Hiện nay, các doanh nghiệp Việt Nam đang ngày càng ứng dụng rộng rãi phần mềm ERP vào hoạt động quản lý, đặc biệt là tích hợp với hệ thống hóa đơn điện tử eInvoice thông qua những nhà cung cấp uy tín như Thái Sơn, Viettel, BKAV. Việc kết hợp này không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn tạo ra bước đột phá trong quản lý tài chính doanh nghiệp. Bài viết này Asiasoft sẽ phân tích 5 thông tin thiết yếu về ERP tích hợp hóa đơn điện tử eInvoice, giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu hóa quy trình xuất hóa đơn, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.

1. ERP tích hợp hóa đơn điện tử là gì?

ERP tích hợp hóa đơn điện tử eInvoice là giải pháp công nghệ hiện đại cho phép kết nối trực tiếp giữa hệ thống quản trị doanh nghiệp (ERP) với phần mềm hóa đơn thông qua các module kết nối chuyên biệt. Điểm nổi bật của giải pháp này là doanh nghiệp không cần phải sử dụng hệ thống phần mềm riêng của chính phủ để tạo hóa đơn, mà thay vào đó, phần mềm ERP sẽ tự động liên kết với các đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín như Viettel, VNPT, Bkav và các đơn vị khác.

2. 8 đặc trưng nổi bật của ERP tích hợp hóa đơn điện tử

Hệ thống ERP tích hợp hóa đơn điện tử eInvoice mang đến cho doanh nghiệp giải pháp quản lý toàn diện với 8 tính năng vượt trội. Mỗi tính năng được thiết kế đáp ứng nhu cầu thực tế của doanh nghiệp Việt Nam, tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp lý về hóa đơn điện tử hiện hành. Hãy cùng khám phá chi tiết những đặc trưng này:

2.1. Xem hóa đơn – Kiểm soát trước khi phát hành

Tính năng xem trước hóa đơn nháp đóng vai trò quan trọng trong quy trình phát hành, giúp doanh nghiệp:

• Kiểm tra chi tiết: Người dùng có thể xem xét toàn bộ thông tin hóa đơn trước khi gửi đi phát hành chính thức.
• Phát hiện lỗi sớm: Hạn chế các sai sót về thông tin khách hàng, hàng hóa, thuế suất hoặc giá trị.
• Tiết kiệm chi phí: Giảm thiểu việc phải hủy và phát hành lại hóa đơn do sai sót.

2.2. Ký phát hành – Bảo mật và xác thực

Hệ thống chữ ký số đảm bảo tính pháp lý và bảo mật cho hóa đơn điện tử với các ưu điểm:

• Đa dạng phương thức: Hỗ trợ cả token key truyền thống và Hardware Security Module (HSM) tiên tiến.
• Quy trình chuẩn hóa: Tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về chữ ký điện tử của Bộ Tài chính.
• Xác thực nguồn gốc: Đảm bảo tính chính danh của đơn vị phát hành và ngăn chặn giả mạo.

2.3. Điều chỉnh hóa đơn – Linh hoạt trong quản lý

Tính năng điều chỉnh hóa đơn mang lại sự linh hoạt cần thiết cho doanh nghiệp:

• Điều chỉnh đa chiều: Cho phép thay đổi hàng hóa, dịch vụ, số lượng hoặc giá trị theo nhu cầu thực tế.
• Bảo toàn lịch sử: Lưu trữ toàn bộ lịch sử điều chỉnh để phục vụ kiểm toán và truy xuất.
• Tuân thủ quy định: Đảm bảo các điều chỉnh đều phù hợp với các quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC.

2.4. Thay thế hóa đơn – Xử lý sai sót hiệu quả

Khi phát hiện sai sót trong hóa đơn đã phát hành, tính năng thay thế hóa đơn giúp doanh nghiệp:

• Quy trình đơn giản: Thực hiện thay thế hóa đơn cũ bằng hóa đơn mới chỉ với vài thao tác.
• Tính nhất quán: Đảm bảo thông tin chính xác và duy trì tính liên tục trong hệ thống kế toán.
• Thông báo tự động: Gửi thông báo đến khách hàng về việc thay thế hóa đơn, nâng cao tính minh bạch.

