Giải pháp quản lý hệ thống phân phối DMS là phần mềm không thể thiếu hiện nay. Lợi ích của phần mềm quản lý phân phối giúp đồng bộ dữ liệu xuyên suốt chuỗi cung ứng, từ nhà sản xuất đến các điểm phân phối và bán lẻ. Nhờ vào phần mềm quản lý phân phối mà giúp doanh nghiệp nắm bắt kịp thời tình hình thị trường. Từ đó, đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.

Được mệnh danh là “cánh tay nối dài” của ERP, phần mềm DMS phù hợp hơn trong quản lý hoạt động phân phối hàng hóa ngoài thị trường. Nếu ERP chỉ dừng lại ở Distributor/ Modern trade, tập trung hơn ở hoạch định nguồn lực doanh nghiệp thì DMS lại tỏ ra “sành sỏi” khi xử lý được khâu còn lại trong việc đưa sản phẩm tới tay người tiêu dùng – đó là phân phối bán hàng.

Vậy phần mềm DMS là gì?

DMS viết tắt của Distribution management system – hệ thống quản lý phân phối. Cũng như tên gọi, phần mềm DMS chủ yếu tập trung vào việc quản lý hoạt động bán hàng tại các kênh phân phối. Bao gồm giám sát nhân viên bán hàng: salesman có đi bán hàng hay không? salesman nào bán hàng tại đâu? Bán vào lúc nào? Bán được bao nhiêu đơn hàng? Ai xông xáo làm việc, ai còn hời hợt chưa chăm chỉ, thông qua phần mềm Giám sát có thể thấy hết được.

Tự động hóa bán hàng: nhân viên đi tuyến có thể đặt đơn hàng ngay trên smartphone tại điểm bán mà không cần bất kì ghi chép giấy tờ gì. Mọi thông tin cần thiết về đơn hàng, sản phẩm, giá cả, chương trình khuyến mại đều được phần mềm cung cấp đủ. Thậm chí điểm bán này cần đặt những gì, nên đặt bao nhiêu hàng phần mềm cũng sẽ gợi ý tận nơi. Nhân viên bán hàng đến điểm bán chỉ cần mở phần mềm, thao tác vài phút là đã có thể hoàn thành đơn hàng cho khách hàng.

Cập nhật thông tin thị trường: công ty bạn đang trưng bày tại các cửa hiệu ra sao? có đang chạy chương trình khuyến mại gì không? Hàng tồn thực tế ngoài thị trường là bao nhiêu? sẽ được nhân viên bán hàng tổng hợp vào phần mềm mỗi lần viếng thăm điểm bán.

Kết quả đem lại cuối cùng là Giám sát, Quản lý doanh nghiệp có thể theo dõi mọi hoạt động của nhân viên bán hàng ngoài thị trường minh bạch, rõ ràng. Biết được hiệu quả bán hàng tại các kênh thế nào, háng hóa được bán đi những đâu, độ phủ của khách hàng ra sao, các chương trình trưng bày hàng hóa có đem lại hiệu quả?,…

Phần mềm DMS đem lại lợi ích gì?

Tiết kiệm chi phí là lợi ích đầu tiên doanh nghiệp nhận được khi ứng dụng DMS. Doanh nghiệp có thể chi những khoản đầu tư hợp lí hơn bởi các báo cáo nhận về đều trung thực, minh bạch, không bị “xào nấu” vì những lợi ích cá nhân của người thực hiện. Nhất là các chi phí khuyến mại, chương trình trưng bày tại các điểm bán, giảm lãng phí chuyện trả lương nhưng nhân viên đi làm không đúng yêu cầu.

Đo lường được hiệu quả bán hàng dù đội ngũ nhân viên lớn, bán trên nhiều kênh phân phối và bán tới hàng chục nghìn điểm bán, doanh nghiệp vẫn có thể biết được nhân viên nào làm việc hiệu quả, kênh bán hàng nào đang mang lại doanh số cao và điểm bán nào tiêu thụ hàng tốt.

Nâng cao hiệu quả bán hàng của Salesman: thực tế cho thấy con người sẽ làm việc tốt hơn khi họ biết rằng đang có một “con mắt thứ 3” theo dõi mọi hoạt động của họ. Lợi ích sẽ nghiêng về các salesman nghiêm túc và chăm chỉ bởi kết quả hiển thị trên phần mềm luôn là trung thực và DMS sẽ giúp họ “kiếm được thêm” nhờ các thông tin hữu ích về đơn hàng, điểm bán được tích hợp trên phần mềm. Salemans không còn phải vất vả tự nhớ, ghi chép tính toán trên giấy tờ hoặc phải làm báo cáo tay như trước nữa. Đối với doanh nghiệp lợi ích nhận được là phát hiện ra bộ phận sales chưa chăm chỉ, buộc họ phải làm việc nghiêm túc, xông xáo.

Được hỗ trợ bởi phần mềm DMS, Phòng bán hàng sẽ phát hiện cơ hội bán hàng cho từng sản phẩm. Cơ hội này thường dễ bị bỏ qua nếu như doanh nghiệp quản lý “thủ công”. Cũng cần nói thêm, cơ hội bán hàng được định nghĩa là những cơ hội từ các cửa hiệu mà sản phẩm đã từng hiện diện nhưng nay không còn và cả những cửa hiệu sản phẩm vẫn chưa bao phủ. Trong khi doanh số của doanh nghiệp phụ thuộc vào từng “chiến sĩ” ở ngoài mặt trận. Hay nói cách khác, nó phụ thuộc rất nhiều vào mục tiêu mà nhân viên bán hàng muốn đạt tại từng cửa hiệu. Có sự trợ giúp từ phần mềm DMS, các “tướng lĩnh” sẽ xác được chính xác mục tiêu đặt ra cho từng nhân viên và cho từng cửa hàng.