Trong kỷ nguyên số hóa hiện nay, chuyển đổi số không còn là lựa chọn mà đã trở thành yếu tố sống còn đối với mọi doanh nghiệp. Quá trình này đóng vai trò như đòn bẩy chiến lược giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực quản trị, tối ưu hóa vận hành và tăng cường lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp đang khát khao áp dụng các giải pháp số, nhưng lại loay hoay không biết bắt đầu từ đâu và triển khai như thế nào cho hiệu quả.

Bài viết này Asiasoft sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về hành trình chuyển đổi số, từ việc xác định điểm xuất phát đến các yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp xây dựng lộ trình số hóa bền vững, hiệu quả và phù hợp với bối cảnh kinh doanh riêng biệt của mình.

1. Phân biệt chuyển đổi số với số hóa

Khi bàn về công nghệ trong kinh doanh, nhiều người thường nhầm lẫn giữa “chuyển đổi số” và “số hóa”. Tuy cùng liên quan đến ứng dụng công nghệ số, hai khái niệm này có những đặc điểm và phạm vi tác động khác biệt rõ rệt. Hãy cùng phân tích sự khác biệt thông qua bảng so sánh dưới đây:

2. Lợi ích chuyển đổi số

Chuyển đổi số không chỉ là xu hướng nhất thời mà đã trở thành yếu tố sống còn trong thế giới kinh doanh hiện đại. Đây là quá trình tái cấu trúc toàn diện, từ mô hình vận hành đến văn hóa doanh nghiệp, nhằm tận dụng tối đa tiềm năng của công nghệ số. Hãy cùng khám phá những lợi ích vượt trội mà chuyển đổi số mang lại cho doanh nghiệp:

3. Quy trình chuyển đổi số cơ bản cho doanh nghiệp

3.1. Bước 1: Xác định ý nghĩa của Chuyển đổi số với doanh nghiệp

Trong hành trình chuyển đổi số, bước đầu tiên và quan trọng nhất là xác định rõ “Tại sao?” – lý do thúc đẩy doanh nghiệp bước vào quá trình này. Dù hoạt động trong ngành nghề nào, ở quy mô hay giai đoạn phát triển nào, mỗi doanh nghiệp đều cần nhận diện giá trị cốt lõi mà chuyển đổi số mang lại cho tổ chức của mình.

Để làm rõ ý nghĩa của chuyển đổi số, ban lãnh đạo cần nghiêm túc đối diện với những câu hỏi then chốt:

• Khách hàng hiện tại đang mong đợi điều gì từ doanh nghiệp? Tốc độ đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp đã đủ nhanh chưa? Năng suất làm việc đã đạt ngưỡng tối ưu hay vẫn còn dư địa cải thiện? Khả năng đổi mới sáng tạo có đang theo kịp với tốc độ biến đổi của thị trường?
• Đâu là điểm khởi đầu phù hợp trên lộ trình số hóa? Doanh nghiệp nên ưu tiên phát triển nguồn nhân lực (xây dựng văn hóa làm việc linh hoạt, nâng cao kỹ năng số) hay tập trung vào đổi mới công nghệ (nâng cấp hạ tầng CNTT, áp dụng điện toán đám mây, trí tuệ nhân tạo)?
• Làm thế nào để biến tầm nhìn chuyển đổi số thành hiện thực? Lãnh đạo cần trang bị kiến thức, kỹ năng và tư duy gì để dẫn dắt tổ chức vượt qua thách thức và nắm bắt cơ hội trong kỷ nguyên số?

Khi giải đáp được những câu hỏi này, ban lãnh đạo không chỉ xác định được ý nghĩa và mục tiêu chuyển đổi số mà còn nhìn nhận rõ điểm xuất phát và hướng đi cho tổ chức.

3.2. Bước 2: Đánh giá hiện trạng và định hướng phát triển

Trước khi bắt đầu hành trình chuyển đổi số, doanh nghiệp cần có bức tranh toàn cảnh về thực trạng hiện tại. Quá trình đánh giá toàn diện giúp xác định điểm mạnh cần phát huy, điểm yếu cần khắc phục và cơ hội cần nắm bắt, từ đó xây dựng lộ trình chuyển đổi số phù hợp.

Việc đánh giá hiện trạng không chỉ dừng lại ở việc liệt kê các yếu tố hiện có mà còn phải phân tích mối liên hệ giữa chúng. Doanh nghiệp cần xác định những “điểm đau” cấp bách nhất và những cơ hội tiềm năng có thể khai thác nhanh chóng thông qua công nghệ số.

