Trong thời đại số hóa và nhịp sống hối hả hiện nay, việc quản lý thời gian hiệu quả trở thành một yếu tố then chốt để đạt được thành công và duy trì sự cân bằng trong cuộc sống. Một trong những phương pháp nổi bật nhất để quản lý thời gian là kỹ thuật Pomodoro. Được thiết kế bởi Francesco Cirillo vào cuối những năm 1980, Pomodoro là một kỹ thuật đơn giản nhưng mạnh mẽ, giúp con người cải thiện khả năng tập trung và năng suất làm việc. 

Vậy kỹ thuật Pomodoro là gì và nó ra đời như thế nào? Hãy cùng Asiasoft khám phá chi tiết ngay trong bài viết dưới đây.

1. Kỹ thuật Pomodoro là gì?

Pomodoro là một kỹ thuật quản lý thời gian, bạn sẽ làm việc trong 25 phút – mỗi khoảng thời gian này được gọi là một “pomodoro” – sau đó nghỉ ngơi 5 phút. Phương pháp này rất hữu ích vì nó:

• Tăng cường khả năng tập trung
• Giảm xác suất bị gián đoạn
• Ngăn chặn việc làm việc quá sức
• Thúc đẩy trách nhiệm giải trình
• Tăng động lực

Đây chính là lý do mà những người hay hoàn thiện và trì hoãn sẽ thấy kỹ thuật này hữu ích. Hứa hẹn làm việc trong 25 phút mỗi lần sẽ dễ chịu hơn khi phải làm việc cả buổi chiều mà không nghỉ.

Giờ đây, bạn đã biết Pomodoro là gì và tầm quan trọng của nó, hãy cùng tìm hiểu về lịch sử của kỹ thuật này – và khám phá tại sao có nhiều tài liệu tham khảo về cà chua.

2. Kỹ thuật Pomodoro ra đời như thế nào?

Kỹ thuật Pomodoro được Francesco Cirillo, sinh viên đại học khởi xướng vào cuối những năm 1980. Như nhiều sinh viên khác, Cirillo phải tìm cách hoàn thành công việc mà không bị kiệt sức.

Cirillo tin rằng mọi cải thiện đều là tốt, nên anh đã thách thức bản thân mình tập trung trong vòng mười phút. Để thực hiện, anh sử dụng một chiếc đồng hồ bếp hình cà chua và từ đó, Kỹ thuật Pomodoro ra đời.

Cirillo đã viết một cuốn sách 160 trang về Kỹ thuật Pomodoro, nhưng điều thu hút mọi người chính là sự đơn giản của phương pháp này.

Vậy làm thế nào để áp dụng Kỹ thuật Pomodoro? Dưới đây là các bước cơ bản:

1. Chuẩn bị danh sách công việc và đồng hồ bấm giờ.
2. Đặt bộ hẹn giờ 25 phút và tập trung vào một công việc cho đến khi hết giờ.
3. Đánh dấu một Pomodoro và ghi chép công việc đã hoàn thành sau mỗi buổi.
4. Nghỉ ngơi trong vòng năm phút.
5. Sau bốn pomodoro, nghỉ ngơi dài hơn, từ 15-30 phút.

Phương pháp Pomodoro cũng có thể được điều chỉnh. Bạn không cần phải tuân theo chu kỳ 25 phút. Bạn có thể tùy chỉnh thời gian Pomodoro để phù hợp với nhu cầu cá nhân, dù đó là thời gian tập trung ngắn hơn cho công việc khó khăn hoặc thời gian tập trung dài hơn cho công việc chuyên sâu.

