Việc triển khai phần mềm ERP trong quản lý nguồn nhân lực là một bước tiến quan trọng để tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, quá trình này không hề đơn giản và thường gặp phải nhiều thách thức. Từ việc đánh giá thấp thời gian cần thiết đến thiếu đào tạo chéo giữa các phòng ban, những sai lầm này có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự thành công của dự án. Hiểu rõ và khắc phục những yếu tố này sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ triển khai phần mềm ERP một cách suôn sẻ mà còn tận dụng được tối đa lợi ích mà hệ thống này mang lại.

1. 5 thách thức triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp của bạn

1.1. Khó khăn trong quản lý thời gian khi triển khai phần mềm ERP

Trong các cuộc thảo luận lập kế hoạch ban đầu, phạm vi thực hiện triển khai phần mềm ERP thường được chia thành các giai đoạn khác nhau để đáp ứng yêu cầu về thời gian và ngân sách. Thông thường, giai đoạn I bao gồm các yếu tố “phải có” nhằm thay thế hệ thống và quy trình hiện tại, cùng với một số tính năng quan trọng khác mà doanh nghiệp chưa có. Mục tiêu chính của giai đoạn này là đáp ứng tất cả các yêu cầu kinh doanh hiện tại.

Tuy nhiên, khi các công ty không duy trì rõ ràng mục tiêu và phạm vi cho từng giai đoạn và cố gắng thực hiện mọi thứ trong một giai đoạn duy nhất, áp lực lên nguồn lực nội bộ để học hỏi các quy trình mới và duy trì tiến độ dự án có thể trở nên quá tải. Nhân viên chỉ có thể dành một lượng thời gian nhất định cho dự án trong khi vẫn phải thực hiện các công việc hàng ngày. Điều này có thể dẫn đến sự thất vọng và làm mất đà trong quá trình triển khai, vì nguồn lực không thể đáp ứng tất cả các yêu cầu bổ sung. Đừng đánh giá thấp khả năng phân bổ thời gian của mỗi nguồn lực cho dự án, vì điều này có thể ảnh hưởng lớn đến thành công của việc triển khai.

1.2. Thiếu đào tạo chéo giữa các phòng ban

Trong quá trình triển khai phần mềm ERP, việc đào tạo chéo giữa các bộ phận là cực kỳ quan trọng, và không nên chỉ giới hạn cho các thành viên dự án ERP ban đầu mà cần mở rộng cho tất cả người dùng. Đào tạo chéo giúp người dùng cuối hiểu rõ hơn về cách vai trò của họ trong phần mềm ERP ảnh hưởng và bị ảnh hưởng bởi vai trò của những người dùng khác. Nếu không bao gồm khóa đào tạo này trong phạm vi ban đầu hoặc các giai đoạn cải tiến liên tục, doanh nghiệp sẽ bỏ lỡ cơ hội cải thiện quy trình và có thể dẫn đến thất bại khi triển khai ERP ngay lập tức hoặc sau này.

Ví dụ, một kỹ sư phát triển hóa đơn sản xuất sẽ hiểu rõ hơn tác động của chi tiết mà họ nhập vào nếu họ hiểu cách người mua sẽ nhìn nhận và phản ứng với nhu cầu về nguyên liệu trong công việc. Các giải pháp ERP tiên tiến có thể liên kết một nguyên vật liệu với một hoạt động cụ thể trên hóa đơn sản xuất, cho phép vật liệu được mua theo đúng lịch trình. Nếu kỹ sư không hiểu cách thức hoạt động của việc lập kế hoạch, họ có thể chỉ liên kết tất cả các vật liệu với giai đoạn đầu của hóa đơn sản xuất. 

Mặc dù bảng kê vật liệu vẫn đúng, nhưng điều này có thể dẫn đến việc mua nguyên liệu trước khi cần thiết, gây ra hàng tồn kho dư thừa và tiêu tốn tiền mặt không cần thiết. Hơn nữa, việc lập kế hoạch sẽ không bắt đầu hoạt động đầu tiên cho đến khi tất cả nguyên vật liệu đến hạn nộp vào, ngay cả khi chúng không cần thiết cho đến giai đoạn sau của quy trình. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến việc mua hàng mà còn ảnh hưởng đến quản lý hàng tồn kho, kế hoạch sản xuất và tài chính.

1.3. Không có kế hoạch sàng lọc quy trình khi triển khai phần mềm ERP

Trong giai đoạn I triển khai, các quy trình vận hành được phát triển và ghi lại để giúp giảm thiểu những thách thức khi triển khai phần mềm ERP. Khi hệ thống được sử dụng đầy đủ trong điều kiện tải, các quy trình bổ sung có thể được phát hiện hoặc có thể cần phải thay đổi các quy trình ban đầu. Điều này sẽ dẫn đến việc đào tạo bổ sung về ERP cho người dùng và bộ phận bị ảnh hưởng. Việc không có kế hoạch về cách xử lý sàng lọc quy trình thường dẫn đến quy trình mới hoặc cập nhật bị bỏ qua hoặc hoàn thành không chính xác, đây có thể là nguyên nhân chính gây ra lỗi triển khai phần mềm ERP.