Kết quả của quá trình đánh giá này sẽ cung cấp nền tảng vững chắc để doanh nghiệp xây dựng chiến lược chuyển đổi số phù hợp với bối cảnh riêng biệt, tránh tình trạng “chạy theo xu hướng” mà không giải quyết được vấn đề cốt lõi của tổ chức.

3.3. Bước 3: Xây dựng chiến lược Chuyển đổi số

Sau khi phân tích toàn diện hiện trạng doanh nghiệp, bước quan trọng tiếp theo là thiết kế chiến lược chuyển đổi số có tính đột phá nhưng vẫn khả thi. Đây không đơn thuần là kế hoạch ứng dụng công nghệ, mà là bản thiết kế tổng thể tái định hình mô hình kinh doanh và tạo giá trị mới.

Một chiến lược chuyển đổi số hiệu quả cần đảm bảo ba yếu tố cốt lõi: rõ ràng trong tầm nhìn, cụ thể trong mục tiêu, và linh hoạt trong triển khai. Doanh nghiệp cần xác định những thành quả kinh doanh được lượng hóa rõ ràng, từ đó tạo sự liên kết chặt chẽ giữa chiến lược số và chiến lược tổng thể.

Để xây dựng chiến lược chuyển đổi số bài bản, doanh nghiệp cần trả lời ba câu hỏi mang tính định hướng:

• Bối cảnh thị trường trong tương lai? – Xác định rõ xu hướng ngành và sự chuyển dịch của thị trường để điều chỉnh hướng đi phù hợp.
• Vị thế cạnh tranh mong muốn? – Định vị rõ vai trò của doanh nghiệp trong hệ sinh thái số và chuỗi giá trị tương lai.
• Phương thức tạo giá trị bền vững? – Thiết kế lộ trình cân bằng giữa tầm nhìn dài hạn và khả năng thích ứng linh hoạt với biến động.

Điểm khác biệt của chiến lược chuyển đổi số thành công nằm ở khả năng kết nối “hiện tại” với “tương lai”. Nó phải vừa giúp doanh nghiệp nắm bắt cơ hội tức thời, vừa đặt nền móng cho các mô hình kinh doanh đột phá trong tương lai. Đồng thời, chiến lược này cần được thiết kế dưới dạng các chu kỳ lặp liên tục, sẵn sàng điều chỉnh theo phản hồi thị trường và tiến bộ công nghệ mới.

3.4. Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện chi tiết

Chiến lược chuyển đổi số cần được cụ thể hóa thành lộ trình hành động rõ ràng. Đây là bước then chốt quyết định thành công của toàn bộ quá trình. Một kế hoạch thực thi hiệu quả cần đảm bảo tính khả thi, có thể đo lường và linh hoạt điều chỉnh.

3.5. Bước 5: Xây dựng nền tảng dữ liệu, công nghệ

Sự thiếu linh hoạt trong nền tảng công nghệ đã khiến nhiều doanh nghiệp trước đó phải vật lộn trong công cuộc Chuyển đổi số. Vì thế, ở giai đoạn này của quy trình chuyển đổi số, doanh nghiệp bạn sẽ cần tập trung vào đầu tư nền tảng dữ liệu và công nghệ hiện đại.

Các nền tảng dữ liệu, công nghệ này phải được thiết kế xung quanh các ưu tiên kinh doanh và thường được chia thành 2 nhóm chính:

• Nền tảng làm việc nội bộ: Ví dụ như các công nghệ giúp tiết kiệm thời gian quản lý tài liệu, tăng năng suất làm việc của nhân sự, giảm chi phí nhân sự mới…
• Nền tảng làm việc với khách hàng, đối tác: Là những công nghệ giúp thu thập thông tin từ khách hàng hiệu quả hơn, phục vụ nhu cầu, mong muốn khách hàng nhanh chóng hơn…

3.6. Bước 6: Xây dựng đội ngũ nhân lực cho kỷ nguyên số

Nhân sự chính là “bộ não” và “trái tim” của mọi sáng kiến chuyển đổi số. Không có đội ngũ phù hợp, mọi chiến lược và công nghệ tiên tiến đều khó có thể phát huy hiệu quả tối đa.

