Hệ thống quản lý chất lượng là điều mà bất cứ doanh nghiệp nào hiện nay cũng cần áp dụng để đảm bảo chất lượng của sản phẩm đầu ra. Vậy cụ thể thì QMS có ảnh hưởng như thế nào đến doanh nghiệp? Cùng Asia Soft giải đáp những thắc mắc này trong bài viết dưới đây nhé!

1. Định nghĩa hệ thống quản lý chất lượng (QMS)

Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) được định nghĩa là một hệ thống có cấu trúc ghi lại các quy trình, thủ tục và trách nhiệm để liên tục cung cấp các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và quy định.

Mục tiêu của hệ thống QMS là cung cấp một khuôn khổ giúp cải thiện giao tiếp, cộng tác và tính nhất quán trong toàn tổ chức của bạn đồng thời giảm lãng phí và thúc đẩy cải tiến liên tục.

Việc áp dụng các công cụ QMS như vậy có thể giúp bạn cải thiện chất lượng và sự tuân thủ đồng thời giảm chi phí vận hành. Chúng có thể được sử dụng trên toàn bộ tổ chức hoặc trong các bộ phận cụ thể như chất lượng, quy định, phát triển sản phẩm và các bộ phận khác.

2. Tại sao Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) lại quan trọng?

Tầm quan trọng của hệ thống quản lý chất lượng thường bị đánh giá thấp. Nhiều công ty nghĩ rằng hệ thống quản lý chất lượng chỉ dành cho các doanh nghiệp lớn, nhưng thực tế không phải vậy. Một hệ thống QMS có thể mang lại lợi ích cho bất kỳ quy mô kinh doanh nào trong bất kỳ ngành nào.

Hệ thống quản lý chất lượng giúp các tổ chức thúc đẩy cải tiến liên tục, giúp thiết lập sự tuân thủ với các cơ quan quản lý và đảm bảo rằng chất lượng được tích hợp vào mọi khía cạnh của sản phẩm hoặc dịch vụ. Đổi lại, điều này dẫn đến sự hài lòng, lòng trung thành và hoạt động kinh doanh lặp lại của khách hàng tăng lên.

3. Lợi ích của hệ thống quản lý chất lượng

• Tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng: Hệ thống quản lý chất lượng giúp bạn đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định chất lượng áp dụng cho tổ chức của bạn.
• Cải thiện chất lượng: Bằng cách hợp lý hóa các quy trình chất lượng và thúc đẩy cải tiến liên tục, QMS có thể giúp bạn cải thiện chất lượng tổng thể của sản phẩm hoặc dịch vụ của mình.
• Tăng sự hài lòng của khách hàng: Khi khách hàng hài lòng với chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn, từ đó tăng khả năng họ sẽ tiếp tục hợp tác với bạn.
• Cải thiện hiệu quả: Một hệ thống QMS có thể giúp bạn hợp lý hóa các quy trình chất lượng, giúp tăng hiệu quả và năng suất.
• Giảm chi phí: Bằng cách cải thiện chất lượng, hệ thống quản lý chất lượng có thể giúp bạn giảm chi phí liên quan đến việc làm lại, phế liệu và khiếu nại của khách hàng.
• Cải thiện giao tiếp và cộng tác: Một hệ thống QMS có thể giúp cải thiện giao tiếp giữa các phòng ban và trong toàn tổ chức, cũng như sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm.

4. Các yếu tố cốt lõi của Hệ thống quản lý chất lượng (QMS)

Mặc dù các hệ thống QMS có thể khác nhau tùy thuộc vào loại hình tổ chức, nhưng có một số yếu tố cốt lõi chung cho tất cả các hệ thống quản lý chất lượng.

Chín yếu tố cốt lõi của một hệ thống quản lý chất lượng là:

