Bạn đang lên kế hoạch triển khai ERP. Bạn đã chọn ERP lý tưởng của mình, bây giờ tất cả những gì còn lại là triển khai nó.  Bạn nhận ra rằng quá trình triển khai ERP có thể đầy thách thức và không may, thất bại trong quá trình này là điều khá phổ biến. Để đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ, bạn sẽ cần phải xây dựng kế hoạch triển khai kỹ lưỡng và tỉ mỉ.

Vì vậy hãy cùng AsiaSoft tìm hiểu quá trình triển khai ERP ngay trong bài viết dưỡi đây nha!

1. Triển khai ERP là gì?

Việc triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) trong doanh nghiệp của bạn sẽ tác động đến tất cả các bộ phận bao gồm tài chính, nhân sự, bán hàng và sản xuất. Triển khai ERP là quá trình lập kế hoạch, cấu hình hoặc tùy chỉnh và triển khai hệ thống ERP trong toàn bộ hoạt động kinh doanh của bạn. Để đảm bảo quá trình triển khai diễn ra tốt đẹp, bạn nên tham khảo ý kiến ​​các bên liên quan chính trước và trong quá trình triển khai để toàn bộ doanh nghiệp của bạn sẵn sàng cho sự thay đổi. Quá trình triển khai hệ thống EPR thường mất vài tháng vì nó liên quan đến việc làm sạch và di chuyển dữ liệu hiện có của bạn sang hệ thống mới.

2. 7 bước triển khai ERP hiệu quả 

2.1. Tập hợp nhóm dự án ERP

Điều đầu tiên bạn sẽ khá khó khăn khi tự mình lên kế hoạch cho việc triển khai ERP. Tạo một nhóm triển khai ERP hiệu quả và tận tâm sẽ giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Bạn sẽ cần những thành viên cốt lõi sau đây:

• Người quản lý dự án: người lãnh đạo. 
• Nhà phân tích ứng dụng: chịu trách nhiệm di chuyển và làm sạch dữ liệu
• Nhà phát triển ứng dụng: phụ trách tùy chỉnh hệ thống
• Kỹ sư kiểm tra QA: phụ trách các nỗ lực kiểm tra hệ thống và hiệu suất

Để đảm bảo sự thành công của triển khai ERP, ngoài những thành viên cốt lõi trên, bạn cũng cần tích hợp một số người có kiến thức chuyên sâu về các chức năng cụ thể của doanh nghiệp và giúp kết nối giữa bộ phận CNTT và các bộ phận khác trong tổ chức. Sự tương tác chặt chẽ giữa các thành viên sẽ đảm bảo rằng mọi người đều hỗ trợ nhau để triển khai ERP một cách hiệu quả và hiệu suất.

Dưới đây là một số ví dụ về các bên liên quan mà bạn nên đưa vào khi triển khai các chức năng khác nhau:

2.2. Tạo kế hoạch quản lý thay đổi ERP

Trước tiên, bạn cần lập kế hoạch triển khai ERP theo từng bước và ủy quyền những việc này cho nhóm triển khai của mình tùy theo chuyên môn. 

Trước khi bắt đầu triển khai, bạn nên chuẩn bị sẵn kế hoạch cho:

• Dự toán chi phí thực hiện và lập ngân sách
• Lập kế hoạch triển khai ERP
• Di chuyển dữ liệu sang hệ thống mới
• Đào tạo cơ sở người dùng ERP của bạn
• Kiểm tra ERP của bạn và đi vào hoạt động
• Các hoạt động trực tiếp theo thời gian 
• Đánh giá sự thành công của dự án của bạn

Thứ hai, để đảm bảo quá trình triển khai diễn ra suôn sẻ, bạn cần kế hoạch để liên tục hỗ trợ và đồng hành cùng công ty. Sự thay đổi thường gây ra một mức độ gián đoạn, nhưng điều này có thể được giảm thiểu bằng cách:

• Cung cấp thông tin liên lạc rõ ràng về mọi sự gián đoạn dự kiến.
• Dành đủ thời gian để đào tạo người dùng và giải quyết mọi thắc mắc của họ.
• Xem xét và tính đến nhu cầu chính của các bên liên quan, bao gồm đại diện từ các bộ phận khác nhau, nhằm đảm bảo rằng mọi người đều được thông tin và được đáp ứng đúng cách. 

2.3. Dự báo chi phí triển khai ERP và dự thảo ngân sách

Bạn có bao nhiêu chi phí cần phải chi trả để triển khai hệ thống ERP? Đây thực sự là một câu hỏi quan trọng, nhưng câu trả lời không phải lúc nào cũng dễ dàng, và đây thường là một trong những điểm nguy hiểm trong quá trình triển khai ERP.

