Bạn đã bao giờ nghĩ rằng bạn chỉ có thể làm chủ cuộc sống, tự do phát triển bản thân khi quản lý tốt tiền bạc và tự do tài chính? Nhưng việc cân đối chi tiêu của bạn trở nên thực sự khó khăn. Bên cạnh đó, bạn cũng mãi mà chưa tìm thấy phương án phù hợp nhất. Đừng lo lắng! Hãy cùng Asia Soft tìm hiểu 10 cách thông minh để cải thiện khả năng sinh lời của dự án ngay trong bài viết dưới đây!

1. Khả năng sinh lời của dự án là gì?

Một trong những số liệu tài chính quan trọng nhất để đo lường hiệu suất dự án của bạn là khả năng sinh lời của dự án. Khả năng sinh lợi của dự án là so sánh chi phí với lợi nhuận thu được.  Khi bạn nhận thức đầy đủ về lợi nhuận của dự án trước và trong quá trình thực hiện, điều này sẽ giúp đưa ra quyết định đúng đắn để giữ cho dự án của bạn đi đúng hướng cho đến khi hoàn thành.  

Khả năng sinh lợi của dự án là thước đo cuối cùng về những gì bạn nên và không nên làm trong quá trình thực hiện những dự án tương tự. Khi bạn liên tục theo dõi lợi nhuận, bạn có thể chứng kiến ​​các xu hướng lớn hơn và biết dự án nào mà công ty của bạn nên theo đuổi.  

2. Làm thế nào để tính toán khả năng sinh lời của dự án?

Vì mỗi dự án đều khác nhau nên điều quan trọng là phải hiểu khả năng sinh lời của dự án và cách bạn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên cũng như cải thiện các dự án của mình để giúp bạn đạt được mục tiêu ngay bây giờ và trong tương lai.

2.1 Theo dõi số liệu chính xác 

Để cải thiện khả năng sinh lợi của dự án, bạn muốn xác định các số liệu quan trọng nhất đối với sự phát triển của công ty bạn. Một sự đồng thuận cho các số liệu quan trọng đối với các dự án bao gồm: 

• Vượt dự án: tỷ lệ phần trăm trên chi phí hoặc thời gian dự toán so với chi phí hoặc thời gian thực tế của dự án của bạn. 
• Tỷ suất lợi nhuận của dự án: tỷ lệ phần trăm doanh thu còn lại sau khi thanh toán các chi phí trực tiếp để thực hiện một dự án. 
• Thời gian sử dụng có thể tính phí: tổng thời gian khả dụng mà nhân viên dành cho các hoạt động liên quan đến dự án.  
• Doanh thu hàng năm trên mỗi nhân viên: được đo bằng cách chia tổng doanh thu cho tổng số nhân viên có thể lập hóa đơn và không thể lập hóa đơn.
• Doanh thu hàng năm trên mỗi nhà tư vấn có thể thanh toán: tổng doanh thu của công ty bạn chia cho số lượng nhà tư vấn có thể thanh toán. 

Mặc dù bạn luôn có thể xem xét các chỉ số dành riêng cho công ty của mình, những chỉ số cơ bản này là điểm khởi đầu tốt để đạt được mục tiêu lợi nhuận của bạn.  

2.2 Phạm vi quản lí 

Quản lý phạm vi là một cách chắc chắn để giúp đảm bảo lợi nhuận của dự án. Phạm vi leo thang xảy ra khi công việc bổ sung được thêm vào dự án của bạn mà không có các lệnh thay đổi cần thiết để đảm bảo công việc và duy trì khả năng sinh lời của dự án đó ở nơi cần thiết. Điều này xảy ra khi dự án của bạn không được kiểm soát và ghi lại đúng cách. 

Để tránh điều này, đừng để quá nhiều dự án trôi qua với công việc bổ sung được thêm vào mà không có các yêu cầu thay đổi cần thiết được thực hiện để hoàn thành công việc đó. Thay vào đó, hãy thêm doanh thu bạn cần cho công việc làm thêm đó và giữ nguyên khả năng sinh lời của dự án.  

