Hiện nay, phần mềm quản lý kho ERP đã trở thành một giải pháp phổ biến được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

Trong nội dung bài viết sau đây sẽ giới thiệu chi tiết các thông tin về lợi ích, quy trình cũng như gợi ý một số phần mềm hỗ trợ quản lý kho hiệu quả.

1. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý kho ERP

Phần mềm quản lý kho ERP là một giải pháp tích hợp các quy trình và dữ liệu của kho hàng với các bộ phận khác trong doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của kho. Dưới đây là một số lợi ích khi sử dụng giải pháp công nghệ này:

1.1. Phần quyền quản lý 

Phần mềm quản lý kho ERP có chức năng quản trị hệ thống, phân quyền được quy định rõ ràng, giúp quản lý người dùng một cách chặt chẽ, dễ dàng hơn:

• Quản trị nhóm người dùng: Cho phép thêm, sửa, xóa các nhóm người dùng trong hệ thống. Người dùng được phân quyền vào nhóm nào thì sẽ có quyền truy cập trong nhóm đó. Ngoài ra, hệ thống cho phép một người dùng có thể thuộc từ hai hoặc nhiều nhóm. Trong trường hợp này, quyền cao nhất của các nhóm sẽ được áp dụng cho người dùng.
• Hệ thống có thể giới hạn quyền của từng người dùng trên hệ thống, chẳng hạn như không được xem nhà cung cấp, không được sửa dữ liệu trong quá khứ, không được xem giá vốn.
• Nhờ chức năng phân quyền quản lý, phần mềm ERP đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối cho thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp.

Chức năng phân quyền quản lý đảm bảo an toàn tuyệt đối thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp

1.2. Quản lý chứng từ hiệu quả 

Phần mềm giúp tự động hóa quá trình xử lý giấy tờ, chứng từ liên quan đến nghiệp vụ kho. Người dùng có thể khai báo mã giao dịch, lý do nhập/xuất cho từng loại chứng từ, đồng thời lưu trữ các hóa đơn, chứng từ giao dịch một cách bảo mật.

Phần mềm quản lý tự động hóa quá trình xử lý giấy tờ, chứng từ liên quan

1.3. Phát hiện kịp thời các rủi ro

Quy trình quản lý kho cẩn thận giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các vấn đề về hàng hóa, chẳng hạn như hỏng hóc, thiếu hụt, hết hạn sử dụng hoặc các vấn đề khác liên quan đến chất lượng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giải quyết vấn đề kịp thời, hạn chế hậu quả nghiêm trọng và đưa ra biện pháp phù hợp để không làm ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng.

Phần mềm ERP cho phép doanh nghiệp phát hiện kịp thời các rủi ro

1.4. Kiểm soát lượng hàng trong kho 

Kiểm soát lượng hàng trong kho là một tính năng quan trọng của phần mềm quản lý kho ERP. Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi số lượng hàng hóa trong kho theo thời gian thực. Từ đó, các công ty có thể chủ động điều chỉnh lượng hàng hóa nhập/xuất để đáp ứng nhu cầu kinh doanh, tránh tình trạng thiếu hàng hoặc thừa hàng.

Khi sử dụng ERP để quản lý kho, doanh nghiệp không cần phải kiểm kê kho thủ công, thay vào đó, ERP sẽ tự động tính toán số lượng hàng hóa dựa trên các nghiệp vụ nhập/xuất. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát chặt chẽ các mặt hàng, từ đó phát hiện và xử lý kịp thời những trường hợp thất thoát sản phẩm.

Phần mềm quản lý kho ERP hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi số lượng sản phẩm theo thời gian

1.5. Tăng hiệu suất làm việc và giảm chi phí lưu kho

Một kho hàng được quản lý tốt sẽ giúp nhà quản lý cải thiện hiệu suất làm việc và tối ưu hóa quy trình vận chuyển, sắp xếp hàng hóa. Đặc biệt, quá trình xuất nhập hàng trong kho trở nên dễ dàng hơn nhờ việc xác định vị trí mặt hàng nhanh chóng và vận chuyển, lên đơn trong thời gian ngắn nhất, sử dụng công sức công nhân ít nhất.

Khi quản lý kho hiệu quả, doanh nghiệp có thể giảm thiểu nhiều chi phí liên quan đến lưu trữ hàng tồn kho như chi phí mua đất, nhân công, đóng gói, bảo quản và vận chuyển. Doanh nghiệp tiết kiệm các khoản tiền này có thể giúp giảm ngân sách và tăng lợi nhuận hiệu quả.

