Các tổ chức ngày nay tạo ra một lượng lớn tài liệu và dữ liệu khi họ hoạt động và liên lạc với khách hàng, đối tác và các bên liên quan khác. Ngay cả khi nhiều người cân nhắc việc không cần giấy tờ, họ vẫn tiếp tục tạo, nhận và chia sẻ tài liệu từ nhiều quy trình công việc và hệ thống của mình. 

Việc tạo và biên soạn tài liệu tương đối dễ dàng. Việc sắp xếp và lưu trữ chúng sao cho có thể truy cập và bảo mật là nơi mà hầu hết các nhóm đều gặp phải vấn đề. Bài viết này Asiasoft sẽ chia sẻ tất cả những gì bạn cần biết để quản lý tài liệu trong tổ chức của mình một cách an toàn. Chúng ta sẽ tìm hiểu cách triển khai hệ thống quản lý tài liệu, những thách thức bạn có thể gặp phải và các tính năng chính cần chú ý đối với hệ thống quản lý tài liệu. 

1. Quản lý tài liệu (DMS) là gì?

Quản lý tài liệu (DMS) là phương pháp mà một tổ chức sử dụng để tổ chức, kiểm soát và bảo quản các tài liệu trong môi trường doanh nghiệp. Tài liệu này có thể bao gồm nhiều định dạng khác nhau như PDF, hình ảnh, video, âm thanh, bảng tính, mã nguồn, và nhiều định dạng khác.

Hệ thống quản lý tài liệu (DMS) thường tập trung vào việc quản lý các tệp số, nhưng cũng có những hệ thống khác có khả năng lưu trữ cả tài liệu vật lý. Nó đóng vai trò như một nguồn thông tin chính xác và tập trung cho tất cả thông tin và tài liệu của công ty. Khi người dùng có quyền truy cập cần một thông tin nào đó, họ có thể dễ dàng xác định nơi tìm kiếm.

Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu giúp đơn giản hóa quy trình quản lý tài liệu ở mức độ lớn. Công ty có thể thiết lập các quy trình và quy trình làm việc tự động để quản lý, cập nhật và lưu trữ các tài liệu được chia sẻ và sử dụng nội bộ. Điều này giúp tăng hiệu quả và tiết kiệm thời gian, đồng thời giảm rủi ro mất mát thông tin và tăng tính minh bạch trong doanh nghiệp.

Quản lý tài liệu cũng giúp duy trì: 

• Bảo mật với nhóm, khách hàng và đối tác
• Hiệu quả của quy trình làm việc và hệ thống
• Tuân thủ các tiêu chuẩn ngành và cơ quan quản lý 

Trong quá trình triển khai hoặc cập nhật hệ thống quản lý tài liệu, lập kế hoạch chi tiết về quy trình làm việc là không thể thiếu. Điều này bao gồm việc xác định cách thông tin được thêm, tổ chức, lưu trữ và truy xuất, đồng thời chia sẻ kế hoạch với nhóm để đảm bảo sự hiểu biết và tuân thủ từ mọi thành viên.

Quản lý tài liệu cũng đặt ra vấn đề quản lý tài liệu hiện có và xử lý tài liệu mới. Cần thiết lập các quy trình làm việc tự động để quản lý, cập nhật và lưu trữ các tài liệu được chia sẻ và sử dụng trong công ty. Cuối cùng, việc thử nghiệm hệ thống mới ở quy mô nhỏ trước khi triển khai toàn bộ giúp đảm bảo tính ổn định và hiệu suất của hệ thống. 

2. Cách thức hoạt động của hệ thống quản lý tài liệu (DMS)

Hệ thống quản lý tài liệu hoạt động bằng cách tổ chức và phân loại tài liệu theo nhiều tiêu chí, như loại tệp, dữ liệu, mức độ bảo mật, hoặc ưu tiên. Khi một tài liệu mới được tạo hoặc nhận, hệ thống ghi lại thông tin và chuyển nó vào hệ thống.

Thông thường, hệ thống quản lý tài liệu tự động bổ sung thông tin vào tài liệu, như thêm thẻ nội bộ, nhãn, và siêu dữ liệu (metadata) như người tạo và thời gian tạo. Sau đó, tài liệu sẽ được sắp xếp và lưu trữ dựa trên các quy tắc được thiết lập trước đó.