3. Ba quy tắc Kỹ thuật Pomodoro để đạt năng suất tối đa

Chúng tôi tin rằng việc tập trung làm việc trong 25 phút là trọng tâm của phương pháp này, nhưng phương pháp thực hành Pomodoro cũng bao gồm ba nguyên tắc để giúp bạn tận dụng tối đa mỗi khoảng thời gian:

1. Chia nhỏ dự án phức tạp. Nếu một nhiệm vụ yêu cầu nhiều hơn bốn Pomodoro, nhiệm vụ đó nên được chia nhỏ thành các bước dễ thực hiện hơn. Điều này giúp bạn đạt được tiến bộ rõ ràng trong công việc.
2. Kết hợp nhiệm vụ nhỏ. Các nhiệm vụ mất ít hơn một Pomodoro nên được kết hợp với những nhiệm vụ khác. Ví dụ, bạn có thể kết hợp “viết séc tiền thuê nhà”, “đặt cuộc hẹn với bác sĩ thú y” và “đọc bài báo về Pomodoro” vào cùng một phiên làm việc.
3. Một Pomodoro cài đặt phải kết thúc. Một Pomodoro là một đơn vị thời gian không thể chia nhỏ và không thể bị gián đoạn, đặc biệt là không kiểm tra email hoặc tin nhắn văn bản. Bất kỳ ý tưởng, nhiệm vụ hay yêu cầu nào xuất hiện đều cần được ghi chú lại để xem xét sau.

Nếu có sự gián đoạn không thể tránh khỏi, hãy nghỉ ngơi năm phút và bắt đầu lại. Bạn cần theo dõi những gián đoạn khi chúng xảy ra và tìm cách tránh chúng trong phiên tiếp theo.

Nguyên tắc này cũng áp dụng khi bạn hoàn thành nhiệm vụ trước thời hạn. Hãy dùng thời gian còn lại để học thêm hoặc nâng cao kiến thức. Ví dụ, bạn có thể dành thêm thời gian để đọc các tạp chí chuyên ngành hoặc nghiên cứu cơ hội kết nối.

4. Hiệu quả khi áp dụng Kỹ thuật Pomodoro vào quản lý công việc 

Việc sử dụng một quả cà chua như một đơn vị đo thời gian có vẻ kỳ quặc nhưng lại thực sự giúp mọi người hoàn thành công việc. Điểm mạnh của Kỹ thuật Pomodoro chính là tạo ra sự nhất quán. Nó giúp bạn xây dựng các thói quen làm việc khéo léo, không chỉ chờ đợi hứng thú đến.

Khi bạn làm quen với Kỹ thuật Pomodoro, bạn sẽ tránh được những thành kiến về quản lý thời gian. Bạn sẽ không còn lo lắng về danh sách nhiệm vụ dài đằng đẵng, mà tập trung vào những gì bạn có thể hoàn thành ngay bây giờ. Những thói quen hằng ngày, lành mạnh sẽ giúp bạn quan tâm hơn đến bản thân và cân đối giữa công việc và thời gian nghỉ ngơi, giúp não bạn luôn hoạt động tốt.

Dưới đây là một số lợi ích khác của Kỹ thuật Pomodoro khiến nó phù hợp để tăng năng suất làm việc của bạn.

4.1. Giúp bạn dễ dàng tập trung vào công việc 

Tim Pychyl, giáo sư Khoa Tâm lý tại Đại học Carleton và tác giả của cuốn sách “Trì hoãn, Sức khỏe và Hạnh phúc”, cho rằng sự trì hoãn của chúng ta có liên quan trực tiếp với khả năng đối phó với cảm xúc tiêu cực.

Đôi khi, khi đối mặt với một dự án hoặc nhiệm vụ lớn, bạn không biết làm cách nào để bắt đầu. Cảm giác bị choáng ngợp đó làm cho những việc khác trở nên hấp dẫn hơn, như việc kiểm tra email, lướt mạng xã hội hoặc dọn dẹp bàn làm việc. Bạn bắt đầu trì hoãn mà không nhận ra rằng bạn đang tránh một vấn đề mà bạn không muốn đối mặt.

