Trong môi trường làm việc ngày nay, việc quản lý dự án trở nên ngày càng quan trọng và phức tạp. Với sự phát triển của công nghệ và sự cạnh tranh gay gắt, việc tổ chức và thực hiện dự án một cách hiệu quả là yếu tố quyết định sự thành công của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Lập kế hoạch dự án là một phần không thể thiếu trong quá trình này. Đó là bước quan trọng nhất để xác định mục tiêu, nguồn lực cần thiết và lập ra một lộ trình cụ thể để đạt được kết quả mong muốn. Trong bối cảnh đó, việc hiểu rõ về lập kế hoạch dự án và cách thức thực hiện nó trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Trong bài viết này, Asiasoft sẽ khám phá chi tiết về khái niệm lập kế hoạch dự án, vai trò của nó trong quản lý dự án, cũng như cách thức tạo ra một kế hoạch dự án hiệu quả trong 8 bước đơn giản. Hãy cùng nhau khám phá và hiểu rõ hơn về quy trình lập kế hoạch dự án và cách áp dụng nó để đạt được sự thành công trong các dự án của bạn.

1. Kế hoạch dự án là gì?

Một kế hoạch dự án hiệu quả cho phép bạn xác định phạm vi công việc một cách chi tiết, xác định trách nhiệm và phân bổ nguồn lực một cách tối ưu. Nhờ vậy, các nhóm có thể hoàn thành dự án đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách mà không làm giảm chất lượng công việc.

Các nhóm sử dụng kế hoạch dự án để theo dõi các hoạt động trong suốt vòng đời dự án. Một kế hoạch dự án mạnh mẽ bao gồm tất cả thông tin cần thiết như mục tiêu, thời hạn, nhiệm vụ, sản phẩm bàn giao và phạm vi. Kế hoạch này chính là bản đồ hành động, chỉ dẫn cách thức để đạt đến đích của dự án.

Có nhiều trường phái quản lý dự án khác nhau, và mỗi trường phái có thể sử dụng các hình thức khác nhau để lập kế hoạch dự án, bao gồm:

• Điều lệ dự án: Một tài liệu được các bên liên quan ký chính thức báo hiệu sự bắt đầu của một dự án và ủy quyền cho người quản lý dự án phân bổ nguồn lực và thực hiện dự án; các thành phần chính bao gồm mục đích, mục tiêu, phạm vi, các bên liên quan, giả định, ràng buộc, mốc thời gian cấp cao và chữ ký phê duyệt của dự án
• Tuyên bố công việc: Một tài liệu xác định công việc cần thực hiện trong một dự án và đóng vai trò như một thỏa thuận chính thức giữa nhóm dự án và khách hàng/nhà tài trợ; các thành phần chính bao gồm mục tiêu, phạm vi, sản phẩm bàn giao, các mốc quan trọng, dòng thời gian, nguồn lực, chi phí và tiêu chí chấp nhận của dự án.
• Cấu trúc phân chia công việc: Sự phân chia theo cấp bậc của tổng phạm vi công việc thành các phần có thể quản lý được để lập kế hoạch; các thành phần chính bao gồm các giai đoạn dự án, nhiệm vụ, nhiệm vụ phụ và gói công việc
• Kế hoạch dự án: Lộ trình xác định cách thực hiện, giám sát và kiểm soát dự án; các thành phần chính bao gồm phạm vi dự án, mục tiêu, tiến trình, các mốc quan trọng, nhiệm vụ, nguồn lực, ngân sách, rủi ro và kế hoạch quản lý chất lượng.

2. Lập kế hoạch dự án là gì? 

Trong bối cảnh quản lý dự án, lập kế hoạch dự án là giai đoạn thứ hai của vòng đời dự án, diễn ra sau khi bắt đầu dự án và trước khi thực hiện dự án. Giai đoạn này rất quan trọng vì nó giúp xác định mục tiêu, thời hạn và nhiệm vụ của dự án. Người quản lý dự án sử dụng kế hoạch này để chỉ định các nguồn lực cần thiết, đồng thời vạch ra lịch trình và các yêu cầu cụ thể.

Mục tiêu cuối cùng của việc lập kế hoạch dự án là thúc đẩy một quá trình hành động hiệu quả để đạt được các mục tiêu đã đặt ra. Kết quả quan trọng của quá trình này là một kế hoạch quản lý dự án toàn diện, hướng dẫn dự án theo đúng mục tiêu bằng cách chi tiết hóa các mục tiêu, thước đo thành công, các bên liên quan và vai trò, phạm vi và ngân sách, các mốc quan trọng, tiến trình và kế hoạch truyền thông.

