Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, quản lý kho trở thành một yếu tố cốt lõi đảm bảo hiệu quả hoạt động và sự thành công của doanh nghiệp. Không chỉ dừng lại ở việc lưu trữ hàng hóa, quản lý kho còn bao gồm nhiều quy trình phức tạp như tiếp nhận, lưu trữ và vận chuyển hàng hóa. Để làm rõ hơn về tầm quan trọng và các phương pháp tối ưu trong quản lý kho, chúng ta sẽ cùng Asiasoft khám phá chi tiết về các hệ thống quản lý kho, vai trò của chúng trong chuỗi cung ứng và các loại hình kho hàng khác nhau ngay trong bài viết dưới đây.

1. Quản lý kho là gì?

Quản lý kho là quá trình quản lý việc lưu trữ và di chuyển hàng hóa và vật liệu trong kho. Đây là một phần quan trọng của bất kỳ hoạt động chuỗi cung ứng nào và liên quan đến việc phối hợp các hoạt động tiếp nhận, lưu trữ và vận chuyển.

Hệ thống quản lý kho được sử dụng để tối ưu hóa hiệu quả và độ chính xác chung của kho. Chúng tự động hóa và hợp lý hóa các quy trình như kiểm soát hàng tồn kho, quản lý đơn hàng, vận chuyển và tiếp nhận,…

2. Hệ thống quản lý kho là gì?

Hệ thống quản lý kho (WMS) là một chương trình phần mềm được tạo ra để hỗ trợ và cải thiện chức năng quản lý trung tâm phân phối và kho.

Hệ thống quản lý kho (WMS) được sử dụng để giám sát, quản lý và tối ưu hóa việc lưu trữ và lưu thông sản phẩm. Nó được sử dụng để xác định vị trí chính xác của hàng hóa, quản lý mức tồn kho, kiểm soát chi phí tồn kho và cải thiện dịch vụ khách hàng. WMS cũng giúp có thể xem toàn bộ chuỗi cung ứng, từ nhà sản xuất đến khách hàng.

Phần mềm quản lý kho cung cấp cả công cụ theo dõi hoạt động hàng ngày và công cụ thực hiện cải tiến chiến lược dài hạn. Khi người nhặt hàng hoặc đóng gói quyết định chọn hoặc đóng gói gì tiếp theo trên sàn kho bằng hệ thống quản lý kho, thông tin khác nhau sẽ được hiển thị trong hệ thống.

Hệ thống quản lý kho có thể được bổ sung nhiều tính năng khác nhau tùy thuộc vào ngành mà nó phục vụ (ví dụ, yêu cầu của chuỗi cửa hàng truyền thống lớn và người bán hàng trực tiếp đến người tiêu dùng là rất khác nhau).

3. Tầm quan trọng của quản lý kho

Quản lý kho hàng là một thành phần quan trọng trong quy trình chuỗi cung ứng, bao gồm việc nhận, lưu trữ và phân phối hàng hóa. Nó đóng vai trò không thể thiếu trong việc đảm bảo hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí và dịch vụ khách hàng vượt trội. Quản lý kho hàng hiệu quả là rất quan trọng vì nhiều lý do, mỗi lý do đều góp phần vào sự thành công và cạnh tranh chung của doanh nghiệp.

Kiểm soát tồn kho tối ưu:

• Đảm bảo mức tồn kho chính xác
• Giảm nguy cơ dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hóa
• Cân bằng tồn kho để giảm chi phí lưu trữ
• Đảm bảo sự sẵn có của sản phẩm, nâng cao sự hài lòng và trung thành của khách hàng

Hiệu quả chi phí hoạt động:

• Tối ưu hóa bố cục và quy trình kho bãi
• Giảm chi phí lao động và tối thiểu hóa lãng phí
• Tăng tốc độ hoàn thành đơn hàng
• Sử dụng Hệ Thống Quản Lý Kho (WMS) để cải thiện hoạt động và năng suất
• Cho phép theo dõi tồn kho theo thời gian thực và sử dụng không gian hiệu quả