Ví dụ, thay vì cố gắng viết cả một tiểu thuyết, hãy thử viết một chương. Bạn vẫn còn cảm thấy áp lực? Hãy thử viết trong chỉ mười phút. Thực hiện một công việc nhỏ trong một khoảng thời gian ngắn sẽ dễ chịu hơn so với việc cố gắng hoàn thành một dự án lớn ngay từ đầu.

Đây chính là những gì chiến lược Pomodoro khuyến nghị: chia nhỏ dự án hoặc mục tiêu của bạn thành các nhiệm vụ nhỏ, mỗi nhiệm vụ chỉ mất 25 phút. Phương pháp này giúp bạn duy trì động lực và tập trung vào công việc tiếp theo, thay vì bị choáng ngợp bởi tổng lượng công việc cần làm.

4.2. Đối phó với sự phiền nhiễu

Thông tin liên tục từ email, cuộc trò chuyện nhóm và thông báo trên mạng xã hội yêu cầu sự tập trung cao độ của chúng ta. Nếu bạn từng bị gián đoạn khi đang tập trung, bạn sẽ biết việc trở lại trạng thái tập trung là khó khăn.

Dù công nghệ có thể là nguyên nhân, nhưng Gloria Mark, Giáo sư Tin học tại Đại học California cho rằng chúng ta tự gây ra một nửa số phiền nhiễu trong ngày làm việc. Điều này có nghĩa là chúng ta tự làm mất tập trung của mình.

Chúng ta thường tự biện minh cho những phiền nhiễu này như:

• Nên chuyển sang nhiệm vụ khác không?
• Có lẽ nên nghỉ ngơi một chút.
• Tôi chỉ kiểm tra email này nhanh thôi.
• Tôi phải trả lời tin nhắn của người bạn mà tôi đã đọc…
• Tôi muốn uống một ít trà sữa trân châu, nên đi mua.

Tất cả những gián đoạn nhỏ này cộng lại, không chỉ mất thời gian tập trung mà còn tốn năng lượng để quay lại trạng thái tập trung. Sau khi chuyển sang công việc khác, chúng ta có thể mất hơn 20 phút để trở lại trạng thái tập trung hoàn toàn. Việc kiểm tra TikTok “chỉ trong một phút” có thể dẫn tới 20 phút cố gắng quay lại nhiệm vụ.

Kỹ thuật Pomodoro giúp bạn đối phó với những lần tự gián đoạn và rèn luyện bộ não để tập trung. Mỗi Pomodoro chỉ dành riêng cho một nhiệm vụ và mỗi lần nghỉ giải lao là cơ hội để thiết lập lại và quay trở lại công việc bạn cần làm.

4.3. Theo dõi thời gian hiệu quả

Khi lập kế hoạch cho các dự án tương lai, hầu hết chúng ta thường trở thành nạn nhân của sai lầm khi lập kế hoạch. Chúng ta thường đánh giá thấp thời gian cần thiết để hoàn thành công việc trong tương lai, ngay cả khi biết rằng công việc tương tự trước đó đã mất nhiều thời gian hơn. Thành kiến hiện tại khiến bạn tưởng tượng rằng mình trong tương lai sẽ hoạt động trong những hoàn cảnh và hạn chế về thời gian hoàn toàn khác.

Kỹ thuật Pomodoro là một công cụ hiệu quả để đối phó với sai lầm khi lập kế hoạch. Khi bạn bắt đầu làm việc trong thời gian ngắn, thời gian không còn là khái niệm trừu tượng mà trở thành sự kiện cụ thể. Thời gian trở thành một Pomodoro – một đơn vị thời gian và công sức. Khác với 25 phút “làm việc” thông thường, Pomodoro là một sự kiện đo lường sự tập trung vào một nhiệm vụ quan trọng, duy nhất (hoặc một số nhiệm vụ đơn giản, quan trọng).

