Ngành công nghiệp sản xuất đại diện cho một lĩnh vực phức tạp và đa dạng, vì vậy nhiều chủ sở hữu doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) gặp khó khăn trong việc quản lý hàng tồn kho và chuỗi cung ứng. Nếu bạn chưa hiểu hết về lĩnh vực này hoặc chỉ đơn giản là tìm cách trau dồi các quy trình hiện có của mình, thì dưới một hướng dẫn hữu ích mà Asia Sotf đã tổng hợp giúp bạn. Theo dõi ngày thôi nào!   

1. Tại sao quản lý hàng tồn kho lại quan trọng đối với SMB sản xuất?

Mục đích của việc quản lý hàng tồn kho là để tránh lãng phí hoặc hết hàng. Về lâu dài, việc cân đối cẩn thận mức tồn kho của bạn có thể mang lại những lợi ích sau:

• Hiệu quả chi phí: Cổ phiếu sẽ tiêu tốn tiền kinh doanh của bạn cho đến khi bạn bán nó. Bạn giữ các mặt hàng trong kho càng lâu, lợi nhuận của bạn càng thấp. Cùng với chi phí vận chuyển và lưu trữ, hàng tồn kho chưa bán có nguy cơ bị đánh cắp, lỗi thời, mất mát và (trong một số trường hợp) phân hủy. 
• Thông tin chi tiết về xu hướng: Theo dõi khoảng không quảng cáo của bạn có thể giúp bạn xác định xu hướng bán hàng.
• Giám sát ngày hết hạn: Nếu hàng hóa của bạn có ngày hết hạn, hệ thống quản lý hàng tồn kho sẽ đảm bảo bạn không bán bất kỳ sản phẩm nào đã quá hạn sử dụng. Hãy nhớ rằng hàng hóa hết hạn có thể nguy hiểm và có thể gây hại cho danh tiếng thương hiệu của bạn!
• Cải thiện mối quan hệ với các nhà cung cấp: Bạn có thể sử dụng những hiểu biết tinh vi về hàng tồn kho để đàm phán các giao dịch tuyệt vời với các nhà cung cấp và nhà cung cấp.
• Nâng cao năng suất: Một hệ thống quản lý hàng tồn kho có tổ chức sẽ tiết kiệm thời gian kiểm kê hàng hóa, cho phép bạn tiếp tục thực hiện các nhiệm vụ hiệu quả khác.    

2. Tìm hiểu 5 mẹo quản lý hàng tồn kho hàng đầu hiện nay 

Nên bắt đầu với việc quản lý hàng tồn kho cho doanh nghiệp vừa và nhỏ SMB Sản xuất từ đâu? Mỗi doanh nghiệp đều khác nhau và bạn sẽ cần kiểm tra các thủ tục và yêu cầu hiện tại của mình trước khi đưa ra một kế hoạch quản lý mới. Dưới đây Asia Enterprise đã tổng hợp một số mẹo có giá trị để giúp quá trình này diễn ra suôn sẻ và không gây rủi ro nhất có thể: 

2.1. Cố gắng tự động hóa càng nhiều quy trình càng tốt

Tự động hóa quy trình quản lý hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian đồng thời giảm khả năng xảy ra lỗi của con người. Hãy nhớ rằng ngay cả một lỗi nhỏ cũng có thể tàn phá chuỗi cung ứng và cuối cùng làm giảm doanh thu của doanh nghiệp. Ngày càng có nhiều công ty vừa và nhỏ áp dụng cách tiếp cận hiện đại và chuyển sang công nghệ dựa trên đám mây để giúp cải thiện hoạt động kinh doanh của họ. 

