Chuyển đổi số là cụm từ được nhắc đến thường xuyên cùng với các khái niệm như điện toán đám mây, big data, blockchain,… và được coi như một xu hướng tất yếu trong thời kỳ cách mạng số 4.0. Vậy chuyển đổi số là gì và vì sao các tổ chức, doanh nghiệp nên thực hiện càng sớm các tốt. Cùng Asiasoft tìm câu trả lời ngay trong bài viết sau.

1. Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số là quá trình doanh nghiệp tích hợp công nghệ kỹ thuật số vào tất cả các lĩnh vực kinh doanh của mình, thay đổi căn bản cách doanh nghiệp mang lại giá trị cho khách hàng. Công ty sử dụng các công nghệ kỹ thuật số tiên tiến để chuyển đổi văn hóa và hoạt động nhằm thích ứng tốt hơn với nhu cầu luôn thay đổi của khách hàng. Ví dụ về chuyển đổi số bao gồm:

• Các công ty bắt đầu xây dựng các giải pháp kỹ thuật số, như ứng dụng di động hoặc nền tảng thương mại điện tử
• Các công ty chuyển từ cơ sở hạ tầng máy tính tại chỗ sang điện toán đám mây
• Công ty áp dụng cảm biến thông minh để giảm chi phí vận hành

2. Tầm quan trọng của chuyển đổi số

“Chuyển đổi số” thuật ngữ này mô tả cách triển khai các công nghệ, nhân tài và quy trình mới để duy trì tính cạnh tranh trong môi trường công nghệ đang thay đổi.Trong thời kỳ hậu đại dịch, các công ty phải có khả năng thích ứng nhanh chóng với những thay đổi sau:

• Thời điểm tạo áp lực thị trường
• Sự gián đoạn chuỗi cung ứng đột ngột
• Sự mong đợi của khách hàng thay đổi nhanh chóng

Các công ty phải áp dụng chiến lược chuyển đổi số nếu muốn theo kịp sự phát triển của công nghệ.

Dưới đây là một số lợi ích của các sáng kiến ​​chuyển đổi số:

2.1. Tăng năng suất

Các công nghệ mới nổi như dịch vụ đám mây có thể tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả trong tất cả các loại quy trình kinh doanh. Ví dụ, việc triển khai các công nghệ kỹ thuật số như trí tuệ nhân tạo có thể cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ và giải quyết vấn đề đòi hỏi tính sáng tạo. Tương tự như vậy, thực hiện phân tích dữ liệu bằng máy học có thể cung cấp cho bạn thông tin chuyên sâu để đạt được mục tiêu kinh doanh của mình nhanh hơn.

2.2. Cải thiện trải nghiệm của khách hàng

Khách hàng thời hậu đại dịch mong đợi các dịch vụ ổn định trên nhiều kênh. Họ cũng cần các trang web và hệ thống liên lạc dễ sử dụng trên thiết bị di động. Dưới đây là một số chuyển đổi số tác động trực tiếp đến trải nghiệm của khách hàng:

• Phát triển ứng dụng di động và quy trình làm việc di động
• Theo dõi và thực hiện đơn hàng nhanh hơn với công nghệ cảm biến thông minh
• Tương tác với khách hàng theo thời gian thực bằng cách sử dụng trí tuệ nhân tạo
• Cải thiện dịch vụ và hỗ trợ khách hàng thông qua việc sử dụng tự động hóa

2.3. Giảm chi phí vận hành

Đầu tư vào công nghệ kỹ thuật số có thể giảm đáng kể chi phí vận hành liên tục. Nó tối ưu hóa các quy trình kinh doanh hiện có và giảm chi phí, chẳng hạn như:

• Bảo trì thiết bị
• Hậu cần và giao hàng
• Tiêu thụ năng lượng
• Chi tiêu nhân lực
• chi phí hỗ trợ khách hàng

Bạn thường có thể tiết kiệm chi phí vì chuyển đổi số giúp bạn thực hiện những việc sau:

• Loại bỏ hoặc thay thế các quy trình công việc sử dụng nhiều tài nguyên cụ thể
• Giảm chi tiêu cho cơ sở hạ tầng và thiết bị đắt tiền với các dịch vụ được quản lý và điện toán đám mây

Tự động hóa các tác vụ bằng cách sử dụng kết hợp cảm biến thông minh, thiết bị thông minh và học máy

3. Sự khác biệt giữa số hóa và chuyển đổi số là gì?

Số hóa là quá trình chuyển đổi các khía cạnh vật lý của quy trình kinh doanh và quy trình công việc thành các khía cạnh kỹ thuật số. Việc thể hiện một cái gì đó không phải là kỹ thuật số hoặc vật lý sang định dạng kỹ thuật số có nghĩa là thông tin có thể được sử dụng bởi hệ thống máy tính.

Ví dụ: các biểu mẫu giấy mà khách hàng điền sẽ được chuyển đổi thành các biểu mẫu mà khách hàng điền trực tuyếnhình thức kỹ thuật số. Dữ liệu kỹ thuật số sau đó có thể được sử dụng để phân tích và kinh doanh thông minh. Trong thế giới kinh doanh, các sáng kiến ​​kỹ thuật số có thể bao gồm các dự án như:

• Hiện đại hóa các hệ thống cũ
• Tự động hóa các quy trình thủ công hoặc dựa trên giấy tờ hiện có
• Hệ thống di động trực tuyến

Tuy nhiên, chỉ riêng việc số hóa không thể mang lại sự thay đổi. Số hóa là bước quan trọng đầu tiên trong quá trình chuyển đổi số. Chuyển đổi số có phạm vi rộng hơn và có thể tạo ra sự thay đổi văn hóa vượt trội trong doanh nghiệp.

4. Các trụ cột của chuyển đổi số là gì?

Để bất kỳ chiến lược chuyển đổi số nào thực sự hiệu quả, chỉ áp dụng các công nghệ mới là chưa đủ. Sự chuyển đổi nên xảy ra ở mọi khía cạnh của doanh nghiệp để có tác động lớn nhất. Chúng tôi đề xuất sáu trụ cột chính của chuyển đổi số sau đây:

4.1. Trải nghiệm khách hàng

Đổi mới kinh doanh lấy khách hàng làm trung tâm là một trong những trụ cột chính thúc đẩy chuyển đổi số. Tốt nhất nên áp dụng các công nghệ mới nổi sau khi chúng đã được khám phá đầy đủ trong bối cảnh hành trình, hành vi và mong đợi của khách hàng.

4.2. Nguồn lực con người

Nhân viên nên cảm thấy được hỗ trợ, không bị đe dọa khi áp dụng công nghệ biến đổi. Các mô hình kinh doanh kỹ thuật số mới chỉ có thể thành công nếu nhân viên của bạn hết lòng đón nhận chúng. Bạn có thể vượt qua đào tạo nhân viên, thu hút nhân tài phù hợp và giữ chân nhân tài hiện có bằng cách tạo cơ hội phát triển cho họ để đạt được thành công trong mô hình kinh doanh kỹ thuật số.

4.3. Sự thay đổi

Chuyển đổi số không chỉ đơn giản là việc áp dụng công nghệ mới, mà là một quá trình đòi hỏi sự thay đổi đáng kể trong mọi khía cạnh của doanh nghiệp. Để đạt được thành công trong chuyển đổi này, việc lập kế hoạch phù hợp là yếu tố quan trọng nhằm tránh nhầm lẫn và mệt mỏi. 

Điều này bao gồm việc cung cấp và triển khai công cụ và công nghệ mới, hỗ trợ nhân sự với đào tạo, tối ưu hóa quy trình kinh doanh, tận dụng dữ liệu và phân tích, tối ưu hóa tương tác khách hàng, phát triển chiến lược thay đổi và giao tiếp, đảm bảo an toàn thông tin và tuân thủ, cùng việc duy trì sự linh hoạt và hỗ trợ liên tục để đối mặt với thách thức của môi trường kinh doanh và công nghệ đang thay đổi.