Quản lý biến đổi phạm vi dẫn đến việc kiểm soát các thay đổi trong phạm vi thông qua quy trình kiểm soát thay đổi bao gồm: 

• Giám sát phạm vi cơ bản của dự án 
• Xác định nguyên nhân của những thay đổi được tìm thấy 
• So sánh các phép đo hiệu suất công việc thực tế với phạm vi cơ sở 
• Quản lý tất cả các yêu cầu và hành động thay đổi 
• Theo dõi thời gian và ngân sách của bạn 

Theo dõi thời gian giúp cải thiện khả năng sinh lời của dự án bằng cách cho phép công ty của bạn có thông tin chi tiết theo thời gian thực về số giờ (cung cấp thông tin chi tiết về tiền lương và chi phí) đã được đầu tư vào dự án tại bất kỳ thời điểm nào.  

Nhiều dự án có thể được chia thành các giai đoạn với ngân sách được chỉ định cho từng giai đoạn. Việc kết hợp tính năng theo dõi thời gian thực với % giai đoạn đã hoàn thành cùng với số tiền được lập ngân sách cho giai đoạn đó sẽ cho phép công ty của bạn so sánh chi phí mà họ đã chi cho đến thời điểm này so với chi phí mà họ đã lập ngân sách cho đến thời điểm đó.  

Nếu chi phí thực tế phát sinh thấp hơn chi phí ngân sách, dự án hiện đang có lãi. Nếu chi phí thực tế phát sinh bây giờ lớn hơn chi phí ngân sách, thì dự án hiện không có lãi.  

Bằng cách có thông tin chi tiết theo thời gian thực về việc theo dõi thời gian của bạn, các công ty có thể điều chỉnh hướng đi khi họ thấy các dự án nằm trong khu vực không có lợi.   

2.3 Theo dõi chi phí 

Điều quan trọng là bạn phải theo dõi chi phí dự án của mình xuống mức độ chi tiết cụ thể. Bạn có cần biết bạn đang trả bao nhiêu cho lao động hợp đồng phụ không? Còn các công cụ cụ thể được thêm vào dự án thì sao? 

Khi bạn có thể theo dõi và lập hóa đơn cho những chi phí này, điều đó mang lại cho bạn lợi thế lớn trong việc cải thiện và quản lý khả năng sinh lời của dự án.  

2.4 Phân tích dữ liệu đối chiếu

Khi bạn đã đối chiếu dữ liệu cần thiết, bạn phải dành đủ thời gian để rút ra các xu hướng và thông tin chi tiết có ý nghĩa.

Ngồi với nhóm của bạn, những người quản lý dự án khác và các chuyên gia trong ngành nếu cần. Thảo luận về những gì có thể được cải thiện và những gì đang hoạt động tốt cho nhóm.

Phân tích này có thể là bất cứ điều gì từ việc xem xét phân tích hòa vốn đến ưu tiên các dự án cụ thể do tỷ suất lợi nhuận cao hơn của chúng. Chỉ khi bạn hiểu rõ về dữ liệu, bạn mới có thể đưa ra các quyết định kinh doanh có lợi nhuận.

2.5 Phân tích cấu trúc giá cho các dự án có phí cố định của bạn

Là người quản lý dự án, bạn có thể quyết định định giá dự án của mình trên cơ sở phí cố định. Điều này có nghĩa là bạn đã đặt giá của họ cho mỗi dịch vụ được hiển thị; nhân viên cần thiết để làm việc trong dự án, v.v.

Để tăng khả năng sinh lời, bạn cần tạo các báo cáo lãi lỗ toàn diện. Các báo cáo về khả năng sinh lợi của dự án này cung cấp cho bạn những hiểu biết hữu ích về cách bạn có thể tối ưu hóa khối lượng công việc của nhân viên hoặc đặt thời hạn. Phân tích này sẽ giúp bạn thu được lợi ích tối đa từ lợi nhuận đạt được.

2.6 Đảm bảo tính khả thi của dự án 

Khi bạn ngồi xuống để xây dựng ngân sách cho dự án của mình, hãy giữ một số tiền vừa đủ làm biên lợi nhuận mà bạn mong đợi thu được từ dự án.

Một khi điều này được thực hiện, vai trò của bạn không dừng lại ở đó. Nó theo dõi dự án của bạn đang tiến triển như thế nào liên quan đến các chi phí phát sinh. Điều này có nghĩa là bạn phải kiểm soát luồng công việc, quy trình và chi phí của mình trong thời gian thực để luôn nằm trong ngân sách đã đặt trước và đảm bảo lợi nhuận của dự án.

