứ để đánh giá hiệu quả công việc.

Khi một công ty, bộ phận hoặc thậm chí một vị trí đã thiết lập được hệ thống KPI rõ ràng, công ty đó có thể:

• Liên kết các mục tiêu cá nhân và phòng ban với mục tiêu chung của công ty;
• Đối với người quản lý, việc đánh giá và kiểm soát định kỳ kết quả KPI của bộ phận/cá nhân có thể định hướng việc xây dựng các mục tiêu chính xác;
• Đo lường tập trung các hành vi mà công ty yêu cầu;
• Đánh giá định lượng và định tính mức độ đóng góp vào việc tạo ra lợi nhuận trực tiếp và gián tiếp.

5. Nguyên tắc SMART của các chỉ số hiệu suất chính

Có một nguyên tắc SMART quan trọng trong việc xác định các chỉ số hiệu suất chính. SMART là tên viết tắt của 5 từ tiếng Anh:

• S là viết tắt của Cụ thể, nghĩa là việc đánh giá hiệu quả công việc phải tập trung vào các chỉ số công việc cụ thể và không được chung chung;
• M là viết tắt của Measurable, có nghĩa là các chỉ số hiệu suất mang tính định lượng hoặc hành vi và có sẵn dữ liệu hoặc thông tin để xác minh các chỉ số hiệu suất này ;
• A là viết tắt của Attainable, có nghĩa là các chỉ số hiệu suất có thể đạt được bằng cách làm việc chăm chỉ và tránh đặt ra các mục tiêu quá cao hoặc quá thấp;
• R là viết tắt của Relevant, có nghĩa là các chỉ số hiệu suất có liên quan rõ ràng đến các mục tiêu cao hơn và cuối cùng được tích hợp với các mục tiêu của công ty;
• T là viết tắt của Timebound, tập trung vào thời hạn cụ thể để hoàn thành các chỉ số hiệu suất.

Việc xác định các chỉ số hiệu suất chính thường tuân theo quy trình sau:

5.1. Thiết lập hệ thống chỉ số đánh giá

Hệ thống chỉ tiêuở mọi cấp độ có thể được thiết lập theo trình tự từ vĩ mô đến vi mô. Đầu tiên, làm rõ các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, tìm ra trọng tâm kinh doanh của doanh nghiệp và xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI) của các lĩnh vực kinh doanh trọng điểm này, từ đó thiết lập KPI cấp doanh nghiệp. Tiếp theo, người đứng đầu từng bộ phận cần xây dựng KPI cấp phòng ban dựa trên KPI cấp doanh nghiệp. Sau đó, người đứng đầu từng bộ phận và nhân sự KPI của bộ phận đó làm việc cùng nhau để chia nhỏ KPI thành các KPI chi tiết hơn. Các chỉ số đo lường hiệu quả công việc này là yếu tố, cơ sở để đánh giá nhân viên.

5.2. Đặt tiêu chí đánh giá

Nói chung, các chỉ số đề cập đến các khía cạnh mà công việc được đo lường hoặc đánh giá; các tiêu chuẩn đề cập đến mức độ cần đạt được trên mỗi chỉ số. Các chỉ số giải quyết vấn đề “cái gì” chúng ta cần đánh giá, còn các tiêu chuẩn giải quyết vấn đề “người được đánh giá phải làm như thế nào” và họ phải hoàn thành “bao nhiêu”.

5.3. Xem xét các chỉ số hiệu suất chính

Mục đích của việc xem xét các chỉ số hiệu suất chính chủ yếu là để xác nhận xem các chỉ số hiệu suất chính này có thể phản ánh toàn diện và khách quan hiệu suất công việc của đối tượng được đánh giá hay không và liệu chúng có phù hợp với hoạt động đánh giá hay không.

Trên đây là những thông tin cơ bản về KPI (chỉ số đo lường hiệu suất) là gì mà bạn cần biết. Cảm ơn bạn đã đọc đến đây và đừng quên theo dõi Asia Soft để cập nhật nhiều thông tin hữu ích khác nhé.

6. Quy trình 5 bước xây dựng KPI hiệu quả cho nhân viên

Một hệ thống KPI được thiết kế tốt sẽ định hướng nhân viên, thúc đẩy hiệu suất và hỗ trợ đạt mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Dưới đây là quy trình 5 bước đã được tối ưu giúp nhà quản lý xây dựng KPI đúng đắn và hiệu quả.

