Thoạt nhìn, thuật ngữ ‘dữ liệu’ và ‘thông tin’ có vẻ đồng nghĩa với nhau. Tuy nhiên, khi so sánh dữ liệu với thông tin, bạn sẽ nhanh chóng nhận ra một số điều phức tạp khiến hai khái niệm này trở thành những khái niệm khác nhau. 

Vì vậy, sự khác biệt giữa dữ liệu và thông tin là gì? Trong khi dữ liệu đề cập đến số liệu thống kê hoặc sự kiện riêng lẻ thì thông tin là dữ liệu có bối cảnh, tổ chức và mục đích. 

Trong bài đăng này, AsiaSoft sẽ tìm hiểu sâu về dữ liệu và thông tin để giúp bạn hiểu rõ hơn ý nghĩa của từng loại và cách chúng có thể giúp doanh nghiệp của bạn đạt được mục tiêu. Bạn cũng sẽ tìm hiểu thêm về tầm quan trọng của chiến lược quản lý dữ liệu hiệu quả. 

1. Dữ liệu là gì?

Dữ liệu là gì? Dữ liệu là các số liệu và sự kiện được thu thập để phân tích hoặc tham khảo. Vì dữ liệu thiếu ngữ cảnh nên một phần dữ liệu đơn lẻ sẽ không có nhiều tác động. Bạn có thể lưu trữ dữ liệu ở định dạng điện tử và sau đó xử lý nó thành thông tin. Ngoài ra, trong ngữ cảnh điện toán, ‘dữ liệu’ còn đề cập đến thông tin được dịch sang dạng phù hợp để xử lý hoặc di chuyển.

Bạn có thể tự hỏi làm thế nào doanh nghiệp của bạn có thể thu thập dữ liệu. Câu trả lời là nó phụ thuộc vào từng tình huống. Trang web của bạn có thể là nơi thu thập dữ liệu, chẳng hạn như thông qua các biểu mẫu. Nhưng hãy nhớ rằng dữ liệu từ các tương tác với khách hàng, nhà cung cấp, khách hàng tiềm năng và nhân viên đều có giá trị trong việc thu thập.

Đây là lúc quản lý quan hệ khách hàng (CRM) phát huy hiệu quả. Một cách để đảm bảo công ty của bạn quản lý dữ liệu khách hàng và khách hàng tiềm năng hiệu quả là tập trung chúng vào CRM. Phần mềm khác trong hệ thống công nghệ của công ty cũng có thể bổ sung thêm dữ liệu này.

2. Thông tin là gì?

Thông tin là gì? Sự khác biệt rõ ràng nhất giữa dữ liệu và thông tin là thông tin cung cấp bối cảnh thông qua việc diễn giải, xử lý và tổ chức. Việc chuyển đổi từ dữ liệu thô sang thông tin có tác động lớn vì nó có thể ảnh hưởng đến các quyết định.

Nếu bạn tò mò về vai trò của thông tin trong doanh nghiệp của mình, hãy nhớ rằng những người đưa ra quyết định cần truy cập thông tin liên quan và đáng tin cậy. Tất nhiên, thông tin chỉ tốt khi chất lượng của nó cao, đó là lý do tại sao độ chính xác và nhất quán rất quan trọng.

3. Phân biệt thông tin và dữ liệu: Chìa khóa cho quyết định kinh doanh hiệu quả

Hiểu rõ sự khác biệt giữa thông tin và dữ liệu là yếu tố then chốt trong việc ra quyết định kinh doanh. Sự phân biệt này giúp tối ưu hóa chiến lược và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Dưới đây là những lý do chính tại sao việc phân biệt này lại quan trọng:

3.1. Nâng cao chất lượng quyết định

Phân biệt giữa dữ liệu và thông tin cho phép đưa ra quyết định sáng suốt hơn. Dữ liệu thô thiếu bối cảnh, trong khi thông tin đã được xử lý cung cấp những hiểu biết có giá trị. Nhận thức được điều này giúp tránh những quyết định dựa trên dữ liệu chưa được phân tích, thay vào đó tận dụng thông tin có ý nghĩa để xây dựng chiến lược hiệu quả.