Độ chính xác và độ tin cậy của hoàn thành đơn hàng:

• Đảm bảo quy trình chọn, đóng gói và vận chuyển chính xác
• Nâng cao sự hài lòng của khách hàng với các lần giao hàng đúng hạn
• Giảm tỷ lệ trả lại hàng và chi phí liên quan
• Cung cấp lợi thế cạnh tranh trong thị trường với kỳ vọng ngày càng cao của khách hàng

Thông tin chi tiết về nhu cầu và hành vi người tiêu dùng:

• Phân tích dữ liệu tồn kho và mô hình bán hàng
• Thông báo các quyết định về bổ sung tồn kho, ra mắt sản phẩm mới và chiến lược khuyến mãi
• Áp dụng phương pháp tiếp cận dựa trên dữ liệu để dự đoán và đáp ứng nhu cầu của khách hàng tốt hơn
• Thúc đẩy doanh số và lợi nhuận

An toàn và tuân thủ:

• Thực hiện các thực hành lưu trữ đúng cách và bảo trì thiết bị thường xuyên
• Tuân thủ các quy định an toàn để giảm thiểu nguy cơ tai nạn
• Đảm bảo môi trường làm việc an toàn cho nhân viên
• Tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định của ngành để tránh các vấn đề pháp lý và duy trì sự toàn vẹn của chuỗi cung ứng

Kết luận, quản lý kho hàng là nền tảng của các hoạt động chuỗi cung ứng hiệu quả, đóng vai trò quan trọng trong kiểm soát tồn kho, giảm chi phí, độ chính xác của đơn hàng, sự hài lòng của khách hàng, ra quyết định dựa trên dữ liệu và an toàn. Các doanh nghiệp ưu tiên và đầu tư vào hệ thống và thực tiễn quản lý kho hàng hiệu quả sẽ có vị thế tốt hơn để đạt được sự xuất sắc trong hoạt động, đáp ứng kỳ vọng của khách hàng và duy trì lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

4. Các loại hình kho hàng phổ biến hiện nay

4.1. Kho công cộng

Kho công cộng, được duy trì bởi nhà cung cấp bên thứ ba (3PL), cung cấp không gian lưu trữ và hàng tồn kho cho các doanh nghiệp. Đây là một loại hình kho mà nhiều doanh nghiệp có thể thuê chung một lúc và thậm chí mở cửa cho công chúng sử dụng khi cần thiết.

Nhiều công ty hưởng lợi từ kho công cộng vì họ không phải chịu trách nhiệm quản lý kho. Kho công cộng chịu trách nhiệm về bảo dưỡng, an toàn và nhân sự, giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Các doanh nghiệp không cần không gian lưu trữ liên tục có thể sử dụng kho công cộng khi cần, giúp họ linh hoạt hơn trong việc quản lý hàng tồn kho.

4.2. Kho ngoại quan

Kho ngoại quan là loại kho chuyên lưu trữ hàng hóa nhập khẩu cho đến khi nộp đủ thuế hoặc phí liên quan. Các biện pháp an ninh nghiêm ngặt được áp dụng, và chính phủ địa phương chịu trách nhiệm giám sát hoạt động của kho.

Hàng hóa trong kho ngoại quan được coi là đang chờ thanh toán thuế hoặc thuế hải quan. Kho ngoại quan thường được sử dụng để lưu trữ nhiều loại sản phẩm như thuốc lá, rượu, vũ khí và các hàng hóa có giá trị cao khác. Đây là những kho đã được cơ quan hải quan phê duyệt và cấp phép để lưu trữ hàng nhập khẩu đang chờ thông quan, đảm bảo tính pháp lý và an toàn cho hàng hóa.

4.3. Kho riêng

Kho riêng là loại kho do một công ty hoặc cá nhân sở hữu và điều hành để lưu trữ hàng hóa của chính họ. Điều này mang lại sự kiểm soát hoàn toàn về cách thức và thời gian sử dụng kho.

