Khi xác định mục tiêu và các chỉ số hiệu suất chính (KPI) cho bất kỳ tình huống kinh doanh hoặc cá nhân nào, chúng ta cần đảm bảo rằng chúng ta đang thực sự tạo ra những mục tiêu quan trọng. Mục tiêu, mục tiêu và KPI đều là công cụ. Tất cả đều có công dụng riêng của họ. Giống như bất kỳ công cụ nào, nó cần được thiết kế và sử dụng có mục đích, đồng thời cách tốt nhất để xác định mục tiêu và KPI là sử dụng tiêu chí SMART.

Trong bài viết này, Asia Soft sẽ xác định các tiêu chuẩn SMART và cung cấp một số hướng dẫn thực hành tốt nhất để đặt mục tiêu SMART của riêng bạn.

1. Mục tiêu SMART là gì?

Mục tiêu SMART là những mục tiêu đặt ra các mục tiêu và KPI theo cách chính xác và dễ truyền đạt. SMART lần đầu tiên được đề xuất bởi tác giả George T. Doran trong tác phẩm được xuất bản của ông vào năm 1981 và sau đó được Giáo sư Robert S. Ruben mở rộng. SMART là từ viết tắt đại diện cho những từ sau:

• Specific (Cụ thể): Mục tiêu cần phải rõ ràng và cụ thể, tránh sử dụng các mục tiêu mơ hồ hoặc không rõ nghĩa. Điều này giúp người thực hiện hiểu rõ mục tiêu và có thể tập trung vào nó.
• Measurable (Đo lường được): Mục tiêu cần phải có khả năng đo lường để đánh giá mức độ hoàn thành. Điều này liên quan đến việc xác định cách đo lường tiến độ hoặc thành tựu của mục tiêu.
• Achievable (Có thể đạt được): Mục tiêu cần phải thực tế và có khả năng đạt được dựa trên tài nguyên và thời gian có sẵn. Nó không nên quá khó khăn hoặc quá dễ dàng để đảm bảo sự cân nhắc và động viên.
• Relevant (Liên quan): Mục tiêu cần phải liên quan đến mục tiêu tổng thể của tổ chức hoặc dự án. Nó phải hỗ trợ hoặc đóng góp vào sứ mệnh và chiến lược lớn hơn.
• Time-bound (Thời gian cố định): Mục tiêu cần phải có một khung thời gian cụ thể để đạt được. Điều này giúp định rõ hạn chót và tạo áp lực để hoàn thành mục tiêu trong thời gian quy định.

SMART tuyên bố rằng các mục tiêu chiến lược rõ ràng, có thể đạt được là cách hiệu quả nhất để tạo ra tiến độ và số liệu cụ thể. Thay vì mục tiêu chung chung như “tăng doanh số bán hàng”, bạn có thể cân nhắc đặt mục tiêu THÔNG MINH hơn.

Mục tiêu SMART là các bước riêng lẻ trong một chiến lược được cân nhắc kỹ lưỡng nhằm đạt được mục tiêu lớn hơn.

Nếu bạn đang chạy marathon hoặc leo núi, các mục tiêu SMART sẽ là điểm đánh dấu trên đường đi, cho bạn biết bạn đang ở đâu và mức độ hoàn thành của bạn. Vấn đề không chỉ là đi đến đích mà còn là những bước cần thực hiện để đạt được điều đó. Mục tiêu SMART sử dụng SMART KPI làm thước đo có thể tính toán được (có điểm bắt đầu và kết thúc).

1.1. Specific (Cụ thể)

Rõ ràng về mục tiêu và kỳ vọng của bạn là bước đầu tiên để hiện thực hóa ý tưởng của bạn. Nếu mục tiêu quá rộng hoặc quá mơ hồ thì rất dễ bỏ lỡ mục tiêu. Nếu định nghĩa quá rộng sẽ khó đo lường và khó đạt được. Quá mơ hồ có thể dẫn đến nhiều sai sót và hiểu lầm. Nó giống như việc leo một ngọn núi mà không biết nó dài bao nhiêu, phải mất bao lâu, điều kiện môi trường như thế nào hay bạn cần mặc gì khi leo núi. Khi bạn đã có mục tiêu cụ thể, bạn có thể hiểu toàn bộ lộ trình từ đầu đến cuối. Các KPI cụ thể xác định thêm lộ trình thông qua các điểm chuẩn, đảm bảo mọi người biết chính xác bạn đang làm như thế nào.