4.4. Sự đổi mới

Chuyển đổi số và đổi mới có liên quan chặt chẽ với nhau nhưng không giống nhau. Sự đổi mới đang tạo ra những ý tưởng thúc đẩy sự thay đổi. Bạn cần tạo một không gian để giao tiếp cởi mở, hợp tác và tự do sáng tạo nhằm khuyến khích nhân viên mạnh dạn thử nghiệm. Sau khi ý tưởng được thử nghiệm, bạn có thể tiếp tục chuyển đổi số để triển khai ý tưởng đó trên quy mô lớn.

4.5. Khả năng lãnh đạo

Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp nên chủ động và luôn tổ chức trong suốt quá trình chuyển đổi số. Bạn phải suy nghĩ trước, khám phá bất kỳ công nghệ nào từ nhiều góc độ khác nhau và truyền cảm hứng cho những người khác làm điều tương tự.

4.6. Văn hoá

Khi các nhà lãnh đạo chuyển đổi số thực hiện năm trụ cột đầu tiên, văn hóa đổi mới sẽ xuất hiện. Với những nhân viên đầy nhiệt huyết mong muốn mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng, các sáng kiến ​​chuyển đổi số đã nhanh chóng được mở rộng quy mô và thành công.

5. 5 chiến lược thực hiện chuyển đổi số

Chiến lược chuyển đổi số là một kế hoạch chi tiết để thực hiện chuyển đổi số ngắn hạn và dài hạn trong bất kỳ tổ chức nào với các thành phần sau:

• Các nhà lãnh đạo khởi xướng và thúc đẩy sự chuyển đổi
• Kế hoạch đầu tư và tài chính
• Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) để đo lường lợi tức đầu tư (ROI)
• Các công cụ và quy trình hỗ trợ chuyển đổi
• Nguồn lực bên ngoài và chuyên gia bên thứ ba
• Tác động của sự chuyển đổi đối với khách hàng và nhân viên

Chúng tôi đã đưa ra bốn bước dưới đây để phát triển chiến lược chuyển đổi số thành công.

5.1. Điều chỉnh chuyển đổi số phù hợp với mục tiêu kinh doanh của bạn

Lập kế hoạch dự án chuyển đổi số nên tập trung vào kế hoạch tổng thể của tổ chức bạn thay vì tập trung vào các công nghệ cụ thể. Các lĩnh vực trọng tâm chính của bạn cũng sẽ giúp xác định các chỉ số hiệu suất chính để duy trì sự chuyển đổi có thể đo lường được và đẩy nhanh thời gian đạt được giá trị.

5.2. Phát triển bằng chứng về khái niệm

Các chương trình khởi nghiệp tốt nhất có thể cho thấy kết quả có thể đo lường được trong sáu tháng hoặc ít hơn. Tốt nhất là phát triển một chiến lược ban đầu có thể chứng minh ROI và nhận được sự ủng hộ từ phía lãnh đạo. Sau đó, bạn có thể dần dần điều chỉnh và mở rộng quy mô các nguyên mẫu ban đầu này trong toàn tổ chức của mình.

5.3. Lập kế hoạch triển khai công nghệ

Chuyển đổi số là gì?  Chuyển đổi số bao gồm nhiều công cụ khác nhau mà bạn có thể sử dụng để mang lại sự thay đổi cho doanh nghiệp của mình. Dưới đây là một số kỹ thuật sau:

• Công nghệ di động chẳng hạn như ứng dụng hướng tới khách hàng và ứng dụng nội bộ nâng cao năng suất

• Internet vạn vật như cảm biến thông minh và thiết bị thông minh tự động kết nối Internet và thu thập dữ liệu
• Công nghệ đám mây, đặc biệt là điện toán đám mây và lưu trữ đám mây
• Phân tích dữ liệu và ra quyết định trí tuệ nhân tạo và học máy
• Thực tế tăng cường và thực tế ảo để đạt được sự tương tác sâu sắc với khách hàng
• Công nghệ robot, nâng cao hiệu quả hoạt động

Việc áp dụng những công nghệ này có thể dẫn đến những thay đổi đáng kể trong cách làm việc của nhân viên và cách khách hàng tương tác với doanh nghiệp. Bạn cũng có thể muốn mời các đối tác và chuyên gia bên ngoài để đào tạo đội ngũ của mình và nâng cao năng lực cho doanh nghiệp của bạn. Bạn cần lập kế hoạch cẩn thận cho việc này như một phần của chiến lược chuyển đổi số của mình.