Để bảo vệ thông tin nhạy cảm, hệ thống này cung cấp khả năng giới hạn quyền truy cập và chỉ cho phép người dùng được ủy quyền xem hoặc chỉnh sửa tài liệu. Điều này giúp đảm bảo rằng chỉ những người có quyền được phê duyệt mới có thể truy cập thông tin nhạy cảm và thực hiện các thay đổi cần thiết.

3. Tại sao doanh nghiệp cần phần mềm hệ thống quản lý tài liệu?

Trong bối cảnh kinh doanh ngày nay, với việc chuyển sang làm việc kết hợp hoặc từ xa, các chủ sở hữu và người quản lý doanh nghiệp đổi mới từ lâu đã sử dụng các hệ thống đặc biệt để quản lý, lưu trữ và chia sẻ tài liệu. 

Các công ty triển khai hệ thống quản lý tài liệu để giành quyền kiểm soát và hiểu biết sâu sắc về các tài liệu và dữ liệu vào và ra khỏi tổ chức. Dù làm việc từ xa hay tại văn phòng, bạn đều muốn đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều sử dụng các phiên bản tài liệu mới nhất và cập nhật nhất mà họ làm việc mà không gặp quá nhiều rắc rối hoặc phải gửi email qua lại. 

Các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng thêm nhận xét, đề xuất và chú thích vào phần mềm hệ thống quản lý tài liệu, giúp dễ dàng cộng tác, giao tiếp, đánh giá và phê duyệt công việc. 

Phần mềm hệ thống quản lý tài liệu cũng giải quyết các vấn đề về bảo mật và kiểm tra dữ liệu bằng cách tạo ra các dấu vết của vòng đời tài liệu từ khi tạo đến sửa đổi và phân phối. Điều này hữu ích cho trách nhiệm giải trình nội bộ hoặc lời nhắc kiểm toán bên ngoài từ các cơ quan chức năng trong ngành. 

4. Lợi ích của hệ thống quản lý tài liệu (DMS) là gì?

Việc triển khai hệ thống quản lý tài liệu (DMS) mang lại những lợi ích đáng kể và ngày càng gia tăng. 

Dưới đây là một số lợi ích chính của việc triển khai hệ thống quản lý tài liệu:

• Cải thiện sự cộng tác và làm việc nhóm: Hệ thống quản lý tài liệu đảm bảo các thành viên trong nhóm luôn có quyền truy cập vào phiên bản tài liệu mới nhất.
• Bảo mật nâng cao: Hệ thống quản lý tài liệu đảm bảo tài liệu vào và ra khỏi tổ chức của bạn được an toàn và được lưu trữ bảo mật trong một nền tảng trung tâm, có thể truy cập được để tất cả các nhóm truy cập. 
• Tuân thủ và kiểm tra: Hệ thống quản lý tài liệu giúp theo dõi lịch sử của tài liệu từ khi tạo đến chỉnh sửa và tải xuống. Thông tin này rất quan trọng đối với các hoạt động tuân thủ trong ngành và các doanh nghiệp được kiểm toán.  
• Dễ dàng truy cập thông tin: Hệ thống quản lý tài liệu thường có chức năng tìm kiếm mạnh mẽ, giúp các nhóm dễ dàng tìm thấy tài liệu phù hợp khi họ cần. 
• Cải thiện năng suất: Sử dụng hệ thống quản lý tài liệu có nghĩa là nhân viên không lãng phí thời gian tìm kiếm tệp trên nhiều máy tính, ứng dụng hoặc nền tảng dựa trên đám mây. Bất kỳ ai có quyền truy cập phù hợp đều có thể tìm thấy tài liệu họ cần một cách nhanh chóng và dễ dàng bằng cách sử dụng thanh tìm kiếm. 

5. Những thách thức của việc quản lý tài liệu là gì?

Mặc dù quản lý tài liệu mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng đối mặt với một số thách thức cần chú ý:

