Quản trị, rủi ro và tuân thủ (GRC) là những thành phần thiết yếu tạo nên thành công của một tổ chức. Tuy nhiên, để thực hiện quản lý ba lĩnh vực này không phải là nhiệm vụ dễ dàng. Khi các doanh nghiệp trở nên lớn mạnh hơn và các quy định trở nên nghiêm ngặt hơn, những thách thức của GRC có thể trở nên quá tải. Dưới đây là năm thách thức GRC phổ biến nhất và một số mẹo về cách giải quyết chúng.

1. Quản trị, rủi ro và tuân thủ (GRC) là gì và tại sao nó lại quan trọng?

Quản lý Quản trị, Rủi ro và Tuân thủ (GRC) là một cách tiếp cận tích hợp để quản lý các yếu tố khác nhau trong hoạt động của một tổ chức liên quan đến quản trị, quản lý rủi ro và tuân thủ. Nó giúp các tổ chức xác định, đánh giá, giám sát và giảm thiểu các rủi ro bên trong và bên ngoài khác nhau mà họ gặp phải, đồng thời đảm bảo rằng các hoạt động của họ tuân thủ các quy định, chính sách và tiêu chuẩn hiện hành. Quản lý GRC cũng giúp các tổ chức đảm bảo rằng họ đang tuân thủ các tiêu chuẩn đạo đức cao nhất đồng thời đáp ứng được kỳ vọng của các nhà đầu tư, khách hàng, đối tác và các bên liên quan khác.

2. Top 5 thách thức quản trị, rủi ro và tuân thủ (GRC) và giải pháp

2. 1. Thiếu tầm nhìn

GRC (Quản trị, rủi ro và tuân thủ) là một quy trình phức tạp liên quan đến việc quản lý và giám sát các rủi ro tiềm ẩn, đảm bảo tuân thủ luật pháp và quy định cũng như triển khai các quy trình để quản trị tốt. Tuy nhiên, một trong những thách thức của GRC là thiếu khả năng hiển thị trong tổ chức khi quản lý GRC. Điều này có nghĩa là các bên liên quan có thể không có quyền truy cập vào thông tin họ cần để đánh giá và quản lý rủi ro một cách hiệu quả.

Thách thức:

1. Thiếu hiểu biết về quy trình GRC: Nếu không hiểu rõ về quy trình GRC, có thể khó phối hợp các sáng kiến ​​GRC giữa các bộ phận khác nhau. 
2. Khó khăn trong việc phát triển các chính sách GRC hiệu quả: Nếu không hiểu rõ về các quy trình GRC, có thể khó phát triển các chính sách hiệu quả đảm bảo tuân thủ và giảm thiểu rủi ro. 
3. Khó khăn trong việc đo lường hiệu suất GRC: Nếu không có khả năng hiển thị đầy đủ về hiệu suất GRC, có thể khó xác định các khu vực cần cải thiện.
4. Khó khăn trong việc ưu tiên GRC: Nếu không có khả năng hiển thị về hiệu suất GRC, có thể khó ưu tiên GRC trong tổ chức.

Giải pháp :

1. Tăng khả năng hiển thị các quy trình GRC: Tạo kho lưu trữ trung tâm cho tài liệu GRC, chính sách và chỉ số hiệu suất. 
2. Triển khai giải pháp phần mềm GRC: Sử dụng phần mềm GRC để tự động hóa các quy trình GRC và tạo điều kiện hiển thị hiệu suất GRC.
3. Tăng cường liên lạc giữa các phòng ban: Thiết lập liên lạc thường xuyên giữa các phòng ban để đảm bảo rằng các sáng kiến ​​GRC được phối hợp trong toàn tổ chức.
4. Thành lập ban chỉ đạo GRC: Thành lập ban chỉ đạo GRC để đảm bảo rằng các sáng kiến ​​GRC được ưu tiên và giám sát.

2.2. Quy trình thủ công khiến quy trình quản trị, rủi ro và tuân thủ (GRC) thiếu hiệu quả 

Các quy trình thủ công trong một tổ chức khi quản lý GRC (Quản trị, Rủi ro và Tuân thủ) đề cập đến việc sử dụng các phương pháp truyền thống để thu thập, lưu trữ và chia sẻ thông tin liên quan đến GRC. Điều này bao gồm nộp hồ sơ thủ công, gửi email, fax và các phương pháp liên lạc thủ công khác. Các quy trình thủ công cũng bao gồm đánh giá rủi ro tuân thủ theo cách thủ công, tiến hành kiểm toán và các tác vụ thủ công khác liên quan đến GRC. 