Theo một phân tích gần đây từ Softwarethinktank, chúng ta có thể thấy một cái nhìn tổng quan về tình hình ngân sách trong dự án triển khai ERP:

• 35% việc triển khai ERP đã vượt quá ngân sách từ 0%-25%
• 15%  vượt quá ngân sách từ 26%-50%
• 6% đã vượt quá ngân sách hơn 50%

Điều này cho thấy rằng, về tổng thể, hơn một nửa việc triển khai ERP vượt quá ngân sách. Vì vậy, việc lập ngân sách là một bãi mìn và bạn sẽ phải hết sức cẩn thận.

Tuy nhiên, vẫn có thể xác định được một số chi phí. Điểm khởi đầu tốt là giả định chi phí triển khai ERP sẽ yêu cầu ít nhất 1% tổng doanh thu hàng năm của doanh nghiệp ở mức tối thiểu.

Sau đó, bạn nên đưa tất cả các yếu tố này vào ngân sách triển khai của mình để tránh bị ảnh hưởng bởi các chi phí ẩn:

• Nâng cấp phần cứng/mạng: những nâng cấp này sẽ cao hơn nhiều nếu bạn đang triển khai hệ thống tại chỗ
• Trả lương làm thêm giờ cho nhân viên: Lưu ý rằng việc từ chối trả lương làm thêm giờ có thể không phải là cách tiếp cận phù hợp với nhóm làm việc của bạn.
• Phí đào tạo, tùy chỉnh và tư vấn của nhà cung cấp: Nếu may mắn, nhà cung cấp của bạn có thể bao gồm các chi phí này trong giá phần mềm ban đầu, tuy nhiên, hãy nhớ rằng chúng thường không phải là chi phí cố định và cần kiểm tra kỹ.
• Sao lưu và lưu trữ dữ liệu: Chi phí này thường đi kèm với triển khai ERP trên nền tảng đám mây tuy nhiên, hãy luôn kiểm tra chi tiết để tránh bất ngờ.

Số tiền bạn có thể mong đợi trả cho một ERP sẽ khác nhau tùy thuộc vào một số yếu tố, từ quy mô doanh nghiệp, yêu cầu và số lượng người dùng.

2.4. Chuyển đổi dữ liệu sang hệ thống ERP

Đây là thời điểm quan trọng để bắt đầu quá trình thực tế chuyển đổi công ty sang hệ thống ERP mới.

Bước đầu tiên quan trọng là di chuyển dữ liệu nếu thực hiện đúng cách, bạn sẽ xây dựng nền tảng mạnh mẽ để tiếp tục quá trình triển khai. Ngược lại, nếu thực hiện không chính xác, có thể dẫn đến sự suy giảm hoặc thậm chí là thất bại của dự án.

Nhà phân tích ứng dụng của bạn nên chủ động tham gia vào quá trình này, vì đó là lĩnh vực chuyên sâu của họ. Hãy sẵn sàng hỗ trợ trong các công việc:

• Làm sạch và xác minh dữ liệu: Xử lý và làm sạch dữ liệu hiện tại để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.
• Thiết lập cơ sở dữ liệu: Tạo cơ sở dữ liệu mới để chứa dữ liệu của bạn trong hệ thống ERP.
• Ánh xạ dữ liệu cũ sang các trường cơ sở dữ liệu mới: Xác định cách dữ liệu từ hệ thống cũ sẽ được chuyển giao và lưu trữ trong hệ thống ERP mới.
• Truyền dữ liệu sang hệ thống mới: Chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới, đảm bảo tính toàn vẹn và đúng đắn.
• Kiểm tra và xác minh dữ liệu kế thừa: Thực hiện kiểm tra để đảm bảo rằng dữ liệu đã được chuyển giao đúng cách và không bị mất mát.
• Kiểm tra và xác minh dữ liệu đầu vào mới: Đảm bảo rằng dữ liệu mới được nhập vào hệ thống ERP đúng cách và đáp ứng các yêu cầu của nó.

Chăm chỉ hỗ trợ nhóm phân tích ứng dụng trong các công việc này là quan trọng để đảm bảo rằng quá trình di chuyển dữ liệu diễn ra mượt mà và hiệu quả.

2.5. Bắt đầu đào tạo cơ sở người dùng ERP của bạn

Sự chấp nhận của người dùng là chìa khóa thành công cho dự án triển khai ERP của bạn và một kế hoạch đào tạo người dùng phù hợp là điều cần thiết để đạt được điều này.

