Được kỳ vọng trở thành chìa khóa giúp tạo nên thay đổi có tính cách mạng về năng lực quản trị và tạo nên lợi thế dẫn đầu, nhiều doanh nghiệp bắt đầu tìm đến các giải pháp ERP. Và ở giai đoạn đầu, doanh nghiệp sẽ thường phân vân nên lựa chọn ERP đóng gói hay ERP được viết theo yêu cầu.

Trong bài viết này, hãy cùng đặt lên bàn cân so sánh 2 loại ERP này để có thể đưa ra lựa chọn chính xác và phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình nhé.

Khi nào doanh nghiệp thật sự cần đến giải pháp ERP?

Quy mô phát triển, chức năng quản trị càng mở rộng, doanh nghiệp thường sử dụng các phần mềm riêng lẻ cho từng bộ phận nhưng giữa chúng không có sự liên thông với nhau. Điều này dẫn đến rất nhiều vấn đề đau đầu trong quản trị doanh nghiệp như:

• Dữ liệu bị phân mảnh ở nhiều phần mềm. Để tổng hợp 1 báo cáo, đội ngũ nhân sự phải trích xuất, tổng hợp dữ liệu từ rất nhiều nơi. Quá trình thủ công tốn rất nhiều thời gian nhưng dữ liệu vẫn không đảm bảo được tính chính xác.
• Đội ngũ hông thể theo dõi dữ liệu theo thời gian thực, nhà quản lý không nắm bắt được bức tranh tổng quan về tình hình của doanh nghiệp để đưa ra các quyết định.
• Các quy trình, sự phối hợp giữa các phòng bán chồng chéo, có nhiều độ trễ, ảnh hưởng đến hiệu suất, trải nghiệm khách hàng, nhân viên cũng như khả năng cạnh tranh.

Lúc này, doanh nghiệp cần một hệ thống ERP để quản trị tất cả các nghiệp vụ trên 1 nền tảng duy nhất thay vì sử dụng phần mềm riêng lẻ cho từng bộ phận. Từ đó các dữ liệu sẽ được liên thông, kết nối chặt chẽ giữa các bộ phận. Người quản lý cũng sẽ trở nên dễ dàng hơn khi có thể nắm bắt được mọi hoạt động đang diễn ra của doanh nghiệp thông qua phần mềm ERP.

Sự khác biệt giữa giải pháp ERP đóng gói và ERP viết theo yêu cầu (customize)

ERP customize (hoặc ERP on demand) là phần mềm được lập trình theo đơn đặt hàng của doanh nghiệp. Thông thường, các doanh nghiệp lớn hoặc có mô hình quản lý đặc thù sẽ áp dụng loại hình ERP này.

Trong khi đó, ERP đóng gói là phần mềm được các đơn vị cung cấp phần mềm nghiên cứu tổng hợp từ những nghiệp vụ thực tế tại doanh nghiệp ở một số lĩnh vực. Chính vì vậy, ERP đóng gói có khả năng đáp ứng hầu hết yêu cầu quản lý chung của các doanh nghiệp.

2 loại hình ERP này sẽ có ưu – nhược điểm và sự khác biệt nhất định.

1. Về khả năng đáp ứng yêu cầu quản trị

– ERP đóng gói: Là một phần mềm chuẩn đã được phát triển trước đó cũng như được nhiều doanh nghiệp ứng dụng, ERP đóng gói đáp ứng yêu cầu quản trị tổng thể của doanh nghiệp từ Tài chính, Marketing – Bán hàng, Tồn kho, Nhân sự cho đến Thuế, Báo cáo,… Ngoài ra, ERP đóng gói thường tích hợp các quy trình chuẩn, được xây dựng dựa trên nghiệp vụ thực tế. Điều này giúp các doanh nghiệp triển khai và sử dụng hệ thống một cách nhanh chóng.

– ERP viết theo yêu cầu: Được may đo theo nhu cầu thực tế, ERP customize cho phép tạo ra các giải pháp quản trị phù hợp với ngành và quy trình đặc thù của doanh nghiệp. Điều này giúp đảm bảo rằng hệ thống ERP phục vụ tốt cho các yêu cầu riêng của doanh nghiệp và giúp cải thiện hiệu quả kinh doanh.

2. Về thời gian triển khai

– ERP đóng gói: Vì ERP đóng gói là phần mềm đã được phát triển trước đó nên quá trình triển khai thường nhanh chóng hơn, doanh nghiệp chỉ mất thời gian đào tạo đội ngũ.

– ERP viết theo yêu cầu: Loại hình ERP này yêu cầu thời gian và công sức lớn hơn. Quá trình phát triển từ đầu có thể mất nhiều tháng hoặc thậm chí nhiều năm tùy thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của hệ thống.

