Trong kinh doanh hiện đại, tối ưu hóa quản lý và vận hành là rất quan trọng để duy trì cạnh tranh. SAP, một phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) phổ biến, hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp. Với khả năng tích hợp và linh hoạt, SAP cải thiện hiệu quả công việc và môi trường làm việc. Vậy SAP là gì và nó hoạt động như thế nào? Hãy cùng Asiasoft khám phá chi tiết về SAP và cách sử dụng phần mềm này tại nơi làm việc ngay trong bài viết dưới đây.

1. SAP là gì?

SAP, hay Systems Applications and Products, là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) được sử dụng rộng rãi. SAP tạo ra một hệ thống tập trung cho các doanh nghiệp, cho phép mọi phòng ban truy cập và chia sẻ dữ liệu chung để tạo ra môi trường làm việc tốt hơn cho mọi nhân viên trong công ty. SAP là phần mềm ERP được sử dụng nhiều nhất trên thị trường và chứa hàng trăm mô-đun tích hợp đầy đủ bao gồm hầu hết mọi khía cạnh của quản lý doanh nghiệp.

2. ERP là gì?

ERP là gì? Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, được gọi là ERP, là một loại hệ thống ứng dụng phần mềm cho phép các doanh nghiệp quản lý các chức năng kinh doanh chính của mình tại một nơi. Bán hàng, tiếp thị, mua sắm, nguồn nhân lực và các phòng ban khác có thể giao tiếp và lập kế hoạch với nhau thông qua ERP. SAP là một giải pháp phần mềm nằm trong phạm vi ERP.

3. Các loại phần mềm SAP

Có nhiều phiên bản phần mềm SAP, bao gồm các phiên bản trước là SAP R 2 và SAP R 3. Một số loại phần mềm SAP hiện tại bao gồm:

3.1. SAP S hoặc 4HANA

SAP S/4HANA phù hợp nhất với các doanh nghiệp vừa và lớn, cung cấp khả năng phân tích và xử lý giao dịch. Phù hợp nhất với các công ty sử dụng phân tích thời gian thực, bao gồm các công ty ngân hàng, khách sạn, an ninh và hàng không.

3.2. SAP S hoặc 4HANA Cloud

Phần mềm SAP S/4HANA Cloud cung cấp các bản cập nhật hàng quý và quyền truy cập của người dùng thông qua trình duyệt web. Nó bao gồm hỗ trợ tính toán trong bộ nhớ, phân tích và học máy. Nó phù hợp nhất cho các doanh nghiệp vừa và lớn.

3.3. SAP Business One

Phần mềm này có thể chạy bằng SAP HANA và Microsoft SQL. Nó phù hợp nhất với các tổ chức có tối đa 350 nhân viên. Với bộ SAP Business One, hơn 500 tích hợp của bên thứ ba cũng khả dụng. Điều này giúp các doanh nghiệp dễ dàng tùy chỉnh SAP Business One theo nhu cầu cụ thể của mình. Cuối cùng, Business One có mô hình định giá có thể tùy chỉnh để phù hợp hơn với các cấu hình có sẵn.

3.4. SAP Business ByDesign

Phần mềm này phù hợp nhất với các doanh nghiệp vừa. Nó dành cho các tổ chức có hơn 250 nhân viên và ít hơn 1.500 nhân viên. Business ByDesign đặc biệt hữu ích cho các ngành cụ thể, chẳng hạn như sản xuất, phân phối bán buôn và khu vực công, vì nó đi kèm với các chức năng cụ thể cho các ngành này. Bộ Business ByDesign sử dụng mô hình định giá dựa trên số lượng người dùng, thường cho phép các doanh nghiệp nhỏ trả ít hơn các doanh nghiệp lớn.

