Các khoản nợ phải trả là xương sống của bất kỳ doanh nghiệp nào, thường là một đối tượng gây khó hiểu và làm cho nhiều người mới tiếp cận lĩnh vực kế toán hoặc tài chính cảm thấy bối rối. Tuy nhiên, sự hiểu biết đúng đắn về các khoản phải trả là quan trọng vì nó ảnh hưởng đến sự ổn định tài chính và danh tiếng của công ty.

Vậy Nợ phải trả là gì? Và 10 phương pháp quản lý nợ phải trả hiệu quả? Cùng AsiaSoft tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây.

1. Nợ phải trả là gì? 

Các khoản phải trả đề cập đến số tiền mà công ty nợ các nhà cung cấp của mình đối với hàng hóa hoặc dịch vụ nhận được bằng tín dụng. Các khoản phải trả được coi là một khoản nợ hiện tại, có nghĩa là chúng thường đến hạn trong vòng một năm. 

Các công ty sử dụng các Nợ phải trả để quản lý các khoản nợ ngắn hạn và đảm bảo họ có đủ tiền để thanh toán cho nhà cung cấp đúng hạn. Các công ty thường sử dụng phần mềm kế toán như Asia Enterprise để theo dõi các khoản phải trả. 

Khi đến lúc thanh toán cho nhà cung cấp, công ty sẽ viết séc hoặc thanh toán điện tử. Hầu hết các công ty chọn thiết lập thanh toán tự động cho các khoản nợ định kỳ của họ, chẳng hạn như tiền thuê nhà hoặc tiện ích, thanh toán của nhà cung cấp,… để đảm bảo họ không bao giờ thanh toán trễ.

2. Tại sao quản lý nợ phải trả lại quan trọng với sự phát triển của doanh nghiệp 

Quản lý Nợ phải trả hiệu quả là điều không thể thiếu cho sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào. Nó bao gồm một loạt các quy trình đảm bảo thanh toán hóa đơn kịp thời, theo dõi chi phí chính xác và liên lạc hiệu quả giữa các nhà cung cấp và nhóm nội bộ. 

• Dòng tiền tốt hơn: Một lợi ích chính của việc quản lý Nợ phải trả hiệu quả là dòng tiền được cải thiện. Bằng cách theo dõi hóa đơn và thanh toán đúng hạn, doanh nghiệp có thể tránh được các khoản phạt tốn kém và duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp. Nó giúp đảm bảo giảm giá cho các khoản thanh toán sớm và tạo dựng niềm tin với các nhà cung cấp. Tất cả điều này kết hợp dẫn đến quản lý dòng tiền tốt hơn. 
• Tiết kiệm chi phí: Quản lý Nợ phải trả hiệu quả cũng giúp công ty xác định các cơ hội tiết kiệm chi phí. Thông qua phân tích mô hình chi tiêu và đàm phán với nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể giảm chi phí liên quan đến việc mua sắm trong khi vẫn duy trì hàng hóa hoặc dịch vụ chất lượng cao. 
• Nâng cao tính minh bạch trong báo cáo tài chính: Ngoài ra, các quy trình Nợ phải trả được sắp xếp hợp lý sẽ tăng tính minh bạch trong báo cáo tài chính, cho phép các công ty đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu thời gian thực. Nó dẫn đến các chiến lược lập ngân sách, dự báo và quản lý rủi ro tốt hơn, hỗ trợ tăng trưởng dài hạn. 

Cuối cùng, đầu tư vào quản lý Nợ phải trả hiệu quả cho phép doanh nghiệp duy trì tính cạnh tranh trên thị trường năng động ngày nay bằng cách cải thiện khả năng hiển thị dòng tiền đồng thời giảm chi phí theo thời gian.

3. 10 phương pháp quản lý nợ phải trả hiệu quả

Khi bạn tối ưu hóa các nợ phải trả bằng cách  hợp lý hóa quá trình xử lý hóa đơn, bạn có thể tạo ra tình huống trong đó các hóa đơn chính xác sẽ tự động được gửi thẳng đến phần mềm ERP hoặc hệ thống kế toán để thanh toán mà không cần sự can thiệp của con người nên bộ phận AP có thể tập trung vào các trường hợp ngoại lệ.

