Ngành xây dựng, một trụ cột quan trọng trong nền kinh tế, đang đối mặt với nhiều thách thức đáng kể. Những vấn đề như kế hoạch không phù hợp, giao tiếp kém, và quản lý tài chính không hiệu quả đã gây ra nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp trong ngành. Để hiểu rõ hơn về những trở ngại này và tìm ra các giải pháp khả thi, chúng ta sẽ cùng Asiasoft đi sâu vào phân tích chi tiết từng khía cạnh của những thách thức mà ngành xây dựng đang phải đối mặt và cách thực hiện triển khai ERP giúp bạn vuọt qua những rào cản đó ngay trong bài viết dưới đây.

1. Những thách thức mà ngành xây dựng phải đối mặt

1.1. Kế hoạch không phù hợp

Một trong những thách thức lớn nhất của ngành xây dựng là lập kế hoạch không phù hợp, dẫn đến dự án chất lượng kém, công ty sụp đổ, mất khách hàng và doanh thu giảm.

Lập kế hoạch không phù hợp gây tổn thất chi phí nhân công và mất khách hàng do không hoàn thành đúng hạn. Sự chậm trễ bàn giao cũng ảnh hưởng xấu đến uy tín công ty.

Lập kế hoạch dự án cần tích hợp nhiều phòng ban, nhóm, địa điểm và nguồn lực, dễ dẫn đến trùng lặp dữ liệu, chậm chia sẻ thông tin và lỗi con người.

Điều này dẫn đến sử dụng lao động và nguyên liệu không hiệu quả, sai sót trong tuân thủ thiết kế, lập lịch bảo trì và phân bổ nguồn lực.

Tất cả góp phần tạo ra vấn đề dòng tiền, làm hỏng chi phí và ngân sách. Tránh thời gian chết không cần thiết là thách thức, và các vấn đề hợp đồng với khách hàng dễ xảy ra.

1.2. Trao đổi thông tin phức tạp và hỗn loạn

Trong ngành xây dựng, một trong những sự việc phổ biến nhất là các công ty có nhiều hơn một khách hàng cùng một lúc. Thách thức ở đây là việc trao đổi thông tin trong công ty, xét theo quy trình thủ công, có xu hướng trở nên tẻ nhạt và khó hiểu, cũng như dễ bị chậm trễ và lỗi.

Quản lý và biên soạn dữ liệu cho nhiều nhiệm vụ liên quan đến việc đáp ứng nhu cầu của nhiều khách hàng khác nhau của các công ty trong ngành xây dựng dưới dạng bản trình bày PowerPoint hoặc Bảng tính Excel là một cách rất kém hiệu quả và không thực tế, đồng thời cũng không an toàn vì những người không có quyền truy cập vào thông tin đó có thể dễ dàng xem được. Ngoài ra, nếu không có bất kỳ bản sao lưu đám mây nào, dữ liệu đó rất dễ bị mất.

Ngoài ra, thông tin được quản lý theo cách này không được cập nhật theo thời gian thực, điều này làm tăng thêm thách thức hiện có có thể được giải quyết thông qua việc triển khai hệ thống ERP.

1.3. Giao tiếp không hiệu quả

Các công ty trong ngành xây dựng cần phải phân công công việc cho nhiều phòng ban, nhóm và bên khác nhau trước khi có thể hoàn thành một dự án.

Bởi vì các dự án xây dựng đòi hỏi chuyên môn của nhiều chuyên gia khác nhau như kiến trúc sư, kỹ sư xây dựng, công nhân lành nghề, thợ điện, thợ ống nước, v.v. Chỉ với sự nỗ lực chung, thiết kế và lập kế hoạch của tất cả các chuyên gia này thì một dự án xây dựng mới có thể hoàn thành như đã hứa với khách hàng.

Tuy nhiên, việc tập hợp nỗ lực của tất cả các chuyên gia này đòi hỏi phải có sự giao tiếp phù hợp, đây là một thách thức trong ngành xây dựng. Không có nền tảng giao tiếp nào mà tất cả các phòng ban và nhóm có thể cùng nhau lập kế hoạch và thực hiện các dự án của họ.

