Số hóa hồ sơ hiện đang là nhiệm vụ cấp thiết của doanh nghiệp mà chính phủ đã quy định rõ trong nghị định 78/2015/NĐ-CP. Vậy số hóa hồ sơ là gì? Quy trình số hóa hồ sơ ra sao?

Theo dõi bài viết dưới đây để được hướng dẫn số hóa hồ sơ cụ thể, chi tiết nhất nhé.

Số hóa hồ sơ là gì?

Số hóa hồ sơ là quá trình chuyển đổi các loại văn bản và dữ liệu từ dạng giấy cứng sang dạng điện tử. Bằng cách áp dụng công nghệ số hóa, các hồ sơ, tài liệu và thông tin tương ứng được lưu trữ, quản lý và truy xuất thông qua hệ thống và ứng dụng điện tử chính xác, an toàn, tiện lợi.

Lợi ích doanh nghiệp nhận được khi số hóa hồ sơ là gì?

Khi quá trình chuyển đổi số và số hóa hồ sơ được ứng dụng thành công, doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích đáng kể sau:

1. Tối ưu hóa không gian và nguồn lực

Áp dụng số hóa hồ sơ giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ vật lý, giảm sự phụ thuộc vào tài liệu giấy và hạn chế việc in ấn và sao chép, không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn bảo vệ môi trường bằng cách giảm lượng giấy và mực in sử dụng.

2. Thuận tiện truy xuất và tìm kiếm

Khi hồ sơ được số hóa, việc truy xuất thông tin trở nên nhanh chóng và thuận tiện. Thay vì phải đào qua hàng ngăn tài liệu, chỉ cần vài thao tác trên máy tính hoặc thiết bị di động, toàn bộ doanh nghiệp có thể tìm kiếm và truy cập thông tin một cách hiệu quả.

3. An ninh và sao lưu

Số hóa dữ liệu mang lại khả năng bảo mật thông tin tốt hơn. Các biện pháp bảo mật như mã hóa và quản lý quyền truy cập được áp dụng để đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập thông tin quan trọng. Việc tạo bản sao lưu dự phòng cũng trở nên dễ dàng, đảm bảo rằng dữ liệu được bảo vệ và có thể khôi phục khi cần.

4. Tăng cường hiệu suất làm việc

Số hóa hồ sơ giúp tăng cường hiệu suất làm việc và tiết kiệm thời gian. Quy trình công việc trở nên trơn tru hơn nhờ cá khâu tìm kiếm thủ công và di chuyển vật liệu giấy đã được loại bỏ, hoặc lược bớt tới tối thiểu. Cả những thông tin từ bên ngoài và thông tin nội bộ công ty đều có thể được chia sẻ và truyền tải nhanh chóng qua email, hệ thống quản lý tài liệu hoặc các công cụ trực tuyến khác.

5. Chia sẻ thông tin và phối hợp thuận tiện

Số hóa văn bản giúp nhân sự dễ dàng chia sẻ thông tin với đồng nghiệp, đối tác hoặc khách hàng từ xa. Đội nhóm doanh nghiệp có thể chia sẻ tài liệu điện tử, thực hiện đồng thời nhiều dự án cùng lúc và cộng tác một cách hiệu quả mà không bị hạn chế bởi khoảng cách địa lý.

6. Quản lý và tổ chức dễ dàng

Với hệ thống số hóa, doanh nghiệp có thể tổ chức, phân loại và quản lý hồ sơ, thông tin, công việc một cách dễ dàng. Nhờ các công cụ số hóa hồ sơ và quản lý tài liệu, công việc, nhà quản lý có thể nắm bắt chặt chẽ tình hình công ty, trạng thái thực hiện công việc, tiến trình dự án, từ đó duy trì trật tự chung trong công việc hàng ngày của doanh nghiệp.

7. Tuân thủ pháp lý chặt chẽ

Số hóa hồ sơ giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến lưu trữ và bảo mật thông tin. Song song với việc sử dụng công cụ số, doanh nghiệp vẫn hoàn toàn có thể duy trì cả bản gốc và bản sao của tài liệu, ghi lại lịch sử chỉnh sửa rõ ràng và điều chỉnh quyền truy cập theo yêu cầu pháp lý.

Những khó khăn thường gặp khi số hóa hồ sơ là gì?

Mặc dù đem lại nhiều lợi ích đáng mong đợi, việc số hóa hồ sơ không đúng cách cũng có thể mang tới cho doanh nghiệp không ít rắc rối, đơn cử như:

1. Không có quy định thống nhất rõ ràng

Việc số hóa hiện nay có hai dạng chính: số hóa thủ công, ví dụ như chuyển đổi giấy tờ thành file điện tử trên máy tính, nhập ghi chú từ giấy vào bảng tính Excel, hoặc biến đổi báo cáo giấy thành file PDF; và số hóa tự động thông qua các quy trình bán tự động (ví dụ: sử dụng phần mềm CRM, HRM…). Tuy nhiên, hiện tại, mỗi ngành nghề, quy cách vận hành doanh nghiệp khác nhau cần những hướng dẫn cụ thể riêng về cách thức số hóa hồ sơ và chuyển đổi số. Sự thiếu thống nhất trong quy định dẫn đến việc mỗi đội nhóm, tổ chức lại thực hiện theo cách riêng, không đồng bộ và nhất quán, gây khó khăn trong việc sử dụng, quản lý và tận dụng thông tin. Bên cạnh đó, do thiếu quy định về lưu trữ hồ sơ số hóa thay thế cho hồ sơ truyền thống thông thường, việc thiết lập và duy trì đồng thời cả hai loại hồ sơ này sẽ tốn kém nhiều thời gian và công sức.