Hầu hết phần mềm kiểm kê dựa trên đám mây hiện có giúp truy cập và cập nhật thông tin nhanh chóng và dễ dàng. Tuy nhiên, với hàng trăm lựa chọn, thật khó để biết nên chọn công nghệ nào phù hợp với doanh nghiệp bạn. Dưới đây là một vài tính năng cần chú ý khi so sánh:

• Tích hợp: Nó có thể kết nối với các nền tảng hoặc chương trình khác đã được doanh nghiệp của bạn sử dụng không? 
• Tùy chọn quyền: Có bao nhiêu nhân viên có thể sử dụng nền tảng? Bạn có thể đặt các cấp độ quyền khác nhau giữa các phòng ban không?
• Các thiết bị tương thích: Nền tảng có hoạt động với các thiết bị vật lý như máy quét mã vạch hoặc đầu đọc thẻ, cũng như máy tính bảng, điện thoại thông minh và PC không?
• Tùy chọn kiểm soát hàng tồn kho: Bạn sẽ có bao nhiêu quyền kiểm soát đối với quy trình theo dõi hàng tồn kho? Có thể cập nhật thông tin theo cách thủ công hoặc trên nhiều kho và tiền tệ không?
• Dữ liệu khách hàng và nhà cung cấp: Hệ thống có tự động theo dõi và lưu trữ thông tin về hành vi của khách hàng và nhà cung cấp không? Kiến thức như vậy có thể giúp bạn đưa ra các dự báo chính xác hơn và cải thiện việc cung cấp sản phẩm của mình. 

2.2. Học phương pháp ABC

Phương pháp quản lý hàng tồn kho ABC liên quan đến việc ưu tiên chính xác các thành phẩm để nâng cao khả năng sinh lời của doanh nghiệp. Phân tích ABC cho biết hàng tồn kho được chia thành ba loại: A, B và C theo giá trị giảm dần, với các mặt hàng loại A có giá trị cao nhất và các mặt hàng loại C có giá trị thấp nhất. Để bắt đầu, bạn phải phân loại các mặt hàng của mình như sau:

• Loại A:

Các mặt hàng thuộc nhóm A là những mặt hàng có giá trị tiêu thụ hàng năm cao nhất. Một điều thú vị là top 70-80% giá trị tiêu thụ hàng năm của công ty chỉ đến từ khoảng 10-20% tổng số hàng tồn kho. Đó là lý do tại sao, ưu tiên những món đồ này là điều tối quan trọng.

• Loại B:

Các mặt hàng loại B có giá trị tiêu thụ trung bình. Số tiền này xấp xỉ. 30% tổng lượng hàng tồn kho của một công ty chiếm khoảng 15-20% giá trị tiêu thụ hàng năm.

• Loại C:

Mặt hàng loại C có giá trị tiêu thụ thấp nhất và chiếm dưới 5% giá trị tiêu thụ hàng năm của 50% tổng số mặt hàng tồn kho. 

Lưu ý: Giá trị tiêu thụ hàng năm được tính theo công thức: (Nhu cầu hàng năm) × (Giá thành/Đơn vị)

Khi bạn đã chỉ định tất cả các loại sản phẩm của mình vào một danh mục, bạn có thể bắt đầu sắp xếp giá trị phù hợp với mục tiêu của công ty trong giá thầu để tối đa hóa khả năng sinh lời hoặc thị phần của bạn. 

2.3. Bắt đầu bằng việc phân tích nguyên liệu và thành phẩm 

Các loại hàng tồn kho có thể được chia thành 3 loại chính:

• Nguyên liệu: Đây là những bộ phận được sử dụng để tạo ra thành phẩm.
• Sản phẩm dở dang: Đây là những nguyên liệu thô được tăng cường bằng sức lao động, nhưng chưa sẵn sàng để bán.
• Thành phẩm: Đây là những sản phẩm ở dạng cuối cùng, sẵn sàng để bán.

Ví dụ, hãy xem xét một doanh nghiệp rang cà phê. Nguyên liệu thô sẽ là hạt cà phê; công việc đang tiến hành sẽ là túi, nhãn hoặc hộp vận chuyển. Và tất nhiên, thành phẩm sẽ là một túi cà phê được đóng gói và dán nhãn đầy đủ, sẵn sàng để thưởng thức vào buổi sáng.