Do đó, thiếu sự giao tiếp rõ ràng và hiệu quả, dẫn đến nhiều nhiệm vụ quan trọng bị bỏ qua, và các nhóm liên quan chỉ biết về vấn đề khi đã quá muộn để khắc phục.

1.4. Kỳ vọng không thực tế, dự báo kém, ước tính không chính xác

Trong ngành xây dựng, hợp đồng có thể thắng hoặc thua dựa trên giá thầu. Đây là một ngành cạnh tranh cao và phức tạp, trong đó việc ước tính chi phí dự án bao gồm nhiều thông số như chi phí lao động, nguyên vật liệu, thời gian, giấy phép, và lạm phát.

Ước tính thủ công dễ có lỗi, dữ liệu lỗi thời, và phân tích gặp những sai xót, dẫn đến ước tính không chính xác. Khi điều này xảy ra, khách hàng mất niềm tin và dự án bị ảnh hưởng.

Một thách thức khác là kỳ vọng cao của khách hàng và bên liên quan, như muốn dự án hoàn thành nhanh hoặc với ngân sách hạn chế. Những kỳ vọng này cần được đánh giá kỹ trước khi cam kết thực hiện.

Làm việc với mục tiêu không thể đạt được làm giảm năng suất. Ngay cả khi nhân viên làm thêm giờ, họ vẫn không thể hoàn thành dự án nếu mục tiêu không khả thi.

Không có biện pháp động viên hay phúc lợi nào có thể duy trì chất lượng và độ chính xác của dự án.

Dự báo kém dẫn đến kỳ vọng không thực tế. Dự báo cần được chia nhỏ thành mục tiêu hàng tháng, hàng tuần, và hàng ngày.

Khi có cái nhìn sâu sắc, bạn có thể truyền đạt các vấn đề cho khách hàng và cung cấp kế hoạch thay thế. Điều này giúp quản lý kỳ vọng và đảm bảo dự án hiệu quả thông qua hệ thống ERP.

1.5. Sự kém hiệu quả trong việc ra quyết định

Trong mỗi dự án của ngành xây dựng, rất nhiều nguồn lực, công nhân lành nghề và không lành nghề, chuyên gia của nhiều chuyên ngành khác nhau và thời hạn khác nhau là cơ sở để xây dựng nên dự án cuối cùng.

Điều này có nghĩa là để hoàn thành công việc một cách chính xác, hiệu quả và đúng thời điểm, tất cả các nhóm, phòng ban, con người và vị trí địa lý này cần được tích hợp và tập hợp lại với nhau để đạt được một mục tiêu chung.

Ngoài ra, cũng cần cân nhắc rằng một dự án xây dựng có thể dễ dàng bị chậm tiến độ hoặc vượt ngân sách (hoặc cả hai) nếu các bên liên quan không có ý tưởng rõ ràng về những gì họ có trong tay và những gì họ cần đạt được.

Để đạt được mục tiêu từ vị trí hiện tại và nơi cần đến, cần phải đưa ra nhiều quyết định sau khi xem xét ý kiến đóng góp từ từng nhóm, phòng ban, v.v.

Thách thức trong ngành xây dựng là quá trình ra quyết định vì thông tin và dữ liệu nhận được không phải lúc nào cũng theo thời gian thực và được cập nhật, khiến cho việc phân tích tạo ra không chính xác hoặc bị chậm trễ.

Ngoài ra, khi thực hiện thủ công, dễ xảy ra lỗi của con người, dữ liệu trùng lặp hoặc trình bày sai lệch và các vấn đề tương tự khác. Điều này dẫn đến việc ra quyết định kém hiệu quả, trở thành thách thức lớn đối với các công ty trong một ngành cạnh tranh như vậy.

1.6. Dòng tiền chậm trễ và quản lý tài chính kém hiệu quả

Trong ngành xây dựng, các công ty chủ yếu dựa vào việc lập hóa đơn, nhưng xét đến quy mô kinh doanh rộng lớn của họ thì đây đang trở thành một hệ thống lỗi thời.