3.2. Tăng cường độ chính xác trong phân tích

Hiểu rõ sự khác biệt giữa thông tin và dữ liệu là nền tảng cho phân tích chính xác. Nhận thức rằng dữ liệu là cơ sở của thông tin giúp đảm bảo quá trình phân tích dựa trên nguồn dữ liệu đáng tin cậy. Điều này nâng cao độ tin cậy của kết quả phân tích, dẫn đến những hiểu biết và kết luận chắc chắn hơn.

3.3. Tối ưu hóa giá trị dữ liệu

Chuyển đổi dữ liệu thành thông tin có giá trị là chìa khóa để khai thác tối đa tiềm năng của dữ liệu. Dữ liệu thô có giá trị hạn chế, nhưng khi được xử lý và đặt trong bối cảnh, nó trở thành thông tin quý giá, thúc đẩy đổi mới, phát hiện xu hướng và hỗ trợ tăng trưởng. Hiểu được điều này giúp rút ra những hiểu biết sâu sắc từ khối lượng dữ liệu lớn.

3.4. Hoạch định chiến lược hiệu quả

Phân biệt giữa dữ liệu và thông tin là yếu tố quan trọng trong hoạch định chiến lược. Thông tin cung cấp cái nhìn toàn diện về môi trường kinh doanh, động lực cạnh tranh và xu hướng thị trường, cho phép xây dựng chiến lược phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp. Thiếu sự hiểu biết này, tổ chức có thể xây dựng chiến lược dựa trên dữ liệu chưa đầy đủ, ảnh hưởng đến khả năng thành công.

4. Sự khác biệt giữa dữ liệu và thông tin là gì?

Dữ liệu và thông tin có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Tuy nhiên, giữa chúng tồn tại một số khác biệt đáng kể. Dưới đây là những điểm khác biệt chính giữa dữ liệu và thông tin:

1. Dữ liệu thô là tập hợp các biến như sự kiện, thực thể, ý tưởng, điều kiện,… được thu thập một cách ngẫu nhiên. Ngược lại, thông tin là dữ liệu thô đã qua xử lý để biểu diễn một sự kiện cụ thể, một ý tưởng có tổ chức hoặc một điều kiện nhất định.
2. Dữ liệu bao gồm các biến như văn bản, số, ký hiệu, v.v. Trong khi đó, thông tin là kết quả của quá trình diễn giải dữ liệu để đưa ra lời giải thích phù hợp.
3. Dữ liệu khi mới thu thập hoặc tập hợp thường chưa mang ý nghĩa rõ ràng. Tuy nhiên, khi dữ liệu thô được tổ chức thành thông tin, nó trở thành lời giải thích hữu ích và có liên quan đến các tình huống, sự kiện hoặc điều kiện cụ thể.
4. Dữ liệu và thông tin có mối tương quan chặt chẽ. Dữ liệu không phụ thuộc vào thông tin, nhưng thông tin không thể tồn tại nếu không có dữ liệu.
5. Nhà nghiên cứu thường không thể dựa vào dữ liệu thô để ra quyết định. Tuy nhiên, khi dữ liệu thô được chuyển đổi thành thông tin, nó trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho quá trình ra quyết định.

5. Dữ liệu trở thành thông tin như thế nào? 

Trích dẫn từ cuốn sách “Tín hiệu và tiếng ồn” của nhà thống kê Nate Silver, tập trung vào ý nghĩa của dữ liệu và cách chúng được chuyển đổi thành thông tin hữu ích. Silver cho rằng con số hoặc dữ liệu không thể tự diễn đạt ý nghĩa của chúng; chúng ta phải hiểu và giải thích chúng. Ý nghĩa của dữ liệu được hình thành thông qua bối cảnh và giải thích.

Có hai khía cạnh chính trong việc chuyển đổi dữ liệu thành thông tin, theo Silver:

• Bối cảnh là môi trường, ngữ cảnh hoặc điều kiện xung quanh dữ liệu. Nó là yếu tố quan trọng để hiểu ý nghĩa của dữ liệu. Dữ liệu không thể tự nói lên điều gì mà cần được xem xét trong ngữ cảnh của nó để cung cấp thông tin.
• Giải thích liên quan đến việc xác định tại sao dữ liệu đó lại quan trọng và ý nghĩa của nó là gì. Việc hiểu lý do dữ liệu đó xuất hiện, những quy luật, mô hình hoặc nguyên nhân đằng sau nó sẽ giúp chúng ta sử dụng dữ liệu hiệu quả.