• Chính sách và mục tiêu chất lượng: Chính sách chất lượng là tuyên bố cấp cao của ban lãnh đạo đưa ra định hướng cho hệ thống quản lý chất lượng. Mục tiêu chất lượng là những mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được hỗ trợ cho chính sách chất lượng.
• Sổ tay chất lượng: Sổ tay chất lượng là tài liệu cung cấp thông tin tổng quan về hệ thống quản lý chất lượng. Nó bao gồm chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng và các thông tin khác về hệ thống QMS.
• Cơ cấu tổ chức và trách nhiệm: Cơ cấu tổ chức cung cấp khuôn khổ cho hệ thống QMS. Nó xác định vai trò và trách nhiệm của các cá nhân trong tổ chức.
• Quản lý dữ liệu: Đây là quá trình thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu. Dữ liệu có thể được sử dụng để hỗ trợ các nỗ lực cải tiến chất lượng.
• Quy trình: Quy trình là các hoạt động được thực hiện để đạt được các mục tiêu chất lượng. Mua hàng là quá trình mua nguyên liệu, vật tư và dịch vụ.
• Chất lượng sản phẩm dẫn đầu sự hài lòng của khách hàng: Chất lượng sản phẩm là mức độ mà một sản phẩm đáp ứng các mục tiêu chất lượng của nó. Sự hài lòng của khách hàng là mức độ mà khách hàng hài lòng với chất lượng của một sản phẩm.
• Cải tiến liên tục bao gồm CAPA: Cải tiến Liên tục là quá trình liên tục cải thiện chất lượng bằng cách thực hiện những thay đổi nhỏ, gia tăng. Hành động khắc phục và phòng ngừa (CAPA) là một quá trình giải quyết các vấn đề về chất lượng và ngăn ngừa các vấn đề về chất lượng xảy ra trong tương lai.
• Công cụ chất lượng: Công cụ chất lượng là công cụ được sử dụng để đo lường chất lượng, điều này bao gồm thiết bị kiểm tra và hiệu chuẩn phải được duy trì ở mức độ chất lượng cao để đảm bảo độ chính xác.
• Kiểm soát tài liệu: Kiểm soát tài liệu là quá trình tạo, xem xét và phê duyệt tài liệu. Các tài liệu phải được kiểm soát để đảm bảo rằng chúng chính xác và cập nhật.

5. Tính tự động hóa của hệ thống QMS

Giải pháp hệ thống quản lý chất lượng tự động (QMS) giúp các tổ chức hợp lý hóa và tự động hóa các hoạt động QMS trong suốt vòng đời sản phẩm, từ thiết kế đến sản xuất và giám sát sau khi đưa ra thị trường.

Các hệ thống QMS tự động bắt đầu bằng cách cung cấp một kho lưu trữ tập trung – một nguồn tin cậy duy nhất cho chất lượng dữ liệu. Kho lưu trữ này có thể được sử dụng để quản lý bất kỳ loại tài liệu hoặc tệp nào – hồ sơ kiểm soát chất lượng, kết quả kiểm tra, khiếu nại của khách hàng, hồ sơ CAPA,…

Quy trình làm việc tự động để tạo tài liệu, xem xét, phê duyệt, báo cáo và lưu trữ, cũng như thông báo và lời nhắc, giúp các nhóm chất lượng luôn cập nhật các nhiệm vụ của họ.

Hệ thống tự động hóa, sắp xếp hợp lý và giúp quản lý các quy trình QMS cốt lõi bao gồm:

• Kiểm soát tài liệu
• Thay đổi kiểm soát
• Kiểm soát thiết kế
• Quản lý nhà cung ứng
• Quản lý đào tạo
• Quản lý không phù hợp
• Quản lý CAPA
• Quản lý khiếu nại
• Quản lý kiểm toán
• Quản lý rủi ro,…

Cuối cùng, giải pháp QMS cung cấp khả năng báo cáo và phân tích chất lượng. Các tính năng này giúp tổ chức theo dõi KPI chất lượng, xác định xu hướng chất lượng và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu để cải thiện chất lượng.

6. Phần mềmquản lý chất lượng có thể hỗ trợ doanh nghiệp của bạn như thế nào?

6.1. Kết nối dữ liệu trong suốt vòng đời sản phẩm

Dữ liệu chất lượng bị ngắt kết nối và các silo tổ chức là những thách thức quản lý chất lượng phổ biến. Thông thường, dữ liệu chất lượng được trải rộng trên nhiều hệ thống – từ phát triển sản phẩm đến sản xuất đến đảm bảo chất lượng và dịch vụ khách hàng.

Nền tảng QMS kết nối các quy trình và dữ liệu chất lượng trong suốt vòng đời của sản phẩm. Với phần mềm QMS dựa trên đám mây, nhân viên trong toàn tổ chức có thể truy cập dữ liệu cần thiết trong thời gian thực, từ mọi nơi. Điều này cung cấp một nguồn sự thật duy nhất và giúp phá vỡ các silo.

