Mục tiêu smart như là một cái đòn bẩy giúp bạn lập ra và phát triển kế hoạch, đưa kết quả đạt được trở nên có hiệu quả nhất. Nó giúp bạn định hướng rõ ràng lộ trình làm việc nhằm tối ưu hóa kết quả đạt được.

Trong bài viết này, Asia Soft sẽ xác định các tiêu chuẩn SMART thông qua các ví dụ có liên quan và cung cấp một số hướng dẫn thực hành tốt nhất để đặt mục tiêu SMART của riêng bạn. Cùng theo dõi nhé!

1. Mục tiêu SMART là gì?

Mục tiêu SMART là những mục tiêu đặt ra các mục tiêu và KPI theo cách chính xác và dễ truyền đạt. SMART lần đầu tiên được đề xuất bởi tác giả George T. Doran trong tác phẩm được xuất bản của ông vào năm 1981 và sau đó được Giáo sư Robert S. Ruben mở rộng. SMART là từ viết tắt đại diện cho những từ sau:

• S = Specific – Tính cụ thể
• M = Measurable – Đo lường
• A = Achievable – Khả năng thực hiện
• R = Realistic – Tính thực tế
• T = Time bound – Khung thời gian

SMART tuyên bố rằng các mục tiêu chiến lược rõ ràng, có thể đạt được là cách hiệu quả nhất để tạo ra tiến độ và số liệu cụ thể. Thay vì mục tiêu chung chung như “tăng doanh số bán hàng”, bạn có thể xem xét đặt mục tiêu THÔNG MINH hơn.

Mục tiêu SMART là các bước riêng lẻ trong một chiến lược được cân nhắc kỹ lưỡng nhằm đạt được mục tiêu lớn hơn.

Nếu bạn đang chạy marathon hoặc leo núi, các mục tiêu SMART sẽ là điểm đánh dấu trên đường đi, cho bạn biết bạn đang ở đâu và mức độ hoàn thành của bạn. Vấn đề không chỉ là đi đến đích mà còn là những bước cần thực hiện để đạt được điều đó. Mục tiêu SMART sử dụng SMART KPI làm thước đo có thể tính toán được (có điểm bắt đầu và kết thúc).

1.1. S = Specific – Tính cụ thể

Rõ ràng về mục tiêu và kỳ vọng của bạn là bước đầu tiên để hiện thực hóa ý tưởng của bạn. Nếu mục tiêu quá rộng hoặc quá mơ hồ thì rất dễ bỏ lỡ mục tiêu. Nếu định nghĩa quá rộng sẽ khó đo lường và khó đạt được. Quá mơ hồ có thể dẫn đến nhiều sai sót và hiểu lầm. Nó giống như việc leo một ngọn núi mà không biết nó dài bao nhiêu, phải mất bao lâu, điều kiện môi trường ra sao hay bạn cần mặc gì khi leo núi. Khi bạn đã có mục tiêu cụ thể, bạn có thể hiểu toàn bộ lộ trình từ đầu đến cuối. Các KPI cụ thể xác định thêm lộ trình thông qua các điểm chuẩn, đảm bảo mọi người biết chính xác bạn đang làm như thế nào.

Khi tạo mục tiêu SMART, hãy thử trả lời các câu hỏi sau:

• Các bước cụ thể trong kế hoạch của chúng tôi là gì?
• Ai là người cần thiết để đạt được mục tiêu của bạn?
• Chúng ta cần nỗ lực ở đâu?
• Tại sao điều này lại có giá trị cho chiến lược dài hạn của chúng ta?
• Chúng ta cần ưu tiên mục tiêu này hơn các mục tiêu khác như thế nào?

Ví dụ về mục tiêu SMART cụ thể: Mục tiêu mang tính cụ thể theo mô hình SMART có thể là: “Tăng số lượng người ghé thăm trên Website lên 20% so với quý trước”. Hãy tránh những mục tiêu chung chung như “Tăng số lượng người ghé thăm trang”. Bao gồm một con số khi lên mục tiêu sẽ giúp mục tiêu đó trở nên cụ thể và phù hợp với mô hình SMART hơn.

1.2. M = Measurable – Đo lường

Nếu bạn không thể đo lường điều gì đó, bạn không thể biết liệu mình đang làm tốt hay bạn đang đi chệch mục tiêu và cần điều chỉnh hướng đi. Ngoài việc đặt ra các mục tiêu cụ thể, bạn cũng cần có khả năng định lượng dữ liệu hoặc chỉ ra nơi bạn đang làm việc để đạt được mục tiêu của mình. Việc đặt ra các mục tiêu và tiêu chuẩn có thể đo lường được cũng cho phép mọi người tham gia đánh giá hiệu suất của chính họ và đi đúng hướng.