2.7 Dự báo lại ngân sách theo thời gian thực

Một trong những mẹo quan trọng để tối đa hóa lợi nhuận của dự án là dự báo ngân sách của bạn với khả năng tốt nhất của bạn. Nhưng, làm thế nào để bạn dự đoán lại?

Bạn có thể đã tạo dự báo ngân sách mà bạn tin rằng đã tính đến tất cả các chi phí có thể, do đó mang lại cho bạn ước tính tốt nhất cho ngân sách dự án. Tuy nhiên, các dự án có một chu kỳ của riêng mình. Nhiệm vụ có thể bị trì hoãn hoặc tài nguyên được chỉ định có thể không hoạt động như bạn nghĩ.

Do đó, việc dự báo chi phí của bạn thường xuyên trở nên không thể thiếu. Điều này chỉ để đảm bảo rằng bạn vẫn phù hợp để hoàn thành dự án của mình trong ngân sách đã xác định. Nếu không, bạn có thể phải suy nghĩ lại về các chiến lược tốt nhất để định hình quy trình làm việc của mình và hoàn thành các dự án trong phạm vi ngân sách. Ngoài ra, nếu dự án của bạn vượt quá ngân sách đã định, bạn cũng có thể phải đối mặt với tình huống phải chấm dứt dự án của mình.

2.8 Tận dụng sức mạnh của phần mềm

Với tư cách là người quản lý dự án, mọi thứ chắc chắn sẽ bị bỏ qua khi bạn phụ trách nhiều dự án, tài nguyên, quy trình công việc và thời hạn.

Điều có thể khiến mọi việc trở nên dễ dàng hơn là áp dụng một công cụ mạnh mẽ cung cấp các tính năng quan trọng của phần mềm tạo lợi nhuận cho dự án. Một công cụ đáng tin cậy như Asia Enterprise có thể giúp bạn:

• Trực quan hóa xem dự án của bạn có tuân theo đường cơ sở đã đặt hay không
• Hỗ trợ các chiến lược cộng tác nhóm của bạn bằng cách điều phối giao tiếp nhóm thông qua nhận xét nhiệm vụ và chia sẻ tệp
• Theo dõi nơi các thành viên trong nhóm của bạn dành thời gian tại nơi làm việc với tính năng theo dõi thời gian
• Cân bằng và tối ưu hóa khối lượng công việc của nhóm, đảm bảo các dự án được hoàn thành mà không bị kiệt sức và tranh giành vào phút cuối

Quan trọng nhất, vì chúng ta đang thảo luận về lợi nhuận nên bạn có thể bật các tiện ích bổ sung cho: Hóa đơn, Ước tính và Chi phí.

2.9 Học hỏi từ những sai lầm

Cuối cùng, rút ​​kinh nghiệm từ mỗi dự án. Mỗi dự án khác với dự án khác. Mỗi dự án đòi hỏi các chiến lược khác nhau để thực hiện thành công.

Trong khi điều hành các dự án của mình, bạn gặp phải nhiều thách thức và rủi ro khác nhau mà bạn học cách vượt qua trên đường đi. Bạn có cần thực hiện các bước để cải thiện sự hợp tác nhóm để các dự án hoạt động tốt hơn không? Bạn có cần một cách hiệu quả hơn để theo dõi chi phí dự án? Hay bạn cần một hệ thống cho phép báo cáo tiến độ nâng cao? 

Thúc đẩy khả năng sinh lời của dự án cho doanh nghiệp của bạn

Đến bây giờ, bạn có thể có một ý tưởng hợp lý về cách tăng khả năng sinh lời của dự án cho doanh nghiệp của mình. Hãy nhớ rằng, không có kích thước phù hợp với tất cả. Những gì có thể làm việc cho một dự án có thể không làm việc cho một dự án khác. Cách tốt nhất để tiến về phía trước là lập chiến lược, học hỏi từ những bài học kinh nghiệm sâu sắc, áp dụng các phương pháp luận mới và điều hành dự án thành công.
Mỗi bước sẽ cho phép bạn phát triển các quy trình tốt hơn và tối ưu hóa quy trình công việc, dẫn đến lợi nhuận tối đa cho dự án.