Bạn có thấy quá khó quản lý khối lượng công việc để có thể đáp ứng đúng deadline hoàn thành dự án không?

Hoặc: Bạn đang đấu tranh để thúc đẩy bản thân và nhóm của bạn làm việc hiệu quả và đáp ứng deadline?

Deadline là sợi dây mỏng giữ các nhóm, doanh nghiệp và khách hàng lại với nhau. Những thay đổi nhỏ về deadline sẽ có tác động lớn đến tất cả các bên liên quan. Trong suốt kinh nghiệm chuyên môn của mình, tôi đã đảm nhận những vai trò yêu cầu tôi phải đáp ứng deadline nghiêm ngặt. Cần phải có những chiến lược bền bỉ và quan trọng để vượt qua thành công. 

Lý do chính đằng sau nỗi ám ảnh về deadline là việc không đáp ứng deadline có thể dẫn đến kết quả tồi tệ, việc trễ hạn gây ra nhiều thách thức cho nhiệm vụ tiếp theo trong chuỗi. 

Với suy nghĩ đó, cho phép AsiaSoft chia sẻ một số chiến lược đã được chứng minh là hiệu quả đối với tôi khi triển khai chúng với nhóm của mình. Từ định nghĩa về deadline đến các chiến lược và thậm chí cả các công cụ để đơn giản hóa quy trình, hãy theo dõi bài viết để nắm vững những “kỹ năng đáp ứng deadline” của bạn. 

1. Deadline là gì? 

Deadline là thời gian trước đó một cái gì đó phải được hoàn thành, được phân bổ ngay từ đầu khi một nhiệm vụ mới bắt đầu. Dealine xác định khi nào một nhiệm vụ sẽ được hoàn thành. Nhiệm vụ tiếp theo trong dòng luôn phụ thuộc vào deadline của nhiệm vụ trước đó. Đó là lý do tại sao sự chậm trễ không được mong đợi trong deadline.  

Tại nơi làm việc, các dự án và nhiệm vụ khác nhau có deadline khác nhau. Khoảng thời gian phụ thuộc vào tầm quan trọng của nhiệm vụ và mức độ ưu tiên của nó. Là người quản lý, bạn cần đánh giá các điều kiện và phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm của mình theo năng lực của họ. Việc hoàn thành toàn bộ dự án đúng hạn phụ thuộc vào bạn và bạn cần chịu trách nhiệm về bất kỳ thiếu sót nào. 

Deadline thường có thể gợi lên ý nghĩa tiêu cực vì từ ‘chết’ ám chỉ sự kết thúc và áp lực. Do đó, cả thành viên trong nhóm và người quản lý đều có thể cảm thấy lo lắng hoặc sợ hãi khi phải đối mặt với deadline chặt chẽ. Tuy nhiên, với một chiến lược được lên kế hoạch tốt và nỗ lực hợp tác của cả nhóm, chúng ta có thể đạt được deadline hoàn thành thành công, điều mà chúng ta sẽ thấy trong phần tiếp theo.

2. Tìm hiểu 11 chiến lược hàng đầu để đáp ứng deadline

Khi nhóm của bạn nhận thức được deadline, điều cần thiết là bạn phải đưa ra một chiến lược giúp họ làm việc theo yêu cầu của nhiệm vụ. Đây là lúc vai trò của các nhà quản lý và những người trong vai trò lãnh đạo phát huy tác dụng. Một chiến lược hiệu quả sẽ đảm bảo rằng quy trình làm việc trôi chảy và đáp ứng deadline. 

2.1. Lên kế hoạch trước

Lên kế hoạch trước là sức mạnh của việc lập kế hoạch. Bạn cần đặt mục tiêu và mục tiêu rõ ràng cho dự án, chia nhỏ nó thành các nhiệm vụ nhỏ hơn và đặt deadline cho từng nhiệm vụ. Bằng cách này, bạn sẽ có thể đảm bảo rằng nhóm của bạn luôn đi đúng hướng để hoàn thành dự án đúng hạn. 

2.2. Ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng 

Trước khi bắt tay vào bất kỳ dự án nào, hãy xác định các nhiệm vụ quan trọng cần hoàn thành trước. Điều này sẽ cung cấp cho bạn khung/phác thảo cho các nhiệm vụ và giúp bạn hiểu cách ưu tiên công việc và đáp ứng deadline. 

Tính minh bạch trong nhóm đóng vai trò là xương sống để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ. Họ sẽ nhận thức được sự tiến triển của nhiệm vụ. Các nhóm sẽ có thể xác định sớm các tắc nghẽn và khắc phục chúng trước khi chúng gây ra các vấn đề lớn. 

2.3. Giao tiếp hiệu quả để đáp ứng đúng deadline

Giao tiếp theo thời gian là cần thiết để đảm bảo tiến độ ổn định. Bạn cần thông báo cho nhóm của mình về tiến độ của dự án, thảo luận về bất kỳ rào cản tiềm năng nào và đảm bảo rằng mọi người đều có cùng quan điểm. Giao tiếp thường xuyên sẽ có ích khi bạn có một deadline chặt chẽ để đáp ứng. 

