Nhân viên là tài sản quý giá nhất của bất kỳ tổ chức nào và việc tạo ra một cấu trúc nhóm tốt sẽ mang đến cơ hội phát huy tối đa tài năng của họ. Sự cộng tác hiệu quả giữa các thành viên đa tài trong nhóm là cánh cổng dẫn đến thành công của công ty. 

Vậy cấu trúc nhóm là gì và những yếu tố nào góp phần tạo ra cấu trúc một nhóm? Cùng AsiaSoft tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nha! 

1. Cấu trúc nhóm là gì? 

Cấu trúc nhóm (group structure) là một thuật ngữ được sử dụng trong lĩnh vực quản lý và tình huống tổ chức để chỉ cách mà một nhóm hoặc tổ chức được tổ chức và phân chia thành các thành viên và phân nhiệm vụ.

Cấu trúc nhóm bao gồm sự xác định rõ ràng về cách thành viên của nhóm tương tác với nhau, ai có trách nhiệm cho công việc cụ thể, quyền hạn và trách nhiệm của mỗi thành viên, cách quyết định được đưa ra và cách thông tin được truyền đạt trong nhóm.

Cấu trúc nhóm có thể được xác định bằng nhiều yếu tố, bao gồm:

• Chức năng: Phân chia nhiệm vụ, trách nhiệm và vai trò của từng thành viên trong nhóm.
• Quyền lực và trách nhiệm: Xác định quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên hoặc vị trí trong nhóm.
• Liên kết: Xác định mức độ tương tác và kết nối giữa các thành viên trong nhóm.
• Cấu trúc lãnh đạo: Xác định ai là người đứng đầu nhóm và có trách nhiệm quản lý, định hướng và đưa ra quyết định cho nhóm.
• Cơ cấu tổ chức: Mô tả sự phân cấp và sự kết hợp giữa các nhóm con trong tổ chức lớn hơn (nếu có).

Cấu trúc nhóm ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của nhóm, khả năng giải quyết vấn đề, sự linh hoạt và tương tác trong nhóm. Một cấu trúc nhóm tốt có thể giúp tăng cường hiệu suất làm việc và đạt được mục tiêu của nhóm một cách hiệu quả.

2. Các chiến lược khác nhau để xây dựng cấu trúc nhóm lý tưởng 

2.1. Phong cách phân cấp cấu trúc nhóm 

Phân cấp dọc là phong cách phân cấp truyền thống, trong đó quyền lực và quyết định tập trung ở các cấp trên cùng của cấu trúc nhóm. Những quyết định lớn được đưa ra tại các cấp cao nhất và được truyền xuống các cấp thấp hơn để thực hiện. Các thành viên ở các cấp thấp hơn thường phải tuân thủ và thực hiện các chỉ thị từ cấp trên.

Phân cấp dọc đặc trưng bởi sự hiệu quả và sự rõ ràng trong việc phân chia nhiệm vụ và quyền hạn. Nó thường được áp dụng trong các tổ chức lớn và có tính chất cần sự kiểm soát chặt chẽ và quy trình rõ ràng. Tuy nhiên, phong cách này có thể gây ra sự cứng nhắc và hạn chế sáng tạo của các thành viên trong nhóm.

2.1. Cơ cấu tổ chức theo chức năng 

Cơ cấu tổ chức cấu trúc nhóm theo chức năng (functional group structure) là một loại cấu trúc nhóm trong đó thành viên được tổ chức dựa trên chức năng công việc hoặc lĩnh vực chuyên môn. Các thành viên trong nhóm được nhóm lại thành các đội, phòng ban hoặc bộ phận dựa trên vai trò hoặc nhiệm vụ chức năng của họ trong tổ chức.

Trong cấu trúc nhóm theo chức năng, mỗi đội hoặc bộ phận có trách nhiệm cho một chức năng cụ thể trong tổ chức. Ví dụ, có thể có các nhóm như kế toán, kinh doanh, tiếp thị, sản xuất, nghiên cứu và phát triển, hành chính, và quản lý nhân sự. Mỗi nhóm sẽ tập trung vào chức năng cụ thể của mình và có chuyên môn và kiến thức sâu về lĩnh vực đó.

Cơ cấu tổ chức cấu trúc nhóm theo chức năng có một số lợi ích:

• Chuyên môn: Nhóm chuyên môn giúp đảm bảo rằng có người có kiến thức và kỹ năng chuyên sâu trong mỗi lĩnh vực hoạt động của tổ chức.
• Hiệu suất: Tập trung vào các chức năng cụ thể giúp cải thiện hiệu suất và chất lượng công việc trong từng lĩnh vực.
• Phân chia rõ ràng: Phân chia công việc theo chức năng giúp xác định rõ ràng trách nhiệm và nhiệm vụ của từng nhóm và thành viên.
• Đào tạo và phát triển: Các nhóm chuyên môn cung cấp môi trường để phát triển kỹ năng và chuyên môn của thành viên trong từng lĩnh vực.