• Rủi ro về nhận dạng: Việc xác định và phân tách các tài liệu có thông tin nhạy cảm có thể gặp khó khăn. Một tài liệu bí mật được đưa vào một tổ chức có thể không được nhận dạng ngay lập tức và do đó được chia sẻ một cách công khai. Khi thiết lập hệ thống của bạn, hãy đảm bảo có chính sách rõ ràng về các cấp độ bảo mật khác nhau cho các loại tài liệu khác nhau.
• Thay đổi định dạng: Việc thay đổi không gian của định dạng tài liệu có thể đặt ra thách thức cho các hệ thống quản lý tài liệu cũ hơn. Hệ thống có thể không được trang bị để xử lý các định dạng tài liệu mới. Hãy tưởng tượng bạn đang cố gắng lưu trữ tệp ZIP hoặc tệp âm thanh trong tủ hồ sơ vật lý. Điều đó là không thể. Điều này có thể tạo ra sự cố tương thích vì hệ thống quản lý tài liệu phải có khả năng nâng cấp để chấp nhận các định dạng tệp mới. 
• Thời gian làm quen kéo dài: Tùy thuộc vào hệ thống bạn chọn, bạn có thể phải đối mặt với thời gian làm quen kéo dài khi đào tạo nhóm của mình cách sử dụng hệ thống. Một hệ thống quản lý tài liệu không ai sử dụng sẽ làm hỏng mục đích tạo ra nó ngay từ đầu. 

Việc nhận thức và giải quyết những thách thức này từ đầu có thể giúp tối ưu hóa hiệu quả của hệ thống quản lý tài liệu trong tổ chức.

6. Cách triển khai hệ thống quản lý tài liệu (DMS)

Việc thực hiện một hệ thống quản lý tài liệu là một quá trình đơn giản. Thực hiện theo các bước dưới đây để bắt đầu. 

6.1. Xem lại quy trình quản lý tài liệu (DMS) hiện tại của bạn

Để bắt đầu triển khai hệ thống quản lý tài liệu, quá trình bắt đầu bằng việc xem xét tổ chức để xác định những điều còn thiếu trong hệ thống quản lý tài liệu hiện tại. Thông qua việc phân tích vòng đời của tài liệu, ta có thể hiểu rõ hơn về quá trình tạo, chia sẻ, và sử dụng tài liệu trong tổ chức. Việc đi sâu vào từng bước của vòng đời tài liệu giúp xác định những người tham gia vào quá trình này và họ đóng vai trò gì.

Sau đó, ta cần xác định quyền truy cập và thay đổi trong hệ thống. Bằng cách này, có thể đặt câu hỏi như ai có thể xem, chỉnh sửa, hay chia sẻ tài liệu, cũng như nắm bắt loại thay đổi mà từng người dùng được phép thực hiện và cách họ có thể tương tác với tài liệu.

Cuối cùng, việc xây dựng mô hình tương tác giúp làm rõ cách mọi thành viên trong nhóm sử dụng, quản lý, và cộng tác với tài liệu. Qua đó, ta có thể xác định được yêu cầu và mong muốn của người dùng, tạo ra một mô hình tương tác hiệu quả và xây dựng hệ thống quản lý tài liệu linh hoạt và đáp ứng đúng nhu cầu của tổ chức.

6.2. Kiểm tra và chọn hệ thống quản lý tài liệu dựa trên nhu cầu của bạn

Đọc đánh giá của khách hàng và kiểm tra hệ thống quản lý tài liệu ở quy mô nhỏ trước khi triển khai trên toàn tổ chức. Cách tiếp cận này đảm bảo bạn không đầu tư vào một hệ thống không phù hợp với nhu cầu của mình. 

Các câu hỏi cần đặt ra để đánh giá xem hệ thống quản lý tài liệu có phù hợp với bạn hay không bao gồm: 

• Hệ thống quản lý tài liệu có thể được tích hợp với phần mềm quản lý dự án của bạn không ? 
• DMS có hỗ trợ tất cả các loại tệp mà tổ chức của bạn sử dụng không? 
• Nó có giúp bạn dễ dàng truy cập và xem tài liệu không? 
• Có nhiều cách để trình bày thông tin, chẳng hạn như danh sách, lưới, biểu đồ và thư viện hình thu nhỏ không? 
• Các thành viên trong nhóm có thể chú thích và nhận xét về các tập tin và tài liệu không? 
• Hệ thống quản lý tài liệu có đáp ứng nhu cầu tuân thủ quy định và bảo mật không? 
• Nó có chức năng tìm kiếm tốt không? 
• Người dùng có thể tải xuống tài liệu họ cần từ bất kỳ vị trí nào không? 
• Quá trình giới thiệu của nhà tuyển dụng thường mất bao lâu? 

Khi bạn tìm thấy một hệ thống phù hợp với mình, hãy nhờ nhóm CNTT xem xét trước khi thiết lập. 