6.2. Hệ thống quản lý chất lượng giúp nâng cao hiệu quả và tiết kiệm thời gian

Các tổ chức dựa trên các quy trình QMS kết hợp hoặc dựa trên giấy tờ có thể mất hàng giờ để hoàn thành các nhiệm vụ chất lượng có thể được thực hiện trong vài phút bằng phần mềm quản lý chất lượng.

Việc giới thiệu một nền tảng QMS đã được chứng minh là mang lại kết quả thực sự – bao gồm các cải tiến trực tiếp về chất lượng, chi phí liên quan đến chất lượng và hiệu quả.

Bằng cách tự động hóa các quy trình chất lượng, các nhóm chất lượng có thể loại bỏ các tác vụ thủ công, chẳng hạn như tìm tài liệu, thực hiện các thay đổi đối với hồ sơ, đánh giá, phê duyệt và các tác vụ khác, giảm sai sót và giải phóng thời gian để tập trung vào các hoạt động gia tăng giá trị hơn.

6.3. Đào tạo nhân lực nhanh chóng và hiệu quả

Đào tạo nhân viên hiệu quả là rất quan trọng đối với chất lượng và tuân thủ. Hệ thống chất lượng kỹ thuật số với các tính năng quản lý đào tạo tích hợp có thể giúp bạn hợp lý hóa việc đào tạo nhân viên bằng cách cung cấp một vị trí trung tâm để lưu trữ tài liệu đào tạo, hồ sơ đào tạo nhân viên,…

Bảng điều khiển có thể tùy chỉnh và báo cáo KPI giúp theo dõi tình trạng và hiệu suất đào tạo của nhân viên. Ngoài ra, các thông báo và lời nhắc đảm bảo rằng các nhiệm vụ đào tạo được hoàn thành đúng hạn.

6.4. Hợp lý hóa các quy trình quản lý chất lượng cốt lõi

Một nền tảng QMS tốt sẽ cung cấp một bộ các tính năng quản lý chất lượng để giúp bạn hợp lý hóa các quy trình chất lượng. Chúng thường bao gồm:

• Kiểm soát tài liệu

• Thay đổi kiểm soát

• Quản lý nhà cung ứng

• Quản lý đào tạo

• Quản lý không phù hợp

• Quản lý CAPA

• Quản lý kiểm toán

• Và hơn thế nữa

Bằng cách tự động hóa các quy trình như vậy, bạn có thể cải thiện chất lượng và tuân thủ đồng thời giảm chi phí.

6.5. Giảm lỗi do con người

Khi tất cả dữ liệu chất lượng được nhập thủ công, nó dễ bị lỗi. Hệ thống quản lý chất lượng tự động giúp giảm lỗi của con người bằng cách tự động hóa các tác vụ như:

• Tạo tài liệu và nhập dữ liệu

• Đặt tên tài liệu, đánh số và lập phiên bản

• Định tuyến tài liệu, xem xét, phê duyệt và lỗi thời

• Thông báo và lời nhắc nhiệm vụ

• Quyền truy cập tài liệu và quyền

• Và những người khác

Do đó, các nhóm chất lượng có thể tin tưởng rằng dữ liệu là chính xác, cập nhật và tuân thủ.

6.6. Đảm bảo tuân thủ quy định

Các nền tảng QMS hiện đại giúp bạn chuẩn hóa các quy trình chất lượng và đảm bảo tuân thủ các quy định chất lượng hiện hành. Bằng cách tự động hóa các quy trình, bạn có thể chắc chắn rằng các bản ghi được tạo chính xác và nhất quán cũng như dữ liệu chất lượng được thu thập, lưu trữ và báo cáo đúng cách.

Điều này đặc biệt quan trọng đối với các ngành khoa học đời sống quan trọng về chất lượng như thiết bị y tế, dược phẩm, công nghệ sinh học và các ngành khác tuân theo quy định chất lượng nghiêm ngặt.

7. Lợi ích khi sử dụng QMS dựa trên đám mây đối với doanh nghiệp 

Ngày nay, các nhóm chất lượng không còn bị giới hạn bởi các hệ thống chất lượng tại chỗ.

Các tổ chức trên toàn cầu đang chuyển các hệ thống QMS sang đám mây để tận dụng nhiều lợi ích mà nó mang lại.

7.1. Khả năng làm việc từ mọi nơi của hệ thống quản lý chất lượng

Hệ thống quản lý chất lượng dựa trên đám mây cung cấp cho các nhóm chất lượng khả năng làm việc mọi lúc, mọi nơi.

