GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT GIẢI PHÁP PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP LĨNH VỰC KINH DOANH DU LỊCH

MỤC TIÊU & ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG

• Giải pháp được xây dựng với mục tiêu quản lý các hoạt động của doanh nghiêp theo một quy trình thống nhất, tập trung và có tính kế thừa: Từ các nghiệp vụ mua, bán dịch vụ tour – vé – visa; Quản lý công nợ phải thu, phải trả; Quản lý & phân tích doanh thu cung cấp dịch vụ; Quản lý chi phí, TCSĐ, CCDC… đến Quản lý nhân sự & tính lương nhân viên.
• Đối tượng tham khảo và sử dụng giải pháp là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh du lịch; visa & bán vé.

CÁC PHÂN HỆ NGHIỆP VỤ

Hệ thống giải pháp bao gồm nhiều phân hệ, các phân hệ có thể hoạt động độc lập hoặc chúng có thể kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhằm tạo nên một hệ thống quản lý tập trung và thống nhất.

• Quản trị hệ thống
• Quản lý kinh doanh
  • Quản lý kinh doanh vé
  • Quản lý kinh doanh visa
  • Quản lý kinh doanh tour
• Quản lý tài chính – kế toán
  • Tiền mặt & ngân hàng
  • Mua hàng/dịch vụ và công nợ phải trả
  • Bán dịch vụ và công nợ phải thu
  • Quản lý chi phí & giá thành tour
  • Hàng tồn kho
  • TSCĐ&CCDC
  • Tổng hợp & BCTC, BC thuế
• Quản lý nhân sự – tính lương
  • Quản lý nhân sự
  • Tính lương

MÔ HÌNH QUẢN LÝ TỔNG QUÁT

CHI TIẾT TÍNH NĂNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP LĨNH VỰC KINH DOANH DU LỊCH

QUẢN LÝ KINH DOANH

• Các bộ phận đều tách biệt về thống kê doanh số, danh sách khách hàng, phân quyền chi tiết cho từng chức năng người sử dụ
• Tất cả các bộ phận đều thao tác trên một phần mềm, nhưng được bảo mật thông tin giữa các bộ phận với nhau thông qua chức năng phân quyền

BỘ PHẬN VÉ, VISA

Bộ phận vé:

• Dữ liệu đầu vào bao gồm các thông tin: thông tin khách hàng bao gồm:
  • Tên công ty, số điện thoại, mã số thuế,…
  • Hành trình, hãng, số vé, giá (giá net/ phí/ giá net + phí)….
• Quản lý thông tin khách hàng, bao gồm: Thông tin người đứng tên trên vé, thông tin đại diện xuất hóa đơn, ngày sinh nhật, số thẻ hội viên Hãng, CMDD/Hộ chiếu…
• Chức năng lập Invoice thu tiền gồm:
  • Thông tin khách hàng/ hình thức thanh toán (tiền mặt, sec, thẻ, chuyển khoản) / hành trình/ trên Invoice thu tiền thể hiện hai cột tiền (USD, VND)/người lập/ ngày lập…
• Chức năng quản lý thông tin trả vé/ đổi vé
• Theo dõi thu chi theo Invoice thu tiền / vé / Tên khách hàng
• Quản lý giá bán theo từng Invoice thu tiền (giá net/ phí/ giá net + phí)
• Báo cáo phục vụ quản lý bộ phận vé:
  • Báo cáo số vé chưa lập Invoice thu tiền
  • Báo cáo tình hình thực hiện Invoice thu tiền
  • Báo cáo kinh doanh chi tiết theo số vé của từng hãng hàng không ( gồm tiền vốn/ phí/ hoa hồng)
  • Báo cáo tổng hợp kinh doanh vé (doanh thu/ lỗ lãi )
  • Lập báo cáo kinh doanh theo mốc thời gian: tuần/ tháng/ quý/ năm
  • …

Bộ phận visa:

• Nhập dữ liệu đầu vào (thông tin khách hàng, thời hạn visa, ngày làm dịch vụ, giá: net/bán),…
• Chức năng lập phiếu thu: chi tiết thông tin khách hàng (ngày nhận hộ chiếu làm dịch vụ/ hẹn ngày trả hộ chiếu)
• Báo cáo bộ phận visa:
  • Báo cáo tình hình thực hiện visa theo họ tên khách ( visa đã thực hiện/ chưa thực hiện)
  • Báo cáo thời hạn visa ( visa quá hạn hay visa còn hạn : visa từ ngày / tháng / năm đến ngày / tháng / năm , loại visa 1 hay nhiều lần / ký hiệu visa / ngày nhập cảnh / tên cửa khẩu nhập cảnh)
  • Báo cáo tổng hợp visa theo mốc thời gian: tuần/ tháng/ quý/ năm
  • Báo cáo visa theo nơi làm visa
  • …