Nếu thiếu bối cảnh và giải thích, dữ liệu thô chỉ là tập hợp các con số hoặc sự kiện mà không mang lại ý nghĩa cụ thể hoặc khả năng áp dụng vào thực tế. Chỉ khi chúng ta hiểu bối cảnh và có giải thích rõ ràng, dữ liệu mới trở thành thông tin hữu ích để hỗ trợ quyết định, cung cấp kiến thức hoặc tạo ra hành động.

Vậy dữ liệu trở thành thông tin như thế nào? Có một số cách:

• Thu thập và lưu trữ dữ liệu: Bước đầu tiên là thu thập dữ liệu, sau đó ghi lại, sắp xếp và lưu trữ chúng, thường qua các công cụ như hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Mục tiêu là đảm bảo an toàn và dễ dàng truy cập dữ liệu.
• Hiểu và tạo bối cảnh: Quá trình này liên quan đến việc hiểu sự kiện và số liệu thống kê, sau đó tạo ra bối cảnh để chúng có ý nghĩa trong ngữ cảnh kinh doanh. Điều này có thể bao gồm phân tích dữ liệu, tạo biểu đồ, báo cáo và hiểu rõ về dữ liệu trong ngữ cảnh của doanh nghiệp.
• Lưu trữ và đồng bộ hóa dữ liệu: Việc tổ chức dữ liệu là bước quan trọng để công ty có thể sử dụng dữ liệu đó để đưa ra quyết định. Việc này bao gồm đồng bộ hóa dữ liệu với các ứng dụng khác để đảm bảo tính nhất quán và khả năng truy cập dữ liệu hiệu quả.
• Ứng dụng và sử dụng thông tin: Khi thông tin được áp dụng hoặc có cách sử dụng cụ thể, nó trở thành kiến thức. Kiến thức này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của tổ chức, vì nó cung cấp thông tin cần thiết để hỗ trợ quyết định và thực hiện hành động.

Khi thông tin của bạn có ứng dụng hoặc cách sử dụng, thông tin đó sẽ trở thành kiến thức. Kiến thức này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của tổ chức bạn.

6. Các phương pháp thu thập dữ liệu và thông tin là gì? 

Dữ liệu chất lượng là điều cần thiết để phát triển những hiểu biết chính xác và đáng tin cậy về doanh nghiệp của bạn. Cách hiệu quả nhất để đảm bảo điều này là tối ưu hóa từng giai đoạn trong vòng đời dữ liệu của công ty.

Điều này có thể bao gồm:

• Lưu trữ dữ liệu an toàn, bảo đảm tính riêng tư và tuân thủ các quy định pháp lý và đạo đức về dữ liệu.
• Thực hiện quy trình thu thập dữ liệu một cách trung thực và đáng tin cậy, đảm bảo định dạng tuân thủ các tiêu chuẩn ngành.
• Liên tục cập nhật và bổ sung dữ liệu để đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và cập nhật.
• Tận dụng dữ liệu có cấu trúc để cải thiện trải nghiệm khách hàng và tối ưu hóa trang web, đảm bảo dữ liệu mang lại giá trị cho người dùng.
• Đồng bộ hóa dữ liệu giữa các ứng dụng để tạo cái nhìn tổng thể về dữ liệu trong công ty.
• Sử dụng dữ liệu để tạo ra thông tin hữu ích và đáng tin cậy, hỗ trợ quyết định và hoạt động kinh doanh.
• Loại bỏ dữ liệu lỗi thời hoặc không đáng tin cậy để đảm bảo chỉ sử dụng dữ liệu chất lượng cao.
• Định dạng dữ liệu dễ tìm kiếm và hiểu, giúp việc sử dụng dữ liệu thuận lợi và hiệu quả.
• Sử dụng dữ liệu đã làm sạch và cấu trúc để tối ưu hóa thông tin thu thập được. Cung cấp thông tin minh bạch và có ý nghĩa cho những người chủ chốt trong doanh nghiệp.

Sau khi đồng bộ hóa dữ liệu chất lượng cao giữa các ứng dụng, bạn có thể tối ưu hóa thông tin thu thập được. Điều này có thể bao gồm việc sử dụng báo cáo dữ liệu tự động minh bạch với những người chủ chốt trong doanh nghiệp và cung cấp thông tin chi tiết có ý nghĩa. Hãy nhớ rằng nếu thông tin không kịp thời và phù hợp, doanh nghiệp sẽ không thể thu thập được thông tin cần thiết.