6.1. Bước 1: Xác định người chịu trách nhiệm xây dựng KPI

Lựa chọn người chịu trách nhiệm xây dựng KPI là bước đầu tiên quyết định tính hiệu quả của toàn bộ hệ thống đánh giá. Có hai phương pháp chính:

Phương pháp từ dưới lên: Trưởng bộ phận trực tiếp xây dựng KPI cho đội ngũ:

• Ưu điểm: Sát với thực tế công việc
• Nhược điểm: Có thể thiếu tính thống nhất

Phương pháp từ trên xuống: Bộ phận HR và lãnh đạo cấp cao xây dựng KPI cho toàn tổ chức

• Ưu điểm: Đảm bảo tính khách quan, thống nhất
• Nhược điểm: Có thể không phản ánh đúng thực tế

Cách tiếp cận tối ưu là kết hợp cả hai phương pháp: HR và lãnh đạo cấp cao thiết lập khung KPI tổng thể, sau đó trưởng bộ phận điều chỉnh và cụ thể hóa cho từng vị trí.

6.2. Bước 2: Thiết lập các chỉ số KPI phù hợp

Quá trình xây dựng KPI hiệu quả phải bắt đầu từ chiến lược kinh doanh, sau đó được phân tách thành các mục tiêu cụ thể theo từng cấp độ tổ chức.

• Nguyên tắc “thác đổ” trong xây dựng KPI: Mục tiêu công ty → Mục tiêu phòng ban → Mục tiêu nhóm → Mục tiêu cá nhân

Mỗi chỉ số KPI cần đáp ứng tiêu chí SMART:

• S – Specific (Cụ thể): Chỉ số phải rõ ràng, không mơ hồ
• M – Measurable (Đo lường được): Có thể định lượng bằng con số
• A – Attainable (Khả thi): Có thể đạt được với nỗ lực phù hợp
• R – Relevant (Liên quan): Gắn kết với mục tiêu tổ chức
• T – Time-bound (Có thời hạn): Có khung thời gian cụ thể

Ví dụ KPI SMART cho nhân viên bán hàng: “Tăng doanh số bán hàng lên 20% trong Quý 3/2025 thông qua việc tiếp cận 50 khách hàng tiềm năng mới mỗi tháng và duy trì tỷ lệ chuyển đổi ít nhất 15%”

6.3. Bước 3: Phân nhóm và xác định trọng số KPI

Phân chia KPI thành các nhóm theo mức độ ưu tiên và tác động đến mục tiêu của tổ chức:

Việc phân chia trọng số hợp lý giúp nhân viên tập trung vào những nhiệm vụ thực sự quan trọng, đồng thời cân bằng giữa mục tiêu ngắn hạn và dài hạn.

6.4. Bước 4: Liên kết KPI với chế độ đãi ngộ

Mô hình đãi ngộ dựa trên hiệu suất: Thiết lập mối quan hệ rõ ràng giữa mức độ hoàn thành KPI và hệ thống lương thưởng tạo động lực mạnh mẽ cho nhân viên:

Quan trọng là phải đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong hệ thống đánh giá. Nhân viên cần hiểu rõ cách thức đánh giá và mối liên hệ giữa hiệu suất với phần thưởng.

6.5. Bước 5: Giám sát, đánh giá và điều chỉnh KPI

KPI không phải là công cụ tĩnh mà cần được xem xét và điều chỉnh thường xuyên:

• Chu kỳ đánh giá: Thiết lập lịch đánh giá KPI định kỳ (hàng tháng, quý, năm) để theo dõi tiến độ
• Phản hồi hai chiều: Tạo cơ chế để nhân viên đóng góp ý kiến về tính phù hợp của KPI
• Điều chỉnh linh hoạt: Sẵn sàng điều chỉnh KPI khi môi trường kinh doanh thay đổi hoặc khi phát hiện bất cập
• Tính liên tục: Duy trì KPI ổn định trong ít nhất 6-12 tháng để đánh giá hiệu quả thực sự

Mẹo cho quản lý: Sử dụng công cụ phần mềm quản lý KPI như FastWork, Balanced Scorecard hoặc OKR để theo dõi hiệu suất theo thời gian thực, tạo báo cáo trực quan và thúc đẩy minh bạch trong tổ chức.

