Phương pháp 5S có nguồn gốc từ Nhật Bản, đã trở thành một phương pháp quản lý tiêu chuẩn trong nhiều doanh nghiệp trên toàn thế giới, đặc biệt là trong ngành sản xuất. Phương pháp này, do Hiroyuki Hirano đề xướng, tập trung vào việc tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và có tổ chức thông qua năm bước cơ bản: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng. Những bước này không chỉ giúp duy trì sự gọn gàng mà còn nâng cao năng suất và an toàn lao động. 

Để hiểu rõ hơn về 5S và lợi ích mà nó mang lại, hãy cùng Asiasoft đi sâu vào chi tiết từng bước trong phương pháp này cũng như các lợi ích và hiệu quả mà nó mang lại cho hoạt động sản xuất.

1. Nguồn gốc của phương pháp 5S

Hoạt động “5S” xuất phát từ Nhật Bản và đã được rất nhiều công ty Nhật áp dụng, tương đương với việc tạo lập môi trường làm việc văn minh. Mục tiêu chính của “5S” là tập trung vào “môi trường” nơi làm việc. Hoạt động này nhằm tạo ra cái nhìn toàn diện về môi trường làm việc và triển khai các phương án cụ thể để đảm bảo quản lý theo tiêu chuẩn.

Cha đẻ của lý thuyết 5S: Hiroyuki Hirano, 5S là viết tắt của 5 từ tiếng Nhật, chi tiết như sau:

1.1. Seiri – Sàng lọc

Bước này được xem là quan trọng nhất trong quy tắc 5S trong sản xuất. Nội dung chính là phân loại, tổ chức các trang thiết bị, cơ sở vật chất. Những thứ không cần thiết có thể bán hoặc tái sử dụng. Những thứ không cần thiết tại nơi làm việc sẽ được tách ra khỏi những thứ cần thiết. Việc này sẽ được tiến hành định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý.

1.2. Seiton – Sắp xếp

Bước này yêu cầu các vật dụng được tổ chức sắp xếp với 4 tiêu chí: dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại. Tất cả vật dụng, bán thành phẩm, nguyên vật liệu và hàng hóa được bố trí khoa học để tăng hiệu quả sử dụng.

Các vật dụng trong nơi làm việc có vị trí quy định riêng. Sẽ có dấu hiệu để xác định vị trí đó. Điều này cần được áp dụng triệt để.

1.3. Seiso – Sạch sẽ

Môi trường làm việc sạch sẽ, được lau chùi thường xuyên sẽ cải thiện năng suất lao động. Máy móc được vệ sinh đúng cách sẽ kéo dài tuổi thọ và hoạt động bền bỉ hơn.

Khu vực làm việc luôn được vệ sinh thông qua các hoạt động tổ chức vệ sinh tổng thể và vệ sinh hàng ngày. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro và tai nạn lao động, cũng như nâng cao độ chính xác của máy móc khi hoạt động. Mọi khu vực trong nơi làm việc luôn đảm bảo vệ sinh và sạch sẽ.

1.4. Seiketsu – Săn sóc

Bước 4 của nguyên tắc 5S là duy trì và nâng cao 3 bước trước đó. Các quy định trước sẽ được chuẩn hóa một cách có hệ thống. Người áp dụng sẽ đưa ra quy tắc để kiểm soát quá trình thực hiện. Đây sẽ là tiền đề giúp quy tắc 5S được vận hành hiệu quả. Các bước thực hiện đều được kiểm tra và giám sát kỹ lưỡng. Bước 4 sẽ giúp cải tiến hiệu quả và đạt tới tiêu chuẩn đề ra. Mỗi cá nhân tại từng vị trí việc làm sẽ có trách nhiệm cụ thể và tần suất triển khai. Trách nhiệm tập thể và tuân theo của cán bộ nhân viên sẽ được rèn luyện và bộc lộ rõ nét.

1.5. Shitsuke – sẵn sàng

Bước cuối cùng đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt và thực hiện các quy định một cách tự giác hoàn toàn mà không cần ai nhắc nhở. Điều này giúp hình thành thói quen tốt, có ích cho cuộc sống mỗi người.

Sau bước 5, mỗi cá nhân sẽ rèn luyện được thói quen, nề nếp, tác phong của một nhân viên mẫu mực. Ý thức tự giác của mỗi người lao động sẽ được bộc lộ qua bước này.

Nếu không nhận ra tầm quan trọng và sự cần thiết của quy tắc 5S trong sản xuất thì người lao động khó có thể kết hợp những điều kể trên. Muốn cải thiện năng suất lao động doanh nghiệp, việc nâng cao nhận thức mỗi nhân viên rất quan trọng.

2. 5 lợi ích của phương pháp 5S là gì?