3. Về chi phí đầu tư

– ERP đóng gói: Do không cần phát triển từ đầu, hệ thống có sẵn nên ERP đóng gói thường có chi phí đầu tư hợp lý. Tùy vào mức độ tùy chỉnh của doanh nghiệp, có thể có chi phí bổ sung.

– ERP viết theo yêu cầu: ERP viết theo yêu cầu đòi hỏi chi phí đầu tư lớn hơn rất nhiều do phải thiết kế, phát triển và triển khai từ đầu. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần tính đến phí duy trì và nâng cấp trong tương lai.

4. Khả năng tích hợp, mở rộng

– ERP đóng gói: ERP đóng gói thường tích hợp sẵn với các ứng dụng và công nghệ phổ biến khác cũng như các phần mềm nằm trong hệ thống. Phần mềm này cũng có khả năng mở rộng khá hạn chế khi muốn thêm các chức năng mới hoặc tích hợp với các ứng dụng khác ngoài phạm vi của nhà cung cấp.

– ERP viết theo yêu cầu: ERP viết theo yêu cầu thường có khả năng mở rộng cao hơn. Doanh nghiệp có thể linh hoạt thêm các tính năng mới và tích hợp với các hệ thống khác theo nhu cầu.

5. Nguồn lực triển khai

– ERP đóng gói: Triển khai ERP đóng gói thường yêu cầu ít nguồn lực hơn vì hệ thống đã được xây dựng sẵn và cấu hình chuẩn. Điều này giúp giảm tải công việc cho nhân viên và tài nguyên nội bộ.

– ERP viết theo yêu cầu: Triển khai ERP viết theo yêu cầu đòi hỏi nguồn lực nội bộ lớn hơn. Doanh nghiệp cần có sự tham gia của quản lý tất cả các bộ phận, đội ngũ phát triển, quản lý dự án và nguồn lực IT để triển khai và tùy chỉnh hệ thống theo yêu cầu.

6. Mức độ ứng dụng và trình độ công nghệ của nhân viên

– ERP đóng gói: ERP đóng gói dễ sử dụng, không đòi hỏi nhân viên phải có trình độ công nghệ cao. Nhân viên chỉ cần hiểu và sử dụng đúng các chức năng và quy trình trong hệ thống.

– ERP viết theo yêu cầu: ERP viết theo yêu cầu thường khó sử dụng hơn, yêu cầu nhân viên có trình độ công nghệ cao hơn thì mới có thể mang lại hiệu quả. Đây là một trong những lý do khiến việc triển khai ERP của nhiều doanh nghiệp thất bại.

Tựu chung lại, ERP đóng gói thường có chi phí thấp, triển khai nhanh chóng, đáp ứng hầu hết nhu cầu quản trị của doanh nghiệp và nhân viên dễ ứng dụng. Trong khi đó, ERP viết theo yêu cầu có khả năng tùy chỉnh, thích hợp theo đúng yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp. Tuy nhiên, chúng có chi phí cao, thời gian triển khai lâu hơn, đòi hỏi nguồn lực lớn hơn và yêu cầu nhân viên có trình độ công nghệ cao.

9 tiêu chí giúp doanh nghiệp lựa chọn được giải pháp ERP phù hợp nhất

ERP đóng gói và ERP viết theo yêu cầu có những điểm mạnh – yếu riêng của mình. Để lựa chọn được giải pháp ERP phù hợp, doanh nghiệp cần xem xét đến những yếu tố liên quan yêu cầu, nguồn lực nội tại của doanh nghiệp.

Dưới đây là những tiêu chí quan trọng doanh nghiệp cần xác định để có thể đưa ra lựa chọn chính xác.

1. Nhu cầu quản trị và khả năng đáp ứng

Tùy vào quy mô, lĩnh vực hoạt động, mỗi doanh nghiệp sẽ có quy trình làm việc, đặc thù hoạt động khác nhau.

Điều quan trọng, đội ngũ quản lý cần tập hợp và xác định rõ yêu cầu cần có đối với một hệ thống ERP bằng cách đưa ra hàng loạt câu hỏi như mục tiêu hướng tới khi triển khai ERP; các phân hệ/chức năng quản trị cần có; công việc của các phòng ban, bộ phận nào sẽ được cải thiện, các chỉ số đánh giá ở đây là gì?,…

Khi đó, doanh nghiệp sẽ xác định được mức độ đáp ứng của các loại hình phần mềm. Nếu ERP đóng gói đã đáp ứng nhu cầu, doanh nghiệp hoàn toàn có thể đưa ra quyết định nhanh chóng.