Thời gian tiết kiệm được thêm đó có thể được sử dụng để tìm cách tăng dòng tiền, cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp, khám phá các cơ hội về thời hạn thanh toán thuận lợi và quản lý vốn lưu động tốt hơn.

Mỗi phương pháp trong số mười phương pháp dưới đây là những phương pháp mà mọi bộ phận AP phải tập trung vào để đảm bảo rằng các khoản thanh toán được thực hiện là chính xác, kịp thời và không có gian lận.

3.1. Tự động hóa không cần giấy tờ

Việc tự động hóa quy trình quản lý hóa đơn và thanh toán (AP) tại Việt Nam mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp. Bằng cách loại bỏ hóa đơn giấy và quy trình thủ công, doanh nghiệp có thể tăng hiệu quả và giảm lỗi con người. Đồng thời, việc giảm chi phí xử lý hóa đơn và tối ưu hóa thời gian giúp cải thiện lợi nhuận và quản lý nguồn lực một cách hiệu quả. Hơn nữa, giải pháp tự động hóa AP cho phép doanh nghiệp mở rộng quy mô mà không cần tăng cường nhân sự, đối mặt linh hoạt với biến động về khối lượng hóa đơn. Điều này cùng với tính chính xác và minh bạch trong quy trình giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định thông tin dựa trên dữ liệu thời gian thực và duy trì tính cạnh tranh trên thị trường năng động hiện nay.

3.2. Sắp xếp và ưu tiên hóa đơn

Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp của bạn và số lượng hóa đơn nhận được, việc theo dõi khoản nợ phải trả và thời điểm cần thiết để quản lý dòng tiền đồng thời tránh thanh toán trễ, điều này có thể tác động tiêu cực đến mối quan hệ với nhà cung cấp. Khi đặt mức độ ưu tiên, rõ ràng hóa đơn phải được thanh toán theo thứ tự trước ngày đến hạn và điều khoản thanh toán.

Nếu bạn có hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn hóa đơn xuất hiện hàng tuần hoặc nếu bạn kinh doanh theo mùa với số lượng hóa đơn tăng đột biến thì khó có thể đảm bảo thanh toán kịp thời và chính xác. Ngoài ra, cần phải đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng và biên nhận hàng hóa (nếu có). Bạn không muốn gửi hóa đơn để thanh toán cho đến khi bạn xác minh rằng sản phẩm đã được nhận và khớp với hóa đơn hoặc dịch vụ đã được thực hiện.

Bạn cũng nên lưu ý đến các cơ hội chiết khấu khi thanh toán sớm mà nhiều nhà cung cấp đưa ra. Vì tự động hóa AP tăng tốc đáng kể quá trình phê duyệt nên bạn sẽ có thể xác định và nắm bắt các khoản chiết khấu thanh toán sớm. Nếu không có chiết khấu, tốt nhất bạn nên thanh toán hóa đơn đúng hạn, nhưng không sớm hơn thời hạn, để quản lý dòng tiền của bạn tốt hơn.

3.3. Hợp lý hóa quy trình làm việc 

Hệ thống càng phức tạp thì càng dễ xảy ra lỗi hoặc thanh toán trễ. Xem xét quy trình làm việc hiện tại của bạn và xác định những điểm nghẽn đang xảy ra trong quá trình phê duyệt. Hợp lý hóa quy trình phê duyệt cũng có nghĩa là tập trung và tiêu chuẩn hóa việc xử lý và báo cáo trong toàn tổ chức.

Các quy trình bằng giấy và thủ công có xu hướng làm mọi thứ chậm lại. Tự động hóa AP có thể giảm tới 70% thời gian xử lý hóa đơn mà vẫn đảm bảo tính chính xác và thời gian thanh toán. Điều cần thiết là bộ phận AP của bạn phải có sẵn các quy tắc chi tiết, ngay cả khi tự động hóa.