Với hầu hết những người quản lý dự án cảm thấy rằng dự án là nguồn gây căng thẳng chính, lập kế hoạch dự án và đặc biệt là kế hoạch quản lý dự án chi tiết đã trở thành một kỹ năng cần có. Kế hoạch này không chỉ giúp quản lý dự án một cách có tổ chức và hiệu quả, mà còn giúp giảm bớt căng thẳng bằng cách cung cấp một lộ trình rõ ràng và cụ thể để đạt được các mục tiêu.

3. Cách tạo kế hoạch dự án trong 8 bước đơn giản

Không có hai kế hoạch dự án nào giống nhau tất cả phụ thuộc vào mục tiêu dự án riêng của bạn, kỳ vọng của các bên liên quan và nhu cầu của khách hàng. Điều đó có nghĩa là kế hoạch dự án của bạn phải được lập một cách có phương pháp và rõ ràng.

Việc sử dụng các công cụ lập kế hoạch dự án là rất quan trọng để lập kế hoạch và thực hiện hiệu quả, đảm bảo thành công của dự án và sự hài lòng của khách hàng.

3.1. Bắt đầu với việc khám phá và xác định dự án

Một kế hoạch dự án bao gồm nhiều phần chuyển động. Dù bạn đang lập kế hoạch cho bất kỳ loại dự án nào, việc bắt đầu bằng cách xác định lý do là điều cần thiết. Đây là bước đầu tiên giúp bạn hiểu rõ bức tranh toàn cảnh của dự án. Nếu bạn đang bắt đầu một dự án mới, đây là lộ trình để bạn khám phá và hoàn thành dự án thành công:

• • Tập hợp nhóm của bạn: Tập hợp nhóm của bạn, nhà tài trợ dự án, các bên liên quan, khách hàng,… và thu hút mọi người cùng tham gia. Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả mọi người đều hiểu rõ về dự án và đồng thuận ngay từ đầu.
  • Mở rộng phạm vi: Xác định mục tiêu, những gì nằm ngoài giới hạn và những gì bạn cần đạt được. Điều này giúp đảm bảo mọi người có cùng quan điểm và tránh hiểu lầm về phạm vi công việc.
  • Thu thập tất cả thông tin cần thiết: Nghiên cứu thị trường, kiểm tra sự cạnh tranh và thu thập tất cả thông tin cần thiết. Việc này giúp bạn có cái nhìn toàn diện về dự án và đưa ra quyết định chính xác.

• Triển khai một kế hoạch dự án: Tạo một kế hoạch dự án với dòng thời gian, nguồn lực, ngân sách và các cột mốc quan trọng. Kế hoạch này giống như GPS của dự án, giúp bạn theo dõi tiến độ và điều chỉnh kịp thời.

• Xác định rủi ro tiềm ẩn: Xác định các vấn đề tiềm ẩn và lập kế hoạch để tránh chúng. Việc nhận diện trước các rủi ro và có kế hoạch dự phòng sẽ giúp bạn xử lý chúng hiệu quả khi xảy ra.
• Đặt tiêu chuẩn: Xác định thành công sẽ như thế nào và đặt ra mục tiêu rõ ràng cho mọi người. Điều này giúp nhóm biết họ cần đạt được gì và làm việc cùng nhau để đạt mục tiêu.
• Cập nhập thông tin thường xuyên: Cập nhật thường xuyên và giao tiếp rõ ràng giúp các bên liên quan biết về tiến độ dự án và tạo dựng niềm tin với nhóm. Giao tiếp hiệu quả là chìa khóa để duy trì sự hợp tác và tránh hiểu lầm.
• Ghi chép mọi thứ: Ghi lại từ ghi chú cuộc họp đến các quyết định và thay đổi. Việc có tài liệu tham khảo khi cần sẽ giúp bạn có cơ sở rõ ràng cho tất cả các quyết định.

3.2. Xác định mục tiêu dự án của bạn

Bước thứ hai là xác định cụ thể những gì bạn muốn đạt được với dự án. Khi đặt ra mục tiêu, hãy xem xét “tam giác sắt” của quản lý dự án, bao gồm: phạm vi, nguồn lực (như ngân sách và nhóm), và lịch trình. Hãy sử dụng danh sách câu hỏi dưới đây để đảm bảo mục tiêu của bạn là SMART (Cụ thể, Đo lường được, Thực tế, Có thể đạt được và Có thời hạn):

• Kết quả mong đợi của dự án này là gì?
• Bạn muốn tập trung vào USP và tính năng nào?
• Những yếu tố nào có thể tác động tiêu cực đến tiến độ dự án của bạn?
• Bạn sẽ thông báo cho các bên liên quan và khách hàng bằng cách nào?
• Bạn có đủ nguồn lực và ngân sách cần thiết để đạt được mục tiêu của mình không?
• Các thành viên trong nhóm của bạn có nhận được tầm nhìn theo thời gian thực về các mục tiêu không?