Thông thường, các công ty lớn có kho riêng để lưu giữ và vận chuyển hàng hóa. Khác với kho công cộng, kho riêng không chỉ lưu giữ hàng tồn kho mà còn có thể phục vụ nhiều mục đích khác nhau trong hoạt động kinh doanh của công ty.

Kho riêng cho phép các doanh nghiệp tự do sử dụng không gian lưu trữ theo nhu cầu cụ thể của họ. Toàn bộ vòng đời sản phẩm có thể diễn ra tại một địa điểm, từ giai đoạn lên ý tưởng, sản xuất, cho đến phân phối cuối cùng. Doanh nghiệp có toàn quyền quyết định cách sử dụng các nguồn lực và quản lý kho, từ đó tối ưu hóa hiệu quả hoạt động. Mặc dù chi phí lưu trữ riêng có thể cao hơn, nhưng tính linh hoạt và khả năng tùy chỉnh có thể đáng giá đối với nhiều doanh nghiệp.

4.4. Cơ sở Cross-Docking

Cơ sở cross-docking là các kho được thiết kế để tạo điều kiện thuận lợi cho việc dỡ hàng hóa đến và chất hàng hóa đi trong thời gian ngắn. Hàng hóa thường không được lưu trữ lâu tại đây, mà được phân loại nhanh chóng và chuyển đến điểm đến tiếp theo. Đặc điểm nổi bật của cơ sở cross-docking là khả năng xử lý hàng hóa một cách nhanh chóng và hiệu quả, giảm thiểu thời gian lưu trữ và chi phí phát sinh.

Cơ sở cross-docking được sử dụng cho cả lưu trữ ngắn hạn và dài hạn. Các công ty thường sử dụng chúng để nhanh chóng di chuyển hàng hóa và giảm thiểu thời gian lưu kho. Điều này giúp tăng tốc độ phân phối hàng hóa và cải thiện dịch vụ khách hàng.

Các cơ sở trung chuyển có thể được sử dụng cho nhiều mục đích như lưu trữ ngắn hạn, dài hạn, hoạt động lấy hàng và đóng gói, thực hiện đơn hàng, lắp ráp sản phẩm và hợp nhất vận chuyển. Chúng đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng, giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và tiết kiệm chi phí.

4.5. Kho hàng tự động

Kho tự động là kho sử dụng công nghệ tự động hóa để lưu trữ, phân loại, lấy và đóng gói hàng hóa. Công nghệ này bao gồm cánh tay rô-bốt, hệ thống lưu trữ và lấy hàng tự động, rô-bốt chuyển hàng, hệ thống băng tải, xe tự hành và máy quét mã vạch. Những công nghệ này giúp tăng hiệu suất và độ chính xác trong việc xử lý hàng hóa.

Kho tự động giúp giảm chi phí, tăng sản lượng và cải thiện dịch vụ khách hàng. Nhờ vào tự động hóa, các doanh nghiệp có thể giảm thiểu sai sót và tăng cường tốc độ xử lý đơn hàng, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Kho tự động đã được sử dụng trong nhiều ngành như bán lẻ, thương mại điện tử, sản xuất và hậu cần. Chúng cũng có thể được sử dụng để quản lý hàng tồn kho, chọn đơn hàng và giao hàng. Doanh nghiệp ngày càng chuyển sang kho tự động để giảm chi phí và tăng năng suất. Các hệ thống tự động hóa này không chỉ giúp tiết kiệm lao động thủ công mà còn tối ưu hóa không gian lưu trữ và quản lý hàng hóa một cách hiệu quả.

Đây là những nhà kho sử dụng tự động hóa và rô-bốt để lưu trữ và quản lý hàng hóa, giảm lao động thủ công và loại bỏ nhu cầu phân loại và chọn hàng thủ công. Công nghệ tiên tiến này giúp các doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu của thị trường một cách nhanh chóng và hiệu quả.