2.4. Phân công công việc đồng đều

Trước khi giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm của bạn, hãy xác định xem họ có những kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ kịp thời hay không. Ngoài ra, đảm bảo rằng họ hiểu trách nhiệm và deadline của họ. Đây là một bước rất quan trọng khi nhóm của bạn đang làm việc trên nhiều dự án. 

Các công cụ quản lý và phân công công việc như Aisa Enteprise giúp bạn lên lịch và phân bổ nhiệm vụ đồng đều trong từng phòng ban. Nó cung cấp các chế độ xem nhiệm vụ khác nhau và hỗ trợ bạn lập kế hoạch phân phối nhiệm vụ. 

2.5. Theo dõi tiến độ

Bạn kiểm tra nhân viên của mình bao nhiêu lần trong một ngày? 

Bạn không thể sát sao theo dõi công việc của từng phòng ban hàng ngày. Đừng lo AsiaSoft sẽ giúp bạn theo dõi tiến độ của nhóm thông qua các công cụ quản lý dự án, chẳng hạn như Aisa Enteprise. Những công cụ như vậy giúp bạn sớm xác định bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào để bạn có thể thực hiện hành động khắc phục.

2.6. Dự đoán được những tình huống xảy ra 

Khi lập kế hoạch hoặc lên lịch sẽ có một số điều nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn và bạn không thể lường trước được. Vì vậy hãy luôn sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch và thời gian biểu khi cần, dựa trên hoàn cảnh thay đổi hoặc những trở ngại không lường trước được.

2.7. Quản lý kỳ vọng

Kỳ vọng đôi khi có thể trở nên áp đảo. Tư duy thực tế là điều cần thiết với tư cách là một nhà quản lý. Hãy thực tế về những gì có thể đạt được trong một khung thời gian nhất định. Thông báo bất kỳ thay đổi hoặc chậm trễ nào cho các bên liên quan càng sớm càng tốt.

2.8. Sử dụng công nghệ nhằm đáp ứng kịp thời deadline 

Giống như tôi đã đề cập trước đây, hãy tận dụng các công cụ và phần mềm quản lý dự án để hợp lý hóa quy trình làm việc, tự động hóa các tác vụ và cải thiện giao tiếp. Các công cụ khác nhau có các chức năng khác nhau có thể phù hợp với nhu cầu cá nhân của nhóm của bạn. 

Một công cụ như vậy là Aisa Enteprise – một công cụ cộng tác nhóm và quản lý tất cả các việc cần làm trong một doanh nghiệp. Bạn có thể sử dụng công cụ này để quản lý dự án, cộng tác trong các nhiệm vụ, thảo luận, chia sẻ tệp và quản lý các dữ liệu của công ty một cách dễ dàng và có khoa học.

2.9. Khuyến khích hợp tác

Bạn muốn toàn bộ nhóm của mình làm việc song song với nhau. Thúc đẩy văn hóa hợp tác trong nhóm, khuyến khích giao tiếp cởi mở và thúc đẩy tinh thần đồng đội. Điều này sẽ giúp xây dựng một nơi làm việc tích cực giúp nhóm của bạn hoàn thành nhiệm vụ và tuân thủ deadline. 

2.10. Tránh đa nhiệm

Đa nhiệm có thể dẫn đến sai lầm và giảm năng suất. Khuyến khích nhóm của bạn tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm để nâng cao hiệu quả và đáp ứng deadline.

“Những người thành công biết rằng họ cần hoàn thành nhiều việc và hoàn thành một cách hiệu quả. Vì vậy, họ tập trung thời gian và sức lực để làm từng việc một—và làm những việc đầu tiên trước.” Peter Drucker 

Đừng chạy theo cuộc đua chuột của việc có các nhóm đa nhiệm. Sai lầm chắc chắn sẽ xảy ra khi bạn cố gắng tập trung vào nhiều dự án cùng một lúc. Nhận một nhiệm vụ tại một thời điểm. Điều này cũng sẽ giảm bớt gánh nặng cho nhóm của bạn và giúp họ hoàn thành nhiệm vụ mà không mắc lỗi. 

2.11. Khen thưởng những nhóm làm việc suất sắc 

Một khía cạnh quan trọng mà hầu hết các nhà quản lý bỏ lỡ là thưởng cho đội của họ. Công nhận và khen thưởng nhóm của bạn vì đã đáp ứng deadline chặt chẽ. Điều này sẽ thúc đẩy tinh thần của nhân viên và khuyến khích nhóm của bạn tiếp tục đáp ứng deadline một cách hiệu quả. 

AsiaSoft một lần nữa giúp đơn giản hóa quy trình này cho bạn. Sử dụng Thông báo để hiển thị ngay lập tức cho mọi nhân viên trong văn phòng của bạn về bất kỳ thành tích nào. Lưu ý sự khác biệt trong ý định của các thành viên trong nhóm của bạn sau này!! Lúc nào họ cũng sẽ cố gắng thực hiện tốt hơn nữa trong nhiệm vụ tiếp theo. 