Thời gian không còn là một thứ gì đó mất đi mà trở thành một chỉ báo cho những thành tựu. Cái mà Cirillo gọi là “đảo ngược thời gian” thay đổi cách chúng ta nhìn nhận thời gian từ là một nguồn lo lắng trừu tượng thành một công cụ đo lường năng suất.

4.4. Tối đa hóa năng suất làm việc 

Mỗi Pomodoro giúp bạn tiến bộ so với lần trước. Theo Cirillo, “sự tập trung và ý thức sẽ tạo ra tốc độ, mỗi Pomodoro một lần”.

Phương pháp Pomodoro dễ tiếp cận vì nó nhấn mạnh vào sự nhất quán hơn là sự hoàn hảo. Mỗi phiên là một cơ hội để bắt đầu lại. Bạn có thể tận dụng hệ thống này bằng cách:

• Xem xét lại mục tiêu
• Thách thức bản thân để tập trung
• Giảm thiểu sự phiền muộn
• Theo dõi tiến trình
• Đạt mục tiêu
• Tự thưởng cho bản thân (thời gian nghỉ ngắn!)

Một cách khác để tăng năng suất là đặt mục tiêu thêm Pomodoro mỗi ngày. Điều này giúp bạn khích lệ bản thân phát triển dựa trên những thành công của mình.

Bạn cũng có thể thách thức bản thân hoàn thành một nhiệm vụ lớn với số lượng Pomodoro cụ thể. Hãy thử đặt mục tiêu số lượng Pomodoro mỗi ngày mà không phá vỡ chuỗi. Việc suy nghĩ về Pomodoro thay vì thời gian sẽ thú vị hơn.

5. Mẹo khi việc sử dụng Pomodoro khi lập kế hoạch làm việc

Mặc dù khoảng thời gian làm việc/nghỉ ngơi 25/5 phút là trọng tâm của phương pháp Pomodoro, nhưng có một số điều bạn có thể làm để tăng hiệu quả:

5.1. Lên kế hoạch trước cho pomodoro của bạn

Hãy dành 15 phút vào đầu ngày làm việc hoặc cuối ngày (để lên kế hoạch cho ngày hôm sau) để xác định số lượng Pomodoro cần dành cho từng công việc. Xem danh sách công việc hàng ngày và ước lượng số Pomodoro mà mỗi công việc cần.

Lưu ý rằng các công việc cần hơn 5 Pomodoro nên được chia thành các công việc nhỏ hơn để dễ quản lý. Những công việc nhỏ, như trả lời email, có thể được gom lại trong một Pomodoro.

Nếu bạn làm việc 8 giờ mỗi ngày, hãy đảm bảo rằng tổng số Pomodoro của bạn không quá 16. Nếu vượt quá, cân nhắc việc hoãn các công việc ít quan trọng hơn hoặc không khẩn cấp cho sau..

5.2. Hãy tích hợp nhiều chu kỳ Pomodoro vào ngày làm việc của bạn

Dù 8 giờ làm việc có thể chứa đến 16 chu kỳ Pomodoro, nhưng nên dành 2-4 chu kỳ “dự phòng” cho những công việc mất thời gian hơn dự kiến hoặc bất ngờ xuất hiện.

Nếu không cần dùng, chu kỳ Pomodoro dự phòng có thể dành cho việc học hỏi hoặc các công việc ít ưu tiên khác. Bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi kết thúc ngày với chu kỳ Pomodoro dư so với việc lên lịch quá tải và rồi lại chậm trễ.

Dần dần, bạn sẽ nhận biết được số chu kỳ Pomodoro chất lượng mà bạn có thể hoàn thành mỗi ngày. Nếu số đó không đạt đến 16, đừng lo. Đa số mọi người không thể làm việc hiệu quả suốt 8 giờ và những ai tin rằng họ có thể thì có thể chưa nhận biết đúng mức. Đối với Pomodoro, hãy thách thức bản thân nhưng tập trung vào chất lượng hơn số lượng.