Khi tạo mục tiêu SMART, hãy thử trả lời các câu hỏi sau:

• Chúng ta cần dữ liệu gì?
• Dữ liệu của chúng tôi sẽ được lưu trữ ở đâu và chúng tôi sẽ truy cập dữ liệu đó như thế nào?
• Dữ liệu của chúng tôi có đáng tin cậy và có thể kiểm chứng được không?
• Lịch trình hợp lý là gì?
• Làm thế nào để đánh giá xem nỗ lực đã đủ chưa?
• Làm thế nào để chúng ta biết liệu chúng ta đã hoàn thành được mục tiêu của mình hay chưa?

Ví dụ về mục tiêu THÔNG MINH có thể đo lường được: Nếu mục tiêu của bạn là leo lên đỉnh núi trong một ngày, bạn có thể muốn thực hiện một số nghiên cứu, lên kế hoạch xem mình sẽ đi bộ bao nhiêu dặm một giờ và theo dõi tiến trình của mình. Sau đó, bạn có thể đo khoảng cách và thời gian so với mục tiêu của mình. Đây là một kế hoạch THÔNG MINH hơn, thay vì đợi đến chiều mới nhìn lên đỉnh trước khi bắt đầu leo ​​và hy vọng lên tới đỉnh trước khi mặt trời lặn.

1.3. A = Achievable – Khả năng thực hiện

Hãy chắc chắn xem xét các mục tiêu cuối cùng của bạn và đặt ra các mục tiêu phù hợp với khả năng thực tế của bạn. Điều quan trọng nữa là không nên quá phấn khích và không sử dụng các mục tiêu không thể đạt được hoặc không thể đạt được làm động lực và không liên tục theo đuổi các mục tiêu cao không tưởng. Cho phép bản thân và các bên liên quan của bạn được truyền cảm hứng từ sự hài lòng về thành tích và tiến bộ thực sự. Khi đặt mục tiêu, hãy tham vọng và phấn đấu để thành công, nhưng cũng phải nhận thức được những hạn chế bên trong và bên ngoài. Thành tích cần phải bền vững.

Khi tạo mục tiêu SMART, hãy thử trả lời các câu hỏi sau:

• Các bước cần thiết để đạt được mục tiêu này là gì?
• Chúng ta có bao nhiêu quyền kiểm soát trực tiếp để đạt được mục tiêu này?
• Mục tiêu này có thực tế so với hiệu suất trước đó không?
• Tiền lệ là gì?
• Tại sao chúng tôi nghĩ mục tiêu này có thể đạt được?
• Những yếu tố bên ngoài (và bên trong) nào có thể ngăn cản chúng ta đạt được mục tiêu này?

Ví dụ về mục tiêu SMART có thể đạt được: Mục đích duy nhất của chó tìm kiếm và cứu hộ là tìm những người sống sót sau thảm họa như động đất hoặc tấn công khủng bố. Để tạo động lực cho chó tìm kiếm và cứu hộ ở những khu vực có thảm họa đặc biệt nghiêm trọng, những người xử lý chó đôi khi giấu những người sống sót “giả” để chó tìm kiếm và cứu hộ đến giải cứu, để chó tìm kiếm và cứu hộ có động lực tiếp tục làm việc chăm chỉ. Sự hài lòng với thành tích thúc đẩy và duy trì hành vi thành tích tốt.

1.4. R = Realistic – Tính thực tế

Tương tự như các tiêu chí có thể đạt được ở trên, mục tiêu cần phải thực tế và phù hợp. Việc đặt ra những mục tiêu hoàn toàn không thể đạt được sẽ không khiến nhóm của bạn nỗ lực hết mình để đạt được chúng, nhưng đồng thời, việc đặt ra những mục tiêu quá dễ dàng sẽ không giúp nhóm của bạn tốt hơn.

Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng các mục tiêu có liên quan với nhau hoặc với mục tiêu kinh doanh theo thời gian. KPI cần đo lường các mục tiêu kinh doanh của bạn dựa trên các chiến lược ngắn hạn và dài hạn, đồng thời các tiêu chuẩn có thể được điều chỉnh theo thời gian. Những gì hiệu quả hôm nay có thể không nhất thiết hiệu quả vào ngày mai, vì vậy điều quan trọng là phải xác định khi nào doanh nghiệp cần thay đổi. Tập trung vào các mục tiêu dài hạn của bạn, nhưng đừng ngại sắp xếp lại những mục tiêu ngắn hạn đó để giúp bạn đạt được các kế hoạch dài hạn của mình.

