Trong suốt quá trình phát triển của ngành quản lý nguồn nhân lực, hệ thống quản lý nguồn nhân lực (HRMS) đã đóng vai trò then chốt trong việc tối ưu hóa các quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động. Từ những năm 1970, khi các doanh nghiệp bắt đầu số hóa các quy trình cơ bản như tính lương và kế toán, đến thời điểm hiện tại với các giải pháp HRMS hiện đại sử dụng trí tuệ nhân tạo và kết nối đám mây, chúng ta đã chứng kiến một sự chuyển đổi toàn diện. 

Hệ thống HRMS không chỉ giúp quản lý dữ liệu mà còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc ra quyết định chiến lược và cải thiện trải nghiệm nhân viên. Để hiểu rõ hơn về sự phát triển này, chúng ta sẽ cùng Asiasoft đi sâu vào lịch sử phát triển của HRMS, các thuật ngữ quan trọng liên quan và tầm quan trọng của HRMS trong bối cảnh hiện đại.

1. Lịch sử phát triển của HRMS

Vào những năm 1970, các doanh nghiệp lớn đã số hóa một số quy trình cơ bản, đặc biệt là trong các lĩnh vực chức năng có lượng dữ liệu lớn và dễ xảy ra lỗi như tính lương và kế toán. Tuy nhiên, chức năng của các hệ thống quản lý nhân sự thời kỳ đầu này còn tương đối hạn chế. Đến những năm 1990, với sự phát triển của máy tính lớn và Internet, các công ty đã có thể chuyển đổi kỹ thuật số và tự động hóa nhiều chức năng nhân sự cốt lõi hơn, chẳng hạn như quản lý hồ sơ, quản lý phúc lợi và quy trình tuyển dụng.

Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thông minh và kết nối đám mây, quy trình nhân sự không còn bị giới hạn ở dữ liệu giao dịch. HRMS hiện đại có thể thu thập và tích hợp dữ liệu để điều chỉnh cấu trúc báo cáo theo thời gian thực dựa trên sự khác biệt trong khu vực về cơ sở hạ tầng, pháp lý và tuân thủ. Các hệ thống này cũng có thể tự động hóa quy trình làm việc và tận dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để tạo ra các quy trình thông minh hơn, hợp lý hơn.

2. Ý nghĩa của HRMS, HRIS, HCM và HXM

Hệ thống quản lý nguồn nhân lực (HRMS), hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS) và quản lý nguồn nhân lực (HCM) đều là những thuật ngữ nhân sự thường dùng, nhưng có sự khác biệt quan trọng.

HCM là một thuật ngữ chung bao gồm các phương pháp và phần mềm mà các doanh nghiệp dùng để quản lý nhân viên từ khi tuyển dụng đến khi nghỉ hưu.

HRIS thường dựa trên cơ sở dữ liệu thông tin nhân viên và hỗ trợ các quy trình nhân sự cốt lõi, có cấu trúc tuyến tính và định lượng, như xử lý bảng lương, quản lý chấm công và quy trình khác. Phần mềm HRMS là một giải pháp toàn diện hơn, bao gồm tất cả các cấu trúc quản lý dữ liệu của HRIS cũng như khả năng quản lý tài năng và chất lượng phức tạp hơn. Các giải pháp HRMS xuất sắc còn sử dụng công nghệ thông minh như trí tuệ nhân tạo, học máy và kết nối đám mây để tạo ra các chức năng tự động hóa thông minh được cá nhân hóa.

Quản lý trải nghiệm nhân viên (HXM) thể hiện sự thay đổi trong văn hóa doanh nghiệp, cho thấy các công ty đã chú ý đến việc tối ưu hóa trải nghiệm tổng thể của nhân viên, nhận ra giá trị kinh doanh của việc cải thiện sự gắn kết của nhân viên là cốt lõi của quản lý nhân sự. Nhờ tiến bộ công nghệ và kết nối, công ty có cái nhìn rõ ràng và toàn diện về lực lượng lao động từ mọi góc độ. Điều này giúp công ty ưu tiên trải nghiệm nhân viên, áp dụng cách tiếp cận lấy con người làm trung tâm giúp củng cố các chức năng quản lý nhân sự xung quanh trải nghiệm của nhân viên, từ đó mang lại giá trị kinh doanh đáng kể. Cách tiếp cận quản lý toàn diện hơn này thể hiện sự thay đổi trong các ưu tiên và quản lý các quy trình nhân sự.