3.3. Đặt số liệu thành công cho dự án của bạn

Người ta nói rằng bạn không thể thành công với những gì bạn không đo lường được, và điều này cũng áp dụng cho việc lập kế hoạch dự án. Bạn sẽ không bao giờ biết nhóm của mình hoạt động tốt như thế nào nếu không xác định chính xác các chỉ số hiệu suất chính. Cách tốt nhất để đánh giá hiệu quả là sử dụng khuôn khổ SMART (Cụ thể, Đo lường được, Có thể đạt được, Thực tế, Có thời hạn).

Để quá trình báo cáo dễ dàng hơn, tính năng Báo cáo của Asia Enterprise là một công cụ đáng để xem xét. Tính năng này tự động hóa báo cáo tiến độ trên tất cả các dự án và hoạt động nhóm của bạn, đảm bảo sự rõ ràng và minh bạch. Tính năng Báo cáo bảng điều khiển của Nifty chuyển đổi bảng nhiệm vụ dự án và không gian làm việc của bạn thành báo cáo trực quan kiểu bảng điều khiển, có thể xuất và chia sẻ với các bên liên quan bên ngoài.

3.4. Làm rõ vai trò của các bên liên quan 

Lập kế hoạch dự án là một quá trình hợp tác. Bạn cần phác thảo các thông tin sau để làm rõ vai trò của các bên liên quan:

• Ai sẽ là một phần của dự án?
• Ai sẽ chịu trách nhiệm trực tiếp cho sự thành công của dự án?
• Vai trò và trách nhiệm của mỗi thành viên trong nhóm sẽ là gì?
• Các bên liên quan liên chức năng sẽ được thông báo về trách nhiệm của họ như thế nào?
• Nhóm của bạn sẽ được cấu trúc như thế nào và ai sẽ báo cáo cho ai?
• Sẽ có người phê duyệt dự án và nhà tài trợ dự án nào không?
• Bạn sẽ giảm thiểu rủi ro bằng cách nào?

Tập hợp tất cả các câu trả lời này vào một biểu đồ RACI (Responsible – Chịu trách nhiệm, Accountable – Có trách nhiệm chính, Consulted – Tham vấn, Informed – Thông báo) và chia sẻ kế hoạch làm việc với nhóm của bạn. Biểu đồ này giúp làm rõ vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân và nhóm trong dự án, đảm bảo rằng mọi người đều biết chính xác nhiệm vụ của mình và các bên liên quan được thông báo kịp thời.

3.5. Quyết toán ngân sách của bạn

Bạn đã xác định được các bên liên quan và mục tiêu dự án của mình. Bước tiếp theo khi thiết lập một dự án cần lưu ý:

• Bạn sẽ thuê nhà thầu, người làm việc tự do hoặc các bên liên quan bên ngoài khác để thực hiện nhiệm vụ chứ?
• Các bộ phận chức năng chéo của bạn sẽ phân chia chi phí dự án hay chi phí sẽ do nhóm của bạn chịu?
• Bạn có cần tạo quỹ khẩn cấp trong trường hợp bị chậm trễ, không có nguồn lực,… không?

Việc tạo ngân sách dự án sớm giúp bạn được phê duyệt nhanh chóng, giúp bạn đưa ra các quyết định thông minh và tiết kiệm, đồng thời cho phép bạn sử dụng các nguồn lực của mình một cách tối ưu.

3.6. Đặt mốc quan trọng và sản phẩm bàn giao

Việc đặt ra các mốc quan trọng và sản phẩm bàn giao giúp người quản lý dự án theo dõi tiến độ và đo lường kết quả định kỳ. Các mốc quan trọng đánh dấu những điểm đáng kể trong quá trình triển khai dự án, và mặc dù không cần thiết phải đặt ngày bắt đầu và ngày kết thúc cụ thể cho từng mốc, việc đạt được mỗi mốc này đều là một chiến thắng lớn.

Bạn có thể thiết lập các phần phụ thuộc nhiệm vụ liên quan bằng cách chặn các nhiệm vụ trong một cột mốc cho đến khi các nhiệm vụ của cột mốc trước đó hoàn thành. Điều này đảm bảo rằng không có chi tiết quan trọng nào bị bỏ sót.

Khi tạo các mốc quan trọng, hãy đảm bảo rằng mỗi mốc đều có một dự án hoặc công việc cụ thể và có thể thực hiện được để xác định rõ ràng tiến trình của bạn. Mỗi mục tiêu trong kế hoạch dự án phải rõ ràng, cụ thể và có thể đo lường được, giúp bạn biết rằng mình đang đi đúng hướng.