6.3. Thiết lập quy tắc quản lý tài liệu của bạn 

Bước tiếp theo là tạo các thủ tục cho mọi hành động có thể được thực hiện trong hệ thống quản lý tài liệu. Điều này bao gồm mọi thứ từ tải lên và thêm siêu dữ liệu đến thực hiện thay đổi, tải xuống và truy xuất thông tin đã lưu trữ. Khi các thủ tục và chính sách của bạn đã sẵn sàng, hãy tải lên và sắp xếp các tài liệu hiện có trong hệ thống và cho phép nhóm của bạn bắt đầu sử dụng hệ thống.  

Tiếp tục thử nghiệm hệ thống mới trong vài tuần hoặc vài tháng đầu tiên. Thiết lập các buổi đánh giá với trưởng nhóm và các thành viên trong nhóm để thu thập phản hồi và đảm bảo hệ thống hoạt động như mong đợi. Xem lại toàn bộ quy trình quản lý tài liệu, bao gồm các khía cạnh tự động hóa và các điểm nhập dữ liệu của con người. 

7. Các tính năng cần tìm trong dịch vụ quản lý tài liệu (DMS)

Hệ thống quản lý tài liệu phù hợp với bạn phụ thuộc nhiều vào nhu cầu tổ chức của bạn. Những lỗ hổng bạn nhận thấy trong hệ thống hiện tại sẽ quyết định những tính năng quan trọng nhất cho hệ thống mới của bạn. Các tính năng cơ bản cần tìm trong hệ thống quản lý tài liệu bao gồm: 

• Dựa trên đám mây: Nhân viên có thể truy cập tài liệu của công ty cho dù họ có làm việc tại văn phòng hay không. Hệ thống quản lý tài liệu dựa trên đám mây giúp bất kỳ ai có khóa truy cập chính xác đều dễ dàng đăng nhập và có quyền truy cập vào thông tin họ cần. 
• Khả năng tự động hóa: Tự động hóa trong hệ thống quản lý tài liệu đảm bảo quy trình làm việc được sắp xếp hợp lý và được kết nối theo các quy tắc đã đặt ra của bạn. Điều này giúp giảm việc nhập dữ liệu thủ công và các tác vụ có giá trị thấp khác như cập nhật siêu dữ liệu và thẻ kiểm soát phiên bản.
• Khả năng tìm kiếm mạnh mẽ: Hệ thống quản lý tài liệu phù hợp giúp bạn dễ dàng tìm kiếm file, tài liệu một cách nhanh chóng. Nó cung cấp một cách an toàn và dễ tiếp cận để đào sâu và lấy thông tin cần thiết. 
• Cấp độ quyền: Hệ thống quản lý tài liệu phải có các cấp độ quyền khác nhau để cho phép quản trị viên và người quản lý đặt các quyền cụ thể cho các tệp và nhân viên khác nhau. 
• Kiểm soát phiên bản: Hệ thống quản lý tài liệu phải có khả năng kiểm soát phiên bản rõ ràng và dễ hiểu, cho phép người dùng biết khi nào tài liệu được cập nhật và bởi ai. 

Kết luận

Hệ thống Quản lý Tài liệu (DMS) không chỉ là một công cụ quản lý thông tin mà còn là trụ cột quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất trong môi trường doanh nghiệp. Việc áp dụng DMS mang lại nhiều lợi ích, bao gồm sự tổ chức hiệu quả, bảo mật thông tin, tuân thủ chuẩn ngành, và khả năng tương tác linh hoạt.

Qua việc tìm hiểu về cách DMS hoạt động, từ việc tạo mới, quản lý, đến việc chia sẻ và bảo mật tài liệu, chúng ta nhận thức được vai trò quan trọng của hệ thống này trong việc giúp tổ chức duy trì sự nhất quán, minh bạch, và khả năng đáp ứng nhanh chóng với yêu cầu của thị trường.

Tuy nhiên, trong quá trình triển khai DMS, việc đối mặt với những thách thức như rủi ro nhận dạng, thay đổi định dạng tài liệu, và thời gian làm quen kéo dài là không tránh khỏi. Chính vì vậy, quản lý cần có một kế hoạch tổ chức rõ ràng và sự cam kết đào tạo nhóm một cách chặt chẽ để đảm bảo thành công của hệ thống.

Tóm lại, sự tích hợp của DMS không chỉ mang lại hiệu quả về mặt quản lý tài liệu mà còn tạo nên sự linh hoạt và đồng bộ trong quy trình làm việc tổ chức. Điều này không chỉ giúp nâng cao năng suất cá nhân mà còn tạo ra một môi trường làm việc kỹ thuật số hiện đại và đáp ứng đòi hỏi ngày càng cao của doanh nghiệp ngày nay.