3. Vai trò của phần mềm HRMS 

Trong nhiều năm qua, doanh nghiệp đã xem xét các công nghệ và phương pháp tiếp cận mới để tự động hóa quy trình nhân sự hiệu quả hơn. Lực lượng lao động đã trải qua những thay đổi chưa từng có sau đại dịch COVID-19. Gần như từ một ngày này qua ngày khác, các nhóm nhân sự buộc phải sử dụng các công nghệ mới để hỗ trợ và quản lý lực lượng lao động làm việc từ xa.

Ban đầu, nhiều công ty gặp khó khăn trong quá trình chuyển đổi, nhưng các lãnh đạo nhân sự dần nâng cao sự sáng tạo và khả năng thích ứng thông qua việc tìm hiểu thực tế. Một bài báo của Hiệp hội Quản lý nguồn nhân lực (SHRM) đã chỉ ra rằng thực tế này đã thúc đẩy các công ty phải thay đổi, tạo ra lợi ích từ tình hình khó khăn. Toàn bộ lực lượng lao động đã chuyển sang làm việc từ xa chỉ sau một thời gian ngắn, trong đó nhóm nhân sự là những người đầu tiên thích nghi với mô hình kinh doanh này, cùng với nhiều lãnh đạo bộ phận và nhóm khác đi đầu trong sự thay đổi này. Sau khi dịch bệnh bùng phát, nhiều công ty nhận ra rằng bộ phận nhân sự của họ có một mỏ vàng dữ liệu, chứa thông tin phân tích nhân viên phong phú, có thể giúp họ làm cơ sở cho các chiến lược và quyết định của toàn doanh nghiệp.

Ngày nay, phần mềm HRMS đóng một vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp thích ứng, hiểu và đơn giản hóa môi trường làm việc đang thay đổi. Các giải pháp HRMS tích hợp các quy trình nhân sự phức tạp vào một nền tảng thống nhất, giúp doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu nhân viên một cách tập trung và cung cấp khả năng tự động hóa, AI nhúng và khả năng phân tích nâng cao. Ngoài ra, với khả năng quản lý nhân tài tiên tiến, thân thiện với người dùng, doanh nghiệp có thể tuyển dụng, phát triển và giữ chân những nhân tài giỏi nhất trong ngành của họ.

4. Ai là người dùng mục tiêu của phần mềm HRMS?

Trước đây, nhiều lĩnh vực trong một tổ chức thường được xem như độc lập với nhau, và thông tin hoặc dữ liệu mới từ một lĩnh vực này không cần thiết phải được chia sẻ với các lĩnh vực khác. Tuy nhiên, với sự ra đời của phần mềm quản lý nguồn nhân lực hiện đại (HRMS), mọi thứ đã thay đổi. HRMS không chỉ tối ưu hóa và cải thiện các quy trình trong các lĩnh vực chuyên biệt này, mà còn đảm bảo rằng mọi thông tin thu thập và phản hồi từ từng lĩnh vực sẽ được chia sẻ, tạo ra một hệ thống thông tin liên tục và tổng quát hơn cho toàn bộ tổ chức.

• Nhân viên nhân sự: Các nhóm nhân sự có thể sử dụng HRMS cho nhiều mục đích khác nhau, từ việc chỉnh sửa và truy cập dữ liệu nhân viên cơ bản, tới việc cung cấp báo cáo dựa trên dữ liệu phức tạp và tự động hóa các nhiệm vụ quản lý nhân tài phức tạp. Điều này giúp giảm bớt gánh nặng công việc hàng ngày cho các nhân viên nhân sự, giúp họ tập trung vào việc đưa ra các quyết định chiến lược hơn.
• Nhà tuyển dụng: Công cụ HRMS cung cấp cho nhà tuyển dụng một cổng thông tin tập trung, cho phép họ đăng tin tuyển dụng, phát triển và tìm kiếm ứng viên, đồng thời truy cập và tùy chỉnh các khả năng quản lý đào tạo. Điều này giúp nhà tuyển dụng tối ưu hóa quy trình tuyển dụng của họ, giúp họ tìm thấy và thu hút nhân tài một cách hiệu quả hơn.