Thách thức:

Các quy trình thủ công trở nên tốn kém và mất thời gian, đặc biệt là khi cố gắng quản lý nhiều rủi ro tuân thủ trong một tổ chức. Tự động hóa các quy trình có thể giúp giảm thời gian và chi phí liên quan đến quản lý GRC. Các quy trình thủ công có thể dẫn đến các lỗi tốn kém và bỏ lỡ thời hạn.

Những thách thức khác là:

1. Dữ liệu không nhất quán và không đầy đủ do quy trình thủ công, có thể dẫn đến kết quả không chính xác. 
2. Thiếu khả năng hiển thị về hiệu suất của GRC và các vấn đề tuân thủ tiềm ẩn. 
3. Rất khó để theo dõi các thay đổi vì các quy trình thủ công không phải lúc nào cũng được ghi chép đầy đủ.

Giải pháp:

Thực hiện theo các bước sau để giảm quy trình thủ công: Điều này sẽ tiết kiệm thời gian và đảm bảo độ chính xác.

1. Tự động hóa các quy trình để hợp lý hóa và đơn giản hóa việc quản lý GRC. 
2. Sử dụng phân tích dữ liệu để xác định các mẫu và phát hiện sự bất thường trong dữ liệu. 
3. Sử dụng các công cụ dựa trên web để cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về hiệu suất của GRC và các vấn đề tuân thủ.
4. Thực hiện các chính sách và thủ tục để đảm bảo rằng tất cả các thay đổi được theo dõi và ghi lại.
5. Đầu tư phần mềm GRC để quản lý toàn bộ quy trình GRC.

2.3. Silo dữ liệu 

Khi quản lý GRC, các data silo trong một tổ chức đề cập đến các kho lưu trữ và nguồn dữ liệu riêng biệt, bị ngắt kết nối không được tích hợp với nhau. Điều này gây khó khăn cho việc có được cái nhìn toàn doanh nghiệp về rủi ro và các yêu cầu tuân thủ.

Thách thức:

1. Dữ liệu dư thừa, báo cáo không chính xác và sử dụng tài nguyên không hiệu quả
2. Thiếu tiêu chuẩn hóa
3. Tầm nhìn hạn chế
4. Tăng chi phí, và đưa ra quyết định kém. 

Các giải pháp:

Để tránh những vấn đề này, các tổ chức nên cố gắng phát triển một hệ thống GRC tích hợp, tập trung. Điều này sẽ cho phép họ quản lý dữ liệu hiệu quả hơn, theo dõi hiệu suất và cải thiện việc tuân thủ.

• Tổng hợp và tích hợp dữ liệu: 

Việc tích hợp và tổng hợp dữ liệu từ nhiều silo vào một nguồn duy nhất sẽ cho phép khả năng hiển thị và truy cập dữ liệu tốt hơn. Điều này sẽ cho phép các tổ chức xác định các mối tương quan và các mẫu có thể giúp họ quản lý GRC tốt hơn.

• Tự động hóa & AI: 

Tự động hóa và AI có thể được sử dụng để hợp lý hóa việc thu thập, tích hợp và phân tích dữ liệu từ nhiều silo. Điều này sẽ giúp giảm bớt gánh nặng cho con người và cung cấp những hiểu biết chính xác và kịp thời hơn về rủi ro và tuân thủ.

2.4. Thiếu nguồn lực ảnh hưởng tới quản trị, rủi ro và tuân thủ (GRC)

Việc các tổ chức thiếu nguồn lực để quản lý Quản trị, Rủi ro và Tuân thủ (GRC) có thể là một thách thức lớn. Không thể có một chương trình GRC toàn diện nếu không có đủ nguồn lực. Nếu không có đủ nguồn lực, một tổ chức có thể không thực hiện được tất cả các biện pháp kiểm soát cần thiết, giám sát hoạt động của họ hoặc duy trì chương trình GRC hiệu quả. Nếu không có đủ nguồn lực, một tổ chức cũng có thể không thể đào tạo đầy đủ nhân viên và giáo dục họ về các nguyên tắc GRC. Kết quả là, các cá nhân có thể không nhận thức được trách nhiệm của mình và tổ chức có thể gặp nhiều rủi ro hơn.