Các công ty có nhiều địa điểm có khả năng mua hàng cần đảm bảo rằng tất cả hóa đơn đều được chuyển đến một địa điểm tập trung để xử lý và thanh toán. Nếu bạn vẫn đang chạy trên hệ thống thủ công cũ, bạn có thể muốn giới hạn số lần chạy kiểm tra của mình xuống còn hai lần mỗi tháng.

3.4. Sử dụng KPI để đo lường hiệu quả khoản nợ phải trả

Bạn không thể quản lý hoặc làm tốt hơn những gì bạn không thể đo lường được. Vì vậy, nếu bạn thực hiện thay đổi đối với quy trình của mình, hãy thiết lập các mục tiêu và KPI cụ thể để đo lường mức độ bộ phận của bạn tuân thủ các quy trình mới hoặc đã sửa đổi, đặc biệt là khi bạn đã tự động hóa các quy trình đó.

Bắt đầu bằng cách đánh giá bộ phận của bạn hiện đang ở đâu khi nói đến các số liệu cụ thể được chỉ ra bên dưới. Sau đó, đo lường hiệu quả hoạt động của bộ phận sau khi triển khai hệ thống tự động. Các số liệu bạn nên quản lý bao gồm:

• Chi phí trên mỗi hóa đơn
• Tỷ lệ thanh toán chính xác
• Số ngày phải trả chưa thanh toán (DPO)
• Số hóa đơn thanh toán đúng hạn
• Tỷ lệ chiết khấu thanh toán sớm
• Lượng thời gian dành cho việc giải quyết tranh chấp với nhà cung cấp

Việc đo lường liên tục sẽ thể hiện giá trị của tự động hóa AP. Tuy nhiên, không tự động hóa không phải là lý do để không theo dõi số liệu. Cách duy nhất để đánh giá sự cải thiện là liên tục đánh giá hiệu suất của nhóm AP.

3.5. Thiết lập khả năng phát hiện gian lận đáng tin cậy

Khi giao dịch tiền bạc luôn có khả năng xảy ra gian lận. Lừa đảo có thể đến từ nhiều nguồn: tội phạm mạng, nhà cung cấp, thậm chí cả nhân viên của bạn. Và khi séc giấy là nguồn thanh toán thì khả năng gian lận thậm chí còn cao hơn. Đó là lý do tại sao việc giảm thiểu rủi ro đó gắn liền với việc tuân thủ các chính sách và thủ tục.

Tội phạm mạng có rất nhiều trò lừa đảo không nhất thiết phải là cách để xâm nhập vào tổ chức của bạn, bao gồm cả việc chúng sẽ bắt chước địa chỉ email từ nhà cung cấp và yêu cầu chuyển khoản thanh toán đến một tài khoản khác. Người sử dụng lao động có thể thiết lập tài khoản nhà cung cấp giả; các nhà cung cấp có thể có nhân viên riêng của họ cũng cố gắng làm điều tương tự.

Tự động hóa các khoản phải trả giúp giải quyết thách thức này bằng hệ thống theo dõi phê duyệt chặt chẽ hơn và quy trình kiểm toán rõ ràng. Khả năng hiển thị theo thời gian thực về trạng thái của mọi hóa đơn và kết quả khớp 3 chiều tự động sẽ phát hiện những khác biệt và lỗi rõ ràng, đồng thời gắn cờ những lỗi đó để điều tra thêm.

3.6. Tạo biện pháp bảo vệ cho các khoản thanh toán trùng lặp

Các bước để loại bỏ các khoản thanh toán trùng lặp cũng giống như cách phát hiện và chống gian lận, ngoại trừ ở đây tình huống thường không có chủ ý. Một lần nữa, các quy trình và giấy tờ thủ công có thể có nghĩa là các hóa đơn trùng lặp sẽ được gửi đi để thanh toán. Nhà cung cấp có thể gửi hóa đơn qua đường bưu điện và sau đó gửi hóa đơn đó qua email để đảm bảo nhận được hóa đơn. Với hệ thống thủ công, đặc biệt nếu bạn nhận được số lượng hóa đơn lớn, nhân viên có thể nhập cả hai hóa đơn để thanh toán.