Khi tạo mục tiêu SMART, hãy thử trả lời các câu hỏi sau:

• Tại sao mục tiêu này lại là mục tiêu hiện tại?
• Tại sao mục tiêu này không được đặt ra từ trước?
• Ai là người phù hợp để đạt được mục tiêu này?
• Mục tiêu này sẽ thúc đẩy chiến lược dài hạn như thế nào?
• Lợi tức đầu tư (ROI) dự kiến ​​là bao nhiêu?
• Điều đó có nghĩa là gì nếu chúng ta không đạt được mục tiêu này?

Ví dụ về mục tiêu THÔNG MINH thực tế: Nếu mục tiêu cuối cùng của bạn là leo lên đỉnh Everest nhưng bạn chưa bao giờ leo lên một ngọn núi nào trước đó thì việc chỉ leo lên đỉnh Everest là không thực tế. Các tiêu chí gợi ý ở trên gợi ý rằng trước tiên bạn nên tự hỏi bản thân tại sao bạn lại cố gắng leo lên đỉnh Everest, liệu bạn có phù hợp để leo lên đỉnh Everest hay không và điều đó sẽ có ý nghĩa gì nếu bạn không thành công trong việc lên đến đỉnh. Nếu quyết định tiếp tục, bạn sẽ cần phát triển một kế hoạch luyện tập thực tế cho thành tích này.

1.5. T = Time bound – Khung thời gian

Chữ cái cuối cùng của SMART thường bị bỏ qua, nhưng việc đặt khung thời gian cho mục tiêu của bạn là rất quan trọng. Các mục tiêu có giới hạn thời gian có thể bao gồm điểm bắt đầu và điểm kết thúc hoặc một loạt các tham số hoặc tiến trình về thời gian. Để đi đúng hướng, hãy đặt ra thời hạn để đạt được những mục tiêu nhất định. Hoặc bạn có thể cần theo dõi số liệu theo thời gian, hàng ngày, hàng tháng hoặc hàng quý. Dù bạn chọn gì, hãy lập kế hoạch trước để đảm bảo bạn có thể đo lường KPI theo thời gian để có thể đạt được mục tiêu của mình một cách kịp thời.

Khi tạo mục tiêu SMART, hãy thử trả lời các câu hỏi sau:

• Mục tiêu này có thể đạt được trong khung thời gian nhất định không?
• Thời gian tối đa và tối thiểu để đạt được mục tiêu này là bao nhiêu?
• Những yếu tố cản trở tiềm ẩn hoặc yếu tố liên quan đến thời gian nào có thể làm chậm tiến độ?
• Những mục tiêu nào chúng ta đã hoàn thành trong quá khứ trong khoảng thời gian tương tự?
• Khi nào và bằng cách nào chúng tôi kiểm tra tiến độ?
• Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta chệch hướng giữa chừng?
• Tiến trình có tự nhiên chậm lại hoặc tăng tốc vào những thời điểm nhất định không?

Ví dụ về mục tiêu SMART có giới hạn thời gian: Đối với một ví dụ đơn giản về sức khỏe, hãy nghĩ đến quyết tâm trong năm mới mà mọi người yêu thích: “Tôi sẽ đến phòng tập thể dục thường xuyên hơn.” Mục tiêu thể dục SMART có thể bao gồm việc xác định chính xác tần suất bạn muốn đi đến phòng tập thể dục và trong bao lâu. Thay vì đặt ra một mục tiêu chung, bạn có thể quyết định đến phòng tập thể dục ba lần một tuần, mỗi giờ một giờ trong tháng tiếp theo. Hoặc, nếu bạn muốn giảm cân, bạn có thể đặt mục tiêu tập luyện có giới hạn thời gian như thế này: “Tôi sẽ giảm 10 cân trong ba tháng tới.” Sau đó, bạn có thể quyết định kiểm tra tiến độ của mình hai tuần một lần để đảm bảo bạn đang đi đúng hướng. Hãy lên kế hoạch trước. Tất nhiên, các phần khác của tiêu chuẩn SMART sẽ xác định các chi tiết bổ sung về cách đạt được mục tiêu này.

2. Cách viết mục tiêu SMART của riêng bạn

Khi chúng ta kết hợp tất cả năm tiêu chí trong SMART, chúng ta sẽ đạt được những mục tiêu hấp dẫn trước mắt. Nhưng điều này là không đủ. Bây giờ bạn đã biết SMART là gì, đây là một số phương pháp hay nhất cần cân nhắc khi đặt mục tiêu.

