Hãy tưởng tượng rằng doanh nghiệp của bạn hiện đang phải đối mặt với sự gián đoạn không lường trước được. Bạn không mong đợi điều đó, không chuẩn bị và trên hết không biết phải làm gì. Đây chính xác là lý do tại sao có một kế hoạch dự phòng tại chỗ là điều cần thiết. 

Kế hoạch dự phòng phác thảo các bước bạn cần thực hiện để đảm bảo tính liên tục và giảm thiểu sự gián đoạn khi xảy ra sự kiện ngoài ý muốn.

Hôm nay, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo một kế hoạch dự phòng thành công để đảm bảo bạn có thể tiếp tục điều hành doanh nghiệp của mình mà ít bị gián đoạn nhất.

1. Kế hoạch dự phòng là gì ?

Kế hoạch dự phòng là một tài liệu phác thảo các bước mà doanh nghiệp của bạn cần thực hiện để ứng phó với một sự kiện bất ngờ. Nó được tạo ra trước khi bất kỳ sự kiện nào như vậy xảy ra và cung cấp lộ trình về cách bạn sẽ xử lý bất kỳ điều gì xảy ra.

Tại sao bạn thực sự cần một kế hoạch dự phòng

1.1  Nó cho phép bạn lường trước những rủi ro tiềm ẩn

Kế hoạch dự phòng sẽ giúp bạn chuẩn bị cho bất kỳ mối đe dọa tiềm ẩn hoặc sự gián đoạn nào mà doanh nghiệp của bạn có thể gặp phải. Bằng cách xác định và đánh giá các rủi ro có thể xảy ra, bạn có thể tạo các chiến lược để đảm bảo doanh nghiệp của mình có thể ứng phó nhanh chóng và hiệu quả.

1.2 Nó đảm bảo không có bất ngờ

Có sẵn một kế hoạch dự phòng cho phép bạn chuẩn bị sẵn sàng cho bất kỳ sự kiện bất ngờ nào có thể xảy ra. Điều này giúp giảm số lượng bất ngờ và đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ, nâng cao  khả năng sẵn sàng của công ty bạn đối với tình trạng gián đoạn kinh doanh .

Một lần nữa,  đây có thể không phải là trường hợp  tránh hoàn toàn mọi rủi ro, nhưng có một kế hoạch dự phòng có thể giúp bạn duy trì hoạt động.

1.3 Nó giúp bạn ưu tiên các hoạt động dựa trên mức độ quan trọng

Tạo một kế hoạch dự phòng cũng cho phép bạn ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp để giải quyết các hoạt động quan trọng trước tiên. Điều này có thể giúp duy trì hoạt động kinh doanh của bạn hiệu quả nhất có thể trong thời gian gián đoạn ngoài dự kiến.

1.4 Nó cung cấp một lộ trình trong thời kỳ khủng hoảng

Kế hoạch dự phòng đảm bảo rằng nhóm của bạn có các hướng dẫn rõ ràng để xử lý sự gián đoạn hoặc trường hợp khẩn cấp. Nó giúp loại bỏ sự nhầm lẫn và hoảng loạn khi các sự kiện bất ngờ xảy ra và đảm bảo doanh nghiệp của bạn có thể hoạt động bình thường nhất có thể. 

Nếu bạn không có kế hoạch dự phòng, có khả năng nhóm của bạn sẽ cần học cách ứng phó, dẫn đến sự gián đoạn và hỗn loạn có thể ảnh hưởng đến bạn.

2. Cách tạo một kế hoạch dự phòng

Tạo một kế hoạch dự phòng không quá phức tạp, nhưng nó liên quan đến một số bước phải được thực hiện để quá trình thành công. 

Dưới đây là các bước bạn cần thực hiện để phát triển một kế hoạch đảm bảo tính liên tục trong kinh doanh:

Bước 1: Xác định các rủi ro có thể ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp

Bước đầu tiên khi thiết kế kế hoạch dự phòng là xác định các rủi ro hoặc vấn đề tiềm ẩn có thể gây hại cho công ty của bạn. 