Bằng cách lưu trữ các tệp ở một vị trí tập trung, dựa trên đám mây, nhân viên có thể truy cập cùng một thông tin, từ bất kỳ thiết bị nào, cho dù họ đang ở trong văn phòng hay ngoài hiện trường. Điều này đặc biệt có lợi cho các nhóm chất lượng làm việc từ xa hoặc có lực lượng lao động phân tán.

7.2. Cải thiện an ninh

Các hệ thống QMS dựa trên đám mây cung cấp các tính năng bảo mật được cải thiện để giúp bảo vệ dữ liệu chất lượng.

Với quyền của người dùng và quyền truy cập dựa trên vai trò, bạn có thể kiểm soát ai có quyền truy cập vào dữ liệu. Ngoài ra, dữ liệu được sao lưu trên đám mây và có thể được khôi phục nhanh chóng nếu bị mất hoặc bị hỏng.

7.3. Giảm chi phí sản xuất 

Các nền tảng QMS với mô hình triển khai đám mây thường tiết kiệm chi phí hơn so với các giải pháp chất lượng tại chỗ.

Hệ thống dựa trên đám mây không yêu cầu phần cứng đặc biệt hoặc cơ sở hạ tầng CNTT phức tạp. Điều này cho phép bạn giữ chi phí CNTT ở mức tối thiểu và giải phóng các tài nguyên có thể được sử dụng tốt hơn ở những nơi khác trong tổ chức.

7.4. Nhiều lợi ích nền tảng QMS dựa trên đám mây khác

Bằng cách chọn nền tảng QMS có triển khai đám mây, bạn có thể mong đợi nhiều lợi ích khác, chẳng hạn như:

• Cập nhật phần mềm tự động

• Thực hiện nhanh hơn

• khả năng mở rộng

SimplerQMS cung cấp phần mềm QMS tất cả trong một cho khoa học đời sống. Dễ dàng quản lý các quy trình chất lượng từ một nền tảng duy nhất – tăng hiệu quả và đảm bảo tuân thủ.

8. Thời điểm thích hợp để triển khai phần mềm QMS?

Trước khi bạn có thể quyết định xem đây có phải là thời điểm thích hợp để triển khai giải pháp phần mềm QMS hay không, trước tiên bạn cần lập kế hoạch và xây dựng tài liệu cho hệ thống QMS của mình. 

Sau khi nội dung QMS của bạn được sắp xếp, bạn có thể bắt đầu nghĩ về giải pháp phần mềm sẽ giúp bạn hợp lý hóa các quy trình chất lượng và cải thiện quản lý chất lượng.

Mặc dù nói chính xác đâu là thời điểm thích hợp để triển khai giải pháp phần mềm hệ thống QMS là điều khó khăn, nhưng câu trả lời đối với hầu hết các công ty lại khá đơn giản. Mặc dù bạn có thể thoát khỏi mà không cần giải pháp quản lý chất lượng, nhưng việc áp dụng nền tảng QMS càng sớm càng tốt sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc và những vấn đề đau đầu về lâu dài.

Một số dấu hiệu cho thấy bạn có thể sẵn sàng triển khai giải pháp phần mềm quản lý chất lượng:

• Bạn đang sử dụng nhiều công cụ và muốn hợp nhất các quy trình chất lượng thành một giải pháp QMS
• Bạn vẫn đang sử dụng các quy trình QMS thủ công và đang tìm cách tự động hóa quản lý chất lượng
• Bạn muốn cải thiện giao tiếp và cộng tác giữa các nhóm khác nhau có liên quan
• Bạn muốn cải thiện khả năng hiển thị QMS và truy xuất nguồn gốc
• Bạn muốn đảm bảo tốt hơn việc tuân thủ quy định với các tiêu chuẩn chất lượng
• Bạn đang tìm kiếm một QMS có khả năng mở rộng và linh hoạt để đáp ứng sự phát triển của công ty bạn

Trên đây là tất cả thông tin về QMS, lợi ích và các hệ thống QMS phổ biến hiện nay. Hy vọng thông tin trong bài viết này sẽ giúp bạn có cái nhìn rõ ràng và cụ thể hơn về các hệ thống quản lý chất lượng hiện nay cũng lý do doanh nghiệp nên áp dụng QMS. Chúc bạn một ngày tốt lành!