7. Ví dụ về dữ liệu và thông tin trong bối cảnh kinh doanh 

Bây giờ bạn đã hiểu sự khác biệt giữa hai khái niệm này, việc đánh giá dữ liệu và ví dụ thông tin trong bối cảnh thực tế sẽ rất hữu ích. Dưới đây là một số ví dụ hữu hình về dữ liệu và thông tin trông như thế nào trong thực tế.Thông tin là gì?

Ví dụ về Dữ liệu:

• Ví dụ: Một tập hợp các số: 5, 8, 12, 7, 10.
• Giải thích: Đây chỉ là một tập hợp các con số không mang ý nghĩa rõ ràng hoặc ngữ cảnh cụ thể. Nó có thể là dữ liệu từ một cuộc khảo sát về đánh giá của khách hàng về một sản phẩm.

Ví dụ về thông tin:

• Ví dụ: “Đánh giá trung bình từ khách hàng về sản phẩm A là 8/10, với 70% người dùng đánh giá cao về chất lượng, 20% đánh giá về tính thẩm mỹ và 10% phàn nàn về dịch vụ sau bán hàng.”
• Giải thích: Thông tin này đã tập hợp, sắp xếp và phân tích dữ liệu (các con số trước đó) để cung cấp một cái nhìn rõ ràng và chi tiết về cách người dùng đánh giá sản phẩm A. Thông tin này cung cấp một cái nhìn chi tiết hơn về ý kiến của khách hàng và các khía cạnh cụ thể của sản phẩm mà họ quan tâm.

8. Làm thế nào doanh nghiệp có thể khai thác sức mạnh của dữ liệu và thông tin? 

Vì vậy, dữ liệu và thông tin xuất hiện ở đâu? Thành thật mà nói, câu trả lời là: ở khắp mọi nơi. Khi tổ chức của bạn ưu tiên thu thập dữ liệu cũng như việc diễn giải và ứng dụng dữ liệu đó, bạn sẽ nhận được nhiều lợi ích khác nhau. Không bao giờ là đủ nếu chỉ dựa vào bản năng khi đo lường hiệu quả hoạt động và sức khỏe của một doanh nghiệp. Thay vào đó, sẽ tốt nhất nếu bạn sao lưu các quyết định bằng dữ liệu chất lượng và thông tin hữu ích.

Ví dụ: bạn có thể đang thu thập dữ liệu về thời gian mọi người dành cho một trang cụ thể trên trang web của bạn trước khi thoát ra. Bạn có thể hiểu rõ hơn lý do tại sao điều đó có thể xảy ra thông qua việc giải thích và tổ chức. Sau đó, bạn có thể hành động thích hợp để khắc phục vấn đề nếu có. 

Tuy nhiên, nếu bạn định sử dụng dữ liệu và thông tin để tác động đến các quyết định kinh doanh, hãy lưu ý rằng dữ liệu và thông tin đó cần phải có chất lượng cao. Nếu không có ai thường xuyên giám sát chất lượng dữ liệu thì việc sử dụng nó trong việc ra quyết định có thể gây ảnh hưởng xấu. Bạn cũng nên tránh lưu trữ dữ liệu bằng mọi giá – dữ liệu sẽ ở trạng thái tốt nhất khi có thể truy cập được. 

9. Tận dụng tối đa dữ liệu và thông tin trong doanh nghiệp của bạn. 

Biết sự khác biệt giữa dữ liệu và thông tin là bước đầu tiên. Bây giờ, bạn có thể chú ý đến cách doanh nghiệp của mình sử dụng từng mục và thực hiện các điều chỉnh nếu cần. Tập trung vào hành trình từ dữ liệu thô, chưa được xử lý đến thông tin liên quan với cách sử dụng rõ ràng là có giá trị và cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. 

Bắt đầu bằng cách thu thập dữ liệu chất lượng cao mà bạn có thể tin cậy, đồng bộ hóa dữ liệu được chuẩn hóa và phong phú giữa các ứng dụng của bạn, đồng thời biến dữ liệu đó thành thông tin minh bạch có tác động tích cực đến doanh nghiệp và khách hàng của bạn. Điều này có thể khởi đầu một sự phát triển về cách công ty bạn sử dụng dữ liệu và thông tin. Thông tin là gì?