3.7. Bước 7: Thực hiện chuyển đổi số toàn diện

Khi đã chuẩn bị đầy đủ về chiến lược, nguồn lực và nền tảng công nghệ, doanh nghiệp cần triển khai quá trình chuyển đổi số một cách có hệ thống. Việc theo dõi, ghi nhận dữ liệu trong suốt quá trình này sẽ là nền tảng quan trọng cho đánh giá hiệu quả và điều chỉnh liên tục.

a. Số hóa thông tin 

Chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý sang dạng số là bước đầu tiên không thể thiếu trong hành trình chuyển đổi số. Quá trình này không đơn thuần là “scan tài liệu” mà đòi hỏi một phương pháp tiếp cận có tổ chức.

b. Số hóa quy trình – Tạo đòn bẩy hiệu suất

Số hóa quy trình là bước tiến quan trọng từ “lưu trữ thông tin” sang “tự động hóa vận hành”. Hai hướng tiếp cận chính là số hóa quy trình nội bộ và quy trình tương tác với khách hàng.

• Quy trình nội bộ: Tự động hóa các hoạt động hành chính, quy trình phê duyệt, quản lý nguồn lực, tạo môi trường làm việc không giấy tờ.
• Quy trình khách hàng: Xây dựng các kênh tương tác số, hệ thống quản lý quan hệ khách hàng thông minh, tự động hóa dịch vụ chăm sóc.

Ví dụ thực tế: Chuyển đổi quy trình ký kết hợp đồng

Trước đây: Gặp mặt trực tiếp → In hợp đồng → Ký tay → Gửi bản cứng → Lưu trữ vật lý Sau số hóa: Soạn thảo online → Ký số → Phê duyệt trực tuyến → Lưu trữ tự động → Truy xuất dễ dàng Kết quả: Giảm thời gian ký kết từ vài tuần xuống còn vài phút, tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ.

c. Tiến tới chuyển đổi số toàn diện

Chuyển đổi số không dừng lại ở việc số hóa thông tin hay quy trình riêng lẻ, mà hướng tới sự tích hợp toàn diện các yếu tố kinh doanh, công nghệ và con người trong một hệ sinh thái số thống nhất.

• Tích hợp đa kênh: Kết nối liền mạch giữa các nền tảng số và kênh tương tác truyền thống.
• Dữ liệu tập trung: Xây dựng kho dữ liệu thống nhất, phá bỏ các “ốc đảo thông tin” giữa phòng ban.
• Cá nhân hóa trải nghiệm: Sử dụng AI và phân tích dữ liệu để tạo trải nghiệm riêng biệt cho từng đối tượng.

Chuyển đổi số là hành trình liên tục, không có điểm kết thúc. Doanh nghiệp cần thiết lập chu trình đánh giá – điều chỉnh định kỳ, liên tục cải tiến dựa trên dữ liệu thực tế và phản hồi từ người dùng.

Với lộ trình 7 bước được trình bày trong bài viết này, doanh nghiệp đã có trong tay bản đồ chỉ dẫn cho hành trình chuyển đổi số. Tuy nhiên, chìa khóa thành công không nằm ở công nghệ hay quy trình, mà ở sự kiên trì và cam kết của đội ngũ lãnh đạo cùng toàn thể nhân viên trong việc xây dựng một tổ chức thực sự lấy dữ liệu làm trung tâm.

4. Những lưu ý then chốt giúp doanh nghiệp số hóa bền vững

4.1. Xác định mục tiêu chiến lược rõ ràng

Trong bối cảnh công nghệ phát triển chóng mặt, lãnh đạo doanh nghiệp cần giữ bình tĩnh để xác định chính xác các vấn đề cốt lõi cần giải quyết. Chuyển đổi số không phải là mục tiêu tự thân, mà là công cụ để đạt được các mục tiêu kinh doanh. Hãy đặt khách hàng vào vị trí trung tâm, bởi cuối cùng, mọi nỗ lực số hóa đều phải hướng đến việc gia tăng giá trị và doanh thu.

4.2. Đánh giá năng lực hiện tại một cách toàn diện

Sau khi hoạch định lộ trình, doanh nghiệp cần đánh giá khách quan khả năng sẵn sàng cho quá trình tái cấu trúc. Điều này đòi hỏi phân tích song song hai yếu tố: con người và dữ liệu. Không chỉ dừng lại ở việc rà soát dữ liệu nội bộ, cần mở rộng tầm nhìn đến cả dữ liệu từ đối tác chiến lược để có cái nhìn tổng thể về chuỗi giá trị trước khi khởi động quá trình chuyển đổi.

4.3. Tái thiết quy trình khi cần thiết

Nhà quản trị không buộc phải am hiểu sâu về công nghệ, nhưng cần nhận thức rằng sự kết hợp giữa tầm nhìn kinh doanh và tiềm năng công nghệ có thể tạo nên đột phá. Việc đánh giá độ trưởng thành của quy trình hiện tại là bước đệm quan trọng giúp xác định thời điểm và phương thức chuyển đổi phù hợp. Những giai đoạn sản xuất và giao dịch thấp điểm chính là cơ hội lý tưởng để tiến hành những điều chỉnh cấu trúc quy trình, tối ưu hóa cho quá trình số hóa.