Những thay đổi đối với quy trình ban đầu nên được mong đợi và khuyến khích như một phần của nỗ lực cải tiến liên tục và điều quan trọng là phải bao gồm việc đào tạo cần thiết như một phần của những thay đổi đó.

1.4. Không có chính sách đào tạo người dùng mới

Tỷ lệ luân chuyển nhân viên có thể có tác động đáng kể đến sự thành công liên tục của bất kỳ hoạt động triển khai ERP nào. Suy cho cùng, hệ thống chỉ hoạt động tốt khi nó được cung cấp đầu vào. Trong quá trình triển khai, người dùng chính và người dùng cuối sẽ được đào tạo và hướng dẫn phù hợp về giải pháp mới. Thật không may, những người dùng tham gia vào dự án ban đầu có thể thay đổi theo năm tháng. Người dùng mới bước vào hiện trường mà không có hướng dẫn có cấu trúc tương tự như người tiền nhiệm của họ. Thông thường, họ được đào tạo bởi người khác, người tin rằng họ biết người trước đó đang thực hiện các thủ tục như thế nào và thông tin có giá trị sẽ bị mất trong quá trình thực hiện.

Việc có chính sách đào tạo người dùng mới về ERP, cùng với việc cập nhật các quy trình và quy trình vận hành tiêu chuẩn, là rất quan trọng để giảm thiểu rủi ro do doanh thu gây ra. Xây dựng kế hoạch gặp gỡ tất cả người dùng trong khoảng thời gian cụ thể để đảm bảo mọi thay đổi hoặc cải tiến quy trình mà họ có thể tự phát triển đều được ghi lại và ghi lại đúng cách. Chương trình đào tạo liên tục và thành công luôn song hành cùng nhau!

1.5. Thiếu các quy trình kiểm tra sau khi hệ thống đã được đưa vào sử dụng

Trong quá trình triển khai phần mềm ERP, việc duy trì các quy trình kiểm tra và xác nhận liên tục sau khi hệ thống đã được đưa vào sử dụng (go-live) là cực kỳ quan trọng để đảm bảo sự thành công. Đây là bước thiết yếu để đảm bảo rằng các quy trình vận hành và dữ liệu của doanh nghiệp vẫn hoạt động chính xác và hiệu quả, tránh những sai sót nghiêm trọng. 

Ví dụ, nếu hệ thống mới cho phép giao dịch hàng tồn kho âm, cần đào tạo người chịu trách nhiệm kiểm tra các giao dịch này hàng ngày. Giao dịch hàng tồn kho âm có thể là bình thường trong một số trường hợp, nhưng nếu không được khắc phục kịp thời bằng các giao dịch tích cực, chúng có thể gây ra sai lệch lớn trong quản lý tồn kho và tài chính. Hàng tuần, cần kiểm tra và xác nhận rằng người dùng đang ghi lại chính xác thời gian lao động cho công việc để đảm bảo dữ liệu lập kế hoạch và chi phí là chính xác. Đào tạo người chịu trách nhiệm kiểm tra các giao dịch này giúp đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ. 

Cuối cùng, hàng tháng, cần thực hiện các thủ tục chốt cuối tháng, đảm bảo rằng các hoạt động xác thực hàng ngày và hàng tuần đã được thực hiện đúng cách. Nếu mọi thứ diễn ra trơn tru trong suốt tháng, quá trình chốt cuối tháng sẽ suôn sẻ hơn, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quy trình báo cáo tài chính. Duy trì nhất quán các quy trình kiểm tra và xác nhận này là một trong những bước quan trọng nhất để đảm bảo sự thành công liên tục của hệ thống ERP. Thiếu sự chú ý đến bước này có thể dẫn đến những vấn đề nghiêm trọng, ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động và hiệu quả của tổ chức.

2. Kết luận những thách thức triển khai phần mềm ERP

Việc triển khai ERP trong quản lý nguồn nhân lực đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và sự cam kết liên tục từ mọi cấp độ trong tổ chức. Đánh giá thấp thời gian cần thiết và không cung cấp đủ đào tạo chéo giữa các phòng ban có thể dẫn đến sự quá tải và giảm hiệu quả. Hơn nữa, việc thiếu kế hoạch sàng lọc quy trình và không có chính sách đào tạo người dùng mới sẽ làm giảm khả năng thích ứng và duy trì hệ thống.

