Xu hướng ứng dụng ERP (phần mềm Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) trong các doanh nghiệp ở nhiều lĩnh vực khác nhau đang ngày càng phổ biến. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp có thể dễ dàng nhìn thấy lợi ích thay đổi nhờ ERP, còn số khác thì chưa hẳn.

Vậy ứng dụng ERP giúp cải thiện quy trình kinh doanh cho doanh nghiệp như thế nào, và khi nào thì doanh nghiệp nên triển khai ERP?

ERP là gì?

ERP là cụm từ viết tắt của Enterprise resource planning – Phần mềm Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, được thiết kế để giúp các công ty lưu trữ, quản lý và sử dụng dữ liệu liên quan đến các quy trình hàng ngày và thường xuyên của họ.

ERP giúp doanh nghiệp quản lý đa chức năng, đa phòng ban, theo dõi nhiều thông tin từ bảng lương, nguyên vật liệu, mục tiêu cam kết kinh doanh cho đến đơn đặt hàng và năng lực sản xuất,… Từ đó, giúp doanh nghiệp có thể quản lý hiệu quả về dữ liệu, lên kế hoạch chi phí, sản phẩm và tạo ra những thay đổi đột phá trong kinh doanh.

Lợi ích của ERP

Khi nền kinh tế phát triển không ngừng, tính cạnh tranh cao không chỉ ở phạm vi trong nước mà còn trên trường quốc tế. Bất cứ doanh nghiệp nào muốn phát triển tốt thì trước hết phải quản lý, kiểm soát tốt mọi hoạt động của công ty. Đặc biệt là trong thời đại công nghệ 4.0, thì việc áp dụng một phần mềm quản lý doanh nghiệp là một giải pháp thông minh, đem lại hiệu quả cao. (Ví dụ: Các doanh nghiệp vừa và lớn đang ứng dụng ERP tại Việt Nam hiện nay)

Một giải pháp ERP chuẩn là giải pháp tích hợp cả phần mềm và hoạt động tư vấn với nhiều chức năng được ứng dụng cho việc: quản lý kế hoạch, chi phí sản xuất hay giao hàng, quản lý hàng tồn kho và mua hàng, tiếp thị và bán hàng, quản lý kho quỹ, kế toán…

Khi ứng dụng vào doanh nghiệp, ERP sẽ tạo ra nền tảng bền vững cho sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Giải quyết các bài toán tích hợp mà những hệ thống rời rạc không thể thực hiện được, từ đó, làm giảm rủi ro phát sinh trong quá trình hoạt động do dữ liệu từ các bộ phận được liên kết và kế thừa nhau.

Các hệ thống phần mềm ERP hoạt động linh hoạt, không giới hạn về quy mô doanh nghiệp, loại hình sản xuất kinh doanh, vị trí địa lý, có khả năng thiết kế theo từng nghiệp vụ đặc thù nên đảm bảo hoạt động tốt trong mọi quy trình nghiệp vụ từng doanh nghiệp.

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp luôn phát sinh những diễn biễn mới, khiến nhà quản trị liên tục phát sinh nhiều nhu cầu quản lý mới. Cho nên, một hệ thống linh hoạt, dễ nâng cấp và mở rộng như ERP sẽ dẫn ra một cách thức hoạt động hiệu quả và phù hợp hơn với sự biến đổi từng ngày tại doanh nghiệp; tiết kiệm chi phí đầu tư so với các hệ thống rời rạc, dễ vận hành, bảo trì. Đồng thời, giúp hạn chế các lỗ hổng thông tin, đảm bảo an toàn bí mật kinh doanh cho doanh nghiệp.

Mặt khác, việc ứng dụng quản trị cơ sở dữ liệu trực tuyến trong giải pháp ERP hiện nay, giúp lãnh đạo truy xuất các dữ liệu, báo cáo mọi lúc, mọi nơi dễ dàng và thuận tiện.

Khi nào doanh nghiệp cần ứng dụng ERP?

Bản chất linh hoạt của phần mềm ERP cho phép các doanh nghiệp triển khai giải pháp dựa trên nhu cầu kinh doanh của chính mình. Cụ thể, dưới đây sẽ là một số đề xuất thời điểm doanh nghiệp nên triển khai hoặc nâng cấp hệ thống ERP như:

Thay đổi quy mô hoạt động: Tổ chức đang phát triển, đã phát triển hoặc đang có kế hoạch mở rộng quy mô đáng kể.

Phát sinh vấn đề trong quản lý: Tổ chức cần phần mềm quản lý doanh nghiệp để giám sát, cải thiện các quy trình vận hành được tốt hơn.

Sáp nhập hoặc mua lại: Các tập đoàn cần hợp lý hóa hệ thống giữa các công ty con.

Kế thừa hệ thống: Hệ thống hiện tại của tổ chức đã lỗi thời và không có sẵn để nâng cấp hoặc không còn phục vụ đầy đủ cho doanh nghiệp và người dùng.

Cập nhật xu hướng quản lý: Các tổ chức được nhà lãnh đạo có tư duy tương lai đã vạch ra một lộ trình công nghệ kinh doanh bao gồm một giải pháp doanh nghiệp mới.

Các loại hình doanh nghiệp được hưởng lợi nhiều nhất từ ERP

Hệ thống ERP được thiết kế ra nhằm giúp các doanh nghiệp giải quyết được các vấn đề khác nhau trong quản lý, vận hành. Trong khi nhiều yếu tố cho thấy sự cần thiết của việc triển khai hệ thống ERP, thì các công ty trong một số ngành nhất định hiện nay có thể thu được nhiều lợi ích nhất từ việc thực hiện, đó là:

• Ngành cơ khí chế tạo máy
• Thương mại dịch vụ
• Ngành công nghiệp thép
• Ngành xây dựng – Bất động sản
• Ngành Vật liệu xây dựng – Nội thất
• Ngành khai thác mỏ – Khoáng sản
• Ngành vận tải – logistic
• Ngành dược và thực phẩm
• …