Khi tạo mục tiêu SMART, hãy thử trả lời các câu hỏi sau:

• Các bước cụ thể trong kế hoạch của chúng tôi là gì?
• Ai là người cần thiết để đạt được mục tiêu của bạn?
• Chúng ta cần nỗ lực ở đâu?
• Tại sao điều này lại có giá trị cho chiến lược dài hạn của chúng ta?
• Chúng ta cần ưu tiên mục tiêu này hơn các mục tiêu khác như thế nào?

1.2. Measurable (Có thể đo lường được)

Nếu bạn không thể đo lường điều gì đó, bạn không thể biết liệu mình đang làm tốt hay bạn đang đi chệch mục tiêu và cần điều chỉnh hướng đi. Ngoài việc đặt ra các mục tiêu cụ thể, bạn cũng cần có khả năng định lượng dữ liệu hoặc chỉ ra nơi bạn đang làm việc để đạt được mục tiêu của mình. Việc đặt ra các mục tiêu và tiêu chuẩn có thể đo lường được cũng cho phép mọi người tham gia đánh giá hiệu suất của chính họ và đi đúng hướng.

Khi tạo mục tiêu SMART, hãy thử trả lời các câu hỏi sau:

• Chúng ta cần dữ liệu gì?
• Dữ liệu của chúng tôi sẽ được lưu trữ ở đâu và chúng tôi sẽ truy cập dữ liệu đó như thế nào?
• Dữ liệu của chúng tôi có đáng tin cậy và có thể kiểm chứng được không?
• Lịch trình hợp lý là gì?
• Làm thế nào để đánh giá xem nỗ lực đã đủ chưa?
• Làm thế nào để chúng ta biết liệu chúng ta đã hoàn thành được mục tiêu của mình hay chưa?

1.3. Achievable (Có thể đạt được)

Hãy chắc chắn xem xét các mục tiêu cuối cùng của bạn và đặt ra các mục tiêu phù hợp với khả năng thực tế của bạn. Điều quan trọng nữa là không được quá khích và không sử dụng các mục tiêu không thể đạt được hoặc không thể đạt được làm động lực và không liên tục theo đuổi các mục tiêu cao không tưởng. Cho phép bản thân và các bên liên quan của bạn được truyền cảm hứng từ sự hài lòng về thành tích và tiến bộ thực sự. Khi đặt mục tiêu, hãy tham vọng và phấn đấu để thành công, nhưng cũng phải nhận thức được những hạn chế bên trong và bên ngoài. Thành tích cần phải bền vững.

Khi tạo mục tiêu SMART, hãy thử trả lời các câu hỏi sau:

• Các bước cần thiết để đạt được mục tiêu này là gì?
• Chúng ta có bao nhiêu quyền kiểm soát trực tiếp để đạt được mục tiêu này?
• Mục tiêu này có thực tế so với hiệu suất trước đó không?
• Tiền lệ là gì?
• Tại sao chúng tôi nghĩ mục tiêu này có thể đạt được?
• Những yếu tố bên ngoài (và bên trong) nào có thể ngăn cản chúng ta đạt được mục tiêu này?

1.4. Realistic and Relevant (Thực tế và phù hợp)

Tương tự như các tiêu chí có thể đạt được ở trên, mục tiêu cần phải thực tế và phù hợp. Việc đặt ra những mục tiêu hoàn toàn không thể đạt được sẽ không khiến nhóm của bạn phải nỗ lực nhiều để đạt được chúng, nhưng đồng thời, việc đặt ra những mục tiêu quá dễ dàng sẽ không giúp nhóm của bạn tốt hơn.

Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng các mục tiêu có liên quan với nhau hoặc với mục tiêu kinh doanh theo thời gian. KPI cần đo lường các mục tiêu kinh doanh của bạn dựa trên các chiến lược ngắn hạn và dài hạn, đồng thời các tiêu chuẩn có thể được điều chỉnh theo thời gian. Những gì hiệu quả hôm nay có thể không nhất thiết hiệu quả vào ngày mai, vì vậy điều quan trọng là phải xác định khi nào doanh nghiệp cần thay đổi. Tập trung vào các mục tiêu dài hạn của bạn, nhưng đừng ngại sắp xếp lại những mục tiêu ngắn hạn đó để giúp bạn đạt được các kế hoạch dài hạn của mình.

Khi tạo mục tiêu SMART, hãy thử trả lời các câu hỏi sau:

• Tại sao mục tiêu này là mục tiêu hiện tại?
• Tại sao mục tiêu này không được đặt ra từ trước?
• Ai là người phù hợp để đạt được mục tiêu này?
• Mục tiêu này sẽ thúc đẩy chiến lược dài hạn như thế nào?
• Lợi tức đầu tư (ROI) dự kiến ​​là bao nhiêu?
• Điều đó có nghĩa là gì nếu chúng ta không đạt được mục tiêu này?