Do quá phụ thuộc vào hệ thống này, nhiều công ty đang phải đối mặt với những thách thức liên quan đến việc thanh toán chậm, từ đó tác động tiêu cực đến công ty vì nó sẽ dẫn đến cạn kiệt nguồn vốn của công ty, thường gây ra sự chậm trễ và bất tiện trong các dự án đó.

Điều này dẫn đến khách hàng không hài lòng và mất uy tín thương hiệu cũng như doanh thu.

Ngoài ra, các công ty xây dựng còn phải thực hiện rất nhiều nghĩa vụ theo luật định để có được uy tín trong xã hội cũng như trước pháp luật và không bị phạt.

Các nghĩa vụ này bao gồm thuế, thanh toán tiền thưởng và khấu trừ vào tiền lương của nhân viên, phí cấp phép, phí đăng ký, báo cáo tài chính và kiểm toán, thanh toán tiền lương cho nhân viên theo mốc thời gian cụ thể của ngành, v.v.

Việc quản lý thủ công tất cả các khía cạnh tài chính khác nhau của công ty bạn không chỉ trở nên tẻ nhạt và tốn thời gian mà còn dễ xảy ra sai sót của con người.

2. Lợi ích khi triển khai ERP trong ngành xây dựng 

2.1. Triển khai ERP giúp tự động hóa hoạt động

Thông thường, các công ty xây dựng hoạt động trên quy mô lớn, có nghĩa là họ có nhiều hoạt động thường trải rộng trên nhiều địa lý khác nhau. Một số hoạt động này là quản lý dự án, quản lý nhân sự, quản lý mua sắm, ước tính chi phí và xử lý khách hàng.

Bây giờ, tùy thuộc vào quy mô của công ty, quy mô riêng lẻ của từng hoạt động này cũng có thể trở nên rộng hơn. Điều này khiến việc quản lý hoàn hảo trở thành một thách thức không thể giải quyết được thông qua các hoạt động thủ công.

Tuy nhiên, thách thức này có thể được giải quyết thông qua hệ thống ERP vì nó tự động hóa và xử lý tất cả các nhiệm vụ với độ chính xác cao, giảm khả năng xảy ra lỗi của con người, cũng như tiết kiệm thời gian và các nguồn lực khác cho các nhiệm vụ chiến lược hơn như tiếp thị, nghiên cứu và phát triển, thiết kế,…

2.2. Tối ưu hóa quản lý dự án

Nếu không có quản lý dự án phù hợp, không công ty xây dựng nào có thể tồn tại trong suốt vòng đời của mình hoặc có khách hàng lâu dài. Ngay cả một sai sót nhỏ dưới hình thức giao hàng chậm trễ hoặc một lỗi trong quá trình xây dựng cũng làm hỏng toàn bộ dự án, gây ra tổn thất lớn và lâu dài.

Hệ thống ERP là một lợi ích to lớn cho việc tối ưu hóa quản lý dự án vì khi triển khai hệ thống này, các công ty trong ngành xây dựng có thể quản lý hiệu quả nhiều dự án cùng một lúc.

Ngoài ra, hệ thống ERP sẽ giúp đảm bảo tối ưu hóa các dự án tốt hơn bằng cách lựa chọn và áp dụng đúng nguồn lực vào đúng thời điểm và đúng nơi, từ đó dẫn đến tăng biên lợi nhuận và kiểm soát chi phí.

2.3. Triển khai ERP giúp giao tiếp nội bộ hiệu quả hơn

Một trong những yếu tố lớn nhất dẫn đến thất bại trong việc đáp ứng thời hạn dự án là thiếu sự giao tiếp tốt giữa các phòng ban trong công ty.

Hệ thống ERP có thể giải quyết thách thức này ngay lập tức vì nó tích hợp diễn đàn trò chuyện có khả năng tương tác video, lịch kết nối và các tính năng khác giúp cải thiện giao tiếp nội bộ giữa các phòng ban khác nhau.