5.4. Thu thập phản hồi và điều chỉnh chiến lược chuyển đổi số sao cho phù hợp

Điều quan trọng là phải đưa cơ chế vòng phản hồi mạnh mẽ vào kế hoạch dự án chuyển đổi số của bạn. Bằng cách thường xuyên thu thập phản hồi từ các bên liên quan, bạn có thể đảm bảo rằng mọi người đều đang học hỏi và phát triển từ trải nghiệm này. Vì chuyển đổi số là một quá trình nên việc đưa các điểm kiểm tra vào dòng thời gian giúp bạn linh hoạt thực hiện các thay đổi khi cần.

5.5. Nghiên cứu trường hợp chuyển đổi số

Đại học Saint Louis (SLU) sử dụng thiết bị Amazon Echo như một phương tiện chuyển đổi số ban đầu, sau đó tích hợp công nghệ chatbot thông minh để cung cấp dịch vụ và hỗ trợ tận nơi cho sinh viên và nhân viên. Chiến lược này giúp tối ưu hóa trải nghiệm người dùng và tạo ra một môi trường tương tác thông minh trên khuôn viên trường.

1. Sau khi xem xét quá trình tham gia của sinh viên, các nhà lãnh đạo chuyển đổi nhận ra rằng sinh viên muốn các câu hỏi về việc học tập tại SLU được giải đáp nhanh hơn.
2. Họ quyết định thử nghiệm các thiết bị Amazon Echo bằng cách đưa 2.300 thiết bị vào ký túc xá hoặc không gian sống trong khuôn viên trường. Học sinh có thể đặt câu hỏi cho thiết bị về SLU và nhận được câu trả lời.
3. Các thiết bị này được sử dụng nhiều trong thời gian dùng thử và phân tích tương tác của sinh viên cho thấy rằng sinh viên đang sử dụng thiết bị này để đặt lời nhắc thông báo và đặt các câu hỏi kiến ​​thức chung.
4. SLU đã cho Dịch vụ chuyên nghiệp của AWS Hợp tác tiếp tục mở rộng khái niệm chuyển đổi số này. Họ tận dụng trí thông minh mà các lãnh đạo của họ có được từ những thử nghiệm ban đầu để xây dựng nền tảng chatbot thông minh toàn diện. Giờ đây, sinh viên có thể tương tác với chatbot thông qua trang web SLU, tin nhắn văn bản hoặc Amazon Echo mà vẫn nhận được phản hồi nhất quán.

6. Khung chuyển đổi số là gì?

Khung chuyển đổi số là một kế hoạch chi tiết để quản lý sự thay đổi ở bất kỳ doanh nghiệp nào đang trải qua quá trình chuyển đổi số. Khung là công cụ hướng dẫn sự thay đổi ở tất cả các cấp và bộ phận của doanh nghiệp.

Khung này hỗ trợ chuyển đổi số bằng cách phác thảo các quy trình và thực tiễn tốt nhất để:

• Phân tích tác động của những thay đổi đối với tất cả các lĩnh vực của doanh nghiệp
• Quản lý sự thay đổi một cách hiệu quả và hiệu quả
• Lập kế hoạch các bước thực hiện chuyển đổi
• Xác định số liệu để đo lường lợi ích của sự thay đổi
• Nêu rõ các cách để đạt được tiến bộ trên hành trình chuyển đổi số của bạn

Chuyển đổi số không chỉ đơn giản là việc áp dụng công nghệ mới, mà còn là quá trình thay đổi cách thức mà tổ chức hoạt động và tương tác với khách hàng, nhân viên, và đối tác. Điều này có thể đưa đến sự linh hoạt, hiệu suất cao hơn và sự khác biệt cạnh tranh trong môi trường kinh doanh ngày nay.