Những lợi ích chính của phương pháp 5S bao gồm:

• Tạo không gian trong cơ sở của bạn bằng cách loại bỏ các công cụ và thiết bị không cần thiết
• Giảm lãng phí từ những chuyển động không cần thiết bằng cách tổ chức không gian làm việc
• Giảm thời gian ngừng hoạt động và cải thiện chất lượng bằng cách duy trì thiết bị liên tục
• Thu hút người vận hành bằng cách trao cho họ nhiều trách nhiệm hơn đối với môi trường làm việc của họ
• Tạo ra một môi trường làm việc an toàn hơn bằng cách đảm bảo nó sạch sẽ và được bảo trì tốt

Bây giờ bạn đã hiểu rõ hơn về lý do tại sao 5S lại quan trọng và nó có thể mang lại lợi ích như thế nào cho hoạt động sản xuất của bạn, hãy tìm hiểu thêm về từng bước trong 5S.

3. Hiệu quả của phương pháp 5S trog sản xuất

Năm chức năng chính của 5S có thể được tóm tắt như sau:

4. Các bước thực hiện quy tắc 5s trong doanh nghiệp

4.1. Bước 1 của phương pháp 5S: Lập kế hoạch 

Việc thực hiện 5S không thể chỉ thực hiện trên giấy tờ mà phải triển khai trên thực tế. Trên cơ sở kế hoạch tổng thể, doanh nghiệp phải xây dựng kế hoạch phát triển chi tiết, cụ thể hàng tháng, đồng thời điều chỉnh kế hoạch kịp thời theo tiến độ để kế hoạch thực sự chỉ đạo, giám sát công việc. 

Khuyến nghị rằng kế hoạch đặc biệt 5S nên được thực hiện ở từng bộ phận vào đầu mỗi tháng. Mỗi bộ phận nên xây dựng kế hoạch thực hiện cụ thể của riêng mình dựa trên đặc điểm riêng của mình, sau đó triển khai kế hoạch đó đến từng nhân viên, tức là từng công việc. và mỗi khu vực phải được phân công trách nhiệm cụ thể cho người dân và thực hiện hệ thống kiểm tra hàng ngày, hàng tuần. Chỉ bằng cách này, việc thực hiện 5S mới có thể được thực hiện một cách hiệu quả.

4.2. Bước 2 của phương pháp 5S: Định rõ quan hệ giữa “từ bỏ” và “thu được”

Trong mọi hoạt động, việc đạt được điều gì đó thường đi kèm với việc từ bỏ điều khác. Trong quản lý 5S, việc hiểu rõ mối quan hệ này là rất quan trọng.

• Xử lý không gian: Bạn biết đấy, việc tổ chức không gian là một nhiệm vụ quan trọng đầu tiên trong quản lý 5S. Khi nói “dọn dẹp”, chúng ta có nghĩa là sắp xếp lại mọi thứ, xác định rõ ràng cái gì cần thiết, cái gì không và quyết định loại bỏ những thứ không cần thiết. Khi bạn loại bỏ những món đồ không cần thiết, bạn sẽ thấy không gian tốt hơn, tồn kho giảm, thời gian tìm kiếm giảm, giảm thất bại và nâng cao hiệu quả sản xuất.
• Quản lý thời gian một cách hiệu quả: Trong doanh nghiệp, do áp lực công việc, nhân viên thường sử dụng công cụ, vật dụng một cách lộn xộn. Điều này không chỉ lãng phí thời gian mà còn có thể dẫn đến lỗi trong quá trình làm việc. Việc “tổ chức” bao gồm việc quản lý cố định các đồ dùng cần thiết theo mục đích, cách sử dụng, tần suất sử dụng, số lượng, sắp xếp gọn gàng và dán nhãn để dễ lấy và đặt. Điều này đòi hỏi một chút thời gian và công sức, nhưng sẽ giúp giảm thời gian tìm kiếm đồ đạc cần thiết.
• Xử lý hình ảnh: Hình ảnh của công ty là một dự án quan trọng nhằm nâng cao tinh thần, giảm lãng phí, nâng cao hiệu quả sản xuất và giảm tỷ lệ lỗi sản phẩm. Vì vậy, chúng ta phải sẵn lòng đầu tư thời gian và nguồn lực để cải thiện môi trường sản xuất và làm việc, nâng cao hình ảnh công ty.
• Tối đa hóa lợi ích: Lợi ích mà hoạt động quản lý mang lại có thể không rõ ràng như việc sản xuất, nhưng nó lại cực kỳ quan trọng. Thực hiện quản lý 5S giúp giảm thời gian tìm kiếm, di chuyển, giảm chi phí tồn kho, giảm thời gian bán hàng trên mạng, giảm tiêu hao xấu, đảm bảo dự trữ chi phí nghiên cứu khoa học và an toàn sản xuất. Công ty sẽ có thể nhận thức rõ hơn về an toàn, loại bỏ các mối nguy hiểm tiềm ẩn, ngăn ngừa tai nạn, nâng cao hình ảnh doanh nghiệp và chất lượng sản phẩm. Lợi ích sẽ rất lớn. Vì vậy, trong quản lý 5S, chúng ta cần phải tính toán một cách toàn diện và lâu dài về việc đầu tư và lợi ích mà nó mang lại.