2.5. Hủy hóa đơn – Quản lý ngoại lệ

Tính năng hủy hóa đơn là công cụ thiết yếu giúp doanh nghiệp xử lý các trường hợp ngoại lệ:

• Xử lý triệt để: Cho phép hủy hoàn toàn các hóa đơn không đạt yêu cầu hoặc phát hành sai.
• Quy trình chuẩn: Tuân thủ quy trình hủy hóa đơn theo đúng quy định của cơ quan thuế.
• Báo cáo tự động: Cập nhật trạng thái hủy hóa đơn vào hệ thống báo cáo tổng hợp.

2.6. Tự động cập nhật số hóa đơn – Đồng bộ hóa dữ liệu

Khả năng tự động cập nhật số hóa đơn mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Đồng bộ hóa: Tự động cập nhật số hóa đơn từ hệ thống hóa đơn điện tử về phần mềm ERP.
• Loại bỏ sai sót: Giảm thiểu rủi ro nhập số hóa đơn sai do thao tác thủ công.
• Tiết kiệm thời gian: Rút ngắn thời gian xử lý và cập nhật thông tin hóa đơn vào hệ thống.

2.7. Tra cứu hóa đơn – Truy xuất thông tin nhanh chóng

Hệ thống tra cứu thông minh giúp doanh nghiệp quản lý thông tin hiệu quả:

• Đa dạng tiêu chí: Cho phép tìm kiếm theo nhiều tiêu chí như mã hóa đơn, ngày phát hành, khách hàng.
• Truy xuất nhanh chóng: Tìm kiếm và hiển thị kết quả tức thì, tiết kiệm thời gian xử lý.
• Lưu trữ an toàn: Đảm bảo toàn bộ hóa đơn được lưu trữ an toàn và có thể truy xuất bất cứ lúc nào.

2.8. Báo cáo tổng hợp – Đáp ứng yêu cầu quản trị và pháp lý

Tính năng báo cáo giúp doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu quản trị và pháp lý:

• Báo cáo chuẩn hóa: Kết xuất các báo cáo theo đúng mẫu biểu quy định tại các Thông tư hiện hành.
• Phân tích đa chiều: Cung cấp các báo cáo phân tích theo nhiều góc độ phục vụ công tác quản trị.
• Xuất đa định dạng: Hỗ trợ xuất báo cáo dưới nhiều định dạng như PDF, Excel, XML đáp ứng nhu cầu đa dạng.

Tích hợp 8 tính năng nổi bật trên, hệ thống ERP kết hợp hóa đơn điện tử eInvoice tạo ra giải pháp quản lý toàn diện, giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ các quy định pháp lý mà còn tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả hoạt động và kiểm soát chặt chẽ các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn.

3. Lợi ích vượt trội khi tích hợp hóa đơn điện tử với ERP

Việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và Thông tư 78 (từ ngày 01/7/2022), mà còn là bước tiến quan trọng trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp hiện đại. Khi tích hợp eInvoice với hệ thống ERP, doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích vượt trội sau:

3.1. Tự động hóa quy trình xuất hóa đơn

Giải pháp tích hợp ERP với eInvoice mang lại hiệu quả đột phá trong việc tự động hóa quy trình xuất hóa đơn. Dưới đây là những ưu điểm nổi bật:

• Truyền dữ liệu tức thời: Hệ thống tự động chuyển thông tin từ đơn hàng sang hóa đơn và gửi trực tiếp đến đơn vị phát hành mà không cần thao tác trung gian.
• Loại bỏ nhập liệu thủ công: Cắt giảm hoàn toàn công đoạn chuyển đổi dữ liệu giữa các hệ thống, giảm thiểu sai sót do yếu tố con người.
• Tự động lưu trữ mẫu: Hệ thống thông minh lưu lại thông tin từ các hóa đơn trước đó, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tái sử dụng.
• Tiết kiệm tới 70% thời gian: So với quy trình thủ công truyền thống, doanh nghiệp có thể cắt giảm đáng kể thời gian xử lý hóa đơn.

3.2. Tối ưu hóa quy trình xử lý hóa đơn khi tích hợp ERP với hóa đơn điện tử

Việc tích hợp không chỉ giúp xuất hóa đơn nhanh chóng mà còn cách mạng hóa toàn bộ quy trình xử lý:

• Rút ngắn thời gian xử lý: Từ vài ngày xuống còn vài phút, nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên kế toán.
• Giao diện trực quan: Thiết kế dễ sử dụng giúp nhân viên nhanh chóng làm quen và thao tác hiệu quả.
• Gửi nhận tức thì: Khách hàng nhận được hóa đơn ngay lập tức sau khi được phát hành thông qua email.
• Đa nền tảng: Hỗ trợ xem hóa đơn trên nhiều thiết bị khác nhau như máy tính, điện thoại, máy tính bảng.

