Phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp ERP được đánh giá là giải pháp công nghệ hiệu quả, tuy nhiên khi áp dụng phần mền này để quản lý doanh nghiệp các nhà quản trị cần nắm rõ một số lưu ý khi quyết định triển khai ERP. Vậy để triển khai hệ thống ERP cần lưu ý những vấn đề gì? Xin mời quý độc giả đón đọc bài viết ngay sau đây!

1. Phân tích nhu cầu, xác định mục tiêu thực tế

Các doanh nghiệp trong nước phát triển ngày càng nhanh, mô hình quản lý dần không theo kịp sự phát triển của thị trường, do đó việc sử dụng hệ thống ERP để cải thiện công tác quản lý là cấp thiết, tình hình này thường tiềm ẩn những rủi ro về nhu cầu. Doanh nghiệp trước khi chuẩn bị ứng dụng hệ thống ERP cần tiến hành phân tích nhu cầu một cách hợp lý: 

• Vấn đề cấp thiết nhất mà doanh nghiệp cần giải quyết hiện nay là gì? 
• Điều kiện về nguồn lực tài chính? 
• Công tác quản lý cơ bản đã được làm rõ chưa ? 
• Chất lượng nhân sự có đủ cao không? 
• Bạn có cần sự hỗ trợ của công ty tư vấn? 

Nếu bạn có thể quyết định đâu là việc đúng và sau đó thực hiện đúng, rủi ro sẽ giảm đi rất nhiều.

2. Chuẩn bị “bằng lái xe”

Doanh nghiệp sử dụng ERP để nâng cao năng lực cạnh tranh, nhưng việc lái xe trên xa lộ ERP và lấy được “bằng lái” với cách quản lý được chuẩn hóa mới là sự đảm bảo cơ bản nhất. Nếu bản thân việc quản lý cơ bản của doanh nghiệp không được chuẩn hóa thì phải chuẩn bị cho một cuộc chiến trường kỳ, nếu không chu kỳ thực hiện sẽ quá dài, niềm tin của doanh nghiệp và nhà cung cấp sẽ bị ảnh hưởng nặng nề, nguy cơ đình trệ dự án sẽ xảy ra. Đừng kỳ vọng ERP sẽ thay đổi cách quản lý của bạn, những mô hình, quy trình nghiệp vụ chỉ là công cụ quản lý, ý tưởng tiên tiến, kiểm soát được hay không còn phụ thuộc vào năng lực điều hành của doanh nghiệp và nhà cung cấp.

3. Thiết lập hệ thống quản lý dự án 

Dự án ERP là kỹ thuật hệ thống quản lý doanh nghiệp với đặc điểm hệ thống phức tạp, khó triển khai, chu kỳ ứng dụng dài nên trong quá trình ứng dụng ERP doanh nghiệp phải thiết lập, hoàn thiện hệ thống quản lý dự án kỹ thuật và cơ chế vận hành đảm bảo triển khai thành công. của dự án ERP. 

Các nội dung chính bao gồm: 

• Xây dựng các mục tiêu ứng dụng ERP rõ ràng và định lượng, 
• Tiến hành đào tạo và giáo dục các kiến ​​thức quản lý hiện đại như ERP, 
• Giới thiệu tư vấn thông tin doanh nghiệp,
• Tiến hành phân tích nhu cầu dự án ERP,
• Thực hiện đổi mới quản lý doanh nghiệp, 
• Tổ chức lại quy trình kinh doanh và triển khai ERP hệ thống giám sát dự án và việc triển khai hệ thống đánh giá dự án ERP,…

Việc triển khai ERP nên được coi là một cải cách quản lý quan trọng của chính doanh nghiệp.

4. Tăng cường đào tạo, nâng cao nhận thức

Đào tạo là một yếu tố quan trọng trong việc triển khai thành công một hệ thống ERP. Mục đích chính của đào tạo dự án ERP là thay đổi tư duy và nâng cao nhận thức. Nếu chưa thống nhất tư duy thì chưa bước vào giai đoạn thực hiện. Việc đào tạo của nhiều nhà cung cấp hầu hết là đào tạo sản phẩm, khiến mọi người trong công ty đều ngủ quên và không đạt được hiệu quả gì cả. 

Để nâng cao hiểu biết của mọi người về kiến ​​thức liên quan đến ERP và chuẩn hóa hành vi của các nhà quản lý, các nhà quản lý các cấp không chỉ phải hiểu ERP là gì mà còn phải hiểu những thay đổi mà việc triển khai ERP sẽ mang lại cho doanh nghiệp thông qua đào tạo và làm rõ vai trò của từng phần. Việc đào tạo được thực hiện tốt nhất dưới dạng các bài giảng và đào tạo tại chỗ và các cấp độ đào tạo khác nhau được cung cấp về lý thuyết ERP, các chức năng, hoạt động và thu thập dữ liệu của hệ thống phần mềm ERP.