4.6. Kho hợp đồng

Tương tự như kho công cộng, kho hợp đồng cũng được kiểm soát bởi một doanh nghiệp bên thứ ba cung cấp không gian lưu trữ theo thỏa thuận hợp đồng. Kho hợp đồng khác với các loại hình lưu trữ khác vì chúng chỉ được một doanh nghiệp sử dụng. Điều này giúp các doanh nghiệp có thể tối ưu hóa không gian lưu trữ theo nhu cầu cụ thể của mình.

Tất cả các lợi thế của một kho riêng đều có khi thuê kho theo hợp đồng mà không cần sở hữu tòa nhà. Chủ kho ký hợp đồng với một công ty duy nhất và đảm nhận phần lớn các nhiệm vụ quản lý. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư và tập trung vào hoạt động kinh doanh chính của mình.

Các công ty có thể thuê nhân viên kho theo hợp đồng hoặc sử dụng nguồn lực nội bộ của mình. Kho hợp đồng cung cấp sự linh hoạt trong việc quản lý và vận hành, giúp doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh quy trình theo yêu cầu kinh doanh. Điều này cũng giúp giảm thiểu rủi ro và tăng cường hiệu quả trong quản lý chuỗi cung ứng.

4.7. Kho thông minh

Kho thông minh sử dụng tự động hóa để tối ưu hóa các hoạt động trong kho. Khi ngành sản xuất tiến bộ về công nghệ, chúng ta thấy sự hiện diện ngày càng gia tăng của robot và các máy móc phức tạp trong kho. Ở một số kho hiện đại, máy móc thậm chí đã được dùng để giải thích đơn đặt hàng, lấy hàng và đóng gói để vận chuyển một cách nhanh chóng và chính xác. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm bớt công sức và chi phí lao động.

Kho thông minh sẽ có lợi cho các doanh nghiệp có khả năng đầu tư vào công nghệ theo dõi hàng tồn kho và mong muốn giảm thiểu rủi ro do lỗi của con người. Tuy nhiên, việc lắp đặt, bảo trì và đào tạo nhân viên cho kho thông minh rất tốn kém. Bên cạnh đó, việc cập nhật và nâng cấp công nghệ cũng là một yếu tố cần được xem xét kỹ lưỡng.

4.8. Kho có kiểm soát khí hậu

Các doanh nghiệp nên sử dụng kho có hệ thống kiểm soát nhiệt độ khi bán các sản phẩm nhạy cảm với sự thay đổi nhiệt độ. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các sản phẩm cần duy trì chất lượng trong điều kiện nhiệt độ ổn định.

Điều này bao gồm các mặt hàng như rượu vang phải được bảo quản ở nhiệt độ cụ thể để giữ chất lượng, cũng như các sản phẩm dễ hỏng như thực phẩm đông lạnh. Nó cũng có thể bao gồm các vật liệu như gỗ, có thể bị hư hỏng trong môi trường quá ẩm ướt. Ngoài ra, các sản phẩm dược phẩm và mỹ phẩm cũng yêu cầu điều kiện bảo quản nghiêm ngặt để đảm bảo hiệu quả và an toàn cho người tiêu dùng.

Kho có kiểm soát khí hậu tạo ra môi trường lý tưởng cho hàng hóa bằng cách sử dụng máy hút ẩm, máy sưởi và các thiết bị khác. Việc này đảm bảo rằng mọi sản phẩm được bảo quản trong điều kiện tốt nhất, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro hư hỏng và duy trì chất lượng sản phẩm cao.

5.Kết luận

Quản lý kho là một thành phần không thể thiếu trong chuỗi cung ứng hiện đại. Nó giúp tối ưu hóa việc lưu trữ, quản lý và vận chuyển hàng hóa, đảm bảo rằng các sản phẩm luôn sẵn sàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả và kịp thời. Từ việc kiểm soát tồn kho, tối ưu hóa chi phí, đến cải thiện độ chính xác của đơn hàng và an toàn, quản lý kho đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao hiệu suất và cạnh tranh của doanh nghiệp. Hiểu rõ các loại kho khác nhau và áp dụng các phương pháp quản lý tiên tiến sẽ giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành và đạt được sự thành công bền vững trong thị trường ngày càng cạnh tranh.