Tất nhiên, đây là một cách nhìn đơn giản về mọi thứ. Bạn có thể có nhiều loại hạt cà phê khác nhau, với độ mạnh khác nhau, đến từ các vùng khác nhau, sẽ trải qua các quy trình cụ thể để có được hương vị cụ thể mà doanh nghiệp của bạn cung cấp.

Trên thực tế, đây là một trong những vấn đề chính mà các nhà sản xuất thường gặp phải: Làm thế nào để quản lý hàng tồn kho linh hoạt và linh hoạt với các nguyên liệu thô và thành phẩm liên tục di chuyển? Các công cụ kiểm kê phù hợp có thể giúp bạn ghi lại và theo dõi hàng tồn kho bằng kỹ thuật số, để tránh lỗi của con người và có thông tin cập nhật.

Nếu bạn có một lượng lớn hàng hóa dở dang, đừng cố tính toán mọi thứ cùng một lúc, vì mọi thứ có thể trở nên khó hiểu. Bắt đầu bằng cách phân tích nguyên liệu thô và thành phẩm của bạn trước. Khi bạn đã nắm bắt được mọi thứ, bạn có thể bắt đầu tính toán các mặt hàng dở dang và điều chỉnh quy trình sản xuất của mình cho phù hợp.  

2.4. Thiết lập số liệu sắp xếp lại cụ thể

Đừng bổ sung kho bất cứ khi nào bạn cảm thấy cần. Việc thiết lập các ngưỡng đặt hàng lại cụ thể sẽ giảm thiểu lãng phí đồng thời đảm bảo rằng bạn không bao giờ hết hàng trong kho cần thiết. 

Điểm đặt hàng lại là lượng hàng tồn kho tối thiểu mà một công ty nắm giữ, do đó khi hàng tồn kho giảm xuống mức này, mặt hàng đó phải được đặt hàng lại. Tất nhiên, bạn sẽ cần phải đánh giá lại các ngưỡng của mình thường xuyên, đặc biệt nếu doanh nghiệp của bạn đang trong giai đoạn tăng trưởng. Đây là video giải thích về cách tính điểm đặt hàng lại:

2.5. Rút kinh nghiệm từ các sự cố 

Ngay cả những hệ thống quản lý hàng tồn kho tốt nhất đôi khi cũng có thể gây ra tình trạng tồn kho quá nhiều hoặc thiếu. Nếu khoảng không quảng cáo của bạn hơi mất cân đối, hãy cố gắng khắc phục những sai lầm của bạn. 

Dự trữ quá nhiều (tồn kho dư thừa) xảy ra khi bạn mua nhiều sản phẩm hơn số bán ra, khiến số lượng hàng tồn kho ngày càng nhiều, từ đó có thể ảnh hưởng đến khả năng sinh lời. Khi tình trạng dự trữ quá nhiều xảy ra, điều đó có thể có nghĩa là dự báo doanh số bán hàng của bạn quá cao hoặc bạn cần giảm mức dự trữ đệm. 

Mặt khác, dự trữ thiếu có thể có nghĩa là các dự báo của bạn không tính đến các biến động theo mùa hoặc có các vấn đề về đường ống như chậm trễ vận chuyển. Điều này dẫn đến tình trạng hết hàng (hoặc hết hàng), gây thiệt hại vô cùng lớn cho các nhà bán lẻ.

Cả việc dự trữ quá nhiều và thiếu dự trữ đều có thể ngăn chặn được bằng các phương pháp quản lý hàng tồn kho phù hợp và các công cụ được thiết kế để theo dõi các hoạt động kinh doanh.  

Kết luận 

Quản lý hàng tồn kho là một nhiệm vụ quan trọng đối với SMB Sản xuất nếu bạn chưa từng làm việc này trước đây. Bằng cách đầu tư vào phần mềm quản lý hàng tồn kho chất lượng cao, bạn có thể cho phép công nghệ thực hiện công việc khó khăn cho bạn và tạo ra những hiểu biết có giá trị có thể hành động.