5.3. Thử nghiệm độ dài của chu kỳ Pomodoro

Đối với một số công việc cần vào trạng thái “dòng chảy” sáng tạo như viết mã, viết lách, sáng tác,… 25 phút có thể quá ngắn. Hãy thử làm việc lâu hơn với thời gian nghỉ dài hơn.

Một nghiên cứu của DeskTime từ năm 2014 cho thấy 52 phút làm việc và 17 phút nghỉ là tốt nhất. Nhưng vào năm 2021, họ phát hiện ra rằng những người làm việc hiệu quả hơn sẽ làm việc 112 phút và nghỉ 26 phút. Không có quy tắc cứng nhắc, bạn tự xác định độ dài phù hợp với mình.

Đối với công việc bạn thường trì hoãn, 25 phút có thể quá dài. Nếu bạn cảm thấy khó chịu hoặc không thể tập trung trong 25 phút, hãy thử chu kỳ Pomodoro 15, 10 hoặc thậm chí 5 phút.

Đối với hầu hết mọi người, khoảng thời gian lý tưởng để tập trung cao độ và nghỉ ngơi sẽ nằm trong khoảng từ 25-50 phút với thời gian nghỉ từ 5-15 phút. Hãy thử kết hợp các khoảng thời gian dựa trên năng lượng, loại công việc và mức độ nhiệm vụ của bạn.

5.4. Rời xa màn hình trong thời gian nghỉ ngơi

Không phải tất cả các khoảng thời gian nghỉ đều giống nhau.

Nếu bạn đang sử dụng phương pháp Pomodoro trên máy tính, hãy không chỉ chuyển sang trang web X hoặc Instagram khi hết giờ. Hãy cho cả mắt và não của bạn một khoảng thời gian nghỉ từ màn hình – điều này cũng áp dụng cho điện thoại của bạn! Đứng lên, di chuyển, vươn vai, ra ngoài, thiền, ăn một chút hoặc nhìn chim qua cửa sổ. Nếu bạn làm việc tại nhà, thử gấp quần áo hoặc dọn dẹp bàn bếp.

Bất kể bạn làm gì, thời gian nghỉ ngơi của bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn nhiều về mặt tinh thần nếu bạn rời xa màn hình máy tính hoặc điện thoại.

5.5. Sử dụng ứng dụng để thực hiện phương pháp Pomodoro 

Mọi người đều có thể mắc lỗi. Dù bạn có động lực như thế nào vào đầu ngày, việc duy trì phương pháp Pomodoro của bạn thực sự khó khăn. Hãy sử dụng ứng dụng để nhắc nhở mình thực hiện thời gian nghỉ.

Những ứng dụng tốt nhất cho phép bạn tùy chỉnh thời lượng phiên làm việc, mức độ gây phiền nhiễu của thông báo nhắc nhở và mức độ nghiêm túc bạn muốn thực hiện thời gian nghỉ ngơi. Một số ứng dụng sẽ khóa bạn khỏi máy tính trong thời gian nghỉ.

Kết Luận

Kỹ thuật Pomodoro không chỉ là một phương pháp quản lý thời gian đơn thuần, mà còn là một công cụ hiệu quả giúp tối ưu hóa năng suất và giảm căng thẳng trong công việc. Bằng cách chia nhỏ các nhiệm vụ thành những khoảng thời gian ngắn, dễ quản lý, Pomodoro tạo ra sự tập trung cao độ và giảm thiểu sự gián đoạn không cần thiết. Áp dụng đúng cách, kỹ thuật này có thể mang lại nhiều lợi ích quan trọng như cải thiện khả năng tập trung, ngăn ngừa làm việc quá sức và tăng cường động lực làm việc. Hãy thử áp dụng Pomodoro vào thói quen làm việc hàng ngày của bạn để trải nghiệm sự khác biệt mà nó mang lại.