Xây dựng KPI hiệu quả không chỉ là công cụ đánh giá mà còn là phương tiện truyền đạt mục tiêu chiến lược, định hướng nỗ lực của nhân viên và tạo động lực cho sự phát triển liên tục trong tổ chức.

7. Những sai lầm thường gặp trong xây dựng KPI doanh nghiệp

7.1. Thiếu liên kết với chiến lược

KPI (Key Performance Indicator) đúng như tên gọi, phải thực sự là những chỉ số THEN CHỐT. Chúng cần phản ánh trực tiếp các mục tiêu chiến lược của từng bộ phận và tổ chức. Khi KPI không đồng bộ với chiến lược, doanh nghiệp sẽ:

• Lãng phí nguồn lực vào việc theo dõi các chỉ số không thiết thực
• Không đạt được các mục tiêu đã đề ra dù nhân viên vẫn “đạt KPI”
• Tạo ra sự nhầm lẫn về định hướng phát triển trong toàn bộ tổ chức

7.2. Mất cân bằng giữa KPI kết quả và KPI quá trình

Nhiều doanh nghiệp chỉ chú trọng KPI kết quả cuối cùng như “Tăng doanh số 20%” mà bỏ qua các chỉ số quá trình – vốn là “nguyên nhân” dẫn đến kết quả đó. Điều này tạo ra:

• Cảm giác mục tiêu khó đạt và trừu tượng đối với nhân viên
• Khó xác định điểm cần cải thiện khi không đạt kết quả
• Thiếu phương pháp đo lường tiến độ trong quá trình thực hiện

Hệ thống KPI hiệu quả cần có mối quan hệ nhân-quả rõ ràng và cân bằng giữa:

7.3. Áp dụng KPI không phù hợp với tính chất công việc

Không phải mọi công việc đều có thể đo lường bằng KPI truyền thống. Đặc biệt với các vị trí sáng tạo như:

• Thiết kế đồ họa, UX/UI
• Phát triển phần mềm và R&D
• Kiến trúc sư, nhà quy hoạch
• Nhà phân tích dữ liệu và nghiên cứu thị trường

Đặc điểm của các vị trí này là sự đổi mới liên tục, không lặp lại, và thường diễn ra trong thời gian ngắn. Thay vào đó, doanh nghiệp nên sử dụng:

• Đánh giá dựa trên thành quả (OKR – Objectives and Key Results)
• Phản hồi từ khách hàng hoặc người dùng cuối
• Đánh giá chất lượng từ chuyên gia cùng lĩnh vực

8. Kết luận: KPI là công cụ định hướng hiệu suất và phát triển tổ chức

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh hiện nay, KPI (Key Performance Indicator – Chỉ số đánh giá hiệu suất chính) đóng vai trò then chốt trong việc chuyển tầm nhìn chiến lược thành hành động cụ thể. KPI không đơn thuần là công cụ đo lường, mà còn là la bàn định hướng, tạo động lực và phát triển năng lực nhân sự.

Qua quy trình 5 bước được trình bày, chúng ta thấy rằng:

• KPI là cầu nối chiến lược – hành động: KPI biến chiến lược trừu tượng thành những mục tiêu cụ thể, giúp mỗi nhân viên hiểu rõ đóng góp của họ vào thành công chung
• KPI là công cụ quản lý hiệu quả: Giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình hoạt động, phát hiện sớm vấn đề và đưa ra quyết định kịp thời
• KPI thúc đẩy văn hóa cải tiến: Tạo ra môi trường làm việc hướng tới mục tiêu, khuyến khích sáng tạo và cải tiến liên tục
• KPI là nền tảng cho sự công bằng: Xây dựng hệ thống đánh giá khách quan, minh bạch, tạo động lực cho nhân viên phát huy tối đa tiềm năng

Xây dựng và vận hành hệ thống KPI hiệu quả đòi hỏi sự kiên nhẫn, linh hoạt và cam kết từ mọi cấp độ trong tổ chức. Khi được triển khai đúng đắn, KPI không chỉ là công cụ đánh giá mà còn là phương tiện truyền đạt mục tiêu chiến lược, định hướng nỗ lực của nhân viên và tạo động lực cho sự phát triển liên tục trong tổ chức.