5. Dịch vụ tức thời cho tư vấn và nhà cung cấp

ERP không phải là một công cụ quản lý đơn thuần, mà là đại diện cho các quy trình kinh doanh và ý tưởng quản lý tiên tiến. Việc thực hiện nó là một dự án phức tạp, là sự tích hợp hữu cơ giữa đổi mới công nghệ CNTT và đổi mới quản lý. Điều này đòi hỏi nỗ lực chung lâu dài của các nhà cung cấp ERP và doanh nghiệp, thậm chí cả sự tham gia của các nhà cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp bên thứ ba để việc ứng dụng ERP được triển khai đầy đủ và đạt được mục tiêu như mong đợi.

6. Hoàn thiện thông tin dữ liệu cơ bản

Thông tin là sự đảm bảo cho hoạt động bình thường và dữ liệu phải chính xác. Nhiều doanh nghiệp khó đầu tư đủ tâm sức cho việc chuẩn bị dữ liệu cơ bản, và kết quả là “đầu vào nhiều rác, đầu ra vẫn rác”. Để hệ thống hoạt động hiệu quả, dữ liệu phải đầy đủ và chính xác. Để nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống, doanh nghiệp nên mã hóa dữ liệu tương ứng một cách hợp lý, có lợi cho việc theo dõi và truy vấn thông tin của hệ thống. Nền tảng vận hành cơ bản của ERP dựa trên công việc cơ bản của dữ liệu, đặt nền tảng cho hoạt động bình thường của ERP sau khi nhập.

7. Vai trò của nhóm dự án

Nhóm dự án là động cơ sức mạnh của ERP và chất lượng của nhóm ảnh hưởng trực tiếp đến việc xây dựng thông tin của doanh nghiệp. Hiện tại, chủ yếu là những nhân viên IT trong các doanh nghiệp đảm nhận trách nhiệm của nhóm dự án, điều này rõ ràng là sai vì họ thiếu kinh nghiệm quản lý. 

Đội dự án là một đội và một đội bổ trợ, phải được doanh nghiệp ủy quyền đầy đủ và nằm giữa lãnh đạo doanh nghiệp với các bộ phận khác thì mới có thể kiểm soát được ERP, nếu không sẽ thường xuyên bị sập. Bởi vì điểm yếu lớn nhất của bản chất con người là thay đổi, và việc triển khai ERP đã thay đổi hoàn toàn thói quen làm việc ban đầu của doanh nghiệp. Ai cũng quen đeo đồng hồ tay trái, đổi sang tay phải còn khó thay đổi chứ đừng nói đến thói quen làm việc.

8. Vai trò tư vấn triển khai

Doanh nghiệp thường đi đến hai thái cực khi đối mặt với tư vấn triển khai, một là họ không tin vào vai trò của tư vấn, cho rằng họ không hiểu chính công ty mình. Nếu doanh nghiệp chỉ coi đơn vị tư vấn triển khai, là công cụ kiếm lời của thương gia, thiếu niềm tin thì dự án sẽ ngày càng tiến gần đến thất bại. 

Hai bên phải hợp tác chiến lược, trao đổi liên tục, học hỏi lẫn nhau, xác định mục tiêu theo từng giai đoạn hợp lý; phải học cách tìm kiếm điểm chung, đồng thời bảo lưu sự khác biệt, mọi người đều bình đẳng. Nếu hai bên có thể tiến hành trên quan điểm bình đẳng và cùng có lợi, thì sự thành công của dự án sẽ hoàn toàn được đảm bảo.

9. Vai trò của con người

Thông qua xây dựng tin học hóa, doanh nghiệp hiểu sâu sắc mối quan hệ phối hợp giữa con người, công nghệ và quản lý trong quá trình tin học hóa doanh nghiệp. Con người là nguồn lực cốt lõi của doanh nghiệp, chỉ có phát huy hết nhiệt huyết của con người thì doanh nghiệp mới có thể đổi mới và hoạt động hiệu quả. Không có đội ngũ tài năng, mọi thứ chỉ là hình thức. 

Việc triển khai ERP tạo cơ hội cho nước ta sử dụng công nghệ quản lý tiên tiến để chuyển đổi các ngành truyền thống, đồng thời cũng là thách thức đối với doanh nghiệp. Trong quá trình triển khai ERP, việc đào tạo đội ngũ tư vấn triển khai của chính doanh nghiệp như thế nào sẽ là một đảm bảo quan trọng cho sự thành công của việc triển khai. Với con người và bằng lái xe trong doanh nghiệp, sẽ có thể lái chiếc xe ERP này chạy trên con đường thông tin hóa doanh nghiệp tốc độ cao.

Khi triển khai phần mềm ERP là sự kết hợp giữa 2 yếu tố là giải pháp ERP và nhà cung cấp. Doanh nghiệp cần lựa chọn những nhà cung cấp có kinh nghiệm lâu năm và chuyên môn cao, có thể cải thiện được các chức năng của hệ thống nhanh chóng và phù hợp với doanh nghiệp  mình. Khi sở hữu được phần mềm ERP phù hợp, các hoạt động của doanh nghiệp sẽ được quản lý dễ dàng hơn.