2.3. Cấu trúc nhóm dựa trên sản phẩm 

Cấu trúc nhóm dựa trên sản phẩm (product-based group structure) là một loại cấu trúc nhóm trong đó thành viên được tổ chức dựa trên sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể mà nhóm đang phát triển hoặc quản lý. Các thành viên trong nhóm được nhóm lại thành các nhóm làm việc riêng biệt hoặc phòng ban dựa trên sản phẩm cụ thể mà họ đang làm việc.

Trong cấu trúc nhóm dựa trên sản phẩm, mỗi nhóm làm việc hoặc phòng ban có trách nhiệm cho việc phát triển, quản lý và tiếp thị một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. 

Cơ cấu tổ chức cấu trúc nhóm dựa trên sản phẩm có một số lợi ích:

• Tập trung: Mỗi nhóm làm việc tập trung vào phát triển và quản lý sản phẩm cụ thể, đảm bảo sự tập trung và chuyên sâu trong công việc.
• Kiến thức chuyên môn: Các nhóm làm việc trở nên chuyên sâu và có kiến thức sâu về sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ đang làm việc.
• Quản lý hiệu quả: Bằng cách tổ chức theo sản phẩm, quản lý trở nên hiệu quả hơn trong việc quản lý và giám sát hoạt động của từng nhóm làm việc.
• Phát triển sản phẩm: Cấu trúc nhóm dựa trên sản phẩm tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển sản phẩm, cải tiến và đổi mới.

2.4. Cấu trúc dựa trên thị trường 

Loại cơ cấu tổ chức này liên quan đến sự phân chia giữa các ngành, thị trường và khách hàng. Nếu bạn cung cấp các dịch vụ và sản phẩm dành riêng cho các lĩnh vực thị trường cụ thể, cấu trúc này rất phù hợp với bạn. 

Hơn nữa, nếu bạn có kiến ​​thức nâng cao về tất cả các phân khúc, thì điều đó thật dễ dàng. Nó không chỉ giúp bạn thông báo về những thay đổi của nhu cầu mà còn cho phép nhân viên tập trung vào nhu cầu của một ngành cụ thể. 

2.5. Cấu trúc ma trận 

Cấu trúc nhóm theo ma trận là một loại cấu trúc nhóm trong đó thành viên được tổ chức dựa trên cả chức năng và dự án hoặc sản phẩm. Nó kết hợp các yếu tố của cấu trúc chức năng và cấu trúc dự án, tạo ra một hình thức tổ chức phức tạp hơn.

Trong cấu trúc nhóm theo ma trận, thành viên được gán cho một nhóm chức năng cụ thể dựa trên chuyên môn và kỹ năng của họ. Đồng thời, họ cũng tham gia vào các dự án hoặc nhóm làm việc tạm thời có mục tiêu cụ thể như phát triển sản phẩm, dịch vụ hoặc giải quyết vấn đề.

Mỗi thành viên trong cấu trúc nhóm theo ma trận có hai dòng quản lý: một dòng từ nhóm chức năng và một dòng từ nhóm dự án hoặc nhóm làm việc tạm thời. Điều này tạo ra một ma trận nơi thành viên được quản lý và có trách nhiệm chịu sự lãnh đạo từ cả hai hướng. 

2.6. Cơ cấu tổ chức tròn 

Cơ cấu tổ chức vòng tròn hầu hết tuân theo mô hình phân cấp. Nó bao gồm các thành viên cấp thấp hơn bên ngoài các vòng tròn, trong khi các nhân viên cấp cao được chứa bên trong các vòng tròn. 

Điều đó nói rằng, các giám đốc điều hành trong vòng kết nối không được coi là cấp cao nhất của công ty, hướng dẫn các hướng dẫn của họ xuống chuỗi mệnh lệnh. Thay vào đó, họ mở rộng tầm nhìn xa và rộng, trở thành trung tâm của công ty.

Về mặt tư tưởng, cấu trúc này thể hiện mối quan hệ linh hoạt giữa các tổ chức, giữ cho mọi người được kết nối nhưng vẫn cho phép họ duy trì tính cá nhân trong các vòng kết nối riêng biệt của mình. 

Số lượng vòng tròn tỷ lệ thuận với các thành viên. Nói một cách đơn giản, bạn sẽ tiếp tục tăng chúng cho đến khi bạn đặt tất cả nhân viên vào vị trí thích hợp của họ. Cấu trúc này cung cấp một luồng giao tiếp dễ dàng và được sắp xếp hợp lý, làm cho nó phù hợp với các nhóm nhỏ hơn cũng như lớn hơn. 