• Người quản lý: Người quản lý có thể sử dụng phần mềm HRMS trên thiết bị di động của họ để giám sát cơ cấu nhóm, theo dõi số giờ làm việc và sự vắng mặt, phê duyệt yêu cầu nghỉ phép, và theo dõi hiệu suất của nhân viên. Điều này giúp họ có cái nhìn tổng quát về hoạt động của nhóm mình, và cho phép họ đưa ra quyết định tốt hơn dựa trên thông tin đầy đủ.
• Nhân viên: Thông qua một cổng thông tin thống nhất, dễ sử dụng, nhân viên có thể chỉnh sửa dữ liệu cá nhân của mình, xem sơ đồ tổ chức, nhập giờ làm việc và thời gian nghỉ, xem các khóa học đào tạo, và thậm chí quản lý mục tiêu nghề nghiệp và kế hoạch phát triển của họ. Điều này giúp họ nắm bắt quyền kiểm soát sự phát triển nghề nghiệp của mình và nâng cao hiệu suất công việc.
• Ứng viên: Ngày nay, ứng viên có thể tìm kiếm và nộp đơn xin việc, theo dõi trạng thái đơn xin việc, và xác nhận việc nhận lời mời làm việc bằng chữ ký điện tử thông qua cổng HRMS chuyên dụng. Điều này giúp giảm bớt đau đầu và mất thời gian trong quá trình tìm việc, giúp họ tìm kiếm cơ hội nghề nghiệp một cách hiệu quả hơn.

Tóm lại, HRMS là một công cụ quan trọng cho bất kỳ tổ chức nào muốn tối ưu hóa quy trình quản lý nguồn nhân lực của mình. Nó cung cấp một giải pháp toàn diện cho nhiều lĩnh vực và vai trò khác nhau trong tổ chức, giúp tăng cường hiệu quả và thông tin liên tục trong toàn bộ tổ chức.

5. Các thành phần của phần mềm HRMS

Phần mềm HRMS có thể cung cấp những hiểu biết rõ ràng và giúp hợp lý hóa các quy trình. Phần mềm cho phép các công ty hợp nhất dữ liệu lực lượng lao động thành một nền tảng thống nhất, không chỉ hợp lý hóa quy trình kinh doanh mà còn chia sẻ thông tin chuyên sâu và phân tích từ các nguồn dữ liệu và bộ phận khác nhau để đưa ra các đề xuất và báo cáo chính xác và hữu ích.

Dưới đây là các thành phần của giải pháp HRMS:

5.1. HRIS

Nhân viên nhân sự cốt lõi và tính lương tự phục vụ: Các công cụ HRIS giúp nhân viên và trưởng nhóm loại bỏ sự lộn xộn của các nhiệm vụ hành chính nhân sự dựa trên giấy tờ truyền thống. Với khả năng tự phục vụ, hỗ trợ di động, doanh nghiệp có thể cải thiện năng suất và tính minh bạch của nhân viên trong các lĩnh vực như quản lý dữ liệu nhân viên, báo cáo và phân tích, quản lý chấm công và chấm công cũng như bảng lương.

Quản lý lợi ích: Với sự gia tăng của các mô hình làm việc kết hợp, các công ty đang gặp khó khăn hơn bao giờ hết để đáp ứng nhiều yêu cầu về phúc lợi cho nhân viên trên khắp Hoa Kỳ. Khả năng quản lý phúc lợi tự động có thể giải phóng đội ngũ nhân sự khỏi hàng núi giấy tờ, cho phép họ cung cấp cho nhân viên những lời khuyên và hướng dẫn sâu sắc trong các lĩnh vực quan trọng trong cuộc sống của họ. Nhân viên cũng có thể cập nhật các lợi ích cho bản thân và gia đình bằng cổng thông tin nhân viên tự phục vụ, thân thiện với thiết bị di động.

Quản lý giờ làm việc: Rò rỉ tiền lương ghi chép không chính xác số giờ làm việc, có thể gây thiệt hại cho công ty lên tới 2,5% tổng chi phí tiền lương. Việc thiếu sót trong tính lương đôi khi là do cố ý nhưng thường bị đổ lỗi cho lỗi do hệ thống lỗi thời và thao tác thủ công không chính xác. Rất may, trong số những tổn thất trong hoạt động khác nhau, việc thiếu sót trong bảng lương có thể dễ dàng ngăn ngừa được và rủi ro có thể giảm đáng kể bằng cách áp dụng các giải pháp phần mềm nhân sự thông minh. Các công cụ HRMS có khả năng tùy chỉnh cao và có thể được đồng bộ hóa với các quy tắc nghỉ phép, tích lũy và các quy tắc kinh doanh khác. Những công cụ này tích hợp tính toán tự động số giờ và tiền lương với chức năng tính lương và cung cấp cho nhân viên quyền truy cập tự phục vụ để xem đầy đủ hồ sơ thời gian của họ.