Khi tất cả các rủi ro tiềm ẩn đã được xác định, chúng cần được đánh giá để xác định khả năng chúng xảy ra như thế nào và hậu quả sẽ ra sao nếu chúng thực sự xảy ra. 

Có thông tin này sẽ cho phép bạn phát triển các chiến lược và kế hoạch hiệu quả hơn, có thể được thực hiện để chuẩn bị cho bất kỳ trường hợp không mong muốn nào.

Bước 2: Đánh giá tác động tiềm ẩn của từng rủi ro 

Bước thứ hai liên quan đến việc đánh giá khả năng xảy ra và tác động tiềm ẩn của từng rủi ro hoặc mối đe dọa. Điều này sẽ giúp xác định mức độ chuẩn bị để tránh bất kỳ thiệt hại tiềm tàng nào và xác định các khu vực cần tập trung nguồn lực, tạo ra một kế hoạch dự phòng mạnh mẽ và đáng tin cậy. 

Việc đánh giá khả năng xảy ra và tác động tiềm ẩn của từng rủi ro sẽ cho phép bạn ưu tiên những rủi ro cấp bách nhất để thời gian phản ứng của bạn khi bất kỳ rủi ro nào phát sinh nhanh chóng, ngay cả trong những điều kiện đầy thách thức.

Bước 3: Thiết lập các mục tiêu rõ ràng cho kế hoạch dự phòng

Để đảm bảo rằng kế hoạch dự phòng thành công, hãy thiết lập các mục tiêu rõ ràng cho kế hoạch dự phòng ngay từ đầu. Các mục tiêu nên tập trung vào việc dự đoán, chuẩn bị và phản ứng nhanh chóng với những gián đoạn có thể xảy ra trong hoạt động hoặc các sự kiện ngoài ý muốn khác bằng cách xác định các rủi ro tiềm ẩn và phát triển các chiến lược để giảm thiểu chúng. 

Bằng cách đặt mục tiêu phù hợp cho kế hoạch dự phòng, bạn sẽ được trang bị tốt hơn để điều hướng các tình huống bất ngờ và duy trì hoạt động ổn định trong các tình huống đó.

Bước 4: Xây dựng kế hoạch hành động chi tiết để giải quyết từng rủi ro 

Tùy thuộc vào quy mô của tổ chức và mức độ phức tạp của tình huống, quy trình này có thể yêu cầu phân bổ nhiệm vụ và trách nhiệm giữa nhiều phòng ban, nhóm hoặc cá nhân với các bộ kỹ năng khác nhau. 

Để đảm bảo các mốc quan trọng được đặt ở các khoảng thời gian thực tế, hãy tạo các mục tiêu SMART mang lại kết quả có thể đo lường để đánh giá nhanh trong quá trình thực hiện. Với mỗi rủi ro bao gồm các mục tiêu và tiêu chí chấm dứt rõ ràng, bạn có thể đảm bảo rằng mình đã chuẩn bị sẵn sàng nhất có thể cho mọi trường hợp khẩn cấp hoặc bất lợi.

Bước 5: Xác định nhân sự chủ chốt sẽ chịu trách nhiệm thực hiện kế hoạch dự phòng

Có kế hoạch là một chuyện; có đúng người để thực hiện nó là một việc khác. Do đó, việc xác định nhân sự chịu trách nhiệm thực hiện kế hoạch dự phòng là một bước thiết yếu để đảm bảo rằng kế hoạch hoạt động như dự kiến ​​nếu và khi cần thiết. 

Lập kế hoạch dự phòng sẽ chỉ hoạt động khi mọi người tham gia thực hiện kế hoạch biết vai trò và  trách nhiệm của họ , vì vậy hãy đảm bảo dành thời gian và nguồn lực để đảm bảo thông tin liên lạc rõ ràng về các kỳ vọng khi đến lúc thực hiện.