3.7. Quản lý tiến trình dự án

Việc thiết lập và quản lý tiến trình dự án là việc rất quan trọng để đảm bảo thành công của dự án. Nó liên quan đến việc điều chỉnh các hoạt động theo các khung thời gian cụ thể và tạo ra một lịch trình mà mọi người có thể tuân thủ. Lịch trình dự án giúp xác định và ưu tiên các nhiệm vụ, cũng như thông báo cho mọi người biết ai đang làm gì và khi nào. Điều này tạo điều kiện cho sự hiệu quả trong phân công công việc và quản lý thời gian, giúp đưa dự án đến mục tiêu một cách mạch lạc và có hệ thống.

3.8. Xác định và theo dõi kênh liên lạc của bạn

Trong quá trình lập kế hoạch dự án, giao tiếp là một phần không thể thiếu. Bằng cách thảo luận, gửi email và trò chuyện, bạn có thể phối hợp với các nhóm và thông báo tiến độ theo thời gian thực. Điều này làm nên sự linh hoạt và tính đồng bộ trong công việc.

Để hỗ trợ việc này, người quản lý dự án cần sử dụng các công cụ truyền thông chiến lược được tích hợp trong phần mềm lập kế hoạch dự án của họ. 

Tính năng này cho phép bạn tổ chức các cuộc thảo luận, chia sẻ ý tưởng, và tạo nhiệm vụ trực tiếp. Quan trọng là bạn cần xây dựng một kế hoạch giao tiếp rõ ràng, bao gồm số lượng cuộc họp dự án dự kiến, cách truyền đạt thông tin cập nhật trạng thái dự án, và cách liên hệ ngoài giờ làm việc của các thành viên trong nhóm.

4. Lợi ích của việc lập kế hoạch dự án 

Kế hoạch dự án là một tài liệu cơ bản tạo tiền đề cho sự thành công của dự án. Kế hoạch bao gồm các nhiệm vụ, hoạt động, nguồn lực, thời hạn và các mốc quan trọng như được nêu trong điều lệ dự án. 

Theo PMI, việc lập kế hoạch dự án có liên quan trực tiếp đến sự thành công của dự án – nghĩa là bạn lập kế hoạch càng tốt thì cơ hội đạt được hiệu quả và thành công của dự án càng cao. Nhưng tại sao bạn cần một kế hoạch dự án? Dưới đây là một vài lý do thuyết phục.

Một kế hoạch dự án giúp bạn:

• Hiểu “lý do” đằng sau một dự án bên cạnh việc xác định phạm vi các khía cạnh cái gì, ở đâu và như thế nào
• Khởi động dự án của bạn với tất cả thông tin cần thiết ở một nơi – từ ngân sách và mục tiêu đến các cột mốc quan trọng và kế hoạch truyền thông
• Ngăn chặn tình trạng leo thang phạm vi, vô tổ chức và căng thẳng trong các phòng ban và nhóm
• Đảm bảo các nhóm làm việc cùng nhau và hiểu rõ hơn về các mục tiêu chung
• Giữ nhóm và nguồn lực đi đúng hướng trước khi dự án bắt đầu
• Trình bày lộ trình cơ bản rõ ràng cho các bên liên quan
• Luôn yêu cầu các thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm về công việc của họ
• Luôn đi trước những vấn đề tiềm ẩn có thể phát sinh trong quá trình thực hiện dự án

Kết luận lập kế hoạch dự án 

Lập kế hoạch dự án không chỉ là việc đặt ra các bước cụ thể để thực hiện một dự án mà còn là quá trình tạo ra một bản đồ chi tiết để đạt được mục tiêu. Từ việc xác định phạm vi, đến việc phân bổ nguồn lực và thiết lập mốc quan trọng, mỗi bước trong quá trình này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng dự án diễn ra một cách suôn sẻ và đạt được kết quả mong muốn.

Việc lập kế hoạch dự án không chỉ giúp bạn tổ chức công việc một cách có tổ chức và hiệu quả mà còn là công cụ để giảm thiểu rủi ro và đạt được sự hài lòng của khách hàng. Bằng cách sử dụng các phương pháp và công cụ phù hợp, bạn có thể tạo ra một kế hoạch dự án mạnh mẽ và chi tiết, đặt nền móng cho sự thành công của dự án.

Cuối cùng, việc lập kế hoạch dự án không chỉ là một quá trình mà còn là một kỹ năng cần thiết mà mọi người quản lý dự án cần phải nắm vững. Bằng cách áp dụng các nguyên tắc và phương pháp được đề xuất, bạn có thể tạo ra các kế hoạch dự án chất lượng cao và đưa dự án của mình đến thành công.