2. Yêu cầu khoản đầu tư ban đầu lớn

Khó khăn thứ hai đến từ việc doanh nghiệp cần đầu tư đáng kể vào thiết bị và phần mềm, như máy tính, máy scan, thiết bị trình chiếu, và các phần mềm biên tập, quản lý tài liệu số. Đối với thiết bị như máy tính, máy scan, và thiết bị trình chiếu, hầu hết các tổ chức hiện nay đều có đảm bảo. Tuy nhiên, về mặt phần mềm biên tập và quản lý tài liệu số, nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn chưa đầu tư đúng mức. Việc sử dụng các phần mềm miễn phí, không rõ nguồn gốc, có thể dẫn đến việc mất cấp dữ liệu, gây nên nhiều hậu quả khôn lường về sau.

3. Khó khăn đào tạo nhân sự

Khó khăn thứ ba là sự mới mẻ của quá trình số hóa và chuyển đổi số với đa phần lực lượng lao động Việt Nam, đặc biệt đối với thế hệ nhân sự lớn tuổi hơn. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải đào tạo nhân sự chi tiết, kĩ càng về cách sử dụng máy móc và phần mềm, bởi ngoài các thao tác cơ bản như sao chụp tài liệu, còn có những thao tác phức tạp như sử dụng phần mềm trình chiếu, biên tập, cắt ghép tài liệu, đánh dấu, xây dựng hệ thống cây thư mục, tạo mục lục tài liệu, trình chiếu hồ sơ tài liệu tại phiên tòa, công tác quản lý, lưu trữ. Hơn nữa, nếu đa phần cán bộ hành chính, văn thư, kế toán,… và nhân sự nhiều bộ phận khác đã quen thuộc với việc nghiên cứu hồ sơ trên giấy, khi chuyển sang nghiên cứu hồ sơ số trên thiết bị điện tử có thể gặp nhiều khó khăn.

4. Nguy cơ rò rỉ dữ liệu

Công tác sao chép và chia sẻ dữ liệu không được kiểm soát cẩn thận có thể dẫn đến rủi ro mất mát thông tin, thậm chí trong trường hợp chỉ là do sơ ý của một cá nhân trong đơn vị. Do đó, việc quản lý và bảo vệ dữ liệu cần được thực hiện một cách song song với quá trình số hóa hồ sơ.

Cơ quan có trách nhiệm số hóa hồ sơ

Với mỗi loại hồ sơ khác nhau cần những đơn vị chuyên biệt đảm nhận trách nhiệm số hóa và quản lý.

Cụ thể với hồ sơ đăng ký kinh doanh, theo quy định tại Điều 17 của Nghị định 01/2021/NĐ-CP, đơn vị chịu trách nhiệm quản lý số hóa hồ sơ đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam là Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Nhiệm vụ của đơn vị bao gồm:

a) Ban hành văn bản quy phạm pháp luật về đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh và hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ, biểu mẫu, và chế độ báo cáo phục vụ việc đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử;

b) Huấn luyện cho cơ quan đăng ký kinh doanh và cán bộ thực hiện nghiệp vụ, cũng như hướng dẫn việc số hóa hồ sơ và chuẩn hóa dữ liệu, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;

c) Đôn đốc, chỉ đạo, theo dõi, kiểm tra, giám sát quá trình đăng ký doanh nghiệp;

d) Cung cấp thông tin về nội dung đăng ký doanh nghiệp, tình trạng pháp lý, báo cáo tài chính và các thông tin khác của doanh nghiệp lưu giữ tại Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho các cơ quan liên quan của Chính phủ, tổ chức và cá nhân khi có yêu cầu;

đ) Quản lý, phát triển Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp; hỗ trợ các cơ quan và doanh nghiệp trong việc sử dụng Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp; hướng dẫn về kinh phí phục vụ vận hành Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa phương;

e) Chủ trì, phối hợp với Bộ Tài chính trong việc kết nối giữa Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và Hệ thống thông tin thuế;

g) Chủ trì, phối hợp với Bộ Tài chính nghiên cứu, xây dựng phương án thực hiện liên thông thủ tục đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế đối với hộ kinh doanh phù hợp với tình hình thực tế;

h) Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực đăng ký doanh nghiệp.

Điều này đồng nghĩa với việc Bộ Kế hoạch và Đầu tư có trách nhiệm quản lý, đào tạo chủ yếu trong quá trình số hóa hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, và đặt ra một số nhiệm vụ cụ thể nhằm hướng dẫn Phòng Đăng ký kinh doanh – đơn vị trực tiếp chịu trách nhiệm số hóa hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Sưu tầm Internet