2. Ngân sách dành cho ERP của doanh nghiệp

Chi phí triển khai phần mềm ERP cần phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xác định rõ các chi phí để triển khai bao gồm nhiều loại như: Chi phí phần mềm, chi phí triển khai thực hiện, chi phí bản quyền (đối với ERP nước ngoài), chi phí bảo trì hằng năm,…

Nếu ngân sách dành cho ERP lớn, doanh nghiệp hoàn toàn có thể triển khai ERP customize. Tuy nhiên, nếu có ngân sách hạn chế, ERP đóng gói sẽ là lựa chọn hợp lý.

3. Yêu cầu về nguồn lực

Thông thường, để triển khai ERP, doanh nghiệp sẽ cần nhiều nguồn lực. Với ERP viết riêng, bên cạnh nguồn lực của đơn vị triển khai, nhân sự công ty sẽ cần tham gia vào rất nhiều công việc từ xác định yêu cầu, đánh giá năng lực nhà cung cấp, giám sát, nghiệm thu,…. Chưa kể, để tham gia vào quá trình này, nhân sự cần có trình độ và hiểu biết về công nghệ.

Ngược lại, để triển khai ERP đóng gói, doanh nghiệp cần rất ít nguồn lực tham gia. Công việc duy nhất cần thực hiện đó là đánh giá mức độ đáp ứng và nhân sự tham gia đào tạo để sử dụng hệ thống một cách hiệu quả. Ngoài ra, doanh nghiệp không cần đội ngũ phụ trách quản trị và vận hành hệ thống ERP.

Do đó, nếu yêu cầu về ERP không quá phức tạp, nguồn lực hạn chế, ERP đóng gói sẽ là giải pháp phù hợp nhất với doanh nghiệp.

4. Tính cấp thiết của việc triển khai ERP

Thời gian triển khai ERP viết riêng lâu, ngược lại ERP đóng gói được triển khai nhanh chóng, doanh nghiệp có thể sử dụng luôn.

Do đó, nếu các vấn đề trong quản trị đã quá cấp thiết và ảnh hưởng đến năng suất, sức cạnh tranh, doanh nghiệp cần giải quyết luôn thì cân nhắc triển khai ERP đóng gói. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần kết hợp với yêu cầu về khả năng đáp ứng để đưa ra quyết định.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp có thể chờ đợi và xác định ERP đóng gói không đáp ứng nhu cầu thì ERP viết riêng sẽ là lựa chọn tối ưu nhất.

5. Năng lực & uy tín của đơn vị cung cấp giải pháp 

Nhà cung cấp quyết định đến sự thành công của 1 dự án ERP. Họ sẽ là đơn vị đánh giá, tư vấn tổng thể và cung cấp giải pháp ERP cũng như đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình tư vấn quy trình, hỗ trợ triển khai và đào tạo.

Hãy lựa chọn một nhà cung cấp uy tín và có kinh nghiệm nhiều năm trong triển khai ERP. Họ có thể cung cấp những tư vấn hữu ích thay vì chỉ đơn giản là giới thiệu thông số kỹ thuật của sản phẩm.

6. Khả năng đáp ứng trong tương lai khi quy mô, yêu cầu quản trị thay đổi

Thông thường các phần mềm ERP đóng gói sẽ được đơn vị cung cấp phát triển, cập nhật các tính năng để phù hợp với nhu cầu quản trị chung của các lĩnh vực, ngành nghề.

Trong khi đó, ERP viết theo yêu cầu thường khó tùy chỉnh. Để tùy chỉnh, doanh nghiệp phải bỏ thêm nhiều chi phí để đơn vị cung cấp phần mềm triển khai.

7. Mức độ dễ sử dụng

Như đã đề cập đến ở trên, hệ thống ERP viết theo yêu cầu thường phức tạp, để sử dụng được nhân viên cần có trình độ công nghệ, trải qua nhiều buổi đào tạo. Còn ERP đóng gói lại dễ sử dụng, phù hợp với mọi đối tượng.

Đây là yếu tố doanh nghiệp cần cân nhắc một cách nghiêm túc bởi nhân viên là người thao tác nhiều nhất trên hệ thống và quyết định một hệ thống ERP sẽ trở nên có ích hay “bỏ đi”.

8. Mức độ bảo mật dữ liệu

Dữ liệu là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp. Trước khi triển khi ERP, doanh nghiệp cần đánh giá mức độ bảo mật của hệ thống. On-premise ERP (viết riêng) cho phép doanh nghiệp kiểm soát hoàn toàn việc quản lý và lưu trữ dữ liệu của mình, trong khi Cloud ERP (thường là đóng gói) yêu cầu doanh nghiệp phải phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ đám mây để quản lý dữ liệu của họ.

9. Dịch vụ hỗ trợ khách hàng

Trong quá trình triển khai, doanh nghiệp sẽ không tránh khỏi có nhiều vấn đề phát sinh như lỗi, hiểu sai thao tác, quy trình,… Do đó, doanh nghiệp cần một đơn vị có thể hỗ trợ, đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình trước – trong – sau triển khai ERP.