Sự thành công củai phần mềm ERP không chỉ dựa vào công nghệ mà còn phụ thuộc vào sự đào tạo liên tục và xác nhận quy trình thường xuyên. Điều này đảm bảo rằng các quy trình luôn được tối ưu hóa và nhân viên luôn được trang bị đầy đủ kiến thức để sử dụng hệ thống hiệu quả. Đầu tư vào các chính sách và kế hoạch đào tạo dài hạn sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa lợi ích của phần mềm ERP, từ đó cải thiện năng suất và duy trì lợi thế cạnh tranh trong thời gian dài.

3. Asia Enterprise – Tối ưu quản trị doanh nghiệp 

Asia Enterprise là hệ thống phần mềm giúp cho doanh nghiệp quản lý các hoạt động chủ chốt của mình theo một quy trình thống nhất, từ: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, v.v…

1. Quản lý tài chính (Financial Management): Quản lý tài chính tổng thể của doanh nghiệp, bao gồm hạch toán, quản lý ngân sách, và báo cáo tài chính.
2. Quản lý kế toán (Accounting Management): Bao gồm các chức năng quản lý hạch toán, phân bổ ngân sách, tạo báo cáo tài chính, và xử lý thanh toán và thu phí.
3. Quản lý nguồn nhân lực (Human Resource Management): Theo dõi thông tin cá nhân của nhân viên, quản lý quá trình tuyển dụng, đánh giá hiệu suất, và quản lý lương.
4. Quản lý sản xuất (Manufacturing Management): Theo dõi quy trình sản xuất, quản lý lịch trình sản xuất, và tối ưu hóa hoạt động nhà máy.
5. Quản lý kho (Inventory Management): Tổ chức và kiểm soát hàng tồn kho, quản lý đặt hàng và nhận hàng.
6. Quản lý chuỗi cung ứng (Supply Chain Management): Tối ưu hóa hoạt động vận chuyển, lập kế hoạch cung ứng và quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp.
7. Quản lý quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management – CRM): Theo dõi thông tin và tương tác với khách hàng, quản lý chiến lược tiếp thị và bán hàng.
8. Quản lý bán hàng (Sales Management): Theo dõi quy trình bán hàng, quản lý đơn hàng và hỗ trợ kỹ thuật cho các nhân viên bán hàng.
9. Quản lý vật liệu (Material Management): Quản lý vật liệu cần thiết cho quy trình sản xuất và vận hành doanh nghiệp.
10. Quản lý dự án (Project Management): Theo dõi tiến độ và chi phí của các dự án, quản lý nguồn lực và giao việc cho nhân viên, và tạo báo cáo về hiệu suất dự án.

XỬ LÝ NHU CẦU PHỨC TẠP:

• Quản lý quá trình sản xuất, tính giá thành với những sản phẩm có cấu trúc phức tạp, sản xuất qua nhiều công đoạn.
• Kiểm soát các chính sách bán hàng, chiết khấu, khuyến mãi, hạn mức công nợ, tín dụng.
• Quản lý quy trình mua hàng từ khi có yêu cầu, qua các bước duyệt yêu cầu, báo giá, chọn nhà cung cấp, duyệt đơn hàng, nhập hàng, thanh toán.

TIẾT KIỆM NGUỒN LỰC

• Asia Enterprise giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí trong việc xử lý, tổng hợp số liệu báo cáo. Việc truy xuất thông tin nhanh hơn, đơn giản hơn bằng các công cụ tìm kiếm tiện ích và thông
• Kiểm soát tốt quá trình sản xuất kinh doanh, hạn chế thất thoát lãng phí, từ đó giảm thiểu giá thành sản phẩm và các chi phí phát sinh ngoài mong muốn.
• Số liệu được liên kết và kế thừa tự động giữa các phân hệ giúp cho việc nhập liệu chỉ thực hiện một lần nhưng được khai thác và sử dụng ở nhiều nơi.
• Với phiên bản mới được cải tiến lớn về công nghệ và xử lý dữ liệu giúp cho khách hàng tăng tốc truy cập và thao tác nhập liệu đem lại hiệu quả cao, giúp cho doanh nghiệp thực thi các quyết định một các linh hoạt, mạnh mẽ và toàn diện.

CÔNG NGHỆ

• Asia Enterprise được xây dựng và phát triển bằng các công cụ hiện đại nhất, cho phép cập nhật và khai thác dữ liệu qua mạng Internet, cho phép nhập nhiều ngôn ngữ trên cùng một dòng dữ liệu.
• Mô hình tập trung hoặc phân tán: Cho phép cập nhật và khai thác dữ liệu từ xa qua mạng Internet. Đảm bảo an toàn, bảo mật, tốc độ cao.
• Quản lý số liệu của nhiều công ty, cho phép cập nhật và khai thác số liệu theo từng công ty, tổng hợp các công ty trên cùng một hệ thống.