4.4. Lựa chọn giải pháp phù hợp với bối cảnh doanh nghiệp

Doanh nghiệp đứng trước hai lựa chọn chiến lược: tự phát triển hệ thống ERP dựa trên đặc thù quy trình, hoặc tích hợp các giải pháp sẵn có từ nhà cung cấp chuyên nghiệp. Mỗi phương án đều có ưu điểm riêng, tuy nhiên cần tránh xu hướng áp dụng các giải pháp tạm thời để giải quyết vấn đề trước mắt. Đôi khi, việc từ bỏ một nền tảng hiện tại có thể mở ra cơ hội tiếp cận công nghệ tiên tiến hơn, mang lại lợi ích dài hạn cho doanh nghiệp.

4.5. Xây dựng văn hóa đổi mới từ lãnh đạo đến nhân viên

Trong thời đại công nghệ ngày càng phổ biến, yếu tố con người vẫn luôn là nền tảng quyết định thành công. Việc kiến tạo môi trường làm việc cởi mở, tôn vinh sáng tạo và khuyến khích học hỏi liên tục là chìa khóa thúc đẩy quá trình chuyển đổi số. Không gian làm việc mở, tương tác liên phòng ban không chỉ nâng cao hiệu suất mà còn tạo điều kiện cho việc tiếp thu và ứng dụng công nghệ mới diễn ra nhanh chóng, hiệu quả hơn.

5. Giải pháp chuyển đổi số toàn diện cùng Asia Enterprise

Trong kỷ nguyên số hóa đang bùng nổ, doanh nghiệp Việt đang đứng trước thách thức lớn về chuyển đổi số. Giữa bối cảnh đó, Asia Enterprise đã khẳng định vị thế là người đồng hành chiến lược với các SMEs, mang đến giải pháp quản trị tích hợp toàn diện được thiết kế riêng cho thị trường Việt Nam.

Nền tảng Asia Enterprise không chỉ đơn thuần là một công cụ công nghệ – đây là giải pháp chuyển đổi hoạt động kinh doanh toàn diện. Với giao diện người dùng trực quan, nhân viên có thể làm chủ hệ thống chỉ sau vài giờ đào tạo, giảm thiểu thời gian và chi phí triển khai.

Đội ngũ kỹ sư của Asia Enterprise đã nghiên cứu kỹ lưỡng những rào cản chuyển đổi số phổ biến tại doanh nghiệp Việt Nam, từ đó phát triển nền tảng với khả năng tùy biến cao, đáp ứng nhu cầu đa dạng từ doanh nghiệp siêu nhỏ đến các tổ chức vừa có quy mô hàng trăm nhân viên.

Điểm khác biệt vượt trội của Asia Enterprise so với các giải pháp ngoại nhập là khả năng tích hợp chuẩn mực quản trị quốc tế vào môi trường kinh doanh Việt Nam, tạo ra hệ thống “vừa vặn” cho doanh nghiệp địa phương nhưng vẫn đảm bảo khả năng mở rộng ra thị trường khu vực.

Lợi thế vượt trội của Asia Enterprise

• Tăng năng suất làm việc lên đến 40% thông qua tự động hóa quy trình, loại bỏ công việc thủ công lặp lại và tối ưu hóa quy trình phê duyệt.
• Cải thiện khả năng ra quyết định với hệ thống phân tích dữ liệu thời gian thực, cung cấp góc nhìn 360° về hoạt động kinh doanh và dự báo xu hướng thị trường.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng với hệ thống CRM thông minh, quản lý liền mạch hành trình khách hàng từ tiếp cận đến chăm sóc sau bán hàng.
• Tối ưu quản lý nguồn lực với các công cụ lập kế hoạch, phân bổ và theo dõi hiệu suất nhân sự theo thời gian thực.

Với hơn 10.000 doanh nghiệp đang tin dùng trên khắp Việt Nam, Asia Enterprise tự hào mang đến giải pháp chuyển đổi số toàn diện, giúp doanh nghiệp Việt không chỉ bắt kịp mà còn dẫn đầu trong kỷ nguyên số.

Thông tin liên hệ:

• Website: https://asiasoft.com.vn/
• Hotline: 1900 63 66 89.
• Email: info@asiasoft.com.vn