1.5. Time-bound (Thời gian cố định)

Chữ cái cuối cùng của SMART thường bị bỏ qua, nhưng việc đặt khung thời gian cho mục tiêu của bạn là rất quan trọng. Các mục tiêu có giới hạn thời gian có thể bao gồm điểm bắt đầu và điểm kết thúc hoặc một loạt các tham số hoặc tiến trình về thời gian. Để đi đúng hướng, hãy đặt ra thời hạn để đạt được những mục tiêu nhất định. Hoặc bạn có thể cần theo dõi số liệu theo thời gian, hàng ngày, hàng tháng hoặc hàng quý. Dù bạn chọn gì, hãy lập kế hoạch trước để đảm bảo bạn có thể đo lường KPI theo thời gian để có thể đạt được mục tiêu của mình một cách kịp thời.

Khi tạo mục tiêu SMART, hãy thử trả lời các câu hỏi sau:

• Mục tiêu này có thể đạt được trong khung thời gian nhất định không?
• Thời gian tối đa và tối thiểu để đạt được mục tiêu này là bao nhiêu?
• Những yếu tố cản trở tiềm ẩn hoặc yếu tố liên quan đến thời gian nào có thể làm chậm tiến độ?
• Những mục tiêu nào chúng ta đã hoàn thành trong quá khứ trong khoảng thời gian tương tự?
• Khi nào và bằng cách nào chúng tôi kiểm tra tiến độ?
• Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta chệch hướng giữa chừng?
• Tiến trình có tự nhiên chậm lại hoặc tăng tốc vào những thời điểm nhất định không?

2. Ưu điểm của mục tiêu SMART?

Mục tiêu THÔNG MINH cho phép bạn giữ suy nghĩ rõ ràng và tập trung trong quá trình thiết lập mục tiêu. Suy cho cùng, những mục tiêu mơ hồ không có lộ trình rõ ràng sẽ dễ bị bỏ qua, trong khi những mục tiêu rõ ràng và cụ thể thì có nhiều khả năng được thực hiện nghiêm túc hơn.

SMART cung cấp khuôn khổ cần thiết để kiểm tra tầm quan trọng của mục tiêu và giúp bạn xác định cách đạt được chúng. Điều quan trọng cần nhớ là việc thiết lập mục tiêu SMART phải đơn giản để hiểu và không yêu cầu các công cụ đắt tiền để thực hiện. Điều này có nghĩa là hầu hết mọi tổ chức, từ những gã khổng lồ toàn cầu và các công ty khởi nghiệp định hướng cho đến các cửa hàng nhỏ lẻ, đều có thể hưởng lợi.

Cách tiếp cận SMART là sự đảm bảo cho việc biến mục tiêu thành hiện thực. Vì vậy, nếu bạn đang muốn giới thiệu một cách tiếp cận mới để thiết lập mục tiêu trong doanh nghiệp của mình, SMART là một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí để thực hiện điều đó. “Có thể đo lường được” là một yếu tố quan trọng trong phương pháp này, nghĩa là các mục tiêu rất dễ theo dõi và theo dõi. Vì vậy, khi bạn không đạt được mục tiêu, mục tiêu SMART sẽ giúp bạn xác định khi nào bạn không đạt được mục tiêu. Khi mục tiêu của bạn không thể đạt được, bạn có thể phản ứng nhanh hơn và thực hiện những điều chỉnh cần thiết.

3. Cách viết mục tiêu SMART của riêng bạn

Khi chúng ta kết hợp tất cả năm tiêu chí trong SMART, chúng ta sẽ đạt được những mục tiêu hấp dẫn trước mắt. Nhưng điều này là không đủ. Bây giờ bạn đã biết SMART là gì, đây là một số phương pháp hay nhất cần cân nhắc khi đặt mục tiêu.

3.1. Tạo mục tiêu phản ánh nhu cầu riêng biệt

Mục tiêu SMART chỉ tốt khi đạt được KPI bạn đặt ra. Không phải tất cả các nhu cầu kinh doanh đều giống nhau, ngay cả trong cùng một ngành. Nếu bạn chọn KPI không phản ánh mục tiêu kinh doanh của mình chỉ vì những người khác đang sử dụng chúng hoặc các bài viết trên Internet khuyên bạn nên sử dụng chúng, thì bạn có thể đang đi sai hướng. Mặc dù chúng ta đã thảo luận chi tiết về những số liệu cần tránh , nhưng bạn phải luôn cân nhắc cẩn thận những số liệu nào có ý nghĩa nhất đối với nhu cầu cá nhân hoặc doanh nghiệp của mình.