4.3. Bước 3 của phương pháp 5S: Chuẩn hóa và kiên trì

Chất lượng là hướng tới cuối cùng của quản lý 5S. Để đạt được điều này, chúng ta cần chuẩn hóa việc “sắp xếp, chỉnh đốn, dọn dẹp”. Đồng thời, chúng ta cần khích lệ nhân viên tuân thủ nội quy và quy trình làm việc, cũng như tiếp tục thực hiện hệ thống trong thời gian dài. Quản lý 5S nên được tích hợp vào hệ thống quản lý và cần chuẩn bị cho một cuộc chiến lâu dài.

4.4. Bước 4 của phương pháp 5S: Sử dụng quản lý trực quan để nâng cao hiệu quả

Quản lý trực quan tại chỗ giúp làm rõ các vấn đề, bất thường, lãng phí, và các điều kiện liên quan đến chất lượng, chi phí, ngày giao hàng, an toàn, và các hoạt động sản xuất liên quan. Đây là một phương pháp quản lý để thực hiện các biện pháp đối phó một cách nhanh chóng và dễ dàng nhằm ngăn ngừa lỗi tái diễn.

Trong quản lý 5S, quản lý trực quan đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện và duy trì điều kiện an toàn tại chỗ. Ví dụ, việc sử dụng rộng rãi màu sắc an toàn, biển báo an toàn, có thể giúp mọi người nhanh chóng xác định môi trường tại chỗ có an toàn hay không. Quản lý Kanban đóng một vai trò đặc biệt, phản ánh trình độ quản lý của một bộ phận.

4.5. Bước 5 của phương pháp 5S: Làm mẫu trước, tập trung vào hiệu ứng

Việc thiết lập khu vực mô hình 5S dựa trên đặc điểm riêng của công ty là quan trọng trong giai đoạn đầu triển khai quản lý 5S. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một số khu vực, phòng ban tiêu biểu làm khu vực kiểu mẫu để thể hiện và thúc đẩy quản lý 5S.

4.6. Bước 6 của phương pháp 5S: Bắt đầu với các chi tiết và đặt nền móng vững chắc

“Chi tiết tạo nên sự khác biệt”. Việc quản lý 5S là việc thực tế cần bắt đầu từ chi tiết. Trong quản lý 5S, công việc triển khai 5S tại từng địa điểm cần được sắp xếp cẩn thận để đảm bảo không có điểm mù. Ví dụ, các biển hiệu, hình thức và biển hiệu khác nhau phải được thiết kế cẩn thận và hệ thống trách nhiệm đối với các khu vực công cộng như lối đi và phòng hội nghị phải rõ ràng.

4.7. Bước 7 của phương pháp 5S: Kiểm tra giám sát, cải tiến liên tục

Kiểm tra và giám sát đóng một vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy quản lý 5S. Điều này giúp nhân viên rõ hướng đi, biết được những khuyết điểm và thúc đẩy cải tiến. Doanh nghiệp có thể thúc đẩy hiệu quả việc cải tiến công tác quản lý tại chỗ bằng cách mời các chuyên gia tiến hành kiểm tra và hướng dẫn tại chỗ.

Khi triển khai quản lý 5S, doanh nghiệp cần chú trọng đến việc có lợi cho việc phát triển công tác nghiên cứu khoa học và sản xuất. Đồng thời, việc thực hiện quản lý 5S cần nhấn mạnh đến nhận thức đổi mới. Doanh nghiệp phải tiếp tục đẩy mạnh quản lý 5S lên một tầm cao mới, nghiên cứu và giải quyết các vấn đề mới, đặc biệt là các ý tưởng, phương pháp làm việc sáng tạo.

Kết luận

Phương pháp 5S không chỉ đơn thuần là một công cụ quản lý mà còn là một triết lý toàn diện giúp cải thiện môi trường làm việc, nâng cao hiệu suất và đảm bảo an toàn. Bắt nguồn từ Nhật Bản, 5S đã chứng minh được tính hiệu quả qua việc tối ưu hóa quy trình và tạo ra môi trường làm việc chuẩn hóa, sạch sẽ và an toàn. Việc áp dụng 5S một cách hệ thống và liên tục không chỉ giúp giảm thiểu lãng phí, tăng năng suất mà còn thúc đẩy tinh thần làm việc và sự hài lòng của nhân viên. Doanh nghiệp nào biết tận dụng lợi thế của 5S sẽ không chỉ đạt được hiệu quả cao trong sản xuất mà còn xây dựng được một môi trường làm việc bền vững và phát triển.