2.7. Cấu trúc bằng phẳng 

Theo truyền thống, cơ cấu tổ chức bao gồm nhiều lớp quản lý, giám đốc điều hành, giám đốc giữa nhân viên và lãnh đạo. Tuy nhiên, cấu trúc phẳng làm giảm các lớp quản lý. 

Do đó, nó rút ngắn khoảng cách giữa nhân viên và lãnh đạo. 

Cấu trúc phẳng tạo sự cân bằng giữa nhân viên và lãnh đạo, giảm áp lực cấp bậc. Ngoài ra, các nhà quản lý cũng cảm thấy bình đẳng với các nhân viên khác thay vì cảm thấy vượt trội. Kết quả là nhân viên của công ty cảm thấy làm việc hiệu quả hơn và đóng góp vào sự tăng trưởng chung của doanh nghiệp. 

Tuy nhiên, lưu ý rằng nó là một loại cấu trúc hữu cơ và có thể không có dạng hoặc hình dạng cụ thể. 

2.8. Cấu trúc mạng 

Nếu bạn có một số nhóm bên ngoài với các địa điểm khác nhau hoặc bạn sở hữu một số doanh nghiệp nhỏ, cấu trúc này là dành cho bạn. Mô hình này cho phép bạn cấu trúc các nhóm dựa trên các mạng có liên quan. 

Cấu trúc mạng cho phép các nhóm truyền đạt nhiều thông tin hơn trong các mạng thay vì chia sẻ ít thông tin hơn với nhiều mạng. 

Khi các thành viên trong nhóm của bạn biết chính xác họ phải liên lạc với ai trong trung tâm của họ, điều đó cho phép giao tiếp rõ ràng và trôi chảy. 

Chẳng hạn, hãy xem xét một nhà thiết kế đồ họa trong nhóm của bạn cần hỗ trợ về một dự án viết blog. Cấu trúc này giúp họ tìm ra người cần liên hệ để được giúp đỡ bên ngoài vị trí địa lý của họ thay vì lang thang vô định.

3. Mẹo để xây dựng một nhóm thành công 

Mặc dù cơ cấu tổ chức đặt nền tảng cho việc hình thành một nhóm làm việc hiệu quả, nhưng bạn phải ghi nhớ một số mẹo để tạo ra một nhóm làm việc hiệu quả hơn. 

3.1. Căn chỉnh mục tiêu 

Bất kể cấu trúc bạn chọn là gì, bạn phải đặt mục tiêu rõ ràng trong tổ chức của mình. 

Xác định mục tiêu của bạn kịp thời cho phép bạn truyền đạt những gì bạn mong đợi từ các nhóm và từng thành viên. Điều này buộc họ phải chịu trách nhiệm về những gì họ phải đạt được. 

Là một nhà lãnh đạo, bạn phải cộng tác với nhóm của mình để giải quyết các vấn đề và các giải pháp dự kiến. Nó không chỉ loại bỏ sự nhầm lẫn mà còn thúc đẩy các thành viên trong nhóm làm việc hướng tới một mục tiêu cụ thể. 

Harvard Business Review ủng hộ ý tưởng rằng các mục tiêu được xác định rõ ràng và dễ hiểu sẽ cho phép nhân viên tập trung vào nhiệm vụ và giảm khả năng lãng phí năng lượng. 

Trên hết, nó cũng cải thiện sự hợp tác, mang lại lợi ích cho tổ chức về lâu dài. 

3.2. Vai trò và trách nhiệm 

Bạn mong đợi gì từ các thành viên trong nhóm dịch vụ khách hàng với tư cách là một giám đốc điều hành? Bạn có muốn họ giao tiếp lịch sự hơn với khách hàng hay đó là cách sử dụng ngôn ngữ tích cực mà bạn tin rằng sẽ có lợi cho tổ chức của mình?

Tất nhiên, nhân viên dịch vụ khách hàng của bạn sẽ không biết bạn mong đợi điều gì ở họ trừ khi bạn giao tiếp. Khi bạn không đặt kỳ vọng, các thành viên trong nhóm của bạn không thể phát triển trách nhiệm giải trình. Do đó, nó làm giảm lòng tin giữa các nhân viên trong tổ chức của bạn. 

Tuy nhiên, khi bạn xác định kỳ vọng của mình và các thành viên đáp ứng hoặc vượt quá chúng, điều đó sẽ tạo dựng niềm tin trong môi trường làm việc và thúc đẩy động lực. 