2.1. Tạo mục tiêu phản ánh nhu cầu riêng biệt

Mục tiêu SMART chỉ tốt khi đạt được KPI bạn đặt ra. Không phải tất cả các nhu cầu kinh doanh đều giống nhau, ngay cả trong cùng một ngành. Nếu bạn chọn KPI không phản ánh mục tiêu kinh doanh của mình chỉ vì những người khác đang sử dụng chúng hoặc các bài viết trên Internet khuyên bạn nên sử dụng chúng, thì bạn có thể đang đi sai hướng. Mặc dù chúng tôi đã thảo luận chi tiết về những số liệu cần tránh, bạn nên luôn cân nhắc cẩn thận những số liệu nào có ý nghĩa nhất đối với nhu cầu cá nhân hoặc doanh nghiệp của mình.

2.2. Sử dụng mục tiêu SMART như một cách để giao tiếp và tăng tính minh bạch

Giống như bất kỳ hình thức giao tiếp nào, việc có thông tin rõ ràng sẽ giúp các nhóm và người quản lý hành động tốt hơn. SMART được thiết kế để cung cấp một cách truyền đạt chính xác tiến độ và mức độ hoàn thành của bạn. Nếu mọi người trong doanh nghiệp hiểu được mục tiêu và tiêu chí để đạt được chúng thì họ có thể hợp tác cùng nhau để đạt được thành công.

2.3. Lên kế hoạch cẩn thận cho lộ trình tốt nhất và kiểm tra trên đường đi

Tốt nhất bạn nên lập kế hoạch cho trình tự các hoạt động và trình tự đạt được mục tiêu của mình, điều này sẽ giúp bạn đạt được các mục tiêu dài hạn của mình tốt hơn. Vì SMART nhấn mạnh các mục tiêu nhỏ, cụ thể nên bạn có thể đặt ra một loạt mục tiêu; một số mục tiêu sẽ đạt được đồng thời và việc đạt được một số mục tiêu này phụ thuộc vào sự thành công của các mục tiêu khác.

Sử dụng dữ liệu lịch sử để giúp dự đoán các vấn đề trong quá trình thực hiện và lập kế hoạch xem xét tiến trình để điều chỉnh KPI. Nếu khoảng thời gian mục tiêu của bạn là một năm, bạn có thể lên kế hoạch kiểm tra hàng quý. Cũng giống như sử dụng GPS, việc kiểm tra có thể giúp bạn biết liệu mình có đi chệch hướng hay không.

2.4. SMART không chỉ dành cho mục tiêu của công ty hoặc nhóm lớn

SMART là một bộ tiêu chuẩn thường được xem là một cách hiệu quả cao để đặt ra và theo dõi các mục tiêu cũng như số liệu kinh doanh, nhưng bộ tiêu chuẩn này cũng áp dụng cho các cá nhân. Tiêu chuẩn SMART có thể trao quyền cho các cá nhân hoặc nhóm nhỏ. Nếu nhân viên có thể theo dõi hiệu suất của họ so với các mục tiêu và số liệu đã được thiết lập rõ ràng, họ có thể hiểu rõ hơn hiệu suất của họ sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất chung của tổ chức như thế nào.

Ngoài ra, bạn có thể cân nhắc sử dụng SMART hoàn toàn bên ngoài môi trường kinh doanh. Bạn có thể áp dụng kiến ​​thức này vào các quyết tâm trong năm mới, mục tiêu rèn luyện sức khỏe, tìm kiếm việc làm, kế hoạch cải thiện nhà cửa hoặc các vấn đề khác.

2.5. Hiểu rằng mục tiêu SMART chỉ áp dụng trong bối cảnh có chiến lược dài hạn tốt

Ngoài ra, điều quan trọng là phải hiểu rằng SMART có hai nhược điểm đáng kể.

Đầu tiên, SMART chia chiến lược lớn hơn thành các phần nhỏ hơn, dễ hiểu và có thể đạt được. Nếu chiến lược hoặc tầm nhìn tổng thể quá tệ, SMART sẽ chỉ giúp bạn đạt được các mục tiêu do chiến lược kém đề ra.

Thứ hai, SMART là phương pháp đặt ra mục tiêu chứ không phải phân tích thành công và thất bại. Khi đặt mục tiêu, hãy đảm bảo tạo chúng kịp thời và bao gồm các giai đoạn đánh giá và xem xét rõ ràng để thực hiện quy trình đặt mục tiêu THÔNG MINH. Luôn tập trung vào việc thiết kế mục tiêu SMART tiếp theo tốt hơn mục tiêu cuối cùng. Khi bạn đánh giá, hãy nghĩ về những sai lầm đã mắc phải, những câu hỏi đáng lẽ phải được hỏi, những người đáng lẽ phải có liên quan,… 

Cuối cùng, SMART chỉ là một bộ tiêu chuẩn và cân nhắc; chúng ta nên suy nghĩ lại cách tiếp cận của mình để đặt ra những mục tiêu ngày càng tốt hơn.