3.2. Sử dụng SMART như một cách để giao tiếp và tăng tính minh bạch

Giống như bất kỳ hình thức giao tiếp nào, việc có thông tin rõ ràng sẽ giúp các nhóm và người quản lý hành động tốt hơn. SMART được thiết kế để cung cấp một cách truyền đạt chính xác tiến độ và mức độ hoàn thành của bạn. Nếu mọi người trong doanh nghiệp hiểu được mục tiêu và tiêu chí để đạt được chúng thì họ có thể hợp tác cùng nhau để đạt được thành công.

3.3. Lên kế hoạch cẩn thận 

Tốt nhất bạn nên lập kế hoạch cho trình tự các hoạt động và trình tự đạt được mục tiêu của mình, điều này sẽ giúp bạn đạt được các mục tiêu dài hạn của mình tốt hơn. Vì SMART nhấn mạnh các mục tiêu nhỏ, cụ thể nên bạn có thể đặt ra một loạt mục tiêu; một số mục tiêu sẽ đạt được đồng thời và việc đạt được một số mục tiêu phụ thuộc vào sự thành công của các mục tiêu khác.

Sử dụng dữ liệu lịch sử để giúp dự đoán các vấn đề trong quá trình thực hiện và lập kế hoạch xem xét tiến trình để điều chỉnh KPI. Nếu khoảng thời gian mục tiêu của bạn là một năm, bạn có thể lên kế hoạch kiểm tra hàng quý. Cũng giống như sử dụng GPS, việc kiểm tra có thể giúp bạn biết liệu mình có đi chệch hướng hay không.

3.4. SMART không chỉ dành cho mục tiêu của công ty hoặc nhóm lớn

SMART là một bộ tiêu chuẩn thường được xem là một cách hiệu quả cao để đặt ra và theo dõi các mục tiêu cũng như số liệu kinh doanh, nhưng bộ tiêu chuẩn này cũng áp dụng cho các cá nhân. Tiêu chuẩn SMART có thể trao quyền cho các cá nhân hoặc nhóm nhỏ . Nếu nhân viên có thể theo dõi hiệu suất của họ so với các mục tiêu và số liệu đã được thiết lập rõ ràng, họ có thể hiểu rõ hơn hiệu suất của họ sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất chung của tổ chức như thế nào.

Ngoài ra, bạn có thể cân nhắc sử dụng SMART hoàn toàn bên ngoài môi trường kinh doanh. Bạn có thể áp dụng kiến ​​thức này vào các quyết tâm trong năm mới, mục tiêu rèn luyện sức khỏe, tìm kiếm việc làm, kế hoạch cải thiện nhà cửa hoặc các vấn đề khác.

3.5. SMART chỉ áp dụng trong bối cảnh có chiến lược dài hạn tốt

Ngoài ra, điều quan trọng là phải hiểu rằng SMART có hai nhược điểm đáng kể.

Đầu tiên, SMART chia chiến lược lớn hơn thành các phần nhỏ hơn, dễ hiểu và có thể đạt được. Nếu chiến lược hoặc tầm nhìn tổng thể quá tệ, SMART sẽ chỉ giúp bạn đạt được các mục tiêu do chiến lược kém đề ra.

Thứ hai, SMART là phương pháp đặt ra mục tiêu chứ không phải phân tích thành công và thất bại. Khi đặt mục tiêu, hãy đảm bảo tạo chúng kịp thời và bao gồm các giai đoạn đánh giá và xem xét rõ ràng để thực hiện quy trình đặt mục tiêu THÔNG MINH. Luôn tập trung vào việc thiết kế mục tiêu SMART tiếp theo tốt hơn mục tiêu trước đó. Khi bạn đánh giá, hãy nghĩ về những sai lầm đã mắc phải, những câu hỏi đáng lẽ phải được hỏi, những người lẽ ra có liên quan,…

Cuối cùng, SMART chỉ là một bộ tiêu chuẩn và cân nhắc; chúng ta nên suy nghĩ lại cách tiếp cận của mình để đặt ra những mục tiêu ngày càng tốt hơn.

Đặt mục tiêu SMART có thể giúp bạn thực hiện bước tiếp theo trong sự nghiệp và đạt được thành công như mong muốn. Mặc dù việc đạt được mục tiêu của bạn có thể khó khăn nhưng việc sử dụng kiến ​​trúc SMART có thể tổ chức quy trình và cung cấp khuôn khổ trước khi bạn bắt đầu.