Hệ thống thanh toán của bạn sẽ gắn cờ đỏ cho hóa đơn trùng lặp, dừng thanh toán. Điều đó giả định rằng hệ thống của bạn sẽ nắm bắt được hầu hết nếu không phải tất cả các khoản thanh toán trùng lặp. Nếu bạn đang xử lý phê duyệt hóa đơn theo cách thủ công, bạn không thể chỉ dựa vào hệ thống; bạn cần yêu cầu AP liên tục kiểm tra để tránh thanh toán trùng lặp. Việc chuyển từ xử lý thủ công sang xử lý tự động sẽ loại bỏ các khoản thanh toán trùng lặp.

3.7. Tăng cường kiểm soát truy cập

Càng nhiều người có quyền truy cập vào quy trình thanh toán thì càng có nhiều khả năng xảy ra lỗi và thanh toán trùng lặp. Chống lại điều này bằng cách thực hiện kiểm soát nội bộ, bao gồm thiết lập sự phân chia nhiệm vụ riêng biệt cho mỗi nhân viên; không ai có quyền kiểm soát tất cả các bước (từ phê duyệt hóa đơn đến thanh toán); và chỉ những người cụ thể mới có quyền truy cập vào Tệp nhà cung cấp chính. Triển khai các quy trình đánh giá AP nội bộ để phát hiện những sai sót và tắc nghẽn đang xảy ra.

Các biện pháp kiểm soát ở cấp hệ thống giúp xác định và giải quyết sự thiếu hiệu quả về mặt cấu trúc trong quy trình, giúp tránh các vi phạm an ninh và phát hiện gian lận tiềm ẩn. Một lần nữa, vì tự động hóa hạn chế nhu cầu tương tác giữa nhiều người, nên sẽ tự động có ít người tham gia vào quá trình này hơn.

3.8. Chuẩn hóa các điều khoản thanh toán 

Khi bạn nỗ lực chuẩn hóa các điều khoản thanh toán, bạn sẽ giải phóng vốn lưu động, kiểm soát tốt hơn dòng tiền và tối ưu hóa quá trình xử lý thanh toán. Điều này đặc biệt quan trọng khi giao dịch với nhiều nhà cung cấp, mỗi nhà cung cấp đều muốn thương lượng các điều khoản thanh toán của riêng mình. Việc chuẩn hóa các thuật ngữ giúp quy trình làm việc của bạn hiệu quả hơn. Nó cũng ngăn chặn các cuộc đàm phán đặc biệt với các nhà cung cấp riêng lẻ có thể tác động tiêu cực đến DPO của bạn, ảnh hưởng đến lợi nhuận của bộ phận thanh toán.

Tuy nhiên, việc thiết lập các điều khoản thanh toán tiêu chuẩn không nên ngăn cản việc đàm phán lại. Nhóm của bạn nên thực hiện nghiên cứu và đảm bảo rằng nhà cung cấp của bạn đang đưa ra các điều khoản tương tự hoặc tốt hơn những điều khoản họ cung cấp cho các hoạt động kinh doanh tương tự. Nếu bạn đang gặp bất lợi thì đã đến lúc phải đàm phán lại. Mặc dù hóa đơn thường xuất hiện theo chu kỳ 30, 60 hoặc 90 ngày nhưng bạn có thể thấy rằng việc tận dụng chiết khấu thanh toán sớm sẽ lớn hơn lợi ích của DPO mở rộng.

Bạn cũng nên cân nhắc các phương thức thanh toán khi đàm phán với nhà cung cấp. Giảm số lượng séc giấy được cắt và gửi qua đường bưu điện sẽ giảm chi phí và thanh toán chậm do vấn đề giao hàng. Thay vào đó, hãy cân nhắc việc tập trung và quản lý 100% khoản thanh toán điện tử cho nhà cung cấp của bạn thông qua nhiều phương thức thanh toán khác nhau, bao gồm ACH, chuyển khoản hoặc thẻ ảo.