Tất cả các công cụ này, khi được tất cả các thành viên của một dự án cụ thể sử dụng, sẽ đảm bảo rằng tất cả các thành viên liên quan đều được trao đổi thông tin cùng một lúc mà không có bất kỳ sự chậm trễ nào.

2.4. Thân thiện với thiết bị di động

Hệ thống ERP hiện nay đã trở nên thân thiện với thiết bị di động vì tính linh hoạt của thiết bị di động trên mọi địa điểm và trang web.

Ưu điểm lớn nhất của việc này là việc truy cập thông tin và dữ liệu liên quan đến dự án thông qua thiết bị di động sẽ giúp đẩy nhanh hoạt động chung của các công ty xây dựng, đảm bảo không có sự chậm trễ hoặc sai sót nào có thể ngăn ngừa được.

Ngoài ra, việc truy cập ERP trên thiết bị di động đảm bảo rằng các bản cập nhật thời gian thực của dự án tiếp tục diễn ra từ mọi địa điểm dự án. Tất cả những điều này giúp tăng năng suất chung của hoạt động kinh doanh.

2.5. Sự hiện diện 24×7

Cách tốt nhất để đảm bảo đáp ứng được thời hạn của các dự án xây dựng và đạt hiệu quả tối đa là thông qua việc triển khai hệ thống ERP.

Với ERP, bạn có thể đảm bảo rằng không có dự án nào của bạn bị chậm trễ do thiếu hụt bất kỳ nguồn lực nào và mọi yêu cầu và thông tin liên quan đến dự án đều có sẵn cho mọi thành viên dự án có liên quan trên mọi địa điểm theo thời gian thực. Điều này đánh dấu sự hiện diện của doanh nghiệp 24×7.

Với hệ thống ERP, người ta có thể truy cập vào tất cả các thông tin và tài liệu cần thiết từ điện thoại di động hoặc máy tính xách tay, bất kể vị trí của họ. Điều này cũng mang lại sự linh hoạt trong công việc cho nhân viên của công ty trong khi vẫn đảm bảo năng suất tối đa.

2.6. Dễ dàng chuyển dữ liệu với việc triển khai ERP 

Các công ty trong ngành xây dựng có một nhóm hoạt động khổng lồ và tài liệu đồng thời về cùng một hoạt động. Điều này có nghĩa là việc quản lý và phân bổ dữ liệu chung trở thành một nhiệm vụ đầy thách thức đối với các nhà quản lý, một điều thậm chí còn trở nên khó khăn hơn khi quy mô của công ty xây dựng ngày càng lớn hơn.

Việc triển khai hệ thống ERP giúp các chuyên gia trong ngành xây dựng thông qua các tính năng quản lý cơ sở dữ liệu giúp tập trung dữ liệu hiệu quả, bất kể quy mô công ty.

Các tính năng này của hệ thống ERP cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc truyền dữ liệu an toàn và nhanh chóng giữa các phòng ban trong tổ chức để mọi người có thể dễ dàng truy cập và theo dõi thông tin và hồ sơ cần thiết khi cần.

2.7. Triển khai ERP giúp nâng cao hiệu quả trong việc ra quyết định

Các công ty xây dựng thường có quy mô lớn, hoạt động trải rộng trên nhiều phòng ban, nhóm, bên liên quan, vị trí địa lý, v.v. khác nhau.

Điều này có nghĩa là thông tin và dữ liệu thường bị phân tán, không thể truy cập, không được cập nhật theo thời gian thực và thường xuyên chồng chéo, dẫn đến việc ra quyết định kém hiệu quả.

Tuy nhiên, với việc triển khai hệ thống ERP cho phép tập trung dữ liệu và hoạt động hiệu quả, các nhà quản lý có thể dễ dàng đưa ra mọi quyết định kinh doanh mà không gặp bất kỳ sai sót hay chậm trễ nào.