BỘ PHẬN TOUR

Quy trình thực hiện tour outbound

• Quản lý thông tin khách gồm:
  • Khách lẻ
  • Khách đoàn (khách đoàn thì quản lý chăm sóc người đại diện)
• Quản lý thông tin tour bao gồm:
• Mã tour, tên tour, này khởi hành, ngày kết thúc,…
• Mỗi tour sẽ có danh sách khách đi tour. Thông tin bao gồm: mã khách, tên khách, ngày sinh, giới tính, quốc tịch, CMND/ Hộ chiếu, lựa chọn thuộc đại lý/ khách lẻ/ khách đoàn/ khách công ty
• Quản lý thông tin người đại diện/ công ty đại diện ( căn cứ để suất hóa đơn)
• Quản lý tổng số khách hàng
• Thiết lập dự toán tour
  • Thiết lập doanh mục các dịch vụ
  • Thiết lập màn hình nhập phí của các dịch vụ này ứng với mỗi tour
• Báo giá tư vấn: nhắc nhở ngày quá hạn báo giá à nhắc nhở ở dạng báo cáo.
• Báo giá đoàn: nhắc nhở ngày quá hạn báo giá à nhắc nhở ở dạng báo cáo.
• Bàn giao trưởng đoàn: nhắc nhở ngày làm quyết toán à nhắc nhở ở dạng báo cáo.
• Booking:
  • Phân chia theo tuyến tour (VD: TW, Trung Quốc, Sin…)
  • Nhắc deadline đến hạn đặt cọc hoặc hạn xuất vé à ở dạng báo cáo.
  • Nếu đặt cọc, hệ thống chuyển sang trang “Đặt Cọc” àbáo cáo booking đã đặt cọc.
  • Nếu không đặt cọc, hệ thống chuyển sang tình trạng “Đã hủy booking” à chương trình tự động hủy.
  • Nếu xuất vé, hệ thống chuyển sang trang “Xuất Vé” à lập báo cáo những booking đã xuất vé.
• Lịch khởi hành & cập nhật chỗ: cho phép đăng ký chỗ
• Cho phép đính kèm các file chương trình tour, hợp đồng khi cần thiết.
• Hệ thống báo cáo:
  • Báo cáo quyết toán tour
  • Báo cáo kinh doanh: theo nhân viên (căn cứ vào quyết toán tour).
  • Báo cáo lãi/ lỗ theo chi tiết tour
  • Báo cáo tổng hợp kinh doanh theo mốc thời gian tuần/ tháng/ quý/ năm
  • …

Quy trình thực hiện tour nội địa

• Chức năng quản lý thông tin khách gồm: khách lẻ và khách đoàn (khách đoàn thì chỉ quản lý chăm sóc người đại diện)
• Chức năng khai báo thông tin tour bao gồm:
• Mã tour, tên tour, này khởi hành, ngày kết thúc,…
• Mỗi tour sẽ có danh sách khách đi tour. Thông tin bao gồm: mã khách, tên khách, ngày sinh, giới tính, quốc tịch, CMND/ Hộ chiếu, lựa chọn thuộc đại lý/ khách lẻ/ khách đoàn/ khách công ty
• Quản lý thông tin người đại diện/ công ty đại diện ( căn cứ để suất hóa đơn)
• Quản lý tổng số khách hàng
• Dựa vào chi tiết chương trình tour Điều hành thực hiện booking các dịch vụ, bao gồm:
  • Đặt khác sạn/ nhà hàng/ xe/ tàu (máy vay)/ vé tham quan/ hướng dẫn viên/ dịch vụ khác .
    • Đặt xe: số phiếu/ ngày/ mã tour/ ngày khởi hành/ lộ trình/ loại xe/ giá xe/ có ghi chú (có thể thay đổi giá xe trong quá trình thực hiện tour)/ số xe/ tài xế/ hướng dẫn viên/Thông tin chuyến bay…
    • Đặt khách sạn: số phiếu/ ngày/ mã tour/ ngày vào/ ngày ra/ loại phòng/ tên phòng/Giá tiền / các ghi chú…
    • Phiếu đặt ăn: bao gồm thông tin, thực đơn sẽ được tự nhập bằng tay vào
  • Lập dự toán tour bao gồm: thông tin tour, dự toán chi, dự toán thu
    • Từ những thông tin trên tính ra được lãi/ lỗ
    • Mỗi dự toán sẽ có 2 mẫu in: 1 mẫu dành cho kế toán, 1 mẫu dành cho hướng dẫn viên
    • Mẫu dành cho hướng dẫn viên chỉ hiển thị những dòng cần thiết cho hướng dẫn viên, không hiển thị phần thu, không hiển thị phần lãi/ lỗ
  • Khi thực hiện tour xong nhân viên phải có bảng kê chi tiền, sẽ thực hiện nhập bảng kê này vào phần mềm
  • Lập phiếu xác nhận chi tiền gửi kế toán
  • Bàn giao tour cho HDV: Chương trình, danh sách, bảng dự toán, ý kiến khách hàng, ý kiến HDV, Bảng xác nhận bàn giao, bảng đón đoàn …
  • Quyết toán tour: hiển thị thông tin dự toán tour để có thể chỉnh sửa lại thành quyết toán tour
  • Hệ thống báo cáo:
    • Báo cáo kinh doanh: theo nhân viên ( căn cứ vào quyết toán tour)
    • Báo cáo lãi/ lỗ theo chi tiết tour
    • Báo cáo tổng hợp kinh doanh theo mốc thời gian tuần/ tháng/ quý/ năm
    • …

QUẢN LÝ TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN

• Tính năng của các phân hệ quản lý tài chính kế toán cơ bản giống như tính năng được mô tả trong phiên bản Asia Enterprise
• Tham khảo thêm tại đây

QUẢN LÝ NHÂN SỰ – TÍNH LƯƠNG

• Theo đặc thù quản lý của từng doanh nghiệp
• Tham khảo thêm tại đây