3.9. Theo dõi và giải quyết tranh chấp hiệu quả

Các trường hợp ngoại lệ tiếp tục là thách thức lớn đối với AP; chúng dẫn đến việc thanh toán bị chậm trễ và thường mất quá nhiều thời gian để xử lý các thắc mắc và quan ngại của nhà cung cấp (cả qua điện thoại và qua email). Giải quyết những vấn đề này một cách nhanh chóng là điều cần thiết để duy trì dòng tiền cần thiết. Quy trình phê duyệt tự động sẽ gửi hóa đơn khớp với PO trực tiếp vào phần mềm ERP để thanh toán, chỉ để lại các trường hợp ngoại lệ cho nhóm AP của bạn xử lý. Vì những trường hợp ngoại lệ đó được xác định nhanh chóng nên chúng có thể được giải quyết kịp thời.

Hợp lý hóa cách bạn theo dõi và giải quyết tranh chấp là điều có lợi cho cả bạn và nhà cung cấp của bạn. Thanh toán đúng hạn mang lại mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp. Ngược lại, việc theo dõi tranh chấp có thể dẫn đến việc xác định những nhà cung cấp thường xuyên gặp vấn đề và có thể khiến bạn phải tìm kiếm giải pháp thay thế. Về phía bạn, nhân viên dành ít thời gian hơn để trả lời điện thoại và email đồng nghĩa với việc họ có thể dành nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ có giá trị gia tăng.

3.10. Luôn cập nhật thông tin nhà cung cấp

Trong môi trường kinh doanh toàn cầu, các nhà cung cấp có thể được mua lại, các mối liên hệ có thể thay đổi và các công ty có thể chuyển địa điểm. Bất kỳ và/hoặc tất cả những điều này đều dẫn đến việc hóa đơn không được hệ thống nhận dạng và điều đó có thể dẫn đến thanh toán bị trì hoãn hoặc tệ hơn là thanh toán được gửi đến sai địa chỉ.

Giải pháp tự động hóa AP cung cấp cổng thông tin nhà cung cấp sẽ loại bỏ những vấn đề đó vì nhà cung cấp có thể truy cập vào hệ thống và thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào. Tuy nhiên, điều này đòi hỏi cả giải pháp của bạn và giải pháp được nhà cung cấp sử dụng đều phải tương thích.

Thực hiện theo các thông lệ này và liên tục cải tiến quy trình AP sẽ giúp hợp lý hóa quy trình phê duyệt, loại bỏ các khoản thanh toán trễ (và phí trễ), và cuối cùng, giúp bạn kiểm soát tốt hơn dòng tiền của mình. Nhưng các quy trình giấy tờ và thủ công sẽ chỉ khiến việc đạt được mục tiêu của bạn trở nên khó khăn hơn. Triển khai giải pháp tự động hóa các khoản phải trả là cách đưa bộ phận AP của bạn lên một tầm cao mới và cuối cùng là đạt trạng thái tốt nhất.

Phần kết luận 

Các khoản phải trả là một trong những quy trình kế toán quan trọng nhất vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền của doanh nghiệp. Với hệ thống Nợ phải trả hiệu quả được áp dụng cùng với hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh mẽ, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng quỹ được quản lý một cách có trách nhiệm và hiệu quả, cho phép họ tập trung hơn vào việc phát triển kinh doanh thay vì lo lắng về các vấn đề tiềm ẩn về dòng tiền. 

Tuy nhiên, quản lý Nợ phải trả là một công việc phức tạp; do đó, tốt nhất bạn nên thuê sự trợ giúp từ các chuyên gia thay vì tự mình vật lộn với nó. Sử dụng dịch vụ thuê ngoài Nợ phải trả giúp hợp lý hóa toàn bộ quy trình và giúp quản lý hiệu quả hơn và dễ dàng hơn. Asia Enterprise là một trong những nhà cung cấp dịch vụ gia công phần mềm giúp các doanh nghiệp khác nhau thực hiện nhiều hoạt động kế toán như Nợ phải trả, bảng lương, tài khoản phải thu và đối chiếu. Liên hệ ngay hôm nay để được tư vấn và demo chi tiết!