Bước 6: Phát triển các giao thức truyền thông để đảm bảo tất cả các bên liên quan được thông báo và cập nhật trong suốt quá trình

Phát triển các giao thức truyền thông là một phần không thể thiếu trong việc tạo ra một kế hoạch dự phòng thành công. Điều này đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan, chẳng hạn như các bên liên quan trong doanh nghiệp, nhóm pháp lý và các bên bị ảnh hưởng khác được thông báo và cập nhật trong quá trình lập kế hoạch. 

Các giao thức liên lạc có thể bao gồm email, thư hoặc cuộc gọi điện thoại để giữ cho mọi người được kết nối bất kể vị trí của họ. 

Thiết lập chiến lược truyền thông này  sớm trong quá trình lập kế hoạch sẽ giúp đảm bảo rằng không có chi tiết hoặc cập nhật quan trọng nào về kế hoạch bị bỏ sót, điều này sẽ dẫn đến việc thực hiện suôn sẻ hơn trong tương lai.

Bước 7: Kiểm tra kế hoạch dự phòng thường xuyên

Thường xuyên kiểm tra kế hoạch dự phòng là một bước quan trọng trong quy trình và đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn sẽ được chuẩn bị cho bất kỳ rủi ro tiềm ẩn hoặc thay đổi nào trong hoạt động. 

Là một phần của hoạt động kinh doanh thông thường, hãy dành thời gian mỗi tháng để đánh giá hiệu quả của kế hoạch dự phòng, đặc biệt nếu bạn gặp phải bất kỳ tình huống khó khăn hoặc thay đổi nào trong quá trình thực hiện. 

Quá trình xem xét này sẽ cho phép bạn đảm bảo tất cả các thành phần của kế hoạch vẫn phù hợp và tạo cơ hội để thay thế hoặc sửa đổi nếu cần. Thời gian dành cho bước cuối cùng này cho thấy bạn nghiêm túc trong việc chuẩn bị sẵn sàng cho bất kỳ điều gì có thể xảy ra bất ngờ trong doanh nghiệp của mình.

Bước 8: Ghi lại tất cả các khía cạnh của kế hoạch dự phòng

Tài liệu này có thể bao gồm từ mô tả các quy trình và hành động được khởi xướng, bao gồm danh sách kiểm tra thành công của nhân viên, đến lý do đằng sau các quyết định nhất định và kết quả của chúng. 

Điều này tạo ra một kho lưu trữ có tổ chức về các bước được thực hiện trong tình huống khủng hoảng và giúp phân tích các lĩnh vực cải tiến tiềm năng trong kế hoạch tương lai. 

Một kế hoạch dự phòng được ghi chép đầy đủ cho phép các nhóm đánh giá chính xác hiệu quả của những nỗ lực của họ trước, trong và thậm chí sau khi ứng phó với một vấn đề cụ thể – tạo ra tác động lâu dài đối với những tổn thất hoặc rủi ro không cần thiết.

Bước 9: Xem xét và cập nhật kế hoạch dự phòng một cách thường xuyên 

Tạo một kế hoạch dự phòng là một phần đáng chú ý trong việc quản lý bất kỳ nỗ lực nào. Bước cuối cùng trong quy trình này là thường xuyên xem xét và cập nhật kế hoạch. Có sẵn một kế hoạch phù hợp và hiệu quả ngay lập tức có thể là sự khác biệt giữa thành công và thất bại trong những hoàn cảnh khó khăn. 

Xem xét kế hoạch cho phép bạn giải quyết bất kỳ sự phát triển bất ngờ nào và đánh giá xem có bất kỳ chiến lược nào cần được điều chỉnh hoặc sửa đổi hoàn toàn hay không. 

Nó cũng tạo cơ hội cho những người tham gia thực hiện kế hoạch làm quen với nó và đảm bảo rằng họ hiểu những gì cần phải làm nếu cần thiết để thực hiện nó. Do đó, đừng quên lên lịch đánh giá thường xuyên các kế hoạch dự phòng của bạn – điều này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, năng lượng và nguồn lực về lâu dài!

>>> Bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý doanh nghiệp của mình? ASIA SOFT – GIẢI PHÁP HOÀN HẢO CHO DOANH NGHIỆP BẠN.