Một kho hàng được quản lý hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất làm việc

1.6. Cung cấp báo cáo định kỳ 

Quản lý kho không đúng cách sẽ tốn nhiều thời gian và công sức. Với tính năng báo cáo của phần mềm quản lý kho ERP, người dùng có thể tiết kiệm 80% thời gian và công sức cho công tác quản lý kho hàng.

Phần mềm quản lý kho cung cấp nhiều loại báo cáo chi tiết, bao gồm:

• Báo cáo sổ kho: Trình bày chi tiết về các hoạt động nhập, xuất, tồn kho theo từng kho hoặc tổng hợp nhiều kho.
• Báo cáo tồn kho: Báo cáo tổng quan về số lượng, giá trị hàng tồn kho theo từng mặt hàng, nhóm hàng hoặc kho hàng.
• Báo cáo hết hàng: Thống kế các mặt hàng sắp hết hàng hoặc hết hàng.
• Báo cáo quản lý serial/imei: Thể hiện chi tiết về các mặt hàng có serial/imei.
• Báo cáo hạn thẻ: Thống kê các mặt hàng có hạn sử dụng.
• Theo dõi hàng tồn: Báo cáo theo dõi tình trạng hàng tồn kho theo thời gian.
• Công nợ phải trả: Báo cáo chi tiết về các khoản công nợ phải trả cho nhà cung cấp.
• Báo cáo mua hàng: Trình bày chi tiết về các hoạt động mua hàng trong tháng, quý trước.

Việc sử dụng phần mềm quản lý kho ERP giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng, tiết kiệm thời gian, chi phí, đồng thời hỗ trợ quá trình đánh giá và đưa ra quyết định hiệu quả.

Phần mềm quản lý kho cung cấp nhiều loại báo cáo chi tiết, khách quan

2. Quy trình quản lý kho ERP phổ biến hiện nay

Quy trình quản lý kho trong ERP được thiết kế để tự động hóa các hoạt động quản lý kho hàng, từ nhận hàng đến xuất hàng. Khi sử dụng phần mềm quản lý kho, doanh nghiệp có thể dễ dàng lưu trữ và truy xuất dữ liệu hàng tồn, theo dõi vị trí hàng hóa trong kho và tạo các báo cáo về hoạt động kho. Quy trình quản lý kho ERP phổ biến hiện nay bao gồm các bước sau:

3. Các tiêu chí quan trọng khi quyết định lựa chọn phần mềm ERP trong doanh nghiệp

Để quyết định có lựa chọn phần mềm ERP hay không, doanh nghiệp cần xem xét các tiêu chí quan trọng sau đây:

• Quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp: Phần mềm quản lý kho ERP là lựa chọn phù hợp đối với những doanh nghiệp có nhiều phòng ban và quy trình phức tạp. Giải pháp này sẽ giúp tích hợp dữ liệu giữa các bộ phận, tạo nên một hệ thống quản lý toàn diện và tối ưu.
• Phạm vi chức năng: Nếu doanh nghiệp có nhu cầu quản lý kho cơ bản, không yêu cầu tích hợp sâu với các bộ phận khác, phần mềm quản lý kho độc lập là lựa chọn phù hợp. Phần mềm này thường có chi phí thấp hơn và dễ dàng triển khai, đáp ứng các nhu cầu quản lý tồn kho, đơn hàng, nhập kho, theo dõi hàng hóa,…
• Khả năng tùy chỉnh và mở rộng: Phần mềm quản lý kho độc lập có khả năng tùy chỉnh cao hơn, phù hợp với các quy trình và yêu cầu kinh doanh cụ thể. Tuy nhiên, phần mềm ERP có khả năng tích hợp dữ liệu tốt hơn, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
• Chi phí đầu tư: Phần mềm ERP thường có chi phí cao hơn do tích hợp nhiều chức năng và tùy biến phức tạp. Phần mềm quản lý kho độc lập có thể giúp tiết kiệm chi phí, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ.
• Tích hợp với các hệ thống khác: Nếu doanh nghiệp đang sử dụng các hệ thống ERP khác, phần mềm quản lý kho ERP là lựa chọn phù hợp. Khi đó, doanh nghiệp có thể tích hợp dữ liệu, tạo nên một hệ thống quản lý toàn diện.
• Tính linh hoạt: Phần mềm quản lý kho độc lập có thể dễ dàng tùy chỉnh và chuyển đổi theo nhu cầu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, phần mềm ERP có khả năng tích hợp tốt hơn, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Như vậy, không có một lựa chọn phần mềm quản lý kho nào là hoàn hảo cho tất cả các doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ các yếu tố trên để lựa chọn phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu, đặc thù kinh doanh.

Doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ các yếu tố để lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu, đặc thù kinh doanh