Có nhiều cách khác nhau để đào tạo lực lượng lao động của bạn; nhưng hầu hết các phương pháp đào tạo có thể được chia thành phương pháp trực tiếp và học trực tuyến:

2.6. Bắt đầu các hoạt động triển khai ERP 

Giai đoạn “đi vào hoạt động” trong quá trình triển khai ERP có thể tương tự như việc kết hôn, đòi hỏi sự chuẩn bị và lập kế hoạch cẩn thận. Dưới đây là những điều cần lên kế hoạch:

• Kiểm thử hệ thống: Thực hiện kiểm thử kỹ thuật số và thực tế trước khi hệ thống đi vào hoạt động, cũng như sau khi đã triển khai. Điều này giúp đảm bảo tính ổn định và khắc phục mọi vấn đề trước khi chúng trở thành vấn đề lớn.
• Lập kế hoạch nhân viên: Bao gồm cả lịch trình làm thêm giờ hoặc sử dụng nhân viên tạm thời để đảm bảo có đủ nguồn nhân lực để xử lý mọi tình huống khẩn cấp và hỗ trợ người dùng.
• Xác định các chỉ số đánh giá dự án: Đặt ra các chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu suất của dự án, từ việc triển khai đến đi vào hoạt động, giúp theo dõi và đánh giá mức độ thành công.
• Tạo chiến lược truyền thông: Chuẩn bị một chiến lược truyền thông chặt chẽ để thông báo khi hệ thống sẽ ngừng hoạt động và cung cấp hướng dẫn về cách sử dụng hệ thống mới.
• Kiểm tra tốc độ và độ tin cậy của mạng: Đảm bảo rằng mạng có đủ tốc độ và độ tin cậy để hỗ trợ hoạt động của hệ thống ERP một cách hiệu quả.
• Quy trình sao lưu dữ liệu: Xác định và triển khai quy trình sao lưu dữ liệu để đảm bảo an toàn và khả năng phục hồi nhanh chóng khi cần thiết.

Giao tiếp chặt chẽ là chìa khóa tại giai đoạn này, không chỉ với nhóm triển khai mà còn với lực lượng lao động rộng lớn. Thông tin chi tiết về người nào đang thực hiện công việc gì, thời gian dự kiến hoàn thành, và lịch trình ngừng hoạt động là quan trọng để tối ưu hóa hiệu suất và giảm thiểu rủi ro.

2.7. Đánh giá sự thành công của dự án triển khai ERP

Đánh giá thành công của dự án triển khai ERP là một bước quan trọng để đảm bảo rằng hệ thống đã đáp ứng được mục tiêu và mong đợi. 

Bạn có thể bắt đầu với những câu hỏi đơn giản như sau:

• Tình trạng tài chính của công ty: Công ty của bạn đã trải qua phá sản hay không?
• Vấn đề pháp lý với nhà cung cấp ERP: Có bất kỳ tranh chấp hợp đồng nào với nhà cung cấp ERP không?
• Quản lý ngân sách: Dự án có được duy trì gần ngân sách không?

Nếu câu trả lời cho những câu hỏi trên không như mong đợi, có thể là dấu hiệu rằng dự án triển khai không đạt được kết quả mong muốn.

Để hiểu sâu hơn về hiệu suất, bạn có thể sử dụng một số chỉ số cụ thể:

• ROI (Return on Investment): Bạn có thấy rằng số tiền bạn đầu tư vào hệ thống ERP đã mang lại lợi nhuận như dự kiến không?
• Giảm lỗi con người: Triển khai ERP thành công thường dẫn đến giảm lỗi dữ liệu do quy trình tự động hóa. Nếu kế hoạch đào tạo của bạn hiệu quả, nhân viên sẽ có thể tận dụng những tính năng này và giảm thiểu lỗi con người.
• Tăng năng suất: Hệ thống ERP đã đạt được những cải thiện gì về năng suất? Có tăng cường hiệu suất làm việc hay không?
• Tăng độ hài lòng của khách hàng: Thời gian xử lý có giảm đi, và quá trình xử lý đơn hàng có diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn không?

Bằng cách này, bạn có thể đánh giá toàn diện hiệu suất của dự án triển khai ERP và điều chỉnh chiến lược của mình để đạt được kết quả tốt nhất.

Kết luận quy trình triển khai ERP

Để đảm bảo triển khai ERP thành công, điều cần thiết là phải có mục tiêu và mục đích rõ ràng, kế hoạch triển khai được xác định rõ ràng, sự tham gia của các bên liên quan, đào tạo đầy đủ, đối tác triển khai phù hợp và giao tiếp hiệu quả trong suốt quá trình. Ngoài ra, việc có một nhóm dự án tận tâm và thực hiện kiểm tra kỹ lưỡng trước khi đi vào hoạt động là điều quan trọng.