5.2. Tuyển dụng và giới thiệu quản lý nhân tài

Hậu COVID, các nhà tuyển dụng đang nhận thấy sự thay đổi trong thái độ và kỳ vọng của ứng viên, đồng thời gặp khó khăn trong việc tìm được ứng viên phù hợp. Giải pháp HRMS có thể giúp nhà tuyển dụng tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, đảm bảo họ có thể tìm thấy và thu hút nhân tài. Điều này bao gồm việc hỗ trợ hiệu quả hơn cho các nhà tuyển dụng trong việc tìm kiếm nhân tài trên toàn cầu và quản lý các mối quan hệ với ứng viên. Giải pháp này cũng cung cấp khả năng theo dõi ứng viên toàn diện hơn và các quy trình hợp lý hơn để hỗ trợ lập kế hoạch kế nhiệm. Các công cụ quản lý đào tạo nhân viên mới cho HRMS có thể cung cấp cho nhân viên mới một cổng thông tin hợp nhất bao gồm quy trình tuyển dụng mới tự động và không cần giấy tờ, cũng như quy trình đào tạo và đào tạo cá nhân hóa, hấp dẫn hơn.

Quản lý hiệu suất và quản lý lương thưởng: Quản lý hiệu suất là một thách thức và đòi hỏi các công ty phải cân bằng dữ liệu định tính và định lượng trong khi vẫn duy trì tính khách quan. Các công cụ HRMS có thể giúp các công ty quản lý mục tiêu và đánh giá của nhân viên, cung cấp các chức năng lập kế hoạch hành động có hướng dẫn và thực hiện quản lý hiệu suất liên tục. Quản lý tiền lương cũng yêu cầu đánh giá nhiều yếu tố cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp nên cũng có thể rất khó khăn đối với doanh nghiệp. Phần mềm HRMS có thể giúp các công ty thiết kế và phát triển kế hoạch lương thưởng một cách hiệu quả.

Học tập và Phát triển Nghề nghiệp: Phát triển cá nhân và phát triển nghề nghiệp là những yếu tố chính trong trải nghiệm của nhân viên. Các công cụ HRMS có thể tận dụng công nghệ thông minh để kết nối mọi người, thông tin và các chuyên gia trong ngành trong và ngoài doanh nghiệp nhằm tạo ra trải nghiệm học tập hấp dẫn và cá nhân hóa hơn. Đối với nhân viên, điều này giúp họ sắp xếp thời gian hợp lý hơn và đặt ra các mục tiêu lập kế hoạch nghề nghiệp. Cụ thể, họ có thể dễ dàng lên lịch đào tạo tuân thủ và học tập cần thiết, đồng thời kết hợp các mục tiêu dài hạn như phát triển khả năng lãnh đạo và lập kế hoạch kế nhiệm vào lịch trình cá nhân dựa trên nhu cầu và cam kết riêng của họ.

Quản lý hiệu suất bán hàng: Các lãnh đạo doanh nghiệp thường đồng ý rằng đội ngũ bán hàng hoạt động hiệu quả nhất khi họ tập trung vào việc bán hàng và nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng. HRMS có thể giúp doanh nghiệp đơn giản hóa và quản lý tập trung các vấn đề liên quan đến bán hàng như hoa hồng, lãnh thổ bán hàng và nhiệm vụ bán hàng, thậm chí cả hiệu suất của đại lý.

5.3. Lập kế hoạch và phân tích lực lượng lao động

Thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu là chìa khóa để giữ cho các mục tiêu nhân sự phù hợp với chiến lược kinh doanh tổng thể. Tận dụng các số liệu và KPI, khả năng báo cáo, khả năng lập mô hình lực lượng lao động dự đoán và các công cụ phân tích dựa trên AI, các nhà lãnh đạo nhân sự có thể hỗ trợ tốt hơn cho tổ chức của họ trong việc thực hiện

5.4. Quản lý trải nghiệm của nhân viên

Khi trải nghiệm của nhân viên ngày càng trở nên quan trọng, các công ty phải tìm ra những cách sáng tạo để hiểu rõ hơn cách thức và lý do nhân viên cảm nhận về trải nghiệm làm việc của họ ở tất cả các giai đoạn từ tuyển dụng đến khi nghỉ việc.
Công nghệ và công cụ Tiếng nói của Nhân viên (VoE) có thể thu thập thông tin này, bao gồm đầy đủ các đánh giá phản hồi, khảo sát cũng như phân tích hành vi và cảm xúc. Tận dụng những hiểu biết sâu sắc này, các công ty có thể cung cấp cho mỗi nhân viên trải nghiệm làm việc được cá nhân hóa trong suốt vòng đời dịch vụ của nhân viên, tăng mức độ gắn kết và năng suất của họ.