Thách thức:

1. Ngân sách hạn chế: Các sáng kiến ​​GRC thường yêu cầu đầu tư đáng kể vào nhân sự và nguồn lực để thành công. Khi một tổ chức có nguồn lực hạn chế, có thể khó bắt đầu và duy trì các quy trình GRC.
2.  Thiếu hỗ trợ điều hành: Nếu không có sự cam kết và hỗ trợ từ cấp cao nhất, các sáng kiến ​​của GRC khó có thể thành công. Nếu không có người đứng đầu điều hành, các nỗ lực của GRC có thể dễ dàng bị bỏ qua hoặc bị loại ra ngoài lề.
3. Truyền thông kém: Nếu không có kế hoạch truyền thông rõ ràng, các sáng kiến ​​GRC có thể gây nhầm lẫn và khó hiểu. Nếu không có thông điệp phù hợp, các bên liên quan có thể không hiểu tầm quan trọng của GRC hoặc cách nó áp dụng cho công việc của họ.
4. Khó đo lường và theo dõi kết quả: Nếu không có số liệu và báo cáo rõ ràng, có thể khó đo lường mức độ thành công của các sáng kiến ​​GRC. Không có dữ liệu để sao lưu kết quả, các nỗ lực GRC có thể bị coi là lãng phí thời gian và nguồn lực.

Các giải pháp:

1. Xây dựng ngân sách: Để đảm bảo các sáng kiến ​​GRC thành công, các tổ chức cần phân bổ các nguồn lực cần thiết. Điều này bao gồm nhân sự, đào tạo, công nghệ và các nguồn lực khác cần thiết để đảm bảo các quy trình GRC có hiệu lực và hiệu quả.
2. Nhận được sự ủng hộ của ban điều hành: Sự hỗ trợ của ban điều hành là điều cần thiết để các sáng kiến ​​của GRC thành công.

2.5. Giao tiếp không hiệu quả 

Giao tiếp kém trong việc quản lý GRC trong một tổ chức có thể gây ra những tác động nghiêm trọng. Nếu không có sự giao tiếp hiệu quả, rất khó để đảm bảo rằng các quy trình GRC được thực hiện và tuân theo. Giao tiếp kém cũng có thể dẫn đến hiểu lầm và chậm trễ trong việc ra quyết định, gây khó khăn cho việc quản lý và ứng phó rủi ro một cách hiệu quả. Ngoài ra, các bên liên quan có thể không nhận thức được các quy trình GRC tại chỗ, dẫn đến việc thiếu trách nhiệm giải trình và tuân thủ. Cuối cùng, nếu không có thông tin liên lạc rõ ràng, rất khó để đảm bảo rằng các quy trình GRC được cập nhật và bảo trì thường xuyên.

Thách thức:

1. Thông tin sai lệch: Điều này có thể dẫn đến việc nhân viên không hiểu mục tiêu của chương trình GRC hoặc các nhiệm vụ mà họ chịu trách nhiệm. Nhân viên cũng có thể không biết về những thay đổi trong quy định hoặc yêu cầu tuân thủ. 
2. Thiếu sự phối hợp: Giao tiếp kém có thể dẫn đến sự thiếu phối hợp giữa các nhóm và cá nhân, dẫn đến các quy trình GRC không hiệu quả và không hiệu quả.
3. Quản trị kém: Giao tiếp kém có thể dẫn đến thiếu giám sát và trách nhiệm giải trình, dẫn đến quản trị kém các quy trình và quyết định của GRC.
4. Giảm năng suất: Nó có thể dẫn đến việc thiếu hiểu biết về các quy trình GRC và thiếu rõ ràng về các nhiệm vụ và trách nhiệm. Điều này có thể dẫn đến giảm năng suất và tăng sai sót.

Các giải pháp :

1. Thiết lập các kênh giao tiếp nội bộ tạo sự đồng nhất: Giao tiếp rõ ràng có thể giúp đảm bảo rằng thông tin được phổ biến một cách hiệu quả và hiệu quả. Điều này sẽ cho phép nhân viên được thông báo về các quy trình và quyết định của GRC. 
2. Khuyến khích sự hợp tác: Sự hợp tác giữa các nhóm có thể giúp đảm bảo rằng mọi người đang làm việc cùng nhau hướng tới một mục tiêu chung. Điều này có thể giúp đảm bảo rằng các nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn và với chất lượng cao nhất.

3. Phần kết luận

Bằng cách giải quyết những thách thức GRC này, bạn có thể tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển và thành công bền vững. Đầu tư vào các công cụ và quy trình phù hợp sẽ giúp bạn đạt được các mục tiêu của tổ chức, đồng thời giảm thiểu rủi ro và duy trì sự tuân thủ.