Trên thực tế, nhờ sự tập trung này, các vấn đề có thể được lường trước và giải quyết trước khi chúng tạo ra tình trạng tắc nghẽn.

2.8. Cải thiện các chiến lược tiếp thị

Xem xét rằng việc triển khai hệ thống ERP trong các công ty xây dựng cung cấp khả năng phân tích chuyên sâu về mọi hoạt động kinh doanh, bao gồm số liệu kinh doanh, KPI tiếp thị, KPI tài chính, v.v., phân tích chuyên sâu và hiểu biết sâu sắc này không chỉ giúp cải thiện mà còn tối ưu hóa các chiến lược tiếp thị của công ty bạn.

Điều này được thực hiện theo cách mà các chiến lược tiếp thị không chỉ bao gồm tiếp thị thương hiệu hoàn hảo mà còn bao gồm các loại hình tiếp thị khác như trang đích, CTA, tiếp thị hiệu suất, tiếp thị bền vững, tiếp thị qua email,… tùy theo cách phù hợp nhất với công ty và khách hàng của bạn.

Với việc phân tích dữ liệu thu thập được từ nhiều phòng ban khác nhau và sau đó là thiết kế kế hoạch tiếp thị, khả năng bạn đạt được mọi mục tiêu tiếp thị của mình sẽ tăng lên.

2.9. Dự toán chi phí và doanh thu thầu xây dựng

Trong ngành xây dựng, các nhà tiếp thị cần đấu thầu các dự án theo hợp đồng. Việc đấu thầu này được thực hiện dựa trên ước tính chi phí và công ty có giá tốt nhất sẽ thắng thầu.

Việc triển khai hệ thống ERP giúp ích rất nhiều trong việc ước tính chi phí vì nó giúp đưa ra ước tính chi phí phù hợp dựa trên các nguồn lực sẽ sử dụng, dự kiến biến động giá cả và các thông số liên quan khác.

Hệ thống ERP cũng giúp tính toán các khoản nợ chung của dự án, cũng như thu nhập ước tính từ dự án. Trên thực tế, ERP dựa trên AI sẽ đảm bảo rằng có độ lệch tối thiểu trong chi phí thực tế và ước tính.

2.10. Tài liệu số

Một trong những lợi ích lớn nhất của việc triển khai ERP trong một công ty xây dựng là nó giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ để lập tài liệu. Ngoài ra, dữ liệu được lưu trữ kỹ thuật số có thể truy cập từ bất kỳ vị trí nào, vào bất kỳ thời điểm nào trong ngày, với việc truy cập trái phép vào các tài liệu được giảm xuống, đảm bảo tính riêng tư và bí mật của thông tin bí mật.

Cuối cùng, việc mất dữ liệu và thông tin được ngăn ngừa vì hệ thống ERP có xu hướng được bảo vệ trên nền tảng đám mây và nhân viên cập nhật thông tin theo thời gian thực, nghĩa là thông tin vẫn được lưu trên hệ thống, ngay cả khi một nhân viên nào đó rời khỏi công ty.

Kết Luận lợi ích của việc triển khai ERP trong ngành xây dựng

Những thách thức mà ngành xây dựng đang phải đối mặt, từ lập kế hoạch không phù hợp đến giao tiếp kém và quản lý tài chính không hiệu quả, đều thể hiện sự phức tạp và đa dạng của ngành. Tuy nhiên, bằng cách nhận thức rõ những vấn đề này và tìm kiếm giải pháp, các công ty xây dựng có thể biến khó khăn thành cơ hội phát triển. Việc áp dụng các hệ thống quản lý hiện đại như ERP không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn tăng cường hiệu quả, giảm thiểu sai sót và nâng cao chất lượng dịch vụ. Để tồn tại và phát triển trong một môi trường cạnh tranh khốc liệt, việc đổi mới và thích ứng là điều cần thiết. Ngành xây dựng cần phải liên tục cải tiến và điều chỉnh các chiến lược của mình để vượt qua mọi thách thức, hướng đến một tương lai bền vững và phát triển mạnh mẽ.