6. Hệ thống HRMS và các bước tiếp theo để chuyển đổi số hóa nhân sự

Chuyển đổi kỹ thuật số nhân sự, giống như bất kỳ thay đổi lớn nào trong hoạt động, sẽ luôn gặp phải một số lực cản và suy nghĩ quán tính ngay từ đầu, đồng thời nó cũng sẽ mang đến một số rủi ro không thể tránh khỏi. Cách tốt nhất để chuẩn bị cho sự thay đổi trong hoạt động là bắt đầu chia sẻ và truyền đạt mục tiêu và động lực của dự án. Khi các kênh liên lạc rõ ràng được thiết lập giữa các trưởng nhóm, giám đốc điều hành và chuyên gia nhân sự, các công ty có thể dần dần phá bỏ rào cản giữa các phòng ban. Các chiến lược lập kế hoạch và quản lý thay đổi hiệu quả có thể giúp các nhóm chuẩn bị đầy đủ và nhận được sự hỗ trợ tham gia sớm.

Phần sau đây nêu bật một số mục kiểm tra quan trọng để giúp bạn bắt đầu thành công hành trình chuyển đổi kỹ thuật số nhân sự.

• Tính toàn vẹn dữ liệu: Trước khi bắt đầu di chuyển dữ liệu, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng họ có đủ nguồn lực, đồng thời nâng cấp hoặc phát triển kỹ năng của nhân viên CNTT để đảm bảo rằng nhiệm vụ di chuyển dữ liệu có thể được hoàn thành suôn sẻ và ít xảy ra lỗi của con người nhất. khả thi.
• Chi phí và nỗ lực: Định lượng các yêu cầu của dự án cho tất cả các lĩnh vực kinh doanh bị ảnh hưởng, bao gồm các yêu cầu triển khai và tích hợp. Phát triển ngân sách và tiến trình thực tế để đảm bảo triển khai thành công.
• Nhu cầu hiện tại và tương lai: Làm việc chặt chẽ với các trưởng bộ phận và nhóm ngay từ đầu để đảm bảo hiểu rõ các mục tiêu, yêu cầu và thách thức tương ứng của họ. Đồng thời, đảm bảo rằng HRMS bạn triển khai có thể mở rộng để đáp ứng nhu cầu thay đổi của tất cả các bên liên quan.
• Tuân thủ: Xác định các yêu cầu về quy định, việc làm và pháp lý khác, đồng thời đảm bảo các hệ thống mới đáp ứng các yêu cầu tuân thủ cho từng khu vực.
• Chuẩn bị ra mắt: Hãy thu hút đội ngũ nhân sự sớm để giúp phát triển các kế hoạch và mục tiêu đào tạo. Đặt các mốc quan trọng hàng tháng để đảm bảo rằng tất cả quản trị viên, người quản lý và nhân viên đều được đào tạo bài bản và sẵn sàng khai thác triệt để giá trị của hệ thống HRMS mới.

Kết luận 

Trong bối cảnh môi trường làm việc đang thay đổi nhanh chóng, đặc biệt sau đại dịch COVID-19, HRMS đã chứng minh giá trị của mình bằng cách hỗ trợ doanh nghiệp thích ứng và vượt qua khó khăn. Việc chuyển đổi kỹ thuật số trong quản lý nhân sự không chỉ mang lại hiệu quả kinh doanh mà còn cải thiện trải nghiệm tổng thể của nhân viên, giúp họ cảm thấy được quan tâm và phát triển sự nghiệp một cách bền vững.

Tóm lại, việc triển khai HRMS không chỉ là một bước tiến công nghệ mà còn là một chiến lược dài hạn nhằm tạo ra môi trường làm việc thông minh, hiệu quả và nhân văn hơn. Các công ty cần tiếp tục đầu tư vào các giải pháp HRMS tiên tiến để duy trì sự cạnh tranh và phát triển bền vững trong tương lai.