3.3. Nâng cao tính chính xác và bảo mật

Hệ thống ERP tích hợp eInvoice giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ thông tin và đảm bảo tính bảo mật cao:

• Ngăn ngừa phát hành trùng lặp: Hệ thống tự động kiểm tra và ngăn chặn việc xuất nhiều hóa đơn cho cùng một đơn hàng.
• Đồng bộ dữ liệu: Thông tin luôn nhất quán giữa đơn hàng và hóa đơn, giảm thiểu sai sót.
• Xác thực điện tử: Mỗi hóa đơn đều được ký số, đảm bảo tính pháp lý và không thể chỉnh sửa trái phép.
• Cơ chế kiểm soát: Hệ thống phân quyền rõ ràng, mỗi thao tác đều được ghi nhận, tạo tính minh bạch.

3.4. Tăng cường khả năng quản trị tổng thể khi tích hợp ERP với hóa đơn điện tử

Giải pháp tích hợp mang đến cho doanh nghiệp công cụ quản trị toàn diện và hiệu quả:

• Quản lý tập trung: Tất cả dữ liệu về bán hàng và hóa đơn được lưu trữ tại một nơi, dễ dàng truy xuất khi cần.
• Báo cáo thông minh: Tự động tổng hợp và phân tích dữ liệu hóa đơn, giúp ra quyết định kinh doanh nhanh chóng.
• Theo dõi theo thời gian thực: Cập nhật tức thì trạng thái của hóa đơn từ khi tạo đến khi được xác nhận.
• Tích hợp báo cáo thuế: Tự động chuẩn bị và tổng hợp dữ liệu cho báo cáo thuế định kỳ, giảm áp lực cho bộ phận kế toán.

3.5. Tiết kiệm chi phí dài hạn khi tích hợp ERP với hóa đơn điện tử

Việc đầu tư vào giải pháp tích hợp ERP với eInvoice mang lại lợi ích kinh tế đáng kể cho doanh nghiệp:

• Giảm chi phí vật liệu: Cắt giảm hoàn toàn chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn giấy.
• Tối ưu nhân sự: Giảm số lượng nhân viên cần thiết cho quy trình xử lý hóa đơn, cho phép tập trung nguồn lực vào các hoạt động mang lại giá trị cao hơn.
• Tiết kiệm không gian: Không cần diện tích lưu trữ lớn cho hóa đơn giấy, giúp tối ưu không gian văn phòng.
• Giảm thiểu chi phí xử lý sai sót: Hạn chế tối đa các lỗi phát sinh và chi phí khắc phục từ việc xử lý hóa đơn thủ công.

Đầu tư ban đầu cho hệ thống tích hợp sẽ nhanh chóng được hoàn vốn thông qua các khoản tiết kiệm chi phí đáng kể.

3.6. Thân thiện với môi trường

Tích hợp ERP với eInvoice không chỉ mang lại lợi ích kinh tế mà còn góp phần bảo vệ môi trường:

• Giảm sử dụng giấy: Một doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tiết kiệm hàng nghìn tờ giấy mỗi năm khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử.
• Giảm phát thải carbon: Cắt giảm lượng khí thải từ việc vận chuyển và lưu trữ hóa đơn giấy.
• Tiết kiệm năng lượng: Giảm năng lượng sử dụng cho in ấn, bảo quản và xử lý hóa đơn giấy.
• Xây dựng hình ảnh doanh nghiệp xanh: Thể hiện trách nhiệm xã hội thông qua việc ứng dụng công nghệ thân thiện với môi trường.

Với 6 lợi ích vượt trội trên, việc tích hợp hóa đơn điện tử eInvoice với hệ thống ERP không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn tối ưu hóa hoạt động, tiết kiệm chi phí, thể hiện trách nhiệm xã hội và nâng cao năng lực cạnh tranh trong kỷ nguyên số.