3. Tầm quan trọng của việc đáp ứng deadline trong công việc

Điều quan trọng là bạn phải hiểu cách nhân viên của bạn đang thực hiện nhiệm vụ của họ. Điều đó sẽ cung cấp cho bạn câu trả lời về lý do tại sao họ thiếu deadline. Bạn cần làm cho nhóm của bạn nhận thức được những ưu và nhược điểm của deadline. Nếu họ thiếu deadline, họ cần biết tác động thực sự của việc đó. Hãy xem cả hai mặt của đồng xu và phân tích chúng. 

3.1. Ý nghĩa của deadline nơi công sở

Deadline họp đóng một vai trò quan trọng trong sự phát triển chung của doanh nghiệp. Đáp ứng các yêu cầu của khách hàng là yếu tố chính khiến deadline có ý nghĩa cao. Sự phát triển của doanh nghiệp hoàn toàn phụ thuộc vào tiến độ công việc. Tác động tích cực của deadline bao gồm:  

• Thực hiện mong đợi

Deadline giống như hợp đồng không chính thức. Bạn dự kiến ​​​​sẽ hoàn thành dự án của bạn trước deadline. Bạn xây dựng lòng tin bằng cách hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn. Không làm như vậy có thể dẫn đến không chỉ mất niềm tin mà còn mất kinh doanh trong tương lai. 

• Giữ cho toàn bộ luồng dự án được đồng bộ hóa 

Bạn cần hiểu rằng mọi người đều bận rộn. Mọi người đang làm việc trên nhiều dự án. Vì vậy, bất kỳ sự chậm trễ nào từ bạn có thể ảnh hưởng đến kế hoạch tổng thể và lịch trình của nhiệm vụ tiếp theo trong dự án. 

• Theo dõi tiến trình trong nhiệm vụ

deadline đóng vai trò là số nhận dạng để hiểu tiến trình của nhiệm vụ. Bạn sẽ có thể dự đoán liệu bạn có thể đáp ứng deadline hay không. 

• Deadline đóng vai trò như công cụ phá băng

Giao tiếp giúp nhóm phát triển. Nhưng để bắt đầu cuộc trò chuyện giữa hai người, deadline đóng vai trò là nền tảng chung cho cuộc thảo luận. Điều này giúp xây dựng sự gắn kết trong nhóm và đưa ra những ý tưởng sáng tạo. 

3.2. Hậu quả của việc trễ deadline

Thiếu deadline dẫn đến sự chậm trễ không mong muốn.

Nó xây dựng lên một môi trường làm việc không an toàn. Công việc chồng chất gây mệt mỏi cho nhân viên. Bởi vì các dự án không được hoàn thành đúng deadline, có nhiều khả năng doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với nhiều tổn thất. 

Thiếu deadline gây ra hiệu ứng tuyết lở. Nó bắt đầu với một vấn đề nhỏ, sau đó chuyển sang một vấn đề lớn gây hoang mang. Nó thường bắt đầu với:

• Một trở ngại trong tiến trình của bạn trong việc tiến về phía trước. 
• Điều này sẽ khiến bạn căng thẳng và gặp nhiều vấn đề.
• Bạn sẽ không thể đạt được mục tiêu của mình. 
• Bạn bắt đầu nhận thêm trách nhiệm vì thất bại của mình. 
• Trong trường hợp bất kỳ nhóm nào khác phụ thuộc vào nhiệm vụ của bạn, hiệu suất của họ cũng bị ảnh hưởng. 
• Bởi bây giờ hoạt động chung của doanh nghiệp bị ảnh hưởng xấu. 

Do đó, với tư cách là người quản lý, bạn cần đảm bảo rằng nhóm của mình không bỏ lỡ bất kỳ deadline nào. Thành công của một người quản lý chỉ phụ thuộc vào hoạt động thành công của nhóm. 

4. Phần kết luận

Khả năng đáp ứng deadline bị ảnh hưởng đáng kể bởi các thành viên trong nhóm. Tuy nhiên, với tư cách là nhà quản lý, bạn có trách nhiệm đảm bảo đúng tiến độ. Với các công nghệ mới nhất theo ý của chúng tôi, quá trình này được đơn giản hóa. 

Đáp ứng deadline là mục tiêu chính để hoàn thành kịp thời những công việc được giao. Các nhà quản lý thành công nắm vững nghệ thuật làm việc đúng deadline. Họ hiểu từng thành viên trong nhóm của mình, từ đó phân công nhiệm vụ sao cho nhóm không bị quá tải. 

Vì vậy, điều cần thiết là bạn phải vượt lên trên tình trạng “Tôi không thể đáp ứng deadline tại nơi làm việc” và xây dựng các chiến lược để chia nhỏ nhiệm vụ thành nhiều phần nhỏ và hoàn thành chúng đúng hạn.