Để giảm bớt toàn bộ quy trình về vai trò và trách nhiệm, bạn có thể chỉ định các trưởng nhóm trong mỗi bộ phận. Thay vì xác định vai trò cho một số thành viên trong nhóm, bạn có thể giải thích chúng với các nhà lãnh đạo và yêu cầu họ chịu trách nhiệm truyền đạt những kỳ vọng của bạn. 

3.3. Cấu trúc nhóm theo định hướng giải pháp

Một tư duy định hướng giải pháp là chìa khóa cho một nhóm và tổ chức thành công. Nhưng làm thế nào bạn có thể xác định xem nhóm của bạn có một định hướng đúng không? 

Khi bạn đưa ra mục tiêu cho các thành viên trong nhóm, hãy quan sát hành vi của họ. Họ có giải quyết những lý do khiến họ không thể đạt được một mục tiêu cụ thể hay họ có nói về những cách khả thi để đạt được mục tiêu không? 

Tư duy trước đây chắc chắn không hướng đến giải pháp và nhân viên của bạn cần có sự thay đổi lớn về thái độ. Nhưng trình bày các giải pháp không phải là dễ dàng cho tất cả mọi người. 

Cấu trúc nhóm theo định hướng giải pháp thường được áp dụng trong các tổ chức có sự tập trung vào tìm kiếm và triển khai các giải pháp, như các nhóm nghiên cứu, phát triển sản phẩm hoặc tư vấn. Nó thích hợp khi cần sự tập trung vào tìm ra giải pháp sáng tạo và hiệu quả cho các vấn đề hoặc thách thức cụ thể.

3.4. Khuyến khích nâng cao sự liên kết giữa các thành viên 

Một cuộc khảo sát năm 2020 nhấn mạnh rằng những nhân viên cảm thấy thân thuộc với những người mà họ làm việc cùng sẽ góp phần tạo ra kết quả hiệu quả hơn. Tổ chức của bạn có thúc đẩy sự thoải mái và dễ dàng cho nhân viên hay ngược lại? 

Lưu ý rằng nếu nhà lãnh đạo của công ty không khuyến khích văn hóa này, thì đó là một dấu hiệu đáng báo động. Nhân viên cảm thấy thoải mái khi họ được đối xử công bằng bởi người quản lý và nhân viên trong nhóm. Điều rất quan trọng là làm cho nhân viên cảm thấy thoải mái và được đánh giá cao bằng cách ghi nhận công việc khó khăn của họ, đánh giá cao họ vì bất kỳ thành tích nào và khuyến khích họ hơn nữa bằng cách trao một số phần thưởng và  quà tặng cho nhân viên của bạn. 

Khi các thành viên có quyền hạn cao thúc đẩy cảm giác thân thuộc, mọi cá nhân trong tổ chức sẽ tự nhiên cư xử tôn trọng và công bằng. 

Các tổ chức phát triển phương pháp này có nhiều khả năng đáp ứng – hoặc vượt quá – các mục tiêu mục tiêu của họ và hoạt động tương đối cao hơn để đạt được kết quả kinh doanh. 

Hơn nữa, một nghiên cứu được thực hiện bởi Trung tâm Lãnh đạo Sáng tạo tiết lộ rằng sự tin tưởng trong một tổ chức cho phép các cá nhân cống hiến hết mình và làm việc hiệu quả hơn. 

Nhóm liên kết để đạt được một mục tiêu chung, suy nghĩ sáng tạo, chấp nhận rủi ro và biết rằng mọi người đều hỗ trợ lẫn nhau. 

Tất nhiên, cảm giác thân thuộc và tin tưởng luôn đi đôi với nhau. Miễn là các thành viên trong nhóm của bạn tôn trọng và hỗ trợ lẫn nhau – bất kể cấp bậc của họ – họ sẽ thúc đẩy sự thoải mái và xây dựng lòng tin trong tổ chức. 

Kết luận

Quá trình xây dựng một nhóm làm việc hiệu quả bắt đầu từ cơ cấu tổ chức và kết thúc với môi trường và văn hóa. 

Mặc dù các cấu trúc cung cấp một cách để hình thành và tổ chức các thành viên trong một nhóm, nhưng việc làm suy yếu tầm quan trọng của một môi trường làm việc tích cực chắc chắn sẽ không đưa bạn đến đâu cả. 

Mỗi nhân viên là khối xây dựng của tổ chức của bạn và họ nên được đánh giá như nhau để thúc đẩy năng suất. 

Bên cạnh đó, sự hợp tác và liên kết mục tiêu là rất quan trọng để đạt được kết quả kinh doanh tốt hơn; nó ngăn ngừa xung đột và cho phép một quy trình làm việc nhóm suôn sẻ.