4. Quy trình tích hợp và sử dụng hóa đơn điện tử trên hệ thống ERP

Việc tích hợp hóa đơn điện tử vào hệ thống ERP đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp và đơn vị cung cấp dịch vụ. Dưới đây là quy trình triển khai chi tiết, được tổ chức theo các bước logic:

4.1. Bước 1: Thiết lập kết nối với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Ở giai đoạn khởi đầu quan trọng này, doanh nghiệp cần thực hiện:

• Lựa chọn đối tác phù hợp: Đánh giá và chọn nhà cung cấp dịch vụ eInvoice phù hợp với quy mô, ngành nghề và đặc thù hoạt động của doanh nghiệp như VNPT, Viettel, BKAV hay FPT.
• Hoàn thiện thủ tục pháp lý: Ký kết hợp đồng sử dụng dịch vụ và hoàn tất các thủ tục đăng ký với cơ quan thuế theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Thiết lập cấu hình kỹ thuật: Cài đặt các tham số kết nối API, cấu hình mẫu số, ký hiệu hóa đơn và tích hợp chữ ký số đã được cấp phép.
• Kiểm thử kết nối: Thực hiện các bài kiểm tra để đảm bảo hệ thống ERP có thể giao tiếp thông suốt với nền tảng eInvoice của nhà cung cấp.

4.2. Bước 2: Vận hành quy trình phát hành hóa đơn điện tử

Sau khi hoàn tất kết nối, quy trình vận hành hóa đơn điện tử được thực hiện như sau:

• Khởi tạo dữ liệu: Hệ thống ERP tự động tổng hợp thông tin từ các nghiệp vụ phát sinh như bán hàng, đổi trả, điều chuyển hàng hóa theo cấu trúc đã được thiết lập.
• Tạo hóa đơn nháp: Phần mềm ERP gọi API của nhà cung cấp dịch vụ để tạo bản nháp hóa đơn điện tử, cho phép kiểm tra thông tin trước khi phát hành chính thức.
• Xem trước và xác nhận: Người dùng có thể xem trước hóa đơn ngay trên giao diện ERP, không cần chuyển sang hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ.
• Phát hành chính thức: Sau khi xác nhận, hệ thống ERP sẽ gửi yêu cầu phát hành chính thức đến nhà cung cấp dịch vụ, hóa đơn sẽ được ký số và gửi đến cơ quan thuế.

4.3. Bước 3: Quản lý và lưu trữ hóa đơn sau phát hành

Công tác quản lý sau phát hành đóng vai trò quan trọng trong quy trình tổng thể:

• Tiếp nhận kết quả: Hệ thống nhà cung cấp dịch vụ sẽ gửi trả thông tin hóa đơn đã phát hành (bao gồm số hóa đơn, mã CQT) về phần mềm ERP của doanh nghiệp.
• Gửi hóa đơn đến khách hàng: Hệ thống tự động gửi hóa đơn điện tử đến email đã đăng ký của khách hàng, đồng thời lưu trữ bản điện tử có giá trị pháp lý.
• Đồng bộ hóa dữ liệu: Thông tin hóa đơn được cập nhật vào cơ sở dữ liệu của ERP, tạo liên kết chặt chẽ giữa hóa đơn với các chứng từ gốc.
• Tra cứu và báo cáo: Doanh nghiệp có thể dễ dàng tra cứu, trích xuất thông tin hóa đơn đã phát hành và tự động tổng hợp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định.

Quy trình đồng bộ hai chiều giữa ERP và eInvoice tạo nên một hệ sinh thái quản lý tài chính hoàn chỉnh, là nền tảng vững chắc cho việc lập báo cáo tài chính chính xác và hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định kinh doanh kịp thời.

5. Những điểm cần lưu ý khi tích hợp ERP với hóa đơn điện tử

Quá trình tích hợp ERP với hóa đơn điện tử không chỉ là bài toán kỹ thuật mà còn đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ nhiều phương diện. Dưới đây là những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp triển khai thành công:

5.1. Nâng cao năng lực đội ngũ nhân sự khi tích hợp ERP với hóa đơn điện tử

• Đào tạo chuyên sâu: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên biệt cho từng phòng ban liên quan (kế toán, IT, bán hàng) về quy trình mới.
• Xây dựng tài liệu hướng dẫn: Biên soạn tài liệu hướng dẫn chi tiết với các tình huống thực tế thường gặp.
• Hỗ trợ kỹ thuật liên tục: Đảm bảo có đội ngũ kỹ thuật viên sẵn sàng hỗ trợ trong giai đoạn đầu triển khai.
• Đánh giá định kỳ: Tổ chức các buổi đánh giá năng lực sử dụng hệ thống để kịp thời phát hiện và khắc phục những điểm yếu.

5.2. Thiết lập quy trình quản lý nội bộ chặt chẽ

• Phân quyền rõ ràng: Xác định ai có quyền tạo, duyệt và phát hành hóa đơn điện tử.
• Quy trình kiểm soát đa cấp: Thiết lập quy trình kiểm tra chéo giữa các bộ phận trước khi phát hành.
• Tự động hóa quy trình duyệt: Cấu hình hệ thống tự động thông báo cho người có trách nhiệm duyệt khi có hóa đơn chờ xử lý.
• Lưu vết hoạt động: Đảm bảo mọi thao tác trên hệ thống đều được ghi nhận để truy vết khi cần thiết.

5.3. Xây dựng chiến lược dự phòng toàn diện khi tích hợp ERP với hóa đơn điện tử

• Phương án offline: Chuẩn bị quy trình xuất hóa đơn thủ công khi hệ thống gặp sự cố.
• Sao lưu dữ liệu thường xuyên: Thiết lập lịch sao lưu tự động với nhiều phiên bản để phục hồi khi cần.
• Kiểm tra an ninh định kỳ: Thực hiện đánh giá bảo mật hệ thống để phát hiện và khắc phục lỗ hổng.
• Hợp đồng hỗ trợ kỹ thuật: Đảm bảo nhà cung cấp có dịch vụ hỗ trợ 24/7 với thời gian phản hồi nhanh.

5.4. Đảm bảo tuân thủ quy định pháp lý

• Cập nhật thường xuyên: Theo dõi và cập nhật các thay đổi trong quy định về hóa đơn điện tử.
• Kiểm tra tính hợp lệ: Xây dựng quy trình kiểm tra tự động tính hợp lệ của hóa đơn trước khi phát hành.
• Lưu trữ đúng quy định: Đảm bảo hệ thống lưu trữ hóa đơn điện tử tuân thủ Thông tư 78/2021/TT-BTC.
• Sẵn sàng cho kiểm toán: Thiết kế hệ thống báo cáo cho phép trích xuất dữ liệu nhanh chóng khi có yêu cầu từ cơ quan thuế.

5.5. Tối ưu hóa hiệu suất hệ thống khi tích hợp ERP với hóa đơn điện tử

• Kiểm tra tải hệ thống: Thực hiện stress test để đảm bảo hệ thống vận hành ổn định vào thời điểm cao điểm.
• Tối ưu hóa cơ sở dữ liệu: Thiết kế cấu trúc dữ liệu hợp lý để đảm bảo tốc độ truy vấn nhanh.
• Nâng cấp cơ sở hạ tầng: Đảm bảo hệ thống máy chủ, đường truyền mạng đáp ứng được nhu cầu vận hành.
• Giám sát hiệu suất liên tục: Triển khai công cụ theo dõi hiệu suất hệ thống để phát hiện và xử lý sớm các vấn đề tiềm ẩn.

Để đáp ứng yêu cầu tích hợp ERP với hóa đơn điện tử một cách hiệu quả, Asiasoft tự hào giới thiệu giải pháp ERP tích hợp hóa đơn điện tử – công cụ hỗ trợ toàn diện cho doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số và tuân thủ quy định pháp lý mới nhất.

Với giải pháp ERP tích hợp hóa đơn điện tử của Asiasoft, doanh nghiệp sẽ được trải nghiệm một hệ thống quản lý tài chính toàn diện, tích hợp liền mạch với các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín, đảm bảo quy trình xuất hóa đơn diễn ra nhanh chóng, chính xác và hoàn toàn tuân thủ các quy định của cơ quan thuế:

• Giao diện thân thiện: Dễ dàng sử dụng ngay cả với người mới bắt đầu
• Kết nối trực tiếp với cơ quan thuế: Đảm bảo tuân thủ 100% quy định hiện hành
• Hỗ trợ đa nền tảng: Sử dụng linh hoạt trên máy tính, điện thoại và máy tính bảng
• Báo cáo thông minh: Tổng hợp doanh thu, chi phí và thuế tự động

Thông tin liên hệ:

• Website: https://asiasoft.com.vn/
• Hotline: 0909605913.
• Email: info@asiasoft.com.vn