4. Lợi ích khi sử dụng phần mềm SAP

SAP, viết tắt của Systems Applications and Products, là phần mềm ERP cách mạng hóa quản lý doanh nghiệp. Với hệ thống tích hợp, SAP cho phép các phòng ban truy cập và chia sẻ dữ liệu chung, thúc đẩy môi trường làm việc hiệu quả và hợp tác. Tính năng đa dạng và khả năng thích ứng của SAP khiến nó trở thành lựa chọn ưu tiên cho các doanh nghiệp. Dưới đây là một số lợi ích chính của SAP:

4.1. Giảm chi phí hành chính

Phần mềm SAP giúp cung cấp thông tin bạn có thể sử dụng để giảm gián đoạn trong sản xuất và thông báo cho quá trình ra quyết định. Điều này có thể giúp giảm chi phí từ các nhiệm vụ hành chính và tình trạng kém hiệu quả.

4.2. Quản lý dữ liệu tốt hơn

Phần mềm SAP giúp bạn theo dõi và hiểu tỷ lệ lợi nhuận, biên lợi nhuận bán hàng và số liệu mà công ty có thể sử dụng để đặt mục tiêu. Điều này loại bỏ nhu cầu xử lý thủ công và cung cấp dữ liệu kinh doanh chính xác hơn.

4.3. Cải thiện độ trong suốt

Bằng cách sử dụng phần mềm này, bạn tự động hóa quy trình quản lý dữ liệu. Điều này có thể giảm trùng lặp và giúp bạn theo dõi từng phần của hoạt động.

4.4. Dữ liệu an toàn

Hệ thống SAP ERP có các chức năng bảo vệ dữ liệu nhạy cảm. Người quản trị có thể dễ dàng hạn chế quyền truy cập dữ liệu cho người dùng đáng tin cậy thông qua hệ thống bảo mật và tường lửa tích hợp. Với hệ thống SAP, bạn cũng có thể dễ dàng tạo bản sao lưu dữ liệu.

5. SAP: Kỹ năng vàng giúp bạn tỏa sáng trong lĩnh vực ERP

Phát triển các kỹ năng SAP có thể giúp bạn trở thành ứng viên cạnh tranh nếu bạn đang ứng tuyển vào các công ty sử dụng phần mềm ERP. Kinh nghiệm và trình độ thành thạo với SAP thậm chí có thể là yêu cầu đối với một số vị trí. Sau đây là một số kỹ năng SAP phổ biến:

• Tận dụng giao dịch: Có thể sử dụng giao dịch và nhập dữ liệu vào phần mềm SAP có thể mang lại cho bạn lợi thế khi ứng tuyển vào công việc đòi hỏi khả năng quản lý bán hàng.
• Báo cáo: Hiểu cách thực hiện báo cáo có thể cung cấp dữ liệu mà bạn, người quản lý hoặc phòng ban khác có thể cần.
• Kế toán: Biết cách sử dụng các mô-đun kế toán trong phần mềm SAP có thể mang lại cho bạn lợi thế trong công việc tài chính hoặc kế toán nhưng cũng có thể có lợi cho bất kỳ nhân viên nào làm việc trong phòng kế toán của công ty.
• Tuyển dụng: Hiểu được các mô-đun tuyển dụng của phần mềm SAP có thể giúp bộ phận nhân sự quản lý ứng viên và nhân viên tiềm năng tốt hơn.
• Quản lý: Có nhiều mô-đun quản lý trong SAP, bao gồm quản lý khách hàng, quản lý dự án, quản lý kho, quản lý vận chuyển và quản lý hàng tồn kho. Việc trau dồi kỹ năng trong hệ thống quản lý có thể mang lại cho bạn lợi thế khi ứng tuyển vào vị trí quản lý.
• Giao tiếp: Một trong những khía cạnh có lợi nhất của phần mềm SAP là khả năng giao tiếp với các phòng ban khác để duy trì hoạt động của công ty một cách trơn tru. Có thể cho người tuyển dụng hoặc người phỏng vấn thấy bạn hiểu biết về giao tiếp giữa các phòng ban bằng phần mềm SAP có thể mang lại cho bạn lợi thế hơn những ứng viên khác ở bất kỳ công việc nào.

6. Đào tạo và chứng nhận SAP

Nếu bạn muốn trang bị cho mình các kỹ năng SAP và thêm một thành tích vào sơ yếu lý lịch của mình, hãy cân nhắc đào tạo và chứng nhận SAP. SAP cung cấp đào tạo về tất cả các mô-đun của mình và cung cấp hơn một trăm chứng chỉ SAP. Đào tạo và thi cử có tốn phí, vì vậy hãy bắt đầu với chứng chỉ phù hợp nhất với mục tiêu công việc của bạn. Sau đây là một số chứng chỉ SAP có sẵn:

• Quản lý dự án
• Phân tích chi tiêu
• Kế hoạch kinh doanh tích hợp
• Thực hiện tài chính
• Triển khai sản xuất
• Triển khai bán hàng
• Mô hình hóa và quản lý dữ liệu
• Kế toán quản trị
• Kế toán tài chính thương mại
• Kiến trúc sư bảo mật hệ thống

7. Ứng dụng SAP trong các ngành công nghiệp

Nhiều công ty trên toàn thế giới sử dụng SAP, vì vậy hiểu cách sử dụng SAP có thể mang lại cho bạn lợi thế khi ứng tuyển việc làm hoặc tìm kiếm sự thăng tiến. Sau đây là một số ngành và vị trí phổ biến sử dụng phần mềm SAP cùng các mô-đun và khả năng của từng ngành:

7.1. Quản lý nguồn nhân lực

SAP cung cấp cho các nhà quản lý nguồn nhân lực mọi công cụ họ cần để duy trì một bộ phận nhân sự có năng lực. Các chuyên gia nhân sự có thể ghi lại mọi dữ liệu về một nhân viên từ khi nộp đơn đến khi nghỉ việc. Sau đây là một số mô-đun phụ về nguồn nhân lực:

• Quản lý tổ chức: Mô-đun này cho phép các chuyên gia nhân sự lập kế hoạch quản lý quy trình công việc.
• Quản lý nhân sự: Mô-đun này thực hiện nhiệm vụ quản lý là ghi lại thông tin cần thiết của nhân viên, bao gồm ngày tuyển dụng, dữ liệu nhân sự và kế toán tiền lương.
• Phát triển nhân sự: Mô-đun này giúp đánh giá nhân viên và giúp người quản lý nhân sự giảm tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên, đồng thời giúp nhân viên nâng cao kỹ năng và năng suất.
• Quản lý thời gian: Mô-đun này cung cấp cho phòng nhân sự thông tin liên quan về tình hình tham dự, ca làm việc, lịch trình và vắng mặt của mỗi nhân viên.
• Bảng lương: Mô-đun này hiển thị thông tin và xử lý các khoản thanh toán liên quan đến tiền lương, phúc lợi và thuế của nhân viên.

7.2. Quản lý dự án

SAP cung cấp cho các nhà quản lý dự án mọi công cụ họ cần để quản lý dự án từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Sau đây là một số mô-đun phụ quản lý dự án.

• Khởi tạo dự án: Mô-đun khởi tạo bao gồm mọi thứ liên quan đến việc thiết lập và triển khai dự án, bao gồm định nghĩa dự án, cấu trúc phân chia công việc, hoạt động mạng lưới, mốc quan trọng và tạo dự án.
• Lập kế hoạch dự án: Các mô-đun lập kế hoạch bao gồm lập kế hoạch chi phí, lập kế hoạch doanh thu, lập kế hoạch vật liệu, lập kế hoạch năng lực, lập kế hoạch lực lượng lao động và lập lịch trình.
• Thực hiện dự án: Mô-đun thực hiện bao gồm mọi thứ liên quan đến việc giám sát và triển khai dự án, bao gồm nhận hàng, xuất hàng, nhập bảng chấm công, nhập dịch vụ, thanh toán, xác nhận và phân tích tiến độ.
• Đóng dự án: Mô-đun đóng bao gồm thông tin và dữ liệu liên quan đến việc đóng cuối kỳ và đóng dự án.

7.3. Quản lý kho

SAP trang bị cho người quản lý kho mọi thứ họ cần để quản lý kho thành công. Sau đây là một số khả năng quản lý kho mở rộng:

• Quản lý xử lý hàng nhập: Mô-đun quản lý kho mở rộng của SAP giúp xử lý hàng nhập dễ dàng hơn với tính năng xác thực dữ liệu cho thông báo giao hàng, chấp nhận biên lai sản xuất và tối ưu hóa xử lý biên lai.
• Quản lý xử lý hàng xuất: Mô-đun xử lý hàng xuất cho phép người quản lý kho lên lịch các hoạt động đóng gói và vận chuyển, chọn kho theo thuộc tính và triển khai các tính năng chọn hàng thực tế tăng cường.
• Quản lý lưu trữ và vận hành: Mô-đun lưu trữ cung cấp cho người quản lý kho quyền kiểm soát hoàn toàn quy trình nội bộ, bao gồm đếm theo chu kỳ, kiểm kê thực tế, khả năng hiển thị kho và trạng thái thiết bị.
• Tính năng quản lý đa chức năng: Mô-đun quản lý kho mở rộng bao gồm các tính năng đa chức năng khác, chẳng hạn như quản lý lô, quản lý số sê-ri, lập lịch hẹn tại bến tàu, xử lý truy xuất nguồn gốc và phân tích đa chức năng.

7.4. Quản trị quan hệ khách hàng

SAP cung cấp hệ thống quản lý quan hệ khách hàng

 cho phép các chuyên gia CRM tự động hóa và tích hợp mọi hoạt động của khách hàng, bao gồm bán hàng, tiếp thị, dịch vụ khách hàng và thương mại. Sau đây là một số chức năng của mô-đun quản lý quan hệ khách hàng:

• Bán hàng: Hệ thống CRM bán hàng mang đến trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng bằng cách bao gồm các tính năng như đề xuất nội dung chiến lược bán hàng, bán hàng có hướng dẫn hỗ trợ AI, báo giá cá nhân, không gian làm việc đàm phán bán hàng, mô hình hóa hạn ngạch và kế hoạch theo thời gian thực, nền tảng quản lý giải quyết tranh chấp và quản lý doanh thu, thanh toán và hóa đơn.
• Tiếp thị: Hệ thống CRM tiếp thị mang lại lợi thế cho các nhà tiếp thị bằng cách bao gồm các tính năng như truy cập hồ sơ khách hàng thống nhất, thông tin chi tiết về hành vi khách hàng, tạo trải nghiệm khách hàng liền mạch, quản lý chiến dịch tiếp thị, cộng tác nhóm, phân tích đa chiều cũng như xác định và nhắm mục tiêu khách hàng.
  Dịch vụ khách hàng: Hệ thống CRM dịch vụ khách hàng cung cấp cho đại diện và quản lý dịch vụ khách hàng các công cụ họ cần để cung cấp dịch vụ khách hàng đặc biệt. Một số tính năng bao gồm thông tin chi tiết về khách hàng, lịch sử tương tác dịch vụ, tối ưu hóa chẩn đoán sự cố, kết nối mạng theo yêu cầu, các cuộc trò chuyện được hỗ trợ bởi AI và chuyển tiếp cuộc trò chuyện.
• Thương mại: Hệ thống CRM thương mại cung cấp cho nhân viên trải nghiệm toàn diện với nhiều quy trình thương mại, bao gồm quản lý đơn hàng, tích hợp thành phần, khả năng dành riêng cho ngành, quy trình thương mại minh bạch và mở rộng nền tảng.

7.5. Quản lý tài chính và kế toán

SAP cung cấp một bộ hệ thống quản lý tài chính và kế toán toàn diện giúp các công ty có được các công cụ cần thiết để theo dõi tình hình tài chính của mình. Sau đây là một số hệ thống quản lý tài chính:

• Lập kế hoạch và phân tích tài chính: Hệ thống này giúp các chuyên gia tài chính lập kế hoạch chiến lược, dự báo, lập ngân sách, quản lý hiệu suất, phân tích và báo cáo.
• Quản lý kế toán và thuế:Hệ thống này hỗ trợ kế toán tài chính và đối chiếu, báo cáo, công bố, tuân thủ quy định và kế toán quá trình kết thúc.
• Quản lý kho bạc và tiền mặt: Hệ thống này bao gồm các tính năng như quản lý kho bạc doanh nghiệp, quản lý tiền mặt, dự báo dòng tiền, quản lý nợ, quản lý rủi ro và quản lý đầu tư.
• Công nợ phải trả và phải thu: Hệ thống này cung cấp các mô-đun hỗ trợ đánh giá tín dụng, quản lý rủi ro, thu nợ, quản lý tranh chấp, lập hóa đơn và quản lý hóa đơn.

8. Triển khai phần mềm SAP

Triển khai phần mềm SAP trong một tổ chức có thể cải thiện đáng kể các quy trình kinh doanh, thúc đẩy hiệu quả và thúc đẩy việc ra quyết định tốt hơn. Tuy nhiên, để triển khai SAP thành công đòi hỏi phải lập kế hoạch tỉ mỉ, hiểu rõ nhu cầu kinh doanh và đầu tư vào đào tạo cũng như quản lý sự thay đổi.

8.1. Lập kế hoạch trước khi triển khai

Trước khi triển khai phần mềm SAP, bạn nên lập kế hoạch triển khai. Cân nhắc cách thức lãnh đạo, chuyên gia nội bộ và quản lý có thể đóng góp vào quy trình.

8.2. Chọn phần mềm phù hợp

Hãy trao đổi với chuyên gia SAP hoặc ERP để giúp bạn xác định phần mềm nào là tốt nhất cho tổ chức. Họ có thể giúp bạn đảm bảo phần mềm hỗ trợ các quy trình kinh doanh.

8.3. Đào tạo và hỗ trợ cho người dùng SAP

Lên kế hoạch đào tạo cả nhóm dự án và nhóm CNTT về phần mềm mới. Cân nhắc đào tạo liên tục để giúp người dùng mới hiểu phần mềm khi họ tham gia tổ chức.

9. Những thách thức của việc triển khai SAP

Một thách thức bạn có thể gặp phải khi triển khai phần mềm SAP là đánh giá thấp thời gian triển khai. Hãy cân nhắc việc ước tính quá cao khi xác định lịch trình triển khai phần mềm SAP. Dữ liệu không đầy đủ, không chính xác và không có tổ chức cũng có thể là thách thức khi triển khai phần mềm SAP mới. Hãy đảm bảo làm sạch dữ liệu trước khi tích hợp phần mềm SAP.

Kết luận

SAP không chỉ đơn giản là một phần mềm ERP, mà là một giải pháp toàn diện cho các doanh nghiệp muốn tối ưu hóa quản lý và vận hành. Với nhiều mô-đun và phiên bản khác nhau, SAP đáp ứng mọi nhu cầu từ quản lý nhân sự, quản lý kho bãi, quản lý tài chính đến quản lý quan hệ khách hàng. Sự linh hoạt và khả năng tích hợp cao của SAP giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả làm việc và giảm thiểu chi phí.

Việc thành thạo SAP không chỉ giúp bạn có lợi thế cạnh tranh trong tuyển dụng mà còn giúp bạn thăng tiến trong sự nghiệp. Bằng cách nắm vững các kỹ năng và chứng chỉ SAP, bạn có thể đóng góp đáng kể vào sự phát triển và thành công của doanh nghiệp. SAP thực sự là một công cụ mạnh mẽ